...
Les différentes actions de recouvrement sont exploitables dans les deux vues: le Superviseur de recouvrement ainsi que les Créances client.
Valider action
Le bouton Valider action : génère l’action de recouvrement prédéfini par rapport au Détail de stratégie.
...
Dans le champ Action, la types d’action est non-modifiable.
Le statut de l’action permet de différencier l'étape de traitement:
Réaliser l’action : génère immédiatement l’action concernée (mail, courrier…)
Préparer l’action : permet de modifier et remplacer l’action prévue par défaut dans la stratégie de recouvrement (par exemple: une échéance qui devait faire l’objet d’un courrier “simple” et que l’on veut mettre en AR).
Le champ Commentaire permet de saisir, au format RTF, un texte descriptif associé à l’action.
La coche Ouvrir l’action à la fin du traitement permet de visualiser l’action créée dès sa génération, si l’on souhaite rajouter un commentaire après traitement par exemple.
Lorsque l’on valide, l’action est immédiatement historisée, et le contenu va se positionner dans la vue Créances client.
Dans le zoom des ventilations, les champs Code et Date de la dernière action sont mis à jour après chaque action créée.
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Exclure action
Le bouton Exclure permet d’exclure une échéance du circuit de recouvrement. Aucune action ne pourra être effectuée sur celle-ci. Il sera possible de la réintégrer depuis la vue Créances tiers.
Appel téléphonique
On sélectionne une ou plusieurs échéances du même client, puis on clique sur l'icône du téléphone. Un CTI est généré et la fenêtre Vue détaillée du client s'ouvre directement.
Envoi d’un mail
On sélectionne les échéances pour lesquelles on désire envoyer un mail de relance, et on utilise le bouton Mail.
Un mail est envoyé à chaque client sélectionné.
Le mail contient un tableau avec la liste des échéances relancées.
Un fichier .zip contenant l'ensemble des factures concernées est joint au mail.
Le mail est toujours envoyé via un processus.
Un code action associé à un processus d'envoi de mail doit être associé à l'action de recouvrement choisie.
Le processus doit être à l'état actif et le scrutateur des processus doit en marche.
Exemple de chaîne de paramétrage associée au processus dans le code action :
[Form.cli][R3XZ.Tiers];;[form.actrec][R3XZ.RelActionCod];;[TABJOINT][R3XZ.NomTabTmp];;[FICJOINT][R3XZ.NOMFIC]
[Form.cli][R3XZ.Tiers] : permet d'associer le tiers au processus
[form.actrec][R3XZ.RelActionCod] permet d’associer un code d'action de recouvrement au processus. On pourra ainsi dans le processus récupérer le code fonction et le code texte de relance associé au code d'action de recouvrement
[TABJOINT][R3XZ.NomTabTmp] : permet de récupérer un tableau avec la liste des échéances relancées. Pour insérer le tableau dans le mail utiliser la balise [Proc.Tab]. Le nom du fichier passé en paramètre ([R3XZ.NomTabTmp] dans notre exemple) doit être un nom de table temporaire définie à partir du recordSQL TabTemp (TmpRecordSql rcrsrcdtmp.dhoq TabTemp TabTemp ). Ce recordSQL est basé sur la table TmpTab du fichier RcfRcdTmp.dhfi. Cette table permet de définir des tableaux avec 10 colonnes maximum. La ligne “1” du tableau correspond à la ligne d'en-tête du tableau.
[FICJOINT][R3XZ.NOMFIC] : permet de récupérer le fichier .Zip avec l'ensemble des factures concernées. Cocher l'option “attacher les fichiers joints” dans la tâche d'envoi de mail du processus pour joindre le fichier .zip au mail de relance.
Remarque : Dans les exemples que nous fournissons, on peut utiliser le code action “MAIL_RECOUVRE” qui est associé au processus 'mail_recouvr'.
Il faut vérifier qu'il existe un code action de recouvrement de type 'mail“ associé au code action “MAIL_RECOUVRE” pour lequel on a bien positionné un code de texte de relance et un un code fonction de contact.
...
Si le client relancé n'a aucun contact avec la fonction demandée, on récupère l'adresse mail de la société.
Dans l'exemple correspondant à l’exemple précédent, on a choisi comme destinataires les interlocuteurs financiers “ifin”.
Signature du mail
Dans le pied du texte de relance utilisé dans une relance par mail, il est possible d'utiliser des balises spécifiques pour gérer une signature personnalisée en fonction de l'agent de recouvrement.
Exemple :
Raison sociale de l'entreprise : [SOC.Nom]
Nom de l'agent qui à traiter l'action de recouvrement : [MotCle.Collaborateur.nom]
N° de téléphone de l'agent de recouvrement : [MotCle.Collaborateur.tel] (Si pas de téléphone défini au niveau de l'utilisateur on récupère le n° de téléphone de la société)
Adresse mail de l'agent de recouvrement : [MotCle.Collaborateur.mail] (Si pas d'adresse mail définie au niveau de l'utilisateur on récupère l'adresse mail de la société)
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Envoi d’un courrier
On sélectionne les échéances pour lesquelles on désire envoyer un courrier de relance, puis on utilise le bouton Courrier.
Un courrier est imprimé pour chaque client sélectionné.
Le courrier contient un tableau avec la liste des échéances relancées.
Gestion des e-paiements
On sélectionne les échéances pour lesquelles on désire envoyer une demande d' e-paiement et on utilise le menu Outils, choix Dématérialisation.
Le fonctionnement est ensuite identique à celui de la Gestion commerciale via la saisie de pièces.
Plus d’informations sur l’e-paiement : Paiement électronique (V10.5)
La promesse de règlement
On sélectionne les échéances concernées par la promesse de règlement, puis on utilise le bouton Promesse de règlement.
On rééchelonne ensuite les échéances initiales en indiquant une ou plusieurs nouvelles échéances.
Un indicateur dans le tableau indique si l'échéance est promise :
...
Reprise de la date d'échéance initiale sur promesse de règlement non tenue
Afin de calculer le retard de paiement réel du client, la date d'échéance initiale est automatiquement reprise sur une échéance ayant fait l'objet d'une promesse de règlement ou d’un nouvel accord concernant l'échéancier et dont la ventilation est dépassée.
Par exemple, une facture devait être payée au 30/06/2021.
Non-réglé à l'échéance, une relance est effectuée et le client indique qu'il a des difficultés de trésorerie. Il est convenu d'un paiement en trois mensualités: 30/07/2021, 31/08/2021 et 30/09/2021.
Et 01/08/2021, le paiement de la première mensualité prévue au 30/07/2021 n’est pas intervenu.
A ce moment, on considère que l'échéance n'est pas en retard de 1j, mais bien de 31j car elle aurait dû être payée initialement au 30/06/2021.
C’est donc la date d'échéance initiale qui est prise en compte pour calculer le retard, lorsque l'échéance générée par un rééchelonnement ou une promesse de paiement ou un nouvel échéancier, est dépassée.
Demande de Mise en contentieux
On sélectionne les échéances concernées, puis on utilise le bouton Demande de mise en contentieux.
L'action DEMANDE_CONTENTIEUX est ensuite déclenchée. Par défaut, elle pointe sur le processus demande_contentieux. Ce processus envoie un mail au service comptabilité (= Groupe d'utilisateurs “val_compta”) et génère un événement CRM de statut “à traiter”, avec le tableau des différentes échéances en note.
D’un point de vue technique, lancer au préalable le script sp_21514.sql, puis importer le processus demande_contentieux.xml
Créer l'action CRM :
DEMANDE_CONTENTIEUX avec les paramètres : [Form.cli][R3XZ.Tiers];;[form.actrec][R3XZ.RelActionCod];;[TABJOINT][R3XZ.NomTabTmp]
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Si l'action de recouvrement est définie comme étant “Statut final”, des échéances liées à cette action ne remontent plus dans le Superviseur de recouvrement et le Détail des créances.
...
Au niveau du zoom de changement d'état, le champ code action permet de définir l'action de recouvrement associée, permettant de confirmer le traitement de l’opération.
...
Demande de mise en Créance irrécouvrable
On sélectionne les échéances concernées, puis on utilise le bouton Demande de créance irrécouvrable.
L'action DEMANDE_CREA_IRRECOU est déclenchée.
Par défaut, elle pointe sur le processus demande_crea_irrecou. Ce processus envoie un mail au service comptabilité et génère un événement CRM de statut “à traiter” avec le tableau des différentes échéances en note.
Au niveau du zoom de changement d'état, le champ code action permet de définir l'action de recouvrement associée, permettant de confirmer le traitement de l’opération.
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Demande de Mise en litige
Une échéance (ou une sélection de plusieurs échéances) peut être mise en litige suite à un refus de paiement.
Le bouton Demande de litige permet de générer un événement de type Mise en litige et de saisir le motif du litige sur une échéance. Le symbole En litige est positionné sur les échéances faisant l'objet d'une demande de mise en litige et sont bloquées avec impossibilité pour l’agent qui a demandé la mise en litige, de faire une autre action.
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Lorsqu’une échéance est mise en litige, la ou les factures de la Gestion commerciale concernées, apparaissent comme étant en litiges et ne peuvent plus faire l'objet d'actions de recouvrement.
L'évènement permet d'avertir un autre Utilisateur/service (Commercial, Qualité par exemple) que le client doit être contacté pour négociation.
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Actions conditionnées au solde positif par tiers
Avant d’enclencher une action, le programme confronte le montant total des créances sélectionnées et les paiements déjà reçus, par client. Si le montant des paiements est supérieur ou égal au montant des créances, il ne sera possible d’enclencher aucune action.
Exemple:
Sélection d'une facture de 300,30 euros avec 2 acomptes, un premier de 65,22 euros et un second de 277,99 euros pour le client C0000001. Le total des acomptes est supérieur à la créance à couvrir. En effet, 300,30-65,22-277,99 = -42,91 (solde négatif). Il ne sera donc pas possible d’enclencher une action.
...
Si l’utilisateur tente d’exécuter une action , le message suivant apparaît:
...
Les messages d'erreurs apparaissent directement, si 1 à 3 clients sont concernés. Les messages s’affichent l'un après l'autre.
Si plus de 3 clients sont concernés, un message global s’affiche, renvoyant l’utilisateur au livre de bord dans lequel il pourra trouver les messages au détail.
...
Livre de bord :
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Alternative à l’utilisation des boutons dans le superviseur d’actions de recouvrement
Un clic droit sur une action de recouvrement permet d’accéder facilement , dans un premier pop-up, aux fonctionnalités de validation, de modification ou au fait d’ignorer une action. Le choix Interrogation permet, dans un deuxième pop-up, d’accéder respectivement, aux créances liées à l’action, au détail des pièces associées, à la fiche 360 client associée ainsi qu'à l’interrogation comptable.
...
Un clic droit sur la créance fait apparaître un pop-up, dont le choix Outils permet d’accéder facilement aux différentes action applicables à la créance.
...
Dans ce même pop-up, le choix Interrogations permet d’accéder aux éventuels évènements associés, au détail de la pièce associée, à la fiche tiers, à la fiche client 360 et à l’interrogation comptable.
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Historisation par type d’action
Les actions disponibles dans le superviseur d’actions de recouvrement sont :
Appel
Mail
Courrier
Contentieux
Irrécouvrable
Promesse
Litige
Exclusion
Réintégration
L’intégralité de ces actions génère l’historique lié à une échéance, consultable dans la vue Créances client. En complément, les actions de type Contentieux, Irrécouvrable et Litige génèrent un évènement associé au processus de traitement.
Identification des impayés
Lorsqu'une échéance a fait l'objet d'un impayé, celle-ci est mise en évidence, dans le superviseur et la vue Créance tiers, à l'aide de l'icône
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Cette icône est aussi présente sur les niveaux supérieurs de l'arbre.
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Historisation par type d’action
Les actions disponibles dans le superviseur d’actions de recouvrement sont :
Appel
Mail
Courrier
Contentieux
Irrécouvrable
Promesse
Litige
Exclusion
Réintégration
L’intégralité de ces actions génère l’historique lié à une échéance, consultable dans la vue Créances client. En complément, les actions de type Contentieux, Irrécouvrable et Litige génèrent un évènement associé au processus de traitement.
Alternative à l’utilisation des boutons dans le superviseur d’actions de recouvrement
Un clic droit sur une action de recouvrement permet d’accéder facilement , dans un premier pop-up, aux fonctionnalités de validation, de modification ou au fait d’ignorer une action. Le choix Interrogation permet, dans un deuxième pop-up, d’accéder respectivement, aux créances liées à l’action, au détail des pièces associées, à la fiche 360 client associée ainsi qu'à l’interrogation comptable.
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Un clic droit sur la créance fait apparaître un pop-up, dont le choix Outils permet d’accéder facilement aux différentes action applicables à la créance.
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Dans ce même pop-up, le choix Interrogations permet d’accéder aux éventuels évènements associés, au détail de la pièce associée, à la fiche tiers, à la fiche client 360 et à l’interrogation comptable.
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Valider action
Le bouton Valider action : génère l’action de recouvrement prédéfini par rapport au Détail de stratégie.
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Dans le champ Action, la types d’action est non-modifiable.
Le statut de l’action permet de différencier l'étape de traitement:
Réaliser l’action : génère immédiatement l’action concernée (mail, courrier…)
Préparer l’action : permet de modifier et remplacer l’action prévue par défaut dans la stratégie de recouvrement (par exemple: une échéance qui devait faire l’objet d’un courrier “simple” et que l’on veut mettre en AR).
Le champ Commentaire permet de saisir, au format RTF, un texte descriptif associé à l’action.
La coche Ouvrir l’action à la fin du traitement permet de visualiser l’action créée dès sa génération, si l’on souhaite rajouter un commentaire après traitement par exemple.
Lorsque l’on valide, l’action est immédiatement historisée, et le contenu va se positionner dans la vue Créances client.
Dans le zoom des ventilations, les champs Code et Date de la dernière action sont mis à jour après chaque action créée.
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Exclure action
Le bouton Exclure permet d’exclure une échéance du circuit de recouvrement. Aucune action ne pourra être effectuée sur celle-ci. Il sera possible de la réintégrer depuis la vue Créances tiers.
Appel téléphonique
On sélectionne une ou plusieurs échéances du même client, puis on clique sur l'icône du téléphone. Un CTI est généré et la fenêtre Vue détaillée du client s'ouvre directement.
Envoi d’un mail
On sélectionne les échéances pour lesquelles on désire envoyer un mail de relance, et on utilise le bouton Mail.
Un mail est envoyé à chaque client sélectionné.
Le mail contient un tableau avec la liste des échéances relancées.
Un fichier .zip contenant l'ensemble des factures concernées est joint au mail.
Le mail est toujours envoyé via un processus.
Un code action associé à un processus d'envoi de mail doit être associé à l'action de recouvrement choisie.
Le processus doit être à l'état actif et le scrutateur des processus doit en marche.
Exemple de chaîne de paramétrage associée au processus dans le code action :
[Form.cli][R3XZ.Tiers];;[form.actrec][R3XZ.RelActionCod];;[TABJOINT][R3XZ.NomTabTmp];;[FICJOINT][R3XZ.NOMFIC]
[Form.cli][R3XZ.Tiers] : permet d'associer le tiers au processus
[form.actrec][R3XZ.RelActionCod] permet d’associer un code d'action de recouvrement au processus. On pourra ainsi dans le processus récupérer le code fonction et le code texte de relance associé au code d'action de recouvrement
[TABJOINT][R3XZ.NomTabTmp] : permet de récupérer un tableau avec la liste des échéances relancées. Pour insérer le tableau dans le mail utiliser la balise [Proc.Tab]. Le nom du fichier passé en paramètre ([R3XZ.NomTabTmp] dans notre exemple) doit être un nom de table temporaire définie à partir du recordSQL TabTemp (TmpRecordSql rcrsrcdtmp.dhoq TabTemp TabTemp ). Ce recordSQL est basé sur la table TmpTab du fichier RcfRcdTmp.dhfi. Cette table permet de définir des tableaux avec 10 colonnes maximum. La ligne “1” du tableau correspond à la ligne d'en-tête du tableau.
[FICJOINT][R3XZ.NOMFIC] : permet de récupérer le fichier .Zip avec l'ensemble des factures concernées. Cocher l'option “attacher les fichiers joints” dans la tâche d'envoi de mail du processus pour joindre le fichier .zip au mail de relance.
Remarque : Dans les exemples que nous fournissons, on peut utiliser le code action “MAIL_RECOUVRE” qui est associé au processus 'mail_recouvr'.
Il faut vérifier qu'il existe un code action de recouvrement de type 'mail“ associé au code action “MAIL_RECOUVRE” pour lequel on a bien positionné un code de texte de relance et un un code fonction de contact.
...
Si le client relancé n'a aucun contact avec la fonction demandée, on récupère l'adresse mail de la société.
Dans l'exemple correspondant à l’exemple précédent, on a choisi comme destinataires les interlocuteurs financiers “ifin”.
Signature du mail
Dans le pied du texte de relance utilisé dans une relance par mail, il est possible d'utiliser des balises spécifiques pour gérer une signature personnalisée en fonction de l'agent de recouvrement.
Exemple :
Raison sociale de l'entreprise : [SOC.Nom]
Nom de l'agent qui à traiter l'action de recouvrement : [MotCle.Collaborateur.nom]
N° de téléphone de l'agent de recouvrement : [MotCle.Collaborateur.tel] (Si pas de téléphone défini au niveau de l'utilisateur on récupère le n° de téléphone de la société)
Adresse mail de l'agent de recouvrement : [MotCle.Collaborateur.mail] (Si pas d'adresse mail définie au niveau de l'utilisateur on récupère l'adresse mail de la société)
...
Envoi d’un courrier
On sélectionne les échéances pour lesquelles on désire envoyer un courrier de relance, puis on utilise le bouton Courrier.
Un courrier est imprimé pour chaque client sélectionné.
Le courrier contient un tableau avec la liste des échéances relancées.
Gestion des e-paiements
On sélectionne les échéances pour lesquelles on désire envoyer une demande d' e-paiement et on utilise le menu Outils, choix Dématérialisation.
Le fonctionnement est ensuite identique à celui de la Gestion commerciale via la saisie de pièces.
Plus d’informations sur l’e-paiement : Paiement électronique (V10.5)
La promesse de règlement
On sélectionne les échéances concernées par la promesse de règlement, puis on utilise le bouton Promesse de règlement.
On rééchelonne ensuite les échéances initiales en indiquant une ou plusieurs nouvelles échéances.
Un indicateur dans le tableau indique si l'échéance est promise :
...
Reprise de la date d'échéance initiale sur promesse de règlement non tenue
Afin de calculer le retard de paiement réel du client, la date d'échéance initiale est automatiquement reprise sur une échéance ayant fait l'objet d'une promesse de règlement ou d’un nouvel accord concernant l'échéancier et dont la ventilation est dépassée.
Par exemple, une facture devait être payée au 30/06/2021.
Non-réglé à l'échéance, une relance est effectuée et le client indique qu'il a des difficultés de trésorerie. Il est convenu d'un paiement en trois mensualités: 30/07/2021, 31/08/2021 et 30/09/2021.
Et 01/08/2021, le paiement de la première mensualité prévue au 30/07/2021 n’est pas intervenu.
A ce moment, on considère que l'échéance n'est pas en retard de 1j, mais bien de 31j car elle aurait dû être payée initialement au 30/06/2021.
C’est donc la date d'échéance initiale qui est prise en compte pour calculer le retard, lorsque l'échéance générée par un rééchelonnement ou une promesse de paiement ou un nouvel échéancier, est dépassée.
Demande de Mise en contentieux
On sélectionne les échéances concernées, puis on utilise le bouton Demande de mise en contentieux.
L'action DEMANDE_CONTENTIEUX est ensuite déclenchée. Par défaut, elle pointe sur le processus demande_contentieux. Ce processus envoie un mail au service comptabilité (= Groupe d'utilisateurs “val_compta”) et génère un événement CRM de statut “à traiter”, avec le tableau des différentes échéances en note.
D’un point de vue technique, lancer au préalable le script sp_21514.sql, puis importer le processus demande_contentieux.xml
Créer l'action CRM :
DEMANDE_CONTENTIEUX avec les paramètres : [Form.cli][R3XZ.Tiers];;[form.actrec][R3XZ.RelActionCod];;[TABJOINT][R3XZ.NomTabTmp]
...
Si l'action de recouvrement est définie comme étant “Statut final”, des échéances liées à cette action ne remontent plus dans le Superviseur de recouvrement et le Détail des créances.
...
Au niveau du zoom de changement d'état, le champ code action permet de définir l'action de recouvrement associée, permettant de confirmer le traitement de l’opération.
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Demande de mise en Créance irrécouvrable
On sélectionne les échéances concernées, puis on utilise le bouton Demande de créance irrécouvrable.
L'action DEMANDE_CREA_IRRECOU est déclenchée.
Par défaut, elle pointe sur le processus demande_crea_irrecou. Ce processus envoie un mail au service comptabilité et génère un événement CRM de statut “à traiter” avec le tableau des différentes échéances en note.
Au niveau du zoom de changement d'état, le champ code action permet de définir l'action de recouvrement associée, permettant de confirmer le traitement de l’opération.
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Demande de Mise en litige
Une échéance (ou une sélection de plusieurs échéances) peut être mise en litige suite à un refus de paiement.
Le bouton Demande de litige permet de générer un événement de type Mise en litige et de saisir le motif du litige sur une échéance. Le symbole En litige est positionné sur les échéances faisant l'objet d'une demande de mise en litige et sont bloquées avec impossibilité pour l’agent qui a demandé la mise en litige, de faire une autre action.
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Lorsqu’une échéance est mise en litige, la ou les factures de la Gestion commerciale concernées, apparaissent comme étant en litiges et ne peuvent plus faire l'objet d'actions de recouvrement.
L'évènement permet d'avertir un autre Utilisateur/service (Commercial, Qualité par exemple) que le client doit être contacté pour négociation.
Quand un autre Utilisateur/service (Commercial, Qualité... ) traite le litige, la oules factures de Gestion commerciale concernées n'apparaissent plus comme étant en litiges et les échéances concernées sont débloquées et peuvent à nouveau faire l'objet d'actions de recouvrement.
Actions conditionnées au solde positif par tiers
Avant d’enclencher une action, le programme confronte le montant total des créances sélectionnées et les paiements déjà reçus, par client. Si le montant des paiements est supérieur ou égal au montant des créances, il ne sera possible d’enclencher aucune action.
Exemple:
Sélection d'une facture de 300,30 euros avec 2 acomptes, un premier de 65,22 euros et un second de 277,99 euros pour le client C0000001. Le total des acomptes est supérieur à la créance à couvrir. En effet, 300,30-65,22-277,99 = -42,91 (solde négatif). Il ne sera donc pas possible d’enclencher une action.
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Si l’utilisateur tente d’exécuter une action , le message suivant apparaît:
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Les messages d'erreurs apparaissent directement, si 1 à 3 clients sont concernés. Les messages s’affichent l'un après l'autre.
Si plus de 3 clients sont concernés, un message global s’affiche, renvoyant l’utilisateur au livre de bord dans lequel il pourra trouver les messages au détail.
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Livre de bord :
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Gestion d’actions multi-tiers
Dans le superviseur de recouvrement, on entend par multi-tiers la sélection d'échéances concernant des tiers à relancer différents.
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Remarque : si d’autres actions correspondant à des envois de courrier avec possibilité de sélection multi-tiers avaient été disponibles, elles auraient été proposées sous forme de liste par le programme et il n’y aurait pas eu de message d’erreur.
Identification des impayés
Lorsqu'une échéance a fait l'objet d'un impayé, celle-ci est mise en évidence, dans le superviseur et la vue Créance tiers, à l'aide de l'icône
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Cette icône est aussi présente sur les niveaux supérieurs de l'arbre.
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Visualiser les données comptables
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Délai moyen de règlement : c’est ledernier délai moyen de paiement calculé. Côté client, il est basé sur les données présentes dans le zoom historique DSO. Côté fournisseur, la formule suivante est appliquée : (Échéances non lettrées / Solde des écritures liées aux journaux d’achats et OD) *360
Montant moyen d’un règlement : par tiers, on applique la formule (Soldes des écritures liées à un journal de trésorerie / nombre d’écriture liées à un journal de trésorerie)
Montant moyen d'une facture: nombre d’entêtes de factures présentes pour le tiers
Nombre de litiges: issu duzoom des conflits (Règlement NEW / Interrogation/ Conflits) avec type de conflit Contestation et litige et date de conflit inférieure ou égale à la date de clôture. Dans le zoom des fournisseurs, ce champ s’appelle Nombre de contestations.
Nombre d’impayés : issu du zoom des conflits (Règlement NEW / Interrogation/ Conflits) avec type de conflit Impayé et date de conflit inférieure ou égale à la date de clôture
Nombre d'incidents : Nombre d'impayés + Nombre de litige
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