Les flux de règlement
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Le module des « règlements » est livré avec un pré-paramétrage mettant à disposition des flux classiques de traitement des encaissements et des décaissements.
L'intégration des factures, quelle que soit sa provenance, génère une fiche facture dans le module des règlements. Cette fiche facture mémorise les informations nécessaires au traitement des règlements et de la déclaration de TVA. Le lien vers la facture d'origine est également conservé.
L'effet est le point d'entrée du processus de règlement. A l'intégration des factures, l'effet est dans un état « Traite à payer » ou « Chèque à recevoir » par exemple.
A un instant « T » l'effet est dans un état. La gestion des règlements est le suivi des différents états des effets. L'état d'un effet va donc qualifier son statut à un moment donné dans le circuit.
L'état d'un effet évolue. A sa création un effet est actif. A chaque changement d'état, l'effet initial est périmé et un nouveau est créé dans un nouvel état. Le lien est gardé entre les différents effets et la facture initiale. Cette action est mémorisée par un numéro de transaction.
Les liens permettent ainsi de suivre, transaction par transaction, les effets successifs.
Fiche facture
L'intégration des factures, quelle que soit sa provenance, génère une fiche facture. Cette fiche facture mémorise les informations nécessaires au traitement des règlements et de la déclaration de TVA. Le lien vers la facture d'origine est aussi conservé.
Effet
L'effet est le point d'entrée du processus de règlement. A l'intégration des factures, l'effet est dans un état « Traite à payer » ou « Chèque à recevoir » par exemple.
Lien
Par paramétrage, il est possible de lier définitivement une écriture et un effet.
L'écriture comptable génére un effet dans Divalto Règlement et un lien de cette écriture vers les règlements est créé. Toute action sur l'écriture ou sur l'effet a une conséquence « bijective » entre les deux entités.
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Lors du lettrage de factures avec cet acompte, une écriture de ventilation est systématiquement associée à l'écriture de l'acompte et de la facture. Chaque ventilation étant lettrée avec le code associé à l'écriture de la facture. Le N° de pièce de chaque ventilation sera le N° de pièce de l'écriture avec laquelle elle est lettrée.
Dans la version « V10.3 », un nouveau service pack intitulé « Service pack
213c » est mis à disposition. Ce dernier contient une nouvelle méthode de gestion du lettrage pour un meilleur suivi des règlements. Ainsi si un paiement règle plusieurs factures avec ou sans escompte et que l'ensemble des factures est soldé, le code lettrage attribué sera unique pour l'ensemble de la transaction.Ancre scroll-bookmark-5 scroll-bookmark-5
Nouveau Lettrage (Service pack 213c)
Dans la version « V10.3 », un nouveau service pack intitulé « Service pack 213c » est mis à disposition. Ce dernier contient une nouvelle méthode de gestion du lettrage pour un meilleur suivi des règlements. Ainsi si un paiement règle plusieurs factures avec ou sans escompte et que l'ensemble des factures est soldé, le code lettrage attribué sera unique pour l'ensemble de la transaction.
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Nous utiliserons pour illustrer l'ensemble des exemples deux factures concernant le client C0000004-MAJUSCULE ayant deux factures : Numéro 277 du 10/01/20 de 2400,00€. Numéro 278 du 05/02/20 de 1200,00€. 
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Interrogation du détail du lettrageLes factures, ainsi que le règlement portent le code « BO » au niveau du code technique de lettrage (Table des ventilations CP). On indique également le code de lettrage « BP » qui est porté par les écritures comptables (C8).
Encaissement partiel de 2000,00€ concernant les deux factures
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Interrogation du détail du lettrageLe détail des lettrages, les ventilations portent le code technique de lettrage « BS ».
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Facture 278
Règlement
Encaissement partiel de 1500,00€ concernant les factures précédentes
La répartition du règlement est faite de la manière suivante :
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Facture 277 
Facture 278 
Règlement de 1500,00€ 
Encaissement du solde avec escompte de la facture numéro 278
Nous encaissons le dernier règlement concernant la facture numéro 278. La répartition est faite de la manière suivante :
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Facture 277 
Facture 278 
Règlement de 99,00€ 
Différence de règlement 1,00€ 
Encaissement de 3590,00€ réglant la totalité des factures avec escompte
Procédons au règlement en totalité des factures numéro 277 et 278 avec application d'un escompte de 10,00€ réparti proportionnellement sur les deux factures. Interrogation comptable du compte C0000004-MAJUSCULEL'ensemble des écriture est lettré , comme suit :
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On accède aux paramètres du dossier Règlement par l'option de : Règlement / Fichiers / Dossier - Menu Règlement ou Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers - Menu Règlement
C'est via le bouton « Règlement » que l''on accède à la fiche dossier liée au module.
Rappel : la fiche dossier doit absolument être crée pour rendre le module actif et fonctionnel.
Le groupe Relance
Permet d'indiquer jusqu'à trois fourchettes de textes lié à la gestion des relances clients. Voir le chapitre consacré aux relances.
Le groupe TVA
Permet d'indiquer le niveau d'utilisation liée à la déclaration de la TVA.
Le groupe Comptabilisation
Vous Indiquez ici de quelle manière seront générées les écritures issues du module des règlements vers la comptabilité.
Soit :
- Non générées, sans mise à jour du module de la comptabilité.
- Dans Divalto Comptabilité avec possibilité d'une génération automatique si la case Comptabilisation immédiate est cochée. Dans ce cas, il s'agit d'un mode synchrone et le traitement d'export des écritures comptables n'est plus à lancer car il est exécuté automatiquement.
- Déportée par fichier d'intégration signifie qu'un fichier contenant les écritures sera généré pour une intégration ultérieure.
Le groupe Acompte
Vous indiquez ici le code TVA par défaut à appliquer lors de la saisie des acomptes.
Le code 1 signifie que par défaut on gère de la TVA sur les débits. Par conséquent, les acomptes ne seront jamais traités par le module de TVA.
Le groupe Bons à payer
Indiquez ici, si oui ou non, vous gérez les bons à payer dans le circuit des décaissements fournisseurs.
Le groupe Fonctions confidentielles
Permet de positionner des codes confidentiels sur :
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Code état - Onglet GENERALITES
Code état
Vous disposez de 3 caractères. Les états suivants sont réservés pour générer des effets complémentaires :
- WAA acompte attendu
- WAR acompte reçu
- WDC différence de change
- WDR différence de règlement
- WE escompte
- WLE lettrage
- WOD opération diverse
Encaissement
Vous précisez si l'état concerne une opération d'encaissement. Un état peut concerner une opération de décaissement ou d'encaissement (ou les deux).
- L'état « Chèque en portefeuille » C30 est associé uniquement à une opération d'encaissement
- L'état « Virement en préparation » V50 est associé uniquement à une opération de décaissement
- L'état C10 est associé aux deux types d'opération. Il s'agit d'un « chèque attendu » en encaissement, d'un « chèque en attente » en décaissement.
Décaissement
Vous précisez si l'état concerne une opération de décaissement. Un état peut concerner une opération de décaissement ou d'encaissement (ou les deux).
- L'état « Chèque en portefeuille » C30 est associé uniquement à une opération d'encaissement
- L'état « Virement en préparation » V50 est associé uniquement à une opération de décaissement
- L'état C10 est associé aux deux types d'opération. Il s'agit d'un « chèque attendu » en encaissement, d'un « chèque en attente » en décaissement.
Position de l'effet
La position permet, lors des traitements, de proposer sélectivement les effets. Vous précisez la position de l'état :
...
En saisie des encaissements seuls les effets en attente sont proposés.
Libellé
Vous saisissez les libellés descriptifs de l'état selon que l'état est associé à une opération d'encaissement ou de décaissement.
Concernant le libellé de l'état C10, il s'agit d'un :
- « Chèque attendu », en encaissement.
- « Chèque en attente », en décaissement.
Etat à relancer
Cochez cette case si vous souhaitez créer une relance pour cet état. Lorsque cette coche est active, vous devez définir le champ « Délai entre 2 relances » avec pour valeur minimum au moins 1 jour.
Délai entre 2 relances
Vous précisez le nombre de jours minimum entre deux relances d'un même effet. Ce nombre de jours est utilisé par le programme de génération de relances.
Nature de paiement
Vous précisez le type de règlement.
Etat suivant
Cette information est nécessaire à la gestion des opérations de décaissement. Le programme de préparation des règlements proposera soit les effets en « attente », soit les effets signalés comme « bons à payer » (en fonction du paramétrage dossier).
Les effets proposés sont dans un état xxx. Un effet généré sera dans l'état suivant signalé dans la description de l'état xxx.
Exemple : Un effet dans l'état C10 « Chèque en attente » évoluera vers l'état C50 « Chèque expédié au fournisseur ».
Code état - Onglet PARAMETRES
Type de règlement
Le type de règlement sert à :
...
Le type « I » est obligatoire pour un règlement international.
Code bordereau
Plusieurs types de bordereaux sont prévus. Vous saisissez un code bordereau pour que l'état soit sélectionné par la confection de bordereau. Le bordereau contiendra les effets associés à cet état.
LCR
Vous précisez si l'état fait référence à :
- Une traite acceptée,
- Une traite non acceptée,
- Un billet à ordre (BOR),
- Un autre type de paiement
Code opération virement
Si l'état se rapporte à un virement, vous précisez s'il s'agit d'un virement :
- À vue
- À échéance -3 jours
- À échéance -2 jours
Code CCD virement
Les virements de type E-3 (à échanger 3 jours ouvrés avant l'échéance) peuvent être soumis à un CCD (comportement en cas de décalage).
Si l'état de rapporte à un virement, vous précisez s'il s'agit d'un maintien :
- De l'échéance (transformation en virement E-2)
- De l'anticipation
Libellé écriture
Ce libellé écriture est à préciser uniquement pour les états concernant des Opérations diverses.
Le libellé peut contenir un des symboles suivant :
- Inférieur sera remplacé par l'intitulé du compte
- Egal sera remplacé par la date de la pièce suivie de l'intitulé du compte
- Diése sera remplacé par la date échéance suivi de l'intitulé du compte
Code journal
Ce code journal est à préciser uniquement pour les états concernant des O.D.
Les différences de change et de règlement sont paramétrées dans la fiche dossier. Vous précisez le code journal sur lequel seront passées les écritures d'opérations diverses.
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Changement d'état - Onglet GENERALITES
Code changement d'état
Le code d'un changement d'état est défini sur 6 caractères alphanumériques.
Libellé changement d'état
Ce libellé sur 40 caractères permet de décrire le changement d'état.
Définition du nouvel état
On précise ici quel sera le nouvel état des effets pointés lors d'un changement d'état. Ceci ne s'applique qu'aux états d'encaissements, Pour les décaissements, c'est le code état qui porte cette information. Cette information est donc obligatoire pour les traitements d'encaissement.
Encaissement / décaissement
On précise ici si le changement d'état correspond à une opération d'encaissement ou de décaissement. Un changement d'état n'appartient qu'à un type flux, contrairement aux codes états.
Sélection des états en entrée
On indique la position des états à traiter par ce changement d'état :
...
On pourra également, réaliser un filtrage plus fin en indiquant jusqu'à 5 codes états dans les différents champs
Si vous voulez voir apparaitre que les effets de types traites, on saisira T10 ou T** car les caractères jokers sont autorisés et les codes états en entrée seront obligatoirement des états en attente.
Type de remise si LCR
Si la remise concerne des LCR, vous précisez le type de remise ici.
Code banque après changement d'état
On précise si le changement d'état est relatif à une banque, si tel est le cas, la banque peut être :
...
Banque : Si vous avez indiqué que le changement d'état concerne une banque (fixe ou à saisir). Vous indiquez la banque, celle-ci sera automatique si l'option 'fixe' a été retenue, sinon cette banque sera proposée et modifiable ponctuellement.
Regrouper les effets par tiers
Il est possible de demander le regroupement des effets par tiers lors de l'émission des paiements ou les remises en banque.
La valeur par défaut est fixée dans le changement d'état et sera reprise dans les traitements d'émission et de remise en banque.
Changement d'état - Onglet INTERNATIONAL, CESSION ET COMPTABILISATION
Type de cession
Si le changement d'état n'est pas lié à une cession, cochez le choix Non. Sinon vous précisez si la cession donne lieu à comptabilisation ou s'il s'agit d'une cession à titre de garantie.
Bordereau de cession
On précise ici le bordereau à traiter par ce changement d'état pour gérer les cessions.
Compte comptable si fixe
Ce compte de comptabilisation sera utilisé par la règle comptable paramétrée.
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Afin d'effectuer les remises en banque des différents types d'effets, il faut mettre en place le paramétrage des banques. On accède au zoom des banques par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Banque / Banques
Les banques sont identifiées par un code à 8 caractères et sont communes à tous les dossiers. En standard, l'information contenue dans la zone Adresse n'est pas utilisée.
Adresse
Vous introduisez l'adresse de la banque. En standard, cette information n'est pas utilisée. L'adresse se compose de 4 zones :
- Complément ; Escalier, Bâtiment...
- Rue ; Numéro dans la voie, B (bis), T (ter)..., Nature et nom voie
- Localité ; Nom de la localité
- Ville ; Code postal, Bureau distributeur
Méthode de transmission bancaire
Vous indiquez la méthode de transmission utilisée pour communiquer avec votre banque.
Dans le cas d'une transmission par le protocole Ebics, le statut de la connexion est précisé afin de faciliter le suivi de l'établissement d'une connexion Ebics.
De plus, l'accès en modification à certaines zones du paramétrage Ebics est interdit selon le statut de la connexion.
Dans le cas d'une connexion EBICS TS, vous pourrez indiquer le Nb de signataire.
La méthode de connexion EBICS TS est d'ailleurs la norme standard actuelle.
Attention : Le deuxième onglet varie en fonction de la méthode de transmission choisie.
Banque - Paramètres Etebac
Identité TRANSPAC
Vous indiquez le numéro d'accès au serveur de la banque, après connexion au réseau Transpac. Cette information vous est fournie par votre banque.
Identité client
Vous indiquez le code fourni par votre banque, lorsque celui-ci est unique pour tous vos comptes, quel que soit le type d'opération réalisée. Ce code vous identifie auprès de l'ordinateur de la banque. Le code peut être transmis via la carte paramètre. Lorsque l'identité varie en fonction du compte ou de l'opération : vous stockez l'information sous forme de constantes dans la carte paramètre.
Mot de passe
Vous indiquez votre mot de passe. Celui-ci peut être transmis via la carte paramètre. Le mot de passe permet de protéger les transactions.
Nombre de bits
Vous indiquez si le dialogue entre votre ordinateur et celui de la banque est codé sur 7 bits ou sur 8 bits. Ce paramètre sélectionne une des 2 unités logiques modem indiquées sur la fiche Paramètres Généraux.
Séparateur de paquets
Vous répondez :
- CR s'il faut faire suivre chaque enregistrement émis par le caractère 0D.
- Délai s'il faut temporiser après chaque enregistrement émis.
Délai entre les paquets
Vous indiquez le nombre de 10èmes de seconde d'attente à respecter entre chaque enregistrement émis. Ce paramètre n'est pris en compte que si vous avez répondu "Délai" à la question précédente.
Jeu de caractères
Vous indiquez le jeu de caractères utilisé par votre banque. Votre ordinateur travaille toujours en Ascii. Lorsque celui de la banque utilise le jeu Ebcdic, le programme assure la conversion automatique.
Banque - Paramètres Ebics
Version du protocole Ebics
Vous indiquez la version du protocole Ebics qui est utilisée pour la communication avec votre banque. La version du protocole est composée de 3 informations :
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A ce jour, en France, seule la version 2.4.1 est opérationnelle, son code est H003.
Paramètres de connexion Ebics
Les identifiants ci-dessous, vous sont communiqué par votre banque :
- Utilisateur User ID
- Société Partner ID
- L'adresse Internet du serveur Ebics
Paramètres de connexion Ebics : Temps d'attente maximum
Vous indiquez le délai d'attente maximum (en secondes) avant réception d'une réponse du serveur bancaire. Au-delà de ce délai, on considérera qu'il y a un timeout et la demande sera réémise vers le serveur bancaire, à occurrence du nombre maximum de tentatives.
Paramètres Ebics : Nombre de tentatives
Vous indiquez le nombre maximum de tentative de réémission d'une transmission en cas d'interruption de celle-ci, comme, par exemple, dans le cas d'un timeout. Si le nombre maximum de tentatives est atteint et que la transmission n'a toujours pas aboutie, la connexion est terminée et l'utilisateur est informé.
Paramètres de connexion Ebics : Transmission test
Cocher la case pour indiquer que les transmissions Ebics vers cette banque sont des transmissions test.
Paramètres de connexion Ebics : Clés privées et certificats client
Vous indiquez le nom du fichier contenant la clé privée ou le certificat client.
Le protocole Ebics utilise 3 types de couples clé privée/certificat client :
...
Vous pouvez sélectionner un fichier existant par clic droit sur une zone clé ou certificat. Une fenêtre de sélection s'ouvrira sur le répertoire que vous aurez défini dans le dossier comme étant le répertoire des certificats Ebics.
Vous pourrez également créer directement des couples clé/certificat depuis cet écran, toujours pas clic droit sur une zone clé ou certificat.
La clé privée, si elle est générée par l'application Divalto Règlements, est stockée de manière chiffrée dans le fichier. Seule l'application Divalto Règlements est en mesure de déchiffrer les clés privées générées, assurant ainsi la confidentialité de vos transmissions.
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Les différentes banques étant communes à l'ensemble des dossiers, il est nécessaire d'individualiser les comptes bancaires par dossier. Cette opération est réalisé à l'aide des comptes banques.
On accède au zoom des comptes de banque par l'option de menu :
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C'est le code journal qui identifie le compte bancaire dans le dossier. Par conséquent ce code journal doit être existant et définit dans DIVALTO COMPTABILITE.
De même le numéro du compte comptable doit être défini dans le plan comptable.
Remarque : Le champ Mnémonique correspond au code de banque du dossier. C'est ce champ qui sera utilisé dans les différents traitement lié aux remises d'effets.
Coordonnées du compte
Les informations de la fiche compte permettent d'associer un extrait ou un relevé à un compte bancaire et cette association est réalisée grâce au R.I.B. L'intitulé du compte est imprimé sur les états et affiché lorsque vous consultez un extrait de compte, une remise ou un relevé.
Groupe Paiements internationaux
Vous trouverez ici les indications sur la monnaie de tenue de compte, l'identification client facultative (16 caractères, codification à convenir avec la banque) et le compte d'imputation des frais qui permet de référencer un autre compte de banque qui sera utilisé pour les frais.
Groupe Conditions bancaires
On pourra indiquer ici le montant maximum autorisé pour une cession Dailly, ainsi que le montant des frais d'impayés.
Groupe Décaissement
Si le solde du compte descend sous la limite de décaissement après exécution du règlement, celui-ci est affecté au compte de substitution indiqué.
Groupe Identification transmission
Certaines banques vous attribuent un numéro d'émetteur que vous devez reproduire ici.
Groupe Comptabilisation
On indiquera le compte comptable associé au compte bancaire, ainsi que le compte de comptable concernant une cession d'effet.
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- Préparer les règlements par chèque
- Préparer les règlements par BOR
- Préparer les virements
- Préparer les eurovirements (SEPA)
- Préparer les virements internationaux
- Préparer tous les règlements
Saisies des Encaissements
Du point de vu de l'utilisateur final, Divalto Règlement séquence les différentes opérations en traitements successifs à enchaîner selon le cas de figure.
Il s'agit en fait, de circuits livrés et pré-paramétrés que le distributeur pourra modifier pour répondre à une demande spécifique. Il en va de même pour les menus donnant accès à ces traitements.
À tout moment, les outils d'interrogations donnent une vision globale ou détaillée de l'état des effets avec historique.
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Entête : éléments communs
Changement d'état
Le changement d'état paramétré au Menu est proposé, vous pouvez sélectionner un autre changement d'état.
Date d'opération
La date du jour est proposée par défaut mais vous pouvez la modifier.
Code tiers
Vous indiquez le code du tiers concerné par l'encaissement/décaissement en cours ; client, fournisseur, autre tiers, centrale.
Centrale
Vous précisez si les opérations de changements concernent une centrale ou non.
Collectif
Permet de filtrer la liste des effets étant rattachés au compte collectif indiqué ici.
Numéro de facture / numéro de relevé
Vous précisez si l'encaissement concerne une facture ou un relevé et le numéro de facture ou de relevé à traiter. Si vous précisez un numéro, les effets liés à la facture ou au relevé seront pré-pointés. Si le total des effets représente le montant de l'encaissement, la validation est automatique.
Montant
Vous saisissez le montant du règlement.
Code devise
Vous indiquez la devise du règlement. La devise du tiers est proposée, mais vous pouvez la modifier.
Pied : éléments communs
Date d'échéance
La date d'échéance proposée est la date d'échéance la plus lointaine parmi les effets pointés. Cet effet servira d'effet de référence. Ses caractéristiques seront retenues pour créer l'effet correspondant à l'encaissement :
...
Si le règlement est effectué par chèque la date d'échéance proposée est la date d'opération.
Banque
La banque mémorisée dans le changement d'état est proposée, mais vous pouvez la modifier.
Numéro de chèque
Vous pouvez saisir le numéro du chèque.
Type de chèque
Vous précisez si le chèque est :
- Sur place
- Hors place
- Etranger
RIB
Le RIB mémorisé dans l'effet de référence est proposé, mais vous pouvez le modifier.
Un contrôle de cohérence de la clé est effectué. Si le tiers payeur est une centrale, ce sont les coordonnées bancaires de la fiche tiers qui seront reprises. Le RIB est obligatoire pour un règlement de type traite, virement, ou prélèvement.
Domiciliation
La domiciliation de l'effet de référence est proposée, vous pouvez la modifier.
Remarque : en cas de coordonnées bancaires internationales de type SWIFT, un code RTN - “Routing Number” (appelé code ABA pour les USA par exemple) peut être fourni par la banque du tiers. Celui-ci doit être indiqué dans le champ Domiciliation, afin d'être repris dans les transmissions Ebics.
Nom du tiré
Le nom du tiré repris de l'effet de référence est proposé. Pour un acompte, c'est le nom du tiers payeur qui sera repris. Vous pouvez le modifier. Parmi les effets pointés, l'effet avec la date d'échéance la plus lointaine sert d'effet de référence.
Les opérations disponibles
Saisie d'un escompte
Dans le cas d'une réception d'une traite avec escompte, l'effet en T10 LCR acceptée attendue génère deux effets :
...
Le montant de l'escompte est calculé par différence du montant saisi en entête et le montant de l'effet sélectionné.
Il est possible de sélectionner plusieurs effets et d'appliquer l'escompte à tous les effets pointés.
Les données de comptabilisation de l'escompte généré sont proposées à la saisie. Par défaut, le compte d'escompte est issu de la table des taux de TVA.
Différence de règlement
Le montant est calculé par différence du montant saisi en entête et le montant de l'effet sélectionné. Il est possible de sélectionner plusieurs effets et d'appliquer la différence à tous les effets pointés ou de choisir parmi les effets pointés.
Les données de comptabilisation sont proposées à la saisie. Par défaut, le journal et le compte proposé sont issus de la fiche dossier (onglet O.D.)
Différence de change
La différence de change sera passée lors du pointage en comptabilité. Les données de comptabilisation sont issues de la fiche dossier (onglet O.D.)
Opération diverse
Le montant est calculé par différence du montant saisi en entête et le montant de l'effet sélectionné. Il est possible de sélectionner plusieurs effets et d'appliquer la différence à tous les effets pointés ou de choisir parmi les effets pointés.
Les données de comptabilisation sont proposées à la saisie.
Rééchelonnement
Dans ce cas il s'agit soit simplement de décaler l'échéance d'un effet, ou de fragmenter l'effet en plusieurs effets avec des échéances différentes et des états différents de type « attendu ».
Vous pouvez saisir pour la partie montant :
- Un montant
- Une fraction (exemple 1/3)
- Un pourcentage (exemple 50 %)
- S pour affecter le solde.
Trop perçu
Dans ce cas, le montant du chèque est supérieur à celui de l'effet attendu. Le traitement va créer deux effets :
...
L'acompte généré sera disponible pour le règlement d'une autre facture.
Règlement partiel
Dans le cas d'un règlement partiel, seule une partie du montant de l'effet est réglé par le règlement. Cette opération génère deux effets :
...
Le montant du règlement partiel correspond à la valeur saisie en entête. La différence entre le montant de l'effet initial et du règlement partiel correspond au montant du deuxième effet généré.
A la validation, l'effet initial passe en périmé et deux effets sont générés.
Acompte
Dans le cas d'une saisie d'acompte, l'effet est créé directement (sans être initialisé par une facture).
La même opération :
...
C'est le cas simple où l'effet est en attente de règlement et le chèque est remis directement en banque.
Remarque : L'effet attendu peut être dans l'état C10 chèque attendu ou n'importe quel état de type « attendu » codifié en _10 et sera basculé en C50.
On accède au traitement par l'option de menu : Règlement / Encaissement / Remise en banque / Remise directe de chèques
Ecran de saisie
Après avoir saisi les champs d'entête :
...
Ce cas est l'illustration d'une organisation dans laquelle l'opérateur qui décide de l'encaissement et de la banque d'encaissement n'est pas celui qui fera l'opération. Dans ce cas, le chèque reçu passe par un état intermédiaire avant d'être remis en banque « C30 chèque en portefeuille ».
Le circuit est identique pour la remise en portefeuille d'une traite, seul les menus changent.
On accède au traitement via l'option de menu : Règlement / Encaissement / Réception / Réception en portefeuille de chèque
Ecran de saisie de la remise en portefeuille
Après avoir saisi les champs d'entête :
...
La liste des effets correspond à ceux dont l'état est en « attente », la facture ou le relevé renseigné s'affiche pour le client sélectionné. Cette liste peut être filtrée par le bouton « Modifier les filtres » ou par la touche fonction « F4 ».
L'icône « Cadenas » identifie les effets sélectionnés dont la somme des montants sera comparée au montant saisi dans l'en-tête. La validation de l'encaissement ne sera possible que si le solde est nul.
Remarque : A ce stade, la saisie de la banque est facultative puisqu'il ne s'agit que d'une remise en portefeuille.
Dans le cas d'un règlement concernant plusieurs factures, le bouton « Liste des effets pointés » ou « Ctrl+F5 » permet de visualiser la liste des effets pointés.
A la validation, un nouvel effet est créé avec pour état « C30 Chèque en portefeuille », l'effet en « C10 » devient périmé. Le lien entre les deux effets est conservé, il est visible dans les interrogations.
Ecran de saisie : remise en banque des chèques en portefeuille
On accède au traitement via l'option de menu : Règlement / Encaissement / Remise en banque / Remise de chèques différés
Remarque : Le champ « Banque » est obligatoire.
La liste contient tous les effets ayant pour état « C30 Chèque en portefeuille ». Cette liste peut être triée sur les différentes colonnes affichées (Echéance, Tiers, Montant, …)
A la validation, un nouvel effet est créé avec pour état C50 Chèque remis en banque, l'effet en C30 devient périmé. Le lien entre les deux effets est conservé, il est visible dans les interrogations.
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Option de la barre d'outils :
...
Remarque : La première étape consiste à enregistrer la remise de traite en portefeuille.
Bouton escompte
Le montant de l'escompte est calculé par différence du montant saisi en en tête et le montant de l'effet sélectionné.
Il est possible de sélectionner plusieurs effets et d'appliquer l'escompte :
...
Les données de comptabilisation de l'escompte généré sont proposées à la saisie. Par défaut, le compte d'escompte est issu de la table des taux de TVA.
Après la validation du traitement d'escompte
il est possible de visualiser via le bouton « Liste des effets pointés » la liste des effets générés et ayant générés une différence.
Dans le pied la banque n'est saisissable mais vous pourrez saisir :
...
- Un pour le règlement avec pour état « C50 : chèque remis en banque »,
- Un pour le reste à recevoir avec pour état « C10 : chèque attendu ».
Ecran de saisie d'un règlement partiel
On accède au traite (par exemple) via l'option de menu : Règlement / Encaissement / Remise en banque / Remise directe de chèques – Bouton « Règlement partiel »
Le montant du règlement partiel correspond à la valeur saisie en en-tête. La différence entre le montant de l'effet initial et du règlement partiel correspond au montant du deuxième effet généré. Par défaut, l'état de l'effet est « C10 Chèque attendu », mais reste modifiable.
Vous pourrez également modifier la date d'échéance.
Le montant du reste à régler est directement proposé, mais vous pouvez le modifier pour par exemple réaliser un traitement d'escompte.
Le bouton « Rééchelonnement » permet de décomposer le montant en plusieurs règlements à des dates d'échéances différentes par exemple.
A la validation, l'effet initial passe en périmé et deux effets sont générés. Les liens sont visibles dans l'interrogation.
évolution de l'historique :
Facture :
- L'ancien effet est périmé
- On retrouve l'effet Actif remis en banque
- Et les deux effets Actifs chacun à des dates d'échéances différentes.
...
A la réception de la facture et du solde, l'opération rapproche l'acompte avec la facture et l'effet initial.
On accède au traitement par le bouton « Acompte ». par exemple par le traitement : Règlement / Encaissement / Remise en banque / Remise directe de chèques – Bouton « Acompte »
Ecran de saisie d'un acompte
La saisie d'un acompte se fait dans le traitement de remise en banque. Le tiers et le montant par défaut sont ceux saisis en en-tête.
Remarque : Le code TVA est nécessaire au calcul de la TVA sur encaissement.
Le pied doit être renseigné puisqu'il s'agit d'une remise en banque. On renseigne les champs :
...
A la validation de la saisie l'acompte apparaît dans la liste des effets du client en saisie d'encaissement et dans les interrogations.
Ecran de saisie du solde
A la saisie du solde, les liens entre l'acompte, le solde et la facture d'origine sont fait et le lettrage en comptabilité est automatique.
...
Dans l'exemple suivant, le changement d'état de mise en contentieux a pour effet final un C10 et le compte associé est le compta collectif 41610000. On accède au zoom des changements d'états par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Changement d'état
Définition du nouvel état
On indique le code « C10 » dans le champ « Etat »
Onglet « INTERNATIONAL, CESSION ET COMPTABILISATION »
Dans le champ « Compte comptable si fixe » est indiqué le nouveau compte collectif (41610000)
Règle de constitution du compte collectif d'un état
Si le compte rattaché au changement d'état est un compte collectif, le compte collectif du nouvel état sera celui-ci.
Si les effets pointés sont tous rattachés au même collectif, le nouvel effet sera rattaché à ce dernier.
Si les effets pointés ne sont pas rattachés au même collectif, le nouvel effet sera rattaché au collectif du tiers payeur.
...
La règle de comptabilisation est accessible via l'option de menu Règlement / Fichiers / Comptabilisation et définie de la manière suivante :
« Etat ancien » : « {*}10 »
« Etat nouveau » : « C10 »
« Règles de comptabilisation Encaissement » : « TD »
Et la règle comptable, accessible par l'option de menu Règlement / Fichiers / Règle Comptable, « TD – Solder le tiers par compte douteux » est paramétrée comme suit :
Exemple : Règle comptable de mise en contentieux vers un compte collectif.
Soit la facture de 884,97€ de Majuscule C0000004 mise en contentieux.
Selon la règle comptable : On solde la facture du collectif 41100000 avec lettrage par le collectif 41610000.
...
Le règlement d'effet mis en contentieux peut générer des effets et des écritures de 3 types. Le détail des différents types est donné par les cas ci-dessous.
Cas 1.
Paramétrage des règles comptables :
Si le tiers règle sa facture seule : le compte collectif du nouvel effet reste le 41610000, l'écriture du règlement reste en contentieux sur le 41610000.
Si le tiers règle la facture avec une autre qui n'est pas en contentieux : le compte collectif du nouvel effet est le collectif du tiers, l'écriture du règlement passe sur le collectif du tiers.
Si le règlement est effectué par un autre tiers (C0000001) : le compte collectif du nouvel effet est le collectif du tiers payeur, l'écriture du règlement passe sur le collectif du tiers payeur.
Cas 2.
Paramétrage des règles comptables :
Si le tiers règle sa facture seule : le compte collectif du nouvel effet reste le 41610000, l'écriture du règlement reste en contentieux sur le 41610000.
Si le tiers règle cette facture avec une autre qui n'est pas en contentieux : le compte collectif du nouvel effet est le collectif du tiers, mais l'écriture du règlement reste sur le collectif 41610000.
Si le règlement est effectué par un autre tiers (C0000001) : le compte collectif du nouvel effet est le collectif du tiers payeur, mais l'écriture du règlement reste sur le collectif 41610000.
Cas 3.
Paramétrage des règles comptables :
Si le tiers règle sa facture seule : le compte collectif du nouvel effet reste le 4161 0000, l'écriture du règlement reste en contentieux sur le 41610000.
Si le tiers règle cette facture avec une autre qui n'est pas en contentieux : le compte collectif du nouvel effet est le collectif du tiers, mais l'écriture du règlement reste sur le collectif 41610000.
Si le règlement est effectué par un autre tiers (C0000001) : le compte collectif du nouvel effet est le collectif du tiers payeur, et l'écriture du règlement passe sur le collectif du tiers payeur.
...
En entête, on saisit les champs ci-dessous.
Banque
Vous indiquez un compte de banque. Seuls les effets liés à ce compte de banque seront présentés.
Date
Vous indiquez la date de l'impayé. La date du jour est proposée, mais vous pouvez la modifier.
Type de tiers pour impayé
Vous précisez s'il s'agit d'un impayé client ou fournisseur puis vous indiquez le code du tiers concerné par l'impayé.
Après avoir validé les données d'entête, La liste des effets correspondant à ceux en couverture bancaire s'affiche. Vous pourrez alors pointer l'effet concerné et le champ « Montant de l'impayé » propose le montant de l'effet. S'il s'agit d'un impayé partiel, on peut modifier le montant et indiquer le montant réel de l'impayé.
Le montant des « frais » d'impayé implicite paramétré dans le compte banque est également proposé. Vous pouvez le modifier.
Vous pourrez également saisir un « commentaire » concernant l'impayé. Ce commentaire sera conservé et consultable à partir de l'historique des incidents.
A la validation, la facture redevient « ouverte » et le lien avec l'impayé et le nouvel effet généré est gardé.
Un incident est également généré. Le zoom accessible par l'option de menu : Règlement / Interrogation / Incident, vous permet de consulter l'historique l'ensemble des incidents.
...
Le changement d'état utilisé est passé en paramètre dans les options du menu. On n'y accède via la touche de fonction « F4 » ou par un clic droit sur l'option de menu et en sélectionnant « Modifier via F4 ».
C'est dans le champ « Paramètres » que l'on indique le code du changement d'état utilisé par le traitement. Le paramétrage par défaut livré par Divalto est le changement d'état : « IMPAYE ».
Détail du changement d'état
Dans l'onglet « INTERNATIONAL, CESSION ET COMPTABILISATION » et le groupe « Comptabilisation » , on pourra indiquer dans le champ « Compte comptable si fixe », le comptable imputé par les frais d'impayés.
Exemple 1.
- Soit un règlement de 4200,00€ correspondant à une facture de même montant.
- Saisie de l'impayé :
...
Les virements domestiques ont pour particularité le choix du code opération et du code CDD qui sont transmis par l'organisme bancaire selon le contrat.
On accède au paramétrage des codes états par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Etat
Type de règlement
Le type de règlement sert à :
...
- Saisir un numéro de chèque à réception d'un chèque
- Saisir un RIB pour une LCR.
Code opération
Quand effectuer le virement :
- 02 : dès que possible
- 27 et 28 : à l'échéance de l'effet
- 76 : réservé au virement interne (de compte à compte)
Code CCD
Comportement en cas de décalage. Vous précisez s'il s'agit d'un maintien :
...
- Le code états
- Le changement d'état
- Le compte de banque
Au niveau du code état
« Type de règlement » : Le type I est obligatoire.
Au niveau du changement d'état
« Type de remise » et « Type de débit » : regroupent les informations qui seront transmises à la banque dans la remise qui accompagne les virements.
« Type de paiement international » : regroupe les informations, réclamées par la banque, qui vont caractériser le virement.
Règlement / Fichiers / Banque / Paiement international
Le compte intermédiaire est un compte bancaire qui doit être paramétré dans le zoom des comptes.
Remarque : Ces options seront valables pour toutes les remises. Il faudra dupliquer les changements d'état en cas de paramétrages différents (généralement pour des comptes dans des banques différentes).
Au niveau du compte banque
On accède au zoom par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Banque / Compte de banque
« Compte d'imputation des frais » : compte Divalto utilisé selon le paramétrage de l'imputation des frais défini dans les types de paiements internationaux.
« RIB et IBAN » : la saisie du compte de banque est vérifiée par un contrôle automatique qui peut s'avérer gênant pour les comptes non IBAN. Dans ce cas, il est nécessaire de personnaliser le traitement (fonction Controle_IBAN du module surchargeable gttm000).
...
Le virement SEPA est un virement en euros qui permet de transférer des fonds aussi bien en France que dans l'ensemble des pays de l'espace SEPA. Dans le cadre de SEPA, le numéro de compte du bénéficiaire est identifié par un IBAN (International Bank Account Number) et sa banque par un code BIC (Bank Identifier Code). En France, ces informations figurent déjà sur les relevés d'identité bancaire (RIB) et les relevés de compte.
Les cinquième et sixième lettres du code BIC associé à l'IBAN correspondent au code du pays dans lequel est située la banque qui tient le compte.
Exemple : SOGEFRPPBDX
L'émission d'un virement SEPA (ou Euro virement) n'est possible qu'au travers d'une transmission bancaire utilisant le protocole EBICS.
Remarque : Le virement SEPA est matérialisé par un flux XML. Ce schéma doit impérativement se trouver dans le sous-répertoire /XSD/ISO20022 du répertoire des certificats (voir Chapitre 5 - Liaison bancaire) du protocole Ebics.
Type de règlement (de Divalto Comptabilité)
Un nouveau type de règlement doit être défini afin de différencier le virement SEPA des virements domestiques et des virements internationaux.
Le code imposé pour ce nouveau type de règlement est « S ». Son code famille reste « virement », bien sûr.
L'accès au zoom des types de règlement est réalisé via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux règlements / Type de règlement
Bordereaux
Un nouveau type de bordereau doit être défini, toujours dans le but de différencier le virement SEPA (ou Eurovirements) des virements domestiques et des virements internationaux. Nous fournissons en standard le code bordereau « VIRSCT »
Il est impératif que le « type pour contrôle » soit positionné à la nouvelle valeur « Eurovirement (SEPA) », ainsi que le type de support magnétique qui doit être renseigné avec la valeur « Etebac/Ebics ».
Etats
L'utilisation des virements SEPA nécessite la création de nouveaux états sont les codes sont les suivants :
...
Ces 3 états ne doivent être disponibles qu'en décaissement et leur « type de règlement » positionné à « S » pour « Eurovirements (SEPA) ».
Comptabilisation
Suite à la création des nouveaux états S10, S30 et S50, il convient de créer une nouvelle règle de comptabilisation entre l'état S30 et l'état S50.
Une simple duplication de la comptabilisation des virements ordinaires V30 vers V50 convient tout à fait.
Changements d'état
2 nouveaux changements d'état sont à définir pour la mise en œuvre du virement SEPA :
...
Ces 2 changements états ne doivent être disponibles qu'en décaissement.
Mode de règlement (de Divalto Achat-Vente)
Pour permettre une gestion de « bout en bout » du virement SEPA, il peut être nécessaire également de paramétrer un mode de règlement qui sera associé à l'état S10 (Eurovirements en attente) dans Divalto Règlements.
...
| Ancre | ||||
|---|---|---|---|---|
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Identifiant de créancier SEPA (ICS)
Vous devez disposer d'un identifiant de créancier SEPA (ICS) pour émettre des prélèvements SEPA. Ce numéro ICS est à saisir dans la sous-fiche « Règlement » du dossier comptable de Divalto.
Type de règlement (Divalto Comptabilité)
Un nouveau type de règlement doit être défini afin de différencier le prélèvement SEPA des prélèvements ordinaires. Le code imposé pour ce nouveau type de règlement est « D ». Son code famille reste « prélèvement ».
On accède au zoom par l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux règlements / Type de règlement
Bordereaux
Un nouveau type de bordereau doit être défini, toujours dans le but de différencier le prélèvement SEPA des prélèvements ordinaires.
Il est impératif que le « type pour contrôle » soit positionné à la nouvelle valeur « Prélèvement SEPA », ainsi que le type de support magnétique qui doit être renseigné avec la valeur « Etebac/Ebics ».
Le modèle d'édition de bordereau est « Prélèvement SEPA ».
Le paramétrages des bordereaux est accessible par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Bordereau
Etats
L'utilisation des prélèvements SEPA nécessite la création de nouveaux états sont les codes sont les suivants :
...
Ces 3 états ne doivent être disponibles qu'en encaissement et ont leur « type de règlement » positionné à « D » pour « Prélèvement SEPA »
Comptabilisations
Suite à la création des nouveaux états D10, D30 et D50, il convient de créer 2 nouvelles règles de comptabilisation.
- « {*}10 » vers « D30 » : Règlement par prélèvement SEPA en portefeuille
- « D30 » vers « D50 » : Prélèvement SEPA en portefeuille remis en banque
Changements d'état
2 nouveaux changements d'état sont à définir pour la mise en œuvre du prélèvement SEPA, à savoir :
...
Ces 2 changements états ne doivent être disponibles qu'en encaissement.
Mode de règlement (Divalto Commerce et Logistique)
Pour permettre une gestion propre de « bout en bout » du prélèvement SEPA, il peut être nécessaire également de paramétrer un mode de règlement qui sera associé à l'état D10 (Prélèvement SEPA en attente) dans Divalto Règlements.
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Comme pour le virement SEPA, vous pouvez intégrer un flux XML de prélèvement SEPA dans Divalto Règlement et ainsi reconstituer une transmission bancaire qui pourra être émise avec EBICS par Divalto.
Le programme d'intégration d'un fichier permet également de traiter les relevés de traites fournisseurs (V10.4).
Cette fonctionnalité est accessible via le choix : Règlement / Etebac-Ebics / Utilitaires / Intégration d'un fichier
ATTENTION : il est recommandé que toutes les « RUM » présentes dans le flux XML intégré correspondent à un mandat existant dans la table des mandats (le rapprochement se faisant sur la RUM elle-même). Si ce n'est pas le cas, l'intégration générera automatiquement un nouveau mandat dans la table des mandats.
...
L'accès au zoom des bordereau se fait par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Bordereau
Code bordereau
Vous disposez de 6 caractères pour codifier les bordereaux. Lorsque des effets évoluent vers un état associé à un bordereau (papier, magnétique ou B3), vous pourrez confectionner ce bordereau.
Libellé bordereau
Ce libellé précise le bordereau. On dispose de 40 caractères.
Impression bordereau banque si
On indique ici si les bordereaux relatifs à la banque sont liés à des opérations d'encaissement ou de décaissement. Un bordereau n'appartient qu'à un flux.
Impression du relevé
Le choix de l'impression du relevé détermine le mode d'affichage du relevé. Le choix « non » indique qu'il n'y a pas d'impression de relevé pour ce bordereau. Dans le cas contraire, vous précisez si vous souhaitez l'impression d'un relevé :
- Chèque
- Effet
- Virement
- Prélèvement
- Dailly
- Virement international
Support magnétique
Le choix du support magnétique indique, s'il y a lieu, le type de sortie magnétique (fichier ou transmission EBICS).
Type pour contrôle
En cas de support magnétique sélectionné, vous indiquez le type de règlement afin de contrôler la cohérence des informations transmises :
- LCR ou BOR
- Virement
- Prélèvement
Emettre un fax à la banque
Vous précisez si vous souhaitez émettre un bordereau de remise par fax à votre banque.
Impression relevé tiers
On précise si l'on souhaite l'impression :
- D'un relevé
- D'un relevé-traite
- D'une lettre chèque
- D'une traite
Emettre un fax à un tiers
Vous précisez si vous souhaitez émettre un bordereau de remise par fax au tiers.
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Le traitement de confection des bordereau est accessible par l'option de menu : Règlement / Traitement / Bordereaux / Confection des bordereaux
Banque
On indique le compte de banque pour laquelle on souhaite confectionner les bordereaux. Si le champ est laissé libre, les bordereaux de toutes les banques s'affichent et il ne plus qu'à pointer les différents codes états de la liste.
Date bordereau
La date proposée est la date du jour et correspond à la date de confection, elle sera également imprimée sur l'état.
Après la validation d'un bordereau, un numéro lui sera automatiquement attribué et l'état s'imprime.
Remarque : Le format du bordereau est défini dans l'état dans le champ « Code bordereau ».
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Les bordereaux sont consultables dans les interrogations. Les outils de liaison, accessibles par les boutons situés sous la barre d'outils permettent de naviguer dans l'historique.
L'accès est réalisé par l'option de menu : Règlement / Interrogation / Bordereau
Ecran de sélection
Vous indiquez le type de bordereau que vous souhaitez interroger, soit les bordereaux :
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