Facturer une affaire
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Important : il est bien entendu possible d'envisager la facturation à partir des pièces commerciales générées à partir des éléments. Toutefois, ces factures ne sont pas visibles dans l'onglet facturation qui est réservé aux factures issues du plan de facturation.
Paramétrage
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- Lancer l'assistant de facturation
- Visualiser la facture pointée
- Imprimer la facture pointée
- Supprimer la facture pointée
- Voir les temps facturés
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Le concepteur de plan de facturation
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Exemple de paramétrage de code opération :
Les lignes de mouvement de solde auront le code opération paramétré pour la facturation à l'affaire et les lignes acompte le code opération « avoir » paramétré dans le code opération d'origine.
Exemple de facture de solde :
| Ancre |
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| _Toc499216588 |
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| _Toc499216588 |
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Facturation aux temps passés
Saisies - Facturation – facturation au temps passé
Afin de pouvoir facturer de manière périodique selon les temps passés, un traitement dédié va permettre d'assister l'utilisateur.
Ce traitement permettra de travailler sur les temps saisis, regroupés selon un axe, d'identifier leur caractère facturable ou non, de les associer aux jalons-éléments d'un plan de facturation si cela n'a pas été fait préalablement pour alimenter automatiquement les données nécessaires à l'assistant de facturation vu précédemment.
En effet, les activités peuvent être associées à un jalon-élément du plan en renseignant le N° d'élément sur une ligne d'activité :
Si la ligne d'activité n'est pas directement renseignée au niveau de l'élément de facturation, il faudra alors opérer à un arbitrage, étape 3 du traitement de « facturation au temps passé ».
Etapes du traitement
- Etape 1 : Définition des critères de collecte des temps passés (réalisés)
Par les options du programme il est possible de déterminer le critère de regroupement des lignes de temps saisis, de voir apparaitre ou non les lignes de temps marquées non-facturables et de choisir d'enchainer ou non la génération de facture de manière automatique à la fin du traitement.
- Etape 2 : Arbitrage des saisies (ce qui doit être facturé, à quelle hauteur, etc.)
Cet arbitrage se fait affaire par affaire, selon les critères précisés à l'étape 1 => la liste déroulante permet de choisir l'affaire à arbitrer.
Il faudra alors confirmer et modifier le caractère facturable de la ligne (oui, non, ne sait pas) et préciser le nombre d'heure à facturer.
- Etape 3 : Rapprochement avec le plan de facturation
Un écran avec deux tableaux se présente avec :
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- La facture
- L'assistant de facturation
- L'onglet facturation de l'administration des affaires
Les notes de frais
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Enfin, un compte comptable lui sera associé, avec une date de validité. Nécessaire pour l'intégration comptable.
Important : le compte comptable associé au code frais ne doit pas accepter les ventilations analytiques.
Coûts remboursables
C'est ici que seront défini les politiques de forfait ou de plafond de prise en charge par la société.
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Comme il est possible de définir la politique de l'entreprise en matière de définition de son calcul de rentabilité, c'est-à-dire soit en taux de marge soit en taux de marque, les libellés des champs marges/marques sont ajustés.
Le récapitulatif budgétaire
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La notion de « sans code budget » n'est pas prolongée sur les détails budgets : sans code budget sur une séquence de fabrication, un temps passé n'apparaît pas alors qu'il valorise les synthèses ou récapitulatifs budgétaires.
L'export vers tableur propose sous forme de cases à cocher les onglets à traiter. L'exportation sous Excel se fait selon la logique « un onglet par feuille ».
| Ancre |
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| _Toc499216577 |
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| _Toc499216577 |
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| Ancre |
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| _Toc499216521 |
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| _Toc499216521 |
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Le tableau de résultat
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Affaires - Utilitaires – Réactualisation des budgets d'affaire
Cet utilitaire permet de réactualiser les paramètres de coûts (% de marge, frais, etc.) sur une sélection d'affaires. Des critères de sélection permettent de choisir les affaires à actualiser selon l'état, l'étape d'affaire, se sélectionner éventuellement certains éléments ou encore de filtrer sur des codes budgets.
Le traitement recopie des paramètres de coûts du code budget vers les lignes de budgets, relance des calculs et réactualise des prix de vente dont l'origine est « budgets ».
A noter : La date de réactualisation est la date de référence prise pour réactualiser les lignes de budgets. Toutefois, cette date n'est pas renseignée sur les éléments ou sur les lignes de budget.