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Pour éviter un accès direct à l'original du document (qu'il soit physique ou numérique), on crée une copie qui sera diffusée en vue d'être consultée (et jamais modifiée) :
Une copie papier est détenu dans un emplacement physique.
Une copie numérique est stocké dans un emplacement virtuel (répertoire fichiers ou archive GEIDE) sous un format lisible sur tous les postes de travail et non modifiable.
Divalto Documentation propose la fonction de diffusion qui vous permet de déclarer les destinataires des copies , et de générer des avis de diffusion.
Il s'agit alors de définir le destinataire de chaque copie.
On peut diffuser simultanément à plusieurs destinataires , en passant par un groupe de diffusion .
L'accès aux diffusions se fait alors par le menu Documents - Mise à jour de Divalto Documentation
Une fois le document chargé, le bouton 
donne accès au Zoom des diffusions.
Le destinataire reçoit un avis de diffusion , avec une copie du document. Pour solder une diffusion, il faut qu'un accusé réception soit émis vers le diffuseur:
Retour de l'avis de diffusion rempli et signé
Accusé réception numérique par la fonction "AR diffusion"
Divalto Documentation propose également la fonction de publication qui est une diffusion plus large .
Pas de destinataire identifié en particulier
Vers un emplacement virtuel (localisation numérique)
Conversion en un format d'échange PDF
Si il y a publication, la consultation sera privilégiée via ce canal pour éviter l'accès à l'original.
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