Nous détaillons dans ce paragraphe la gestion de la facturation à l'avancement autrement appelée « facturation de situation de travaux » pour un devis validé.
Pour se faire, il existe deux manières de procéder :

• MENU : Commerce et logistique / Travaux et installations / Facturation Situation / Saisie situation devis travaux client

• Directement depuis le devis travaux via le menu « interrogation / situation ».

Dans ce cas :

• S'il n'existe aucune situation, la création d'une situation va être automatiquement proposée

• Si une ou des situations existent, la visualisation des entêtes de situation est alors proposée, on peut décider alors d'en créer une nouvelle.

Ergonomie générale

Nous retrouvons ainsi les principaux menus d'un devis travaux ainsi que des fonctionnalités propres à la gestion de situation :

• Dans la bande haute, les menus :

  • Fichier :

    • Imprimer

    • Présentation

    • Quitter

  • Edition : Les fonctionnalités classiques de navigation

  • Options :

    • Rester en modification de ligne (V10.8)

  • Outils :

    • Le zoom généralisé

  • Interrogations :

    • Les différents textes, notes et fiches concernés par le devis travaux sur lequel nous sommes positionnés.

    • Facture : interrogation de la facture générée depuis la situation

    • Avoir : interrogation de l'avoir généré depuis cette situation

    • DGD : impression d'un décompte mensuel, général  et général définitif à la demande. On précise alors :

      • Affaire : L'affaire concernée

      • Décompte au : La date d'arrêtée souhaitée pour ce DGD

      • Titre : On précise le titre que l'on veut donner à cette impression (Titre à paramétrer dans la table dédiée)

      • Uniquement le cumul : pour le DGD principalement; ne présente qu'une colonne de cumul, pas d'avancement

  • Validation :

    • Valider en facture : Générer la facture finale depuis cette situation en vue de sa comptabilisation.

    • Annuler en avoir : Générer un avoir depuis cette situation pour l'annuler. Cette option s'active dès lors qu'une facture a été générée au préalable.

    • Restitution d'acompte (V10.6) : en règle (de déduction d')acompte, 'Saisie de la déduction', permet de générer un avoir de l'acompte restant après la situation finale.

  • Aide : Les fonctionnalités classiques d'aide

Dans la bande haute « orange », les raccourcis détaillés de gauche à droite :

...

Créer / Modifier / Supprimer : 

...

Déployer / Réduire une sélection (Notion de « chapitrage » ou de « niveau »)

...

Note du client / Note de l'article / Note de l'ouvrage

...

Note de pièce / Fichiers joints / Note de ligne

...

Retenue : Ce bouton permet de consulter le montant des retenues de garantie calculés pour cette situation.

...

Acompte : Ce bouton permet de consulter les montants d'acompte calculés de la reprise d'acompte pour cette situation, et de gérer la 'saisie des déductions' en règle (de déduction d')acompte (V10.6) 

...

La facturation de la situation d’avancement se fait en 2 étapes :

• la saisie d’une situation d’avancement à date et son impression détaillée qui sera généralement transmise pour approbation au correspondant client (chef de projet, maitre d’œuvre…)

• la génération d’une facture ‘gestion commerciale’ de la situation acceptée et son intégration en comptabilité; Le format détaillé ou groupé de cette facture est défini en amont dans le devis travaux.
  Il est proposé 2 modes de facturation :

  • la facturation directe de la situation

  • la facturation regroupée des situations (V10.8)

Pour saisir la situation à date, il existe deux manières de procéder :

• par le MENU : Commerce et logistique / Installation Maintenance / Facturation Situation / Saisie situation devis travaux client

• Directement depuis le devis travaux via le menu « interrogation / situation ».

Dans ce cas :

• S'il n'existe aucune situation, la création d'une situation va être automatiquement proposée

• Si une (ou des) situation(s) existe(nt), la visualisation des entêtes de situation est alors proposée, et on peut décider alors d'en créer une nouvelle.

Ergonomie générale

Nous retrouvons dans la saisie des situation, les principaux menus d'un devis travaux ainsi que des fonctionnalités propres à la gestion de situation :

• Dans la bande haute, les menus :

  • Fichier :

    • Imprimer

    • Présentation

    • Quitter

  • Edition : Les fonctionnalités classiques de navigation

  • Options :

    • Rester en modification de ligne (V10.8)

  • Outils :

    • Le zoom généralisé

  • Interrogations :

    • Les différents textes, notes et fiches concernés par le devis travaux sur lequel nous sommes positionnés.

    • Facture : interrogation de la facture générée depuis la situation

    • Avoir : interrogation de l'avoir généré depuis cette situation

    • DGD : impression d'un décompte mensuel, général  et général définitif à la demande. On précise alors :

      • Affaire : L'affaire concernée

      • Décompte au : La date d'arrêtée souhaitée pour ce DGD

      • Titre : On précise le titre que l'on veut donner à cette impression (Titre à paramétrer dans la table dédiée)

      • Uniquement le cumul : pour le DGD principalement; ne présente qu'une colonne de cumul, pas d'avancement

  • Validation :

    • Valider en facture : Générer la facture finale depuis cette situation en vue de sa comptabilisation.

    • Annuler en avoir : Générer un avoir depuis cette situation pour l'annuler. Cette option s'active dès lors qu'une facture a été générée au préalable.

    • Restitution d'acompte (V10.6) : en règle (de déduction d')acompte, 'Saisie de la déduction', permet de générer un avoir de l'acompte restant après la situation finale.

  • Aide : Les fonctionnalités classiques d'aide

• Dans la bande haute « orange », les raccourcis détaillés de gauche à droite :

  • Créer / Modifier / Supprimer : 

  • Déployer / Réduire une sélection (Notion de « chapitrage » ou de « niveau »)

  • Note du client / Note de l'article / Note de l'ouvrage

  • Note de pièce / Fichiers joints / Note de ligne

  • Retenue : Ce bouton permet de consulter le montant des retenues de garantie calculés pour cette situation.

  • Acompte : Ce bouton permet de consulter les montants d'acompte calculés de la reprise d'acompte pour cette situation, et de gérer la 'saisie des déductions' en règle (de déduction d')acompte (V10.6) 

  • Actualisation/révision de prix : Ce bouton permet d'ajouter ou soustraire des révisions de prix sur la situation courante (le calcul des montants n'est pas effectué via IM). Cette actualisation/révision peut être à la hausse ou à la baisse. Lors de la recherche d'article pour l'ajout d'une ligne de révision, la recherche filtre la nature de produit présente dans le paramétrage du dossier.

  • Retenue contractuelle : Ce bouton permet d'ajouter ou soustraire des retenues contractuelles (comme des pénalités) sur la situation courante (le calcul des montants n'est pas effectué via IM). Lors de la recherche d'article pour l'ajout d'une ligne de révision, la recherche filtre la nature de produit présente dans le paramétrage du dossier.

  • Les différents textes : Entête / Pied / Ligne

  • Autres raccourcis standards : Recherche / Zoom / Abandon / Validation / Impressions / Aide

  • Rééchelonnement des garanties : Utilisable en principe sur la dernière situation, il permet de formaliser l'enregistrement d'un PV de réception et de provoquer le rééchelonnement des retenues de garantie selon le paramétrage prévu.

...

A la validation de la situation, le traitement calcule les montants de restitution d’acompte et des retenues de garantie selon paramétrageparamétrages.

A la facturation de la situation, les retenues de garantie sont intégrées au montant facturé, mais sur une échéance décalée (paramétrage spécifique du mode de règlement).

Déduction d'acompte

Rappel : l'acompte est généré à partir du devis travaux , (selon paramétrages).
L'acompte est éclaté : 

• par tva, dépôt, affaire, avenant, axes analytique (seule méthode proposée en V10.5)

• par tva, dépôt, (affaire) (V10.6)

...

• message d'information ou d'alerte si déduction d'acompte non saisie : activé

• Renseignement d'un Pourcentage d'avancement (cumulé) de situation seuil pour un message de type 'Alerte' , 'Info' en deçà 

le traitement va afficher un message d'information ou d'information ou d'alerte, indiquant : 

• le montant restant d'acompte à déduire

• le pourcentage total d'avancement

et invitant l'utilisateur à saisir une déduction d'acompte. Si oui, on reste en modification, si non, la situation est validée.
il sera possible de revenir en modification pour compléter l'acompte ensuite.

la saisie de la déduction d'acompte se fait dans le tableau des acomptes.

A l'ouverture du tableau en modification, le traitement propose par un message de confirmation, d'initialiser les montants d'acompte : 

• pour chaque composante, le minimum entre : 

  • le solde d'acompte 

  • le montant HT de l'acompte sur cette composante

Si vous confirmez, le traitement alimente l'acompte situation par ce montant.
Sinon, le montant d'acompte est accessible à la saisie; des contrôles sont appliqués en validation.

Comme dans les méthodes de déduction automatique d'acompte, la déduction d'acompte est présentée sur l'impression de la situation et facturée pour chaque composante d'acompte, en utilisant 

• la référence acompte

• le code opération avoir lié au code opération de l'acompte.

Validation / Restitution d'acompte : 

la saisie de la déduction d'acompte ne peut garantir que toutes les composantes d'acomptes seront soldées lorsque la dernière situation sera validée.
Dans ce cas, il sera possible de générer un avoir de restitution du solde d'acompte par le menu Validation / restitution d'acompte.

Impression de la situation

La facturation à la situation propose un masque d'impression reprenant la présentation sous forme d'arborescence.

La facturation peut être imprimée avant génération de la facture.
L'impression de la facture générée fusionne l'impression de la facture Gescom et la situation; le numéro de facture est ajouté à la situation.

Lignes de mouvements : 

Bloc Total 

• Total HT

• Avancement relatif en % (V10.6) 

• TOTAL TTC

Récapitulatif des situations

• Facture(s) d'acompte générées depuis le devis travaux

• Facture d'avoir d'acompte généré éventuellement depuis la dernière situation

• Situations passées avec information déduction d'acompte

• Situation en cours (V10.6) : selon paramétrage

Facturation de la situation

Rattachement de la facture de situation à un élément d’affaire

Sur option définie pour la société par le paramétrage Sélectionner l'élément d’ancrage dans le dossier devis travaux / onglet Affaire / tableau Options de validation de la facturation :

• un paramètre élément est ajouté en création de facture; il permet la sélection de l'élément de rattachement de la facture qui va être générée.
  La sélection se fait dans le zoom des éléments d’affaire de type Facture.

• Champs complémentaires gérés lorsque la facture est une facture de situation

  • icone identifiant que la facture est une facture de situation

  • Préfixe, numéro et indice de la situation

• le menu contextuel Visualisation situation ouvre la situationPourcentage d'avancement (cumulé) de situation seuil pour un message de type 'Alerte' , 'Info' en deçà 

le traitement va afficher un message d'information ou d'information ou d'alerte, indiquant : 

• le montant restant d'acompte à déduire

• le pourcentage total d'avancement

et invitant l'utilisateur à saisir une déduction d'acompte. Si oui, on reste en modification, si non, la situation est validée.
il sera possible de revenir en modification pour compléter l'acompte ensuite.

la saisie de la déduction d'acompte se fait dans le tableau des acomptes.

A l'ouverture du tableau en modification, le traitement propose par un message de confirmation, d'initialiser les montants d'acompte : 

• pour chaque composante, le minimum entre : 

  • le solde d'acompte 

  • le montant HT de l'acompte sur cette composante

Si vous confirmez, le traitement alimente l'acompte situation par ce montant.
Sinon, le montant d'acompte est accessible à la saisie; des contrôles sont appliqués en validation.

Comme dans les méthodes de déduction automatique d'acompte, la déduction d'acompte est présentée sur l'impression de la situation et facturée pour chaque composante d'acompte, en utilisant 

• la référence acompte

• le code opération avoir lié au code opération de l'acompte.

Validation / Restitution d'acompte : 

la saisie de la déduction d'acompte ne peut garantir que toutes les composantes d'acomptes seront soldées lorsque la dernière situation sera validée.
Dans ce cas, il sera possible de générer un avoir de restitution du solde d'acompte par le menu Validation / restitution d'acompte.

Impression de la situation

La facturation à la situation propose un masque d'impression reprenant la présentation du devis travaux sous forme d'arborescence.

La facturation peut être imprimée avant génération de la facture.
L'impression de la facture générée fusionne l'impression de la facture Gescom et de la situation; le numéro de facture est ajouté à la situation.

Lignes de mouvements : 

Bloc Total 

• Total HT

• Avancement relatif en % (V10.6) 

• TOTAL TTC

Récapitulatif des situations

• Facture(s) d'acompte générées depuis le devis travaux

• Facture d'avoir d'acompte généré éventuellement depuis la dernière situation

• Situations passées avec information déduction d'acompte

• Situation en cours (V10.6) : selon paramétrage

Facturation de la situation

La facturation de la situation se fait à partir de la situation, par validation de la situation en facture. Une fois la facture émise, le statut de la situation évolue et passe à ‘périmé’ validé en facture.

Avoir de la facture de situation

Sur la situation à l'état ‘périmé’ validé en facture, la commande Validation/annuler en avoir permet de générer un avoir de la facture de situation.
à la génération de l’avoir, le statut de la situation passe à ‘périmé’ annulé en avoir. L’indice de situation ne sera pas réattribué, et la numérotation des situations effectivement facturée pourra comporter des sauts d’indice.
Pour rappel, vous disposez de paramétrages d’impression pour choisir comment imprimer les situations annulées et numéroter les situations effectivement facturées.

Rattachement de la facture de situation à un élément d’affaire (V10.8)

Sur option définie pour la société par le paramétrage Sélectionner l'élément d’ancrage dans le dossier devis travaux / onglet Affaire / tableau Options de validation de la facturation :

• un paramètre élément est ajouté en création de facture; il permet la sélection de l'élément de rattachement de la facture qui va être générée.
  La sélection se fait dans le zoom des éléments d’affaire de type Facture.

• Champs complémentaires gérés lorsque la facture est une facture de situation

  • icone identifiant que la facture est une facture de situation

  • Préfixe, numéro et indice de la situation

• le menu contextuel Visualisation situation ouvre la situation

Facturation regroupée des situations (V10.8)

Attention : la facturation regroupée n’est utilisable que sur les situation avec une gestion automatique de restitution d’acompte

Cette fonctionnalité va répondre à 2 problématiques :

• regrouper les situations d’une même affaire, devis travaux initial, travaux complémentaires et annulation de prestations enregistrés sous forme de devis travaux sur avenant, sur une seule facture

• sur le modèle de la facturation différée des BL en gestion commerciale, de lancer la facturation d’un lot de situations répondant à une série de critères

Vous avez 2 façons pour accéder à cette fonctionnalité :

• accès piloté depuis une situation de devis travaux par la sélection du menu Validation / valider en facture regroupée

• par le menu : Gestion commerciale & logistique > Installation Maintenance > Facture Situation > Facturation regroupée des situations.

Sélection des critères

Quel que soit le mode d’accès utilisé, le traitement débute par la présentation de la fenêtre de saisie des critères de sélection :

• Date de facturation : positionnée à la date du jour en accès menu, à la date de la situation en accès piloté

• Affaire : code Affaire en sélection de … à …; non renseignée en accès menu, champs de … à … initialisés par la code affaire de la situation en accès piloté

• Pour le site : Code site ; non renseigné en accès menu, initialisé par le site de la situation en accès piloté

• Situation : sous la forme Préfixe, Numéro, indice en sélection de … à …;

• Client : Code tiers du client sous la forme de … à … pour une sélection de tiers; non renseigné en accès menu, initialisé en accès piloté

• période : sous la forme du … au ….; date de début non renseignée en accès menu, les 2 dates initialisées à la date de situation en accès piloté

• Code ADV

• Code opération : non renseigné en accès menu ni en accès piloté

• Catégorie de pièce : non renseignée en accès menu, initialisé en accès piloté

• mode brouillon (Impression en mode) : initialisée à partir du paramétrage Dossier onglet impression pièces

• Forcer le mode brouillon pour le support d’impression ‘PDF signé’ : initialisé à partir du paramétrage Dossier impression pièces

les actions (bande orange)

• Disquette : gestion standard des paramètres

• abandon : sortie

• Validation : affiche un message de confirmation puis lance la sélection des situations correspondant aux critères;

Sélection des situations et Traitement de la facturation

à la validation des critères, le traitement ouvre la fenêtre de traitement de la facturation regroupée qui va se dérouler en 4 phases

• présentation des situations actives satisfaisants les critères,

• sélection et marquage des situations à traiter

• vérification de la sélection (1-Vérification)

• Validation et génération des factures (2 - Validation)

Ergonomie Générale

Les situations sont présentées en tableau, ordonnées par numéro d’affaire, numéro d’avenant, numéro de situation.

Dans la bande haute, les menus :

• Edition

  • Marquer / démarquer la sélection

  • Effacer le marquage

• Outils

  • Consulter la situation pointée

  • Consulter la facture (grisé et activé lorsque la situation est facturée)

  • Export tableur

  • Zoom généralisé

Dans la bande haute « orange », les raccourcis détaillés de gauche à droite :

• flèches de navigation

• marquer / démarquer la sélection

• Effacer le marquage

• Cible : ouverture de la situation

• Facture (grisé par défaut et activé lorsque la situation est facturée)

• Export tableur : export des informations visibles du tableau dans tableur par défaut

• 1 - vérification : lance l'étape de vérification sur les lignes de situation marquées et affiche le résultat; affiche un message de confirmation avant lancement; aucune mise à jour n’est effectuée.
  le bouton est grisé après vérification

• 2 - Validation : grisé par défaut. devient actif quand la vérification est effectuée.
  affiche un message de confirmation avant lancement de la génération des factures sur les lignes marquées et validées.

parmi les informations présentées :

• code affaire, code avenant

• préfixe, numéro et indice, état, statut et date de la situation,

• code client, site

• Montant HT/ TTC, Acompte repris

et des champs qui seront renseignés en cours de traitement par la vérification :

• N° de regroupement

• Montant HT à facturer

• Préfixe et numéro de facture générée

Vérification

Le traitement de vérification s’applique sur les lignes marquées. Une confirmation est nécessaire pour que le traitement de vérification se poursuive.

Le programme recherche les situations à regrouper selon les critères de regroupement suivants :

• Projet

• Facture finale

• Facture groupée

• Tva Tiers

• Dépôt

• Mode HT ou TTC

• Devise

• Catégorie de pièce

• Site

• adresse tiers

• Code Adresse Tiers

Pour chaque groupe (comprenant une situation ou plusieurs), le traitement affecte un numéro d’ordre (numéro de regroupement) qui permettra d’identifier les regroupements composés et calcule le montant de la facture.
le sens de la facture est déterminé à la vérification.

Validation

le traitement de validation va générer une facture par regroupement et imprimer la facture si l’aperçu par défaut est activé.

Un texte de ligne est ajouté sur la première ligne de chaque situation de la forme : Situation [Préfixe][Numéro][indice] : Affaire [code Affaire]
Pour chaque situation, on retrouve les ligne de facturation de situation et le bloc des lignes de restitution d’avoir comme pour une facturation simple.
Les lignes des situations sont imprimées dans l’ordre des situations, au fil de l’eau.
le numéro de situation est ajouté sur chaque ligne de mouvement
les retenues de garantie sont cumulées par Mode de Règlement et toujours gérées via les échéances multiples

L’impression de la facture regroupée de situation fusionne la facture Gescom et toutes les situations du regroupement.

Annulation en avoir d’une facture regroupée

l’annulation en avoir d’une facture regroupée suit le même processus qu’une facture simple de situation.

A partir de la situation, Menu : Validation / Annuler en avoir

un avoir est généré à partir de la facture et toutes les situations du groupement passent au statut ‘périmé’ annulé en avoir