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Les programmes du Cut-off automatisent la génération des écritures. Une extourne (écriture d'annulation de l'écriture d'origine) est générée le lendemain de la date d'arrêté.

Cut-off : Régularisation Achats – Ventes

Le programme est un traitement qui permet la génération d'écritures de fin de période pour les régularisations des charges et produits concernant les pièces Achat-Vente.
Le traitement évalue des règles et génère une écriture pour chaque règle évaluée.
Les « types d'écritures » sont les suivants :

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Commande fournisseur sans BR ni facture associée.
Attention : La génération des écritures s'appuie sur les commandes fournisseurs ayant un code opération spécifique non transformés en facture en fin de mois.
Seules les pièces ayant un code opération pour les tiers de type fournisseur, de type « entrée » pouvant évoluées en facture sont concernées.
Les types "Provision sur le transport", "Remise de fin d'année" et "Accord de coopération" doivent être combinés avec des critères de filtrage sur des codes opérations particuliers pour donner un paramétrage cohérent.

Cut-off : Paramétrage (V10.5)

Les traitements de « Cut-off » et la définition des règles de régularisation font appellent  à  de nouveaux champs de paramétrage.

Fiche dossier comptable

Le groupe «prorata temporis cut-off »  permet de définir la méthode pour le calcul des durées :

• 365 jours : calcul le nombre de jours réels entre 2 dates

• 360 jours : 1 année = 360 jours, 1 mois = 30 jours

Fiche article

La case « Saisie des dates de période obligatoire » de l'onglet « GENERALITES » rend obligatoire la saisie des périodes de début et de fin sur les mouvements lors de la saisie d'une pièce.

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La date de fin ne peut pas être inférieure à la date de début

Fiche compte

La case « Saisie des dates de période obligatoire » rend obligatoire la saisie des périodes de début et de fin sur les écritures lors de la saisie d'une écriture.

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La date de fin ne peut pas être inférieure à la date de début.

Cut-off : Règles de génération des régularisations commerciales

La définition et le paramétrage des règles est accessible par l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux écritures / Règles de génération des régul. Commerciales
Bloc code opération
Le type de règle et le bloc code opération définissent les critères de filtrage à appliquer pour la lecture des lignes de pièces :

• Type de la règle définit les pièces qui seront évaluées

• Le bloc des codes opérations permet le filtrage des lignes de pièce selon des codes opérations.

Bloc comptabilisations
Le bloc comptabilisations permet de décrire l'écriture qui sera générée :

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Si un compte est paramétré en « compte générique », il faudra préciser le numéro du compte. Et dans ce cas, l'option « cumul » permet de paramétrer si les sommes doivent être regroupées en une seule écriture (case cochée), ou éclatées par pièce (case décochée).
Bloc analytique
Le bloc analytique permet de paramétrer la génération des ventilations analytiques pour l'écriture. Un paramétrage « ventilation générique » nécessitera de renseigner les axes sur lesquels doit se faire la ventilation.

Cut-off : Règles de génération des régularisations commerciales (V10.5)

Il est possible de distinguer les différentes règles via le champ « Application » dont les valeurs possibles sont :

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Le journal situation provisoire ne peut être qu’un journal de type extracomptable. Il est utilisé lors des générations de situation provisoire. Le journal situation définitive ne peut pas être un journal extracomptable. Il est utilisé lors des générations de situation définitive.

Cut-off : Traitement des régularisations commerciales

Ce traitement sélectionne les mouvements achat/vente à traiter pour générer des écritures comptables selon les règles préalablement définies. Basé sur le même principe que l'intégration comptable des factures clients, ce traitement intègre néanmoins plus de lignes.
Pour lancer le traitement, il est important de bien choisir les options de la partie intégration et de sélectionner les règles que vous souhaitez traiter dans la génération de votre écriture de régularisation. Vous pouvez toujours décocher les règles que vous ne souhaitez pas traiter.
On accède au traitement via l'option de menu : Comptabilité / Traitements périodiques / Génération des régul. Commerciales
Simulation et Mise à jour réelle :
En mode simulation l'intégration comptable n'est pas réalisée. Il ne faut pas oublier de marquer l'option « Avec export », autrement la simulation ne pourra pas être visualisée.
Réserver le dossier commerce et logistique :
Il est recommandé de cocher cette option qui bloque l'accès au module Commerce & Logistique à tout utilisateur pendant le traitement.
Remarque : En mode batch toutes les règles sont automatiquement traitées. Ne pas lancer plusieurs traitements en simultané.

Cut-off : Traitement des régularisations commerciales (V10.5)

Ajout du champ en affichage du dossier comptable.

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• L'onglet Trace : qui récapitule l'ensemble des mouvements ou écritures d’origine sélectionnés par la règle. Il indique la durée de période et d'opération ainsi que les montants de révisions pour chaque mouvement ou règle. Il permet également de renseigner un message en cas d'indication supplémentaire ou d'erreur.

• L'onglet CCFM : qui récapitule l'ensemble des lignes d'écritures intégrées ou à intégrer. De plus, il récapitule l'ensemble des ventilations analytiques intégrées ou à intégrer et l'ensemble des ventilations de tva intégrées ou à intégrer.

Cut-off : Gestion des comptes collectifs (V10.9)

Il est possible de mettre comme compte générique, pour les « comptes tiers » un compte collectif. Une information dans le zoom de paramétrage indique que ce compte est bien de type collectif.

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Lors de la génération des écritures de Cut-Off, les lignes d'écritures sur le tiers conserveront le compte tiers et le compte collectif sera donc le compte générique paramétré.

Cut-off : Traitement de suppression des écritures de révision (V10.5)

Il est possible de supprimer les écritures de révision précédemment générées via deux méthodes :

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• Pour les règles de régularisation sélectionnées

• A la date d'arrêté saisie

• Dans le journal correspondant à la situation choisie. Le journal provisoire de la règle de régularisation pour une situation provisoire ou le journal définitif de la règle de régularisation pour une situation définitive.

Cut-off : Personnalisation du traitement des régularisations commerciales

L'ouverture Executer_Regle_Regul_ReaderSelect_Av est appelée avant la lecture des mouvements et l'on passe à la fonction le RecordSQL qui sert à la lecture.

Le nom des conditions sur le type de régul :
Switch FRegleRegul.Classif
Case C_Classif_FactureAEmettre
MouvementRegul.Where.Classif_FAE (fxq.DatD)
MouvementRegul.Where.AddCondition ("Classif_FAE")
Case C_Classif_AvoirAEtablir
MouvementRegul.Where.Classif_AvoirEtab (fxq.DatD)
MouvementRegul.Where.AddCondition ("Classif_AvoirEtab")
Case C_Classif_FactureNonParvenue
MouvementRegul.Where.Classif_FNP (fxq.DatD)
MouvementRegul.Where.AddCondition ("Classif_FNP")
Case C_Classif_AvoirARecevoir
MouvementRegul.Where.Classif_AvoirRec (fxq.DatD)
MouvementRegul.Where.AddCondition ("Classif_AvoirRec")
Case C_Classif_ProvisionTransport
MouvementRegul.Where.Classif_Prov (fxq.DatD)
MouvementRegul.Where.AddCondition ("Classif_Prov")
Case C_Classif_RemiseFinAnnee
MouvementRegul.Where.Classif_RFA (fxq.DatD)
MouvementRegul.Where.AddCondition ("Classif_RFA")
Case C_Classif_AccordCooperation
MouvementRegul.Where.Classif_AcCop (fxq.DatD)
MouvementRegul.Where.AddCondition ("Classif_AcCop")
Endswitch

Les clauses qui sont actuellement positionnées :

Cut-off : Provisions et dépréciations de stock

Toutes les factures achats et ventes du module commerce & Logistique doivent être comptabilisées avant de lancer le traitement pour la période de comptabilisation.
Pour les écritures de Stock brut période, les entrées forcées doivent avoir été épurées avec la procédure standard Divalto.
Toutes les écritures seront générées en monnaie de tenue de compte. Les pièces en devises seront converties selon le cours de devise contenu dans la pièce.

Cut-off : Règles de génération des provisions et dépréciations de stock

La définition et le paramétrage des règles est accessible par l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux écritures/ Règles de génération des provisions de stock
Les règles sont constituées par dossier.
Renseignez le champ « Compte stock article » afin d'indiquer quels sont les articles concernés (voir cette donnée dans l'onglet COMPTABILITE de la fiche article du module Commerce & Logistique).
Renseignez éventuellement le « Dépôt » et/ou la « Nature de stock ». Si les champs « Dépôt » et code « Nature du stock » sont vides, la règle créée concernera tous les dépôts et toutes les natures.
Créez le « Libellé » sous 40 caractères maximum (ce champ n'est pas obligatoire).
On indiquera ensuite quels sont les types d'écritures à générer en cochant ou non la case « Comptabilisation » dans les deux blocs qui suivent : « Stocks et encours » et « Dépréciation de stock ».
Dans chaque bloc indiquez le « code journal » de déversement des écritures, le numéro de « Compte » ainsi que le « Sens » des écritures.
Finalement, vous pouvez indiquer les Axes analytiques. De cette manière, en plus des écritures de provision, la ventilation analytique sera également générée.
La génération de l'écriture comptable et de son extourne associée ne sera effectuée que si la coche « comptabilisation » est active.
La méthode de valorisation du stock appliquée par la règle sera celle de l'article (onglet COMPTABILITE de la fiche article)
Les règles permettent de générer des écritures de provisions de stock ET/OU des écritures de dépréciation. Si les deux blocs sont renseignés, deux écritures seront générées.

Génération d'écriture de provision de stock

On accède au traitement de génération via l'option de menu : Comptabilité / Traitements périodiques / Génération des provisions de stock
Dans l'écriture de provision, la valorisation du stock sera faite conformément au paramétrage effectué dans la fiche article, onglet « COMPTABILITE ». Ce paramétrage peut faire référence au paramétrage par défaut du dossier.
La génération de l'écriture comptable et de son extourne associée ne sera effectuée que si la coche « Comptabilisation » dans le paramétrage des règles est active.
Vous pouvez toujours décocher les règles que vous ne souhaitez pas traiter. En mode batch toutes les règles sont automatiquement traitées.
Traitement de dépréciations de stock
Le traitement valorise les stocks dont l'option "Appliquer une dépréciation" est active et contient une valeur dans le champ de taux (%) de dépréciation. La comptabilisation de la dépréciation sera : le coût de revient de l'article x le taux indiqué dans ce champ. Ce taux de dépréciation est affecté à l'article et apparaît sur la fiche article pour consultation.
Dans l'écriture c'est le taux du code opération qui est applicable et pas celui stocké dans la ligne.
Date :

• La date d'arrêté pour la valorisation du stock.

• La date des écritures de provisions et/ou dépréciations.

• La date des écritures d'extourne de provisions et/ou de dépréciation.

Simulation et Mise à jour réelle :
En mode simulation l'intégration n'est pas réalisée. Il ne faut pas oublier de marquer l'option « Avec export », autrement la simulation ne pourra pas être visualisée.
Plusieurs onglets sont générés avec l'option « export tableur » pour la partie stocks et encours :

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Dans les deuxième et troisième onglets, vous pouvez visualiser aussi les axes analytiques. Car, toujours selon la règle paramétrée et exécutée, vous générez l'écriture nécessaire pour la mise à jour de la comptabilité analytique.
Les mêmes onglets s'affichent aussi pour les dépréciations, seule la désignation de l'onglet du fichier à intégrer change et affiche "Dépréciation Extourne".
Réserver le dossier commerce et logistique
Il est recommandé de cocher cette option avant de lancer le traitement, pour bloquer l'accès au module Commerce & Logistique à tout utilisateur pendant le traitement.
Attention : Ne pas lancer plusieurs traitements en simultané.