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La centralisation est l'action qui permet de réunir en une seule ligne plusieurs lignes d'écritures d'un même compte selon certains critères de regroupement.
Anciennement utilisé pour la centralisation de la TVA, cette étape est surtout utilisée lors de la fermeture définitive d'un compte pour ramener les écritures du passé dans une ligne d'un compte centralisateur.
Dans tous les cas, ce sont les validations et les clôtures qui déclenchent le traitement en fonction du paramétrage du compte à centraliser.
Centralisations/Epurations
« Compte centralisable à la validation des brouillards »
« Compte épurable par l'épuration de fin d'exercice »
Le compte peut être déclaré centralisable et/ou épurable. Lors d'une centralisation, le détail des écritures centralisées seront transférées dans un journal spécial. Les réimpressions des journaux exploitent cette historisation des centralisations.
En spécifiant une centralisation à l'impression, le traitement d'extrait de compte réalise une pseudo-centralisation.
Date de fermeture et compte centralisateur
Lorsque l'on souhaite fermer un compte, il faut préciser une « date de fermeture ». Le compte ne pourra plus être utilisé dans les futures saisies, mais son historique reste disponible. C'est une pré-fermeture de compte.
Un traitement utilitaire permet une pré-fermeture par lot de comptes. En précisant un « compte centralisateur », l'utilisateur indique le compte vers lequel les écritures seront centralisées à la fermeture définitive. Un traitement réalise la fermeture du compte.

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Épuration de fin d'exercice comptable

Certains détails ne sont plus nécessaires après clôture, il est alors possible de comprimer plusieurs écritures en une seule dans le fichier historique.
Cette option est accessible via le menu : Comptabilité / Utilitaires / Epurations / Epuration de fin d'exercice
Ce regroupement est effectué par compte avec les critères suivants :

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Les comptes lettrables conservent en détail les écritures non lettrées de même que les écritures lettrées dont la date de lettrage est supérieure à la date d'épuration.
Les comptes pointables conservent en détail les écritures non pointées. Les autres écritures sont centralisées en fonction des critères de regroupement indiqués.
Une demande de centralisation par rapport au type d'écriture entraîne la suppression des écritures budget et extracomptables.
Ces écritures constituent en quelque sorte les traditionnelles écritures d'à nouveau, si ce n'est qu'elles sont datées au dernier jour de l'exercice clôturé et non au premier jour du nouvel exercice. Par contre, toute l'antériorité des N exercices est perdue puisque les écritures sont ramenées en un seul solde.

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Épuration des montants mensuels et mensuels– date en comptabilité générale

Epuration Épuration des montants mensuels
Ce traitement peut être exécuté après la clôture. Certains détails mensuels ne sont plus nécessaires. Il est possible de regrouper plusieurs cumuls mensuels en un seul ou plusieurs.
Il est accessible via l'option de menu : Comptabilité / Utilitaires / Epurations / Epuration montants mensuels
Ce regroupement est effectué par compte selon les critères suivants :

• Code axe

• Code journal

• Sens Débit/Crédit

• Nature de montant 2

Epuration Épuration des montants mensuels / Date
Les cumuls statistiques compris entre 2 dates seront regroupés à l'intérieur de chaque compte à la date de centralisation indiquée.
Ceci permet de compacter les enregistrements statistiques par exercice. Il est accessible via l'option de menu : Comptabilité / Utilitaires / Epurations / Epuration montants mensuels / date
Divalto autorise le traitement sur les périodes antérieures à l'avant-dernier exercice uniquement (N-2), de manière à conserver la cohérence de la colonne (année n-1) du bilan.

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Le traitement peut être piloté en mode « batch » et vous avez la possibilité d'enregistrer les paramètres. Vous définissez la période d'analyse qui est garnie par défaut avec les valeurs de la balance courante.
Présentation
L'écran se compose de deux onglets contenant chacun trois tableaux :

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• La vérification des écritures,

• Les ventilations par échéance et axe,

• Les ventilations de TVA,

• Les cumuls mensuels,

• Les lettrages.

Contrôle des doublons
Le contrôle des doublons (Journaux, Comptes, …) est fait systématiquement avant les autres contrôles. Les autres contrôles demandés ne pourront pas être fait sur les entités avec doublons.
Il faut donc supprimer les doublons à l'aide d'une requête SQL et relancer le contrôle pour qu'il soit complet.

Choix des contrôles à lancer
Par un « Clic » sur la case à cocher associée.
Vous également la possibilité de sélectionner « F5 » ou désélectionner « Shift+F5 », l'ensemble des contrôles du tableau courant à partir des touches associées dans le menu.
Pour chaque contrôle sélectionné, il y a la possibilité d'effectuer la correction automatique des erreurs si cela est proposé :

• Soit par un Clic sur la case à cocher associée.

• Soit à l'aide des touches de fonctions « F6 » pour sélectionner ou « Shift+F6 » pour désélectionner l'ensemble des corrections possibles du tableau courant.

Rapport du contrôle d’intégrité
A la fin du traitement, l'ensemble des anomalies est affiché sous forme d'un arbre trié par chapitre et type d'erreur.

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Il est possible de sélectionner tout ou partie des anomalies et de lancer leur correction si la correction associée au contrôle a été préalablement cochée.

Envoi du rapport par mail

Une option permet de choisir si l'on veut envoyer un mail au destinataire défini dans le champ « Adresse mail du destinataire ».

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 Un processus « envoimail_ctrl_integ » modèle est livré dans la visite guidée.

Lancement du traitement via les processus

Il est possible d'effectuer le traitement en mode « batch » via le processus fourni  « controle_integrite » .

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• Les écritures contenant au moins une ventilation de TVA ne sont pas traitées.

• Si au moins une erreur est détectée pour une écriture, les ventilations de TVA éventuellement créés lors du traitement pour cette écriture sont supprimées. On ne génère pas de ventilation de TVA à 0 si la différence détectée est supérieure au seuil d’arrondi.

Copie des organismes collecteurs de TVA

Le traitement de copie des organismes collecteurs de TVA est accessible par le menu Comptabilité / Utilitaires / Copie des organismes collecteurs de TVA.

Ce programme permet de copier les organismes collecteurs du dossier courant vers les autres dossiers.

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Option organisme : on peut choisir de ne traiter qu’un seul organisme. Si on ne choisi pas d’organisme tous les organismes du dossiers courant seront traitées.

Option dossiers inclus = listes des dossiers vers lesquels on veut faire la copie. Les codes dossiers doivent être séparés par des “;”

Option dossiers Exclus= listes des dossiers vers lesquels on ne veut pas faire la copie. Les codes dossiers doivent être séparés par des “;”

Si on rempli la liste des dossiers Inclus => la liste des dossiers exclus est vide et grisée

Si on rempli la liste des dossiers Exclus=> la liste des dossiers inclus est vide et grisée

Pour traiter tous les dossier : laisser les 2 listes (dossiers inclus et exclus) vides

Précisions techniques : Une vérification des organisme existant est faite avant de faire la copie pour ne pas créer de doublons.