En saisie des commandes (Commerce & Logistique / Administration des ventes / Commande client / Saisie des commandes), l'onglet « Facturation-Impression », champ « Acompte » permet la saisie d'un acompte.
La saisie de l'encaissement correspondant s'effectue dans Divalto Règlements. L'acompte peut être réparti sur plusieurs factures/BLs. Le non affecté apparaît dans Commerce & Logistique / Administration des ventes / Commande client / Saisie des commandes), l'onglet « Facturation-Impression », champ « Solde ac. ».
En saisie des commandes :
Acompte
L'acompte saisi dans cette zone correspond à l'acompte demandé au client. Il est exploité pour calculer le reste à payer.
L'enregistrement du règlement de l'acompte s'effectue dans Divalto Règlement.
Solde acompte
Cette zone répartit le montant initial de l'acompte sur plusieurs pièces (factures) : c'est en quelque sorte un reliquat d'acompte. Par défaut, l'acompte est totalement transféré sur le premier BL.
Soit une commande avec un acompte demandé de 200 €. L'acompte et le solde de l'acompte sont égaux (200 €).
Cette commande est livrée en 2 fois.
A la première livraison, l'opérateur décide de ne transférer que 120 € de l'acompte au lieu des 200 proposés.
Le solde de l'acompte sur la commande est alors de 80 €. Ce solde sera proposé à la prochaine livraison.
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Une barre dans la facture (en-tête, onglet Facturation / Impression) met en évidence l’avancement des règlements des factures d’acomptes même s’ils ne sont pas issus de la même commande .
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Acomptes: gestion des encours de livraison
Le principe est de pouvoir modifier le montant d’encours de livraison en fonction des pièces / lignes d’acompte.
Lors de la création d’une facture d’acompte, l’encours de livraison du client est déduit du montant de la facture. Bien-sûr, un avoir sur l’acompte met aussi à jour l’encours.
Exemple :
Une commande client 1000 € TTC alimente l'encours livraison ou l'encours livraison assurance du client selon que la commande soit assurée ou pas.
Une facture d'acompte de 200 € TTC est générée à partir de cette commande.
L'encours livraison passe à 1000- 200, soit 800 € TTC.
Commande :
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Après facture acompte :
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Lors de la validation en facture, s’il y a facture d’acompte, une ligne de déduction est ajoutée à la facture client.
Le montant des lignes de déduction est ajouté à l’encours de livraison.
A la fin du cycle, l’encours de livraison s’équilibre.
Exemple :
Une commande client de 1000 € TTC alimente l'encours livraison ou l'encours livraison assurance du client selon que la commande soit assurée ou pas.
Une facture d'acompte de 200 € TTC est générée à partir de cette commande.
L'encours livraison passe à 1000- 200, soit 800 € TTC.
La commande est validée en facture, une ligne de déduction de 200 € est générée.
L’encours de livraison passe de 800 - 1000 € soit -200 €TTC puis la ligne de déduction est ajoutée soit 0 €
Commande validée en facture :
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⚠ ATTENTION !
A chaque action sur une pièce liée aux acomptes il faut s’assurer de la cohérence des acomptes.
A la fin de chaque cycle il faut contrôler que tous les acomptes sont facturés.
Si ce n’est pas le cas, les encours de livraison peuvent être faux.
Le programme de recalcul des encours prend bien en compte les factures d’acompte et les lignes de déductions.
💡 Précisions techniques:
Le gtpp150 gère aussi l’encours avec acompte sauf en modification de lignes de déduction en facture client qui ne met pas à jour l’encours de livraison. Il faut donc lancer le programme de recalcul des encours après !