Traitement d'intégration des factures en comptabilité

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Les avoirs sont intégrés au CRÉDIT du compte client.
Rappel
Vous avez la possibilité de modifier le code TVA Article sur les pièces Achats – Ventes. L'information se trouve dans l'onglet « DECOMPOSITION – COUTS » en mode fiche de la ligne.
ATTENTION : L'intégration comptable est rejetée pour les pièces contenant des lignes pour lesquelles un code TVA Tiers-Article n'est pas attribué sur les comptes comptables.

CIRCUIT VENTES

• Les montants figurant dans les lignes de mouvements sont exprimés en devise du client.

• La ligne de mouvement contient également un prix unitaire statistique, converti dans la devise du dossier lors de la saisie de la pièce.

• Au moment de l'intégration comptable, la conversion en devise du dossier est refaite, le montant en devise est repris dans la zone montant 2 de l'écriture comptable.

Livre de bord
Remarque : La consultation du livre de bord permet de visualiser les factures actives qui n'ont pas été comptabilisées.
L'accès au livre de bord est, par exemple, réalisé par l'option de menu : Commerce & Logistique / Utilitaires / Livre de bord /Consultation du livre de bord

CIRCUIT DES ACHATS
L'intégration des factures d'achats est disponible par le menu :Commerce & Logistique / Administration achats / Facture fournisseur / Intégration comptable
La seule différence par rapport au circuit des vents est que les factures d'achats n'ont pas besoin d'être imprimées avant intégration.

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C'est le paramétrage des comptes des articles qui est utilisé pour déterminer les comptes à utiliser pour enregistrer la vente ou l'achat.
Attention : Ces données sont obligatoires pour un article.
On accède au zoom des articles via l'option de menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Articles – Onglet "COMPTABILITE »- groupe « Comptabilité »
Masque sur axe analytique
Lorsque des ventilations par axe sont saisies dans les pièces, alors la valeur peut être modifiée automatiquement par le masquage de l'axe de la fiche article, au moment de l'intégration comptable.
Taxes parafiscales

• Lorsque la gestion des taxes parafiscales est activée dans le dossier, l'utilisateur peut renseigner le régime de taxe dans la fiche client.

• Dans la fiche article, il pourra renseigner de 1 à 3 codes taxes.

• Une table similaire à celle de la TVA est utilisée pour déterminer le taux et les comptes de comptabilisation.

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On accède au zoom des clients par l'option de menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Clients – Onglet "COMPTABILITE ET CONFIDENTIALITE » - groupe « Comptabilité »
Compte comptable
Par défaut, le compte comptable est identique au code client. Il pointe sur le plan comptable de Divalto Comptabilité. Selon les options du dossier, le plan comptable sera maintenu automatiquement ou pas.
Un traitement utilitaire génère des comptes auxiliaires du plan comptable à partir du fichier client et/ou fournisseur.
Masque compte article et Masque analytique
A la comptabilisation des factures, le compte HT de vente de l'article est utilisé. Il est possible de modifier ce compte par un masquage.
Le masquage peut être utilisé pour distinguer les types de clients (masquage au niveau client), les régimes de TVA (masquage dans la table régime), les types de flux (vente neuf, occasion...) (masquage dans la table des codes opérations).
Fonctionnement du masquage : Le caractère « * » laisse le caractère du compte inchangé, tout autre caractère modifie le compte.
Exemple : Le compte de l'article est 70700000. Le masquage pour le client est ***2**. L'application de ce code masquage détermine le compte de comptabilisation : 70702000.
Régime de TVA
Le régime de TVA est une donnée obligatoire. Elle lie le client à son régime (normal, export, DOM-TOM…).
Le régime de TVA du tiers associé au code de TVA de l'article détermine le taux de TVA à appliquer et les comptes de TVA et d'escompte à utiliser au moment de la comptabilisation des factures.
On accède au régime de Tva lié aux tiers par le menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux pièces
Régime taxe parafiscale
Lorsque la gestion des taxes parafiscales est activée dans la fiche dossier, alors le client est lié à un régime de taxe parafiscale. Celui-ci est rapproché du ou des codes TPF de la fiche article. Pour chaque code (régime + code TPF article), un taux et un compte comptable sont spécifiés.
TVA
Un code de TVA est lié à l'article. Dont le taux et le fait générateur appliqué dépendra du régime de TVA du tiers.
La table des TVA détermine le taux et les comptes de comptabilisation à appliquer dans les pièces (compte de TVA et d'escompte).
Priorité d'application
La priorité d'application des codes de masquage ce fait dans l'ordre suivant :

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C'est dans la fiche du dossier que l'on paramètre la méthode d'intégration. On accède à la fiche dossier via le menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers – Onglet "COMPTABILITE"
La génération du plan comptable sera automatique
Les différents choix :

• Client,

• Fournisseur,

• Toujours,

• Jamais.

Il est possible de créer automatiquement les tiers dans le Plan Comptable de Divalto Comptabilité. Les comptes tiers seront créés avec les paramètres des comptes types C0 (pour les clients) et F0 (pour les fournisseurs) dans le Plan Comptable. Pour modifier ces paramètres, appelez le programme Divalto Comptabilité et choisissez Plan Comptable dans le dossier 999 ou par l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Plan comptable standard.

L'intégration des factures se fera pour

• Client : Seules les ventes seront intégrées en Comptabilité

• Fournisseur : Seuls les achats seront intégrés en Comptabilité

• Toujours : Le programme d'Intégration comptable traitera les ventes et les achats

• Jamais : Les ventes et les achats ne seront jamais intégrés en Comptabilité.

Utilisez-vous des taxes parafiscales

• Non : Désactivation de la recherche des taux et calculs de TPF,

• Oui.

Axe analytique
Définition des options de saisies pour les valeurs des axes d'analyse comptable.
« Valeur par défaut » : Vous pouvez définir 4 axes analytiques différents. Vous précisez ici les valeurs par défaut des axes :

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« Imputation comptable » : Vous indiquez si les axes sont à ventiler dans Divalto COMPTABILITE :

• Sur les écritures des comptes de gestion,

• Sur les écritures des comptes de tiers,

• Sur l'écriture complète.

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Plus d'infos sur la fusion des modules Comptabilité et Règlement de Divalto infinity : La fusion du module comptabilité et du module des règlements (V10.7)

Exécuter le programme d'intégration comptable par processus (V10.7)

Le programme d'intégration comptable concernant les factures de vente et d'achat (Commerce & logistique / Administration vente / Facture Client / Intégration comptable et Commerce & logistique / Administration achats / Facture Fournisseur / Intégration comptable)  peuvent être lancés par processus de façon à tourner en arrière plan de façon cyclique et prédéfinie.

Pour ce faire, l'utilisateur sauvegarde ses critères de sélection dans un premier temps, puis génère le processus automatique.

Sauvegarder les critères de sélection et générer le processus

Dans les programmes d'intégration comptable  Commerce & logistique / Administration vente / Facture Client / Intégration comptable et Commerce & logistique / Administration achats / Facture Fournisseur / Intégration comptable) , l'utilisateur paramètre ses critères de sélection (date jusqu'au, code opération, facture etc.), puis il clique sur l'icône , correspondant à la gestion des paramètres.

Une fenêtre intitulée Paramétrage masque apparaît. Il clique ensuite sur le bouton Récup données masque, il sauvegarde grâce à l'icône , puis il clique sur le bouton Définir processus. Dans la fenêtre qui s'affiche, il définit la périodicité et la répétition.

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Le scrutateur de processus va traiter le processus automatique qui a été créé selon la fréquence définie par l'utilisateur. Le programme d'intégration comptable va être lancé en application des critères de sélection définis et sauvegardés.

Particularités

1) Les critères de sélection contiennent une date (Les commandes sont à intégrer jusqu'au). Pour que le processus tourne de façon cyclique, et pas seulement à une date donnée en dur, il est judicieux de mettre en place une fonction de date comme la date du jour ou le premier du mois par exemple. Pour ce faire, on met une date en dur dans les critères de sélection du programme d'intégration, puis on clique sur l'icône . Dans la fenêtre qui apparaît, on se positionne sur le champ correspondant à la date (première ligne du tableau):

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Puis on fait F4 pour faire apparaître la fenêtre suivante:

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Dans le champ Type, on choisit Date d'exécution du programme . Les groupes Opérations sur date de référence et Valeur du champ permettent de codifier le critère de sélection Les factures sont à intégrerjusqu'au  :

Puis on valide.

2) C'est le même programme qui fait l'intégration comptable pour les factures clients et pour les factures fournisseurs. Un utilisateur peut créer deux processus distincts (un pour les clients et un pour les fournisseurs) sans interférences de critères, grâce au bouton Nouveau code  de la fenêtre Paramétrage Masque. Ce bouton permet la sauvegarde d'un autre jeu de paramètres.

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Ainsi, après avoir généré un premier processus pour les clients, et après avoir récupéré les données du masque pour les fournisseurs, il conviendra de cliquer sur le bouton Nouveau code pour créer le jeu de critères de sélection pour les fournisseurs et ne pas écraser les critères de sélection pour les clients.

Le bouton Nouveau code fait apparaître la fenêtre suivante, permettant d'affecter un Nouveau code au second paramétrage des critères de sélection.

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Attention : si plusieurs codes paramètres cohabitent, avec chacun un processus associé, chacun de ces processus associé doit avoir son propre nom pour éviter les conflits.

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Plus d’informations sur la gestion des paramètres utilisateurs à l’aide de la disquette : Gestion des paramètres utilisateurs, permettant l'enregistrements de données variables (V10.7)

Les messages liés à l’intégration des pièces en comptabilité (V10.7)

L’utilisateur est informé du résultat de l'intégration comptable de pièces commerciales.

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