Pour déclarer un document dans la base documentaire, vous devez remplir soigneusement une fiche organisée en trois onglets :
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Généralités Données pour identifier, localiser le document et présenter ses différents états.
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Lien contenu Données pour associer le contenu du document.
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Identification
L’identification est composée de trois éléments :
Type document
Rattachement obligatoire à un type .
Code document
Le code document est libre mais le système propose par défaut une numérotation automatique par type.
Indice document
L’indice document est affecté automatiquement par le système de suivi des interventions.
Il s’agit d’un système d’indiçage alphabétique sur 2 positions .
L’indice initial est ' A' et le final ‘ZZ’