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Le zoom affaires demeure le point d'entrée : il permet la déclaration de l'affaire, sa caractérisation. Mais le point central de la GDAI se situe dans « l'administration des affaires » accessible à partir du zoom ou d'une entrée de menu.
L'écran d'administration des affaires nous immerge immédiatement dans la philosophie de la « breakdown structure ».
L'arborescence d'éléments est ici globale :
La création d'une affaire fait exister à minima l'élément dit « racine » dans l'arborescence. La désignation de cet élément racine hérite de la désignation du zoom affaire mais d'autres informations viennent caractériser l'élément racine.
Une fois la racine créée, des branches pourront être ajoutée => les branches situées sous la racine sont dites de niveau N-1, puis la création d'une branche sous la branche créé un niveau N-2, puis N-3, etc.
Les éléments de niveaux N-1 présentent des possibilités de paramétrages qui seront automatiquement et systématiquement hérités sur les niveaux inférieurs.
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Type d'élément d'affaire : pour définir le type d'élément de la racine de l'affaire.
Code statut par défaut : il permet de définir le statut initial de la racine d'affaire.
Code statut projet par défaut : pour exploiter les arborescences créées en mode projet, dans le cadre d'un changement d'indfice.
Important : le code statut est une information essentielle car elle indique notamment si l'élément doit être traité ou non.
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Les éléments constitutifs d'une affaire sont toujours rattachés à une arborescence.
Vous êtes libre de créer autant de codes arborescence que nécessaire, cependant, les trois types "Offres", "Techniques" et "Facturation" répondent à des règles de gestion qui leur sont propres, c'est pourquoi il est important d'indiquer le code arborescence correspondant ici, au niveau du dossier.
Pour les arborescences de type "Offres" et "Facturation", vous devez également renseigner le type d'élément d'affaire à initialiser par défaut sur les offres et les factures (car exploitation par mécanisme de glisser-déposer qui nécessite des valeurs par défaut).
A noter : en administration d'affaire, chaque type d'arborescence sera facilement identifiable grâce à un pictogramme dédié.
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Mode de prise en compte des projets : si vous ne souhaitez pas gérer les affaires dans leur phase projet pour la prise en compte de leur charge induite, sélectionnez l'option "Pas de prise en compte". Choisissez l'option "Prise en compte au prorata du taux de réussite" si vous renseignez le champ "Pourcentage de réussite" dans l'onglet "Généralités" du Zoom affaire.
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Fichiers - Fichiers liés aux arborescences - Familles d'affaires
Vous pouvez rattacher une famille à l'affaire depuis le zoom affaire.
C'est une classification que vous pourrez utiliser comme critère pour filtrer / chercher une affaire mais également pour définir des règles de gestion des types d'arborescences via le paramétrage des dépendances de familles d'affaires.
Le bouton [Dépendances] vous permet d'accéder directement aux dépendances de la famille d'affaire sélectionnée, c'est-à-dire à la liste des codes d'arborescences autorisés pour cette famille.
A une famille, peut-être associé une affaire modèle qui permettra lors de la création et de l'affectation de la famille, de bénéficier d'une proposition de duplication systématique des différentes typologie éléments de l'affaire modèle.
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Accepte les ventilations de budget : à cocher pour les arborescences susceptibles de recevoir des ventilations de budgets en provenance d'autres arborescences. Concrètement, seules les arborescences qui acceptent les ventilations sont visibles depuis l'écran de répartition des budgets.
Accepte les sorties pour consommation : à cocher pour que les articles des arborescences de ce type qui apparaissent dans l'onglet "Besoins" puissent faire l'objet d'une consommation sur affaire par le traitement de « saisie des consommations ». Concerne généralement les arborescences techniques. Les articles doivent disposer du paramétrage ad hoc pour être éligible à ce mode de fonctionnement avec la case à cocher « gérer en post-consommation d'affaire » activée.
Dates prévues obligatoires : à cocher pour que les dates prévues soient demandées systématiquement lors de la création des éléments. Ces dates
Le bouton [Dépendances] vous permet d'accéder directement aux dépendances du type d'affaire sélectionné, c'est-à-dire à la liste des types d'éléments autorisés avec ce type d'arborescences.
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Exemple d'application : le calcul des besoins ne prend en compte que les éléments au statut "En cours".
Code action : à chaque étape peut être associée une action (flash, processus, programme...). Cette action est déclenchée dès que ce statut est affecté à l'affaire (donc à l'entrée dans le statut).
Exemple : quand le projet passe à l'étape chiffrage, un mail est envoyé au conducteur de travaux.
Confidentialité pour passer à l'étape : Permet de donner des règles quant aux utilisateurs éligibles aux changements d'étapes.
Etape d'affaire suivante : Permet de déterminer des règles pour l'utilisation du moteur Divalto Processus favorisant l'enchainement de changements automatiques d'étapes.
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Type d'élément d'affaire : code sur 8 caractères alphabétiques maximum. Il est recommandé de structurer les types d'éléments créés afin de les utiliser plus aisément.
Libellé : pour expliciter le code.
Image : permet de définir une icône pour le type d'élément afin de l'identifier visuellement.
Permettre la génération de [devis / commandes / BLs / factures] depuis ce type d'élément : à cocher pour autoriser la création de devis, commandes, bons de livraison et/ou factures depuis un élément de ce type.
Référence par défaut : permet d'associer le type d'élément à un article générique pour qu'en génération de pièce (une offre vers un devis par exemple), les éléments puissent générer une ligne article sur la pièce commerciale. Cette référence est utilisée en initialisation de l'élément, et peut être modifiée par la suite.
Questionnaire par défaut : permet d'indiquer la liste de rubriques (champs Métier) à proposer avec cet élément. Il faut également que le type de contenu 'Rubriques' soit coché pour que l'onglet les propose.
Délai de sécurité de couverture : à cocher pour intégrer au calcul des besoins d'affaire un délai supplémentaire par rapport à la date de début renseigné sur l'élément.
Générer automatiquement le besoin de l'élément : à cocher, généralement sur les types d'éléments techniques, pour que toute la nomenclature s'affiche dans l'onglet "Besoins" - composants et sous-composants de l'élément principal. Permet de considérer ce type d'élément comme un composant de son élément parent.
Affectation automatique des réservations : cette option est en lien exclusif avec le traitement de génération de réservations affectées transverse. Cette option est héritée lors de la création de nouvelles lignes de besoin : le traitement de génération de réservations affectées transverses ne lit que les couvertures associées aux lignes de besoin de l'élément qui disposent de cette option. Attention : changer l'option en cours de d'exploitation, ne change pas les paramètres sur les lignes de besoin.
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Dans certains cas - pour les types d'éléments servant à présenter l'affaire par exemple -, aucun onglet n'est a priori requis.
Les confidentialités peuvent être définies sur chaque élément et elles sont dissociées pour la consultation et la modification.
Exemple : les éléments de type chapitre n'ont besoin d'aucun onglet. Ils sont standardisés et utilisés par défaut dans toutes les arborescences d'affaires.
Protection : vous pouvez définir les droits de création, modification, suppression d'un élément ainsi que ceux qui permettent de générer des pièces commerciales.
Les confidentialités concernant les activités sont prolongées dans le diagramme de Gantt et dans le plan de charge. Les actions sur activités à partir du planning (déplacement, reformatage, affectation de ressources) sont contrôlées. Cela n'impacte pas le plan de charge qui reste accessible.
Les droits en consultation permettent de cacher les éléments confidentialisés dans le Gantt (paramétrage identique pour cacher les onglets dans l'administration d'affaire). Les textes associés sont rendus illisibles dans les tableaux présentant le détail de la charge (texte type « XOXOXOXOX »).
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Important : ces zones ont uniquement un impact sur les outils d'analyse et n'impactent pas les valorisations de prix, les concepteurs d'offres ou de plan de facturation, les répartiteurs et administration de budget.
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La suppression est possible tant qu'aucun élément d'affaire n'a été rattaché à un code arborescence désigné dans une dépendance.
S'il existe en effet au moins un élément couvert par une dépendance, la suppression n'est pas permise et l'intégrité des données est ainsi conservée.
Il vous faudrait dans ce cas préalablement supprimer toutes les lignes concernées dans les affaires.
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A noter : les statuts-maîtres liés aux statuts d'éléments sont les mêmes que ceux attribués aux étapes d'affaires.
Couleur de fond : repère visuel. La couleur permettra notamment de repérer les éléments sur le planning selon leur statut mais aussi dans l'outil de supervision des activités.
Code action : pour déclencher une action (flash, processus, programme) à chaque fois qu'une activité prend ce statut.
Exemple : dès que l'activité "Etude" a le statut "OK", un email est automatiquement envoyé à toute l'équipe.
Confidentialité pour passer dans le statut : pour confidentialiser l'usage du statut.
Image : repère visuel.
Statut suivant : Permet de déterminer des règles pour l'utilisation du moteur Divalto Processus favorisant l'enchainement de changements automatiques de statuts.
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4. Validez.
A noter : une même personne peut avoir deux casquettes au sein d'une équipe. Dans ce cas, vous créerez deux fois le même membre, avec une fonction différente.
Cette fonction peut être interrogée par le biais de Divalto Processus, pour cibler des alertes sur affaire par exemple.
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