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Calcul des besoins à l'affaire (CBA) / Superviseur de besoins
Affaires - Administration des affaires - - Clic droit + "Calcul des besoins d'affaires"
Affaires - Calcul des besoins des affaires
En matière de gestion à l'affaire industrielle, la fonction « achat » est stratégique. Le service de Bureau d'étude conçoit spécialement et dessine des plans/maquettes qui devront être envoyés pour fabrication, approvisionnement ou sous-traitance. Les délais sont souvent longs, les approvisionnements doivent s'effectuer par anticipation, ils sont dédiés à une affaire précise et la qualité doit être contrôlée.
Le CBA est l'assistant de la fonction achats et de la logistique. Il permet :
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Tous les approvisionnements peuvent être pilotés depuis le calcul des besoins de l'affaire.
A noter : lorsque le CBA est lancé, la ligne de couverture de besoin et la ventilation sont liées entre elles par une "Réservation sur affaire" mais la structure des ventilations de pièces est inchangée et l'affaire n'y est pas nécessairement mentionnée.
CBA et CBN :
Le CBA ne remplace pas le CBN.
Il le précède dans le déroulé des opérations et peut être utilisé de façon autonome.
Le CBA positionne des réservations sur affaires.
Le reliquat de références à approvisionner du CBA est visible depuis le CBN comme une "nouvelle origine du besoin".
A noter : Le CBA peut se lancer contextuellement à partir d'un élément, par clic droit ou par accès au menu « complément » de l'administration d'affaire. Il peut aussi se lancer directement dans passer par l'administration d'affaire mais à partir du menu Affaire. Dans ce cas, le CBA se lance sans sélection préalable pour l'ensemble des affaires.
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Pour calculer la couverture des besoins
1. Dans l'arborescence technique, sélectionnez l'élément dont vous souhaitez visualiser la couverture - généralement un élément parent groupant plusieurs articles.
A noter : seuls les éléments parents au statut "En cours" et les articles au statut "En stock" peuvent faire l'objet d'un calcul des besoins. Leur mode d'approvisionnement doit par ailleurs être précisé (pas "Aucun").
2. Effectuez un clic droit, puis sélectionnez la commande Calcul des besoins d'affaires. Le résultat du calcul est mémorisé et affiché dans l'écran qui s'affiche alors.
3. Si vous souhaitez modifier la quantité à prélever sur le stock, cliquez sur 
puis rectifiez le contenu de la cellule "Quantité sur stock".
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Si une colonne n'est pas affichée, cliquez sur l'icône 
qui se trouve à droite de l'en-tête de colonnes.
Le menu Aide - Légendes affiche la signification des différents pictogrammes précédant chaque ligne.
- La zone des onglets de ventilation
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La création d'une commande depuis les besoins permet de transformer la ou les lignes sélectionnées en autant de commandes qu'il y a de fournisseurs habituels.
Les quantités passent en "Qté réservée affectée cde/fab".
A noter : pour pouvoir créer une commande d'achat, le besoin doit avoir une quantité restant à approvisionner, d'une part, et l'article doit être associé à un fournisseur habituel, d'autre part.
L'écran de création des commandes d'achat s'inspire fortement de l'écran d'arbitrage de la contremarque. Deux tableaux horizontaux se présente, le tableau supérieur présentant les références articles et le tableau inférieur les fournisseurs sélectionnés (habituel et référencé) avec la liste de leurs commandes en cours.
L'arbitrage consistera à choisir le fournisseur pour lequel la commande va être générée ou si la ligne à créer va rejoindre une commande déjà existante.
Attention au délai demandé qui contrôle la ligne de l'article en modification. De plus, le prix d'achat du fournisseur sélectionné (habituel par défaut) va s'afficher. Au clic droit sur la ligne article, plusieurs traitements sont accessibles pour appliquer ou non les contraintes fournisseurs, réinitialiser les conditions si des changements ont eu lieu.
De même, le clic droit sur le tableau des fournisseurs permet le sélectionner ou non dans la liste, de visualiser les commandes, de restaurer ses conditions, voire de rajouter un fournisseur dans la liste.
La création de la ligne ou d'une nouvelle commande s'opère à la validation de l'écran. La ligne de commande contiendra le numéro d'affaire et contiendra une réservation affectée à la couverture du besoin.
- Créer un ordre de fabrication
La création d'un O.F. permet de fabriquer la quantité requise pour satisfaire le besoin.
L'O.F. est affecté à l'affaire.
A noter : pour pouvoir créer un O.F., le besoin doit avoir une quantité restant à approvisionner, l'article doit être de nature de produit "2%" et doit posséder des données techniques valides.
- Créer un ordre de transfert
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A noter : Le superviseur logistique est accessible sur tous les clics droits du superviseur des besoins. Il permet de visualiser les lignes des couvertures d'affaires et d'arbitrer manuellement les réservations.
- Conséquences en Gestion commerciale
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Le traitement de libération des réservations permet de disposer de critères et d'options permettant de prendre en compte les couvertures liées aux affaires industrielles et notamment les réservations affectées sur stock générées en automatique.
Les critères et options sont identiques au traitement de génération.
A noter : les réservations d'OF à la commande et les réservations sur contremarque ne sont pas modifiées par ce traitement. En ce qui concerne les BP et les réservations induites, leur modification (suppression) est prise en compte selon une option au dossier « supprimer et libérer les BPs à travers le programme de libération des réservation »
Limites du traitement de réservation automatique
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Affaires - Administration des affaires – Saisie des consommations
Tout comme les programmes de production, c'est par le paramétrage de l'écran de saisie de consommation qu'il est possible de mettre le focus à l'ouverture de l'écran sur la zone de lecture du code à barres. Menu « F4 » puis paramétrage à « 2 ».
La saisie du code barre permet d'accéder immédiatement à la consommation de la ligne. L'écran présenté est celui de la consommation mode bureau.
A l'issue de la consommation, retour en saisie de code à barres.
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3 - les lignes de besoins ajoutées manuellement (toujours au niveau du champ 'origine' de la ligne de besoin) apparaissent dans la liste pour être mouvementés par le BL sous le second niveau de chapitre. Les articles d'origine 'composant' n'apparaîtront pas et devront être traité par un autre biais.
Sur ce type de pièce, les règles de gestion de stock doivent être respectées (emplacement, traçabilité, etc)
Une facture pourrait être émise à partir du BL généré. Dans quel cas, émise sans plan de facturation, la facture apparaît dans la synthèse budgétaire dans une rubrique « hors budget ». Mais elle ne sera visible à partir de l'élément, notamment depuis l'onglet « facturation » qui n'est alimenté qu'à partir des factures générées par les outils dédiés.
Important : les BLs des arborescences TEC ne sont pas vues comme des consommations mais comme des livraisons. Elles valorisent bien la synthèse budgétaire et le CBA les voient dans les qtés livrées.
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- Les éléments d'affaire.Ils sont entourés de crochets et sont les conteneurs des autres entités. S'ils n'ont pas de contenu rattaché, ils s'affichent sous forme de segments de planification unitaires.
- Les activités par élément.
- Les événements de CRM par élément.Pour modifier les dates d'un événement il suffit de déplacer, allonger ou rétrécir ce dernier. Un double-clic permet d'accéder au module CRM (double-clic sur l'événement).
- Les budgets.Tout ce qui est chiffré peut avoir une date de début et une date de fin. Exemple : les études d'implantation. Il peut donc être intéressant de les voir figurer sur le planning afin d'anticiper la charge budgétée. Des ressources pourront ensuite être affectées aux budgets.
- Les pièces commerciales.Qu'il s'agisse de devis, commandes, factures, toutes les pièces sont visibles sur le planning. Un double-clic sur une pièce l'ouvre en mode consultation.
- Les mouvements de pièces sont affichables si cette option est activée dans le menu Affichage – visualisations.
- Les ordres de fabrication.Un double-clic sur un OF l'ouvre en mode consultation.
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C'est le calendrier de la ligne cochée du tableau des ressources qui pilote l'activité du Gantt lors des manipulations de glisser-déposer.
A noter : Les budgets sont visibles dans le Gantt lancé en tunnel (hors menu) : Mais ils ne le sont pas dans le plan de charge qui devra lui être lancé depuis le menu pour les considérer.
A noter : pour replanifier, deux alternatives => déplanifier pour supprimer les dates planifiées et relancer la planifcation. Sinon opérer un décalage planning selon le besoin.
La planification d'une activité prend toujours en référence le temps prévu et la date début prévue de l'activité et s'il n'en existe pas, la date début du traitement de planification, indépendamment des saisies de temps passés.
Magnétisme sur le Gantt
Un « magnétisme » permet de positionner les activités dans le planning selon une grille de temps dont la maille est paramétrée dans le dossier, onglet « option », zone « grille de temps ».
Ce paramétrage permettra aussi une exploitation par le moteur de planification qui utilisera cette valeur comme un « multiple de ».
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L'appel du plan de charge à partir du planning permet par un dialogue inter-tâche, de visualiser immédiatement l'impact sur la répartition de la charge de toute manipulation graphique des activités.
Le plan de charge appelé après sélection d'une activité, ne présente que la charge des ressources affectées : dynamiquement, en fonction de l'élément courant sur le planning et des manipulation graphique de l'activité, on ne visualise que les ressources sollicitées et les impacts immédiats sur le plan.
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A noter : les niveaux de l'arborescence sont représentés par un chiffre entre parenthèse 
. c'est un niveau « absolu » et non relatif à l'élément à partir duquel est lancé le traitement.
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1. Choisissez dans le menu général Saisies, la commande Saisies sur éléments - Saisie des temps sur activités.
A noter : un certain nombre de colonnes est affiché par défaut. Vous pouvez en ajouter ou en masquer en cliquant sur l'icône en forme d'écrou 
situé en haut à droite du tableau de saisie.
2. Compléter votre période de saisie.
3. Activez la saisie via la touche <INSER> ou le bouton 
.
4. Saisissez le temps passé, puis tabulez.
5. Saisissez le code affaire (obligatoire) ou tapez <F8> pour le sélectionner dans la liste. <F12> pour valider la sélection. Tabulez.
6. Tapez <F8> pour ouvrir l'administration de l'affaire. L'objectif est d'identifier en une seule fois l'élément et l'activité. Toutefois, l'élément n'est pas obligatoire. S'il est ignoré, il est positionné sur l'élément racine de l'arbre d'affaire.
7.Si vous n'avez pas rapatrié l'activité par l'administration d'affaire, donc que vous êtes sur la racine, renseignez l'activité <F8> par la liste des activités. L'activité est obligatoire.
8. Modifiez éventuellement la désignation (par défaut composée du libellé de l'activité + "pour" + le libellé de l'élément).
9. Modifiez si besoin le statut de la ligne. Il permet d'indiquer le stade d'avancement de l'activité au moment de la saisie des temps. Par défaut, il correspond au statut actuel de l'activité. L'impact sur l'activité dans l'affaire est immédiat.
A noter : le domaine est facultatif ; le client indiqué est le client principal de l'affaire ; le critère "Facturable » permet de gérer la valorisation d'éléments d'affaires au réalisé facturable.
10. Confirmez / modifiez le code utilisateur. Validez.
A noter : lorsque les temps réels sont saisis, la colonne "Temps réalisé" de l'onglet "Activités" de l'élément concerné est mise à jour automatiquement.
A noter : simultanément, le planning affiche une barre de progression sous l'activité, permettant de comparer le temps réalisé et le temps prévu. 
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Pour initialiser le texte de la ligne de temps, il est possible de paramétrer un texte préenregistré lié au code activité.
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A noter : le contrôle de la saisie se fait par cellule, mais pas sur l'ensemble d'une journée. C'est le paramétrage du dossier qui permet de déterminer la durée « maximale » d'une saisie.
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A noter : C'est la durée totale qui conditionne la barre d'avancement, qui prend en compte le nombre d'élément et le type de quantité de la ligne d'activité.
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La colonne indique si la balise et sa valeur sont obligatoires ou non. 'Rec' signifie 'Recommandé' pour un traitement total automatique
REGLES IMPORTANTE DE VISA :
Une option du dossier indique si un VISA est nécessaire avant import
Balise XML | Obligatoire | Observation | ||||||
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<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> | Oui | Indique le format d'encodage des chaînes de caractères | ||||||
<DataHub DataSetType=valeurChaine> | Oui | L'attribut DATASETTYPE indique le type de pivot. Valeur: TPSAFF pour indiquer qu'il s'agit de temps collaborateur par affaire | ||||||
Entête* | Oui | Entête de description des prévisions | ||||||
Détail des temps* | Oui | |||||||
Fichiers* | Non | Fichiers complémentaires au fichier principal et au pivot | ||||||
Erreurs* | Non | Messages d'erreurs concernant les documents compagnons du pivot | ||||||
</DATAHUB> | Oui |
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Entête : |
| Un seul entête par fichier | ||||||
<Source>valeurChaine</Source> | Rec | Permet d'identifier l'émetteur du pivot dans le dataset | ||||||
<Systeme>valeurChaine</Systeme> | Rec | Permet d'identifier le système émetteur dans le dataset | ||||||
<IdExterne>valeurChaine</IdExterne > | Rec | Permet d'indiquer l'identifiant unique d'un logiciel externe dans le but de donner un premier pivot pour complétion ultérieure par un second pivot. | ||||||
<Dossier>valeurChaine</Dossier> | Rec | Code de dossier Divalto | ||||||
<Etablissement>valeurChaine</Etablissement> | Rec | Code d'établissement Divalto, si gestion du dossier par établissement | ||||||
<Valideur>valeurChaine</Valideur> | Non | Code collaborateur de la personne en charge de valider la facture | ||||||
<Affaire> valeurChaine </Affaire> | Non | Code affaire informatif si homogène pour toutes les lignes. Permet uniquement un affichage direct dans le superviseur | ||||||
<FichierPrincipal> valeurChaine</FichierPrincipal> | Non | Nom du fichier principal associé au pivot (feuille excel par exemple). Le fichier peut être dans un sous-répertoire du pivot, on indiquera donc le chemin relatif. |
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Détail des temps : |
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<TempsAff> | Oui | Balise ouvrante de temps affaire | ||||||
Temps* | Oui | Description d'un temps | ||||||
</TempsAff> | Oui | Balise fermante de temps affaire |
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Temps : |
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< Temps > | Oui | Balise ouvrante de temps | ||||||
<Affaire> valeurChaine </Affaire> | Rec | Code affaire; Voir NOTE 1 | ||||||
<Element> valeurNum </Element> | Non | Numéro d'élément d'affaire ; Voir NOTE 1 | ||||||
<AfrIndice> valeurChaine </ AfrIndice > | Non | Indice affaire; Voir NOTE 1 | ||||||
<IdPoint> valeurChaine </IdPoint> | Non | Numéro de point d'affaire; Voir NOTE 1 | ||||||
<ActivNo> valeurNum </ActivNo > | Non | Numéro de l'activité (clé primaire) ; Voir NOTE 2 | ||||||
<Activite> valeurChaine </Activite> | Rec | Code activité (Obligatoire si par Element) | ||||||
<NomActivite> valeurChaine </NomActivite> | Non | Libellé de l'activité | ||||||
<Designation> valeurChaine </Designation> | Rec | Désignation de la saisie temps | ||||||
<Collaborateur> valeurChaine </Collaborateur> | Oui | Code collaborateur | ||||||
<Date> valeurDate</Date> | Oui | Date de la saisie temps | ||||||
<Duree> valeurNum</Duree> | Oui | Durée (en secondes par défaut) | ||||||
<UniteDuree> valeurChaine</UniteDuree> | Non | H pour heures, M pour minutes (une ouverture permet de traiter d'autres unités) | ||||||
<Facturable> valeurChaine </Facturable> | Non | O = oui N = non I = inconnu (valeur par défaut) | ||||||
<DureeFacturable> valeurNum </DureeFacturable> | Non | Durée à facturer | ||||||
<StatutTemps> valeurChaine </StatutTemps> | Non | Statut de la ligne de temps | ||||||
<Domaine> valeurChaine </Domaine> | Non | Code domaine | ||||||
<Reference> valeurChaine </Reference> | Non | Référence article de facturation | ||||||
<SousReference1> valeurChaine </SousReference1> | Non | Sous-référence 1 article de facturation | ||||||
<SousReference2> valeurChaine </SousReference2> | Non | Sous-référence 2 article de facturation | ||||||
</ Temps > | Oui | Balise fermante de temps |
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Fichiers : |
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<Fichiers> | Oui | Balise ouvrante de fichiers | ||||||
<Fichier> valeurChaine </Fichier> | Oui | Nom du fichier compagnon complémentaire (hors fichier principal qui a une balise dédiée). Le fichier peut être dans un sous-répertoire du pivot, on indiquera donc le chemin relatif | ||||||
</Fichiers> | Oui | Balise fermante de fichiers | ||||||
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Erreurs : |
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<MsgErreurs> | Oui | Balise ouvrante d'erreurs | ||||||
<MsgErreur> | Oui | Balise ouvrante d'erreur | ||||||
<NumErreur> valeurNum </NumErreur> | Non | Numéro du message d'erreur | ||||||
<TexteErreur> valeurChaine </TexteErreur> | Non | Texte du message d'erreur | ||||||
</MsgErreur> | Oui | Balise fermante d'erreur | ||||||
</MsgErreurs> | Oui | Balise fermante de pièces |
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NOTE 1 : La première recherche s'effectue Numéro d'élément – Indice affaire (le code affaire est informatif dans ce cas). Si le Numéro d'élément n'est pas renseigné la recherche s'effectue par Code affaire et Numéro de point. Le numéro d'élément OU le numéro de point sont obligatoires.
NOTE 2 : La clé unique est activno. Si ActivNo et collaborateur renseigné, on cherche GpaActivRes
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Enfin, s'il n'existe pas de date d'ouverture sur l'affaire, c'est la date du dossier qui est exploitée.
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Pour chaque ligne indiquée, seule la quantité RAF (budget et articles) ou le temps RAF (activités) sont modifiable :
- La modification est en temps réel, comme pour tout ce qui touche aux affaires.
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Avec les données de Réalisé et de RAF, Divalto calcule les courbes de projection de dates de fin par interpolation des saisies du RAF et du réalisé : 
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Les paramètres du code opération (Module Commerce & Logistique) utilisé pour générer la pièce doivent être en adéquation avec les paramètres de génération de pièces du type d'élément.
Exemple pour le code opération "CD - Vente Devis" : 
Il est également impératif de cocher la case d'option "Génération de pièces affaire" (onglet "Traitements spécifiques") :
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A noter : une fois les données techniques créées, la nomenclature vient automatiquement compléter l'onglet "Besoins". La colonne "Origine" du besoin affichera la mention "Composant". Et une fois la fabrication lancée, l'origine passera à "Ligne de composant OF".
A noter : si vous n'avez pas sélectionné cette option, vous pourrez toujours, via le menu contextuel (clic droit sur la donnée technique), mettre à jour les besoins à partir des nomenclatures.
Sous-références à substituer pour la fabrication : à compléter lors de l'attachement de données techniques si l'article modèle comporte des sous-références.
4. Validez. La fenêtre "Nomenclatures et gammes" s'affiche. Si vous avez coché la case d'option "Utiliser les besoins pour générer la nomenclature", vous devrez choisir le positionnement des nomenclatures issues des besoins dans la gamme (attachement à la première séquence proposée par défaut à la validation de la DT).
A noter : pour supprimer une ligne de l'onglet "Données techniques", sélectionnez la commande "Détacher les données techniques" depuis le menu contextuel qui s'affiche au clic droit.
Depuis une DT
En renseignant l'affaire sur l'entête de DT, si celle-ci est une affaire industrielle, le programme propose de l'associer à un élément d'affaire. Ainsi, la DT est attachée à l'élément d'affaire, de la même manière que l'option d'attachement que l'option « Utiliser les Données Techniques existantes »
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Sélectionnez les éléments à fabriquer par la touche <F5> ou le bouton 
puis validez 
pour générer les OFs.
A noter : cet écran de sélection des éléments à fabriquer est également accessible depuis le menu principal : Affaires - Génération des OF à l'affaire. Vous pouvez en amont compléter des critères de filtrage.
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En créant un projet, l'utilisateur créer une arborescence projet où il apporte les modifications (structure d'élément, besoins…). Il peut supprimer/ajouter des éléments, des besoins, lancer la comparaison d'arborescences et le CBA en mode comparaison pour identifier les impacts et intervenir sur les portefeuilles.
Dans l'outil de comparaison les écarts sont visibles par des drapeaux rouges : les autres utilisateurs exploitant l'affaire sont informés d'un changement par le visuel approprié dans l'administration d'affaire.
C'est lors de la terminaison de l'affaire que les changements sont appliqués dans l'affaire encours lui faisant évoluer son indice. Il est possible à tout moment d'annuler le projet de changement d'indice si ce dernier n'a pas lieu ou encore s'il faut recommencer la démarche de projet de changement
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