...

• A partir du DataHub Commerce & Logistique / Data Hub / Superviseurs / DataSet factures fournisseurs par le bouton « rapprochement »

• A partir de l'option de menu Commerce & Logistique / Administration achats / Facture fournisseur / Contrôle facture fournisseur

...

...

...

Premier écran du contrôle de facture

Une entête contrôle facture comprend :

...

Un numéro lui est automatiquement attribué.
En partie haute de l'écran on saisit la date de facture, le mode de règlement, la date d'échéance et le numéro de pièce du fournisseur.
Tant que l'ensemble n'est pas traité, c'est-à-dire validé en facture, on pourra retravailler le contrôle facture.
La partie basse concerne la sélection : on peut borner la recherche de pièces à prendre en compte. Il est possible de réaliser une sélection sur des commandes. Pour effectuer un rapprochement avec des commandes, ces dernières doivent impérativement être validées en BL.

...

Deuxième écran du contrôle de facture, onglet complément 

On y indique les remises de pied de facture ainsi que les différents frais tout comme en saisie de facture directe.

...

Deuxième écran du contrôle de facture, onglet « entête contrôle facture » 

Dans la zone « Montants en euros », on indique les montants en euros des différents totaux de la facture reçue.

Dans la partie corps on coche les différents BL se rapportant à la facture à traiter et, au fur à mesure des sélections, les différents montants calculés sont mis à jour. Les montants sont recalculés automatiquement à chaque modification, que ce soit lors de la sélection de pièces mais également lors de la sélection-désélection d'une ligne de détail. Ce recalcul se paramètre dans les options calcul des montants. L'option Manuel débranche ce recalcul automatique.

Le Ctrl F permet de rechercher un montant.
L'option Filtrage permet d'affiner et de filtrer l'affichage des pièces. 

Aucun : permet d'afficher également les commandes fournisseurs.
BL : N'affichera que les BL fournisseur
Sélection : affichera uniquement les pièces cochées
Rejets : affichera les pièces comportant des lignes avec un motif de rejet

Après avoir sélectionné un certain nombre de pièces, on a accès au détail des lignes à l'aide bouton . Cette fonctionnalité permet d'exclure, en décochant une ligne, une position ne faisant pas partie de la facture en cas d'une livraison partielle facturée ultérieurement, par exemple.
On peut visualiser la pièce par le bouton cible et à partir du menu interrogation : consulter les textes, les notes, le fichier PDF principal, les fiches Tiers et articles ainsi que les Tarifs.
Les lignes de détail sont sélectionnées par défaut, lié à l'option de menu Outils / Lignes détail auto
Dans la vue détail, on a la possibilité de rajouter des lignes d'articles. Le rajout ne modifiera pas le BL, mais se fera sur la facture. On ne peut rajouter que des articles hors stock.
On peut également modifier les lignes existantes notamment :

...

Il est possible de déclarer une ligne en rejet.


Dans ce cas la ligne en rejet ne sera pas prise en compte et la génération de facture sera impossible.

...

Assistant de rapprochement dans le contrôle de facture

Afin de pointer les différentes lignes on dispose d'un assistant de rapprochement accessible via le bouton .
On indiquera le montant TTC à rapprocher. Il est garni par défaut par la valeur présente dans la zone TTC du groupe Montants en euros.

On indique également les différents pourcentages de tolérance issus soit de la fiche dossier, soit de la fiche fournisseur pour la tolérance d'acception. On peut modifier manuellement les montants minimum et maximum, ainsi que la durée maximale de traitement en se basant sur un nombre maximum de BL à traiter.

...

La demande de visa dans le contrôle de facture

Avant de viser la facture et de la générer, on a la possibilité d'effectuer une demande de visa à un collaborateur, grâce au bouton « demander le visa » (devient « visa datahub » depuis la version 10.2).

Le collaborateur pourra accorder le visa (et réinjecter éventuellement dans l'automate) ou faire une demande de validation auprès de son manager (bouton ) qui lui, pourra accorder le visa.


Une fois que le visa a été accordé on génère la facture : Bouton « Générer la facture ». Lorsque le traitement de génération est terminé, la facture est générée et le contrôle facture passe en statut périmé.

...

...

Traitement de masse des demandes de visa.

Pour les demandes de visa multiples, un traitement de masse est prévu.
Commerce & Logistique / Administration des achats / Facture Fournisseur / Visa contrôle facture fournisseur.
L'option de menu « Regroupement » permet de personnaliser la vue de classement des factures à viser.

La même fonctionnalité est accessible par le bouton « changement de regroupement »

On peut rechercher une écriture par Ctrl F.
Une fois positionné sur la facture on accède :

...

De la même façon, si la date d'échéance est vide dans l’entête du contrôle facture fournisseur, un clic sur le champ Echéance du contrôle de facture lance le calcul de la date, conformément au paramétrage du code de règlement contenu dans le champ Mode règlement de l’entête du contrôle de facture.

Agir sur les écarts au moment du contrôle facture fournisseur (V10.9)

Dans le contrôle facture fournisseur, on peut visualiser les valeurs d’origine et les valeurs finalement facturées au niveau des lignes et du pied.

Dans les lignes du contrôle, on trouve les colonnes suivantes, permettant de confronter les valeurs d’origine et les valeurs effectivement facturées par le fournisseur:

• pour les quantités : Quantité facturée, Quantité d’origine

• pour le prix unitaire : Prix unitaire brut, Prix unitaire brut d’origine

• pour les remises : remises en montant, Remise en montant d’origine 

En cas de différence sur une des valeurs, au sortir de la ligne, un message signalant la présence d’un écart s’affiche.

Ainsi prévenu, l’utilisateur peut indiquer si la ligne doit générer une demande d'avoir associé à un retour (cas par exemple, où la quantité facturée est supérieure à la ligne d’origine parce qu’il y a un trop livré qui sera retourné au fournisseur), d'avoir financier (cas par exemple, où la quantité facturée est supérieure à la quantité d’origine par surfacturation non liée à un trop livré) ou de facture (cas ou la quantité facturée est supérieure à la ligne d’origine parce que trop de marchandise livrée et acceptée). Pour ce faire, l’utilisateur utilise le menu déroulant proposé dans la colonne Génération code associé à la ligne.

...

Remarque : les écarts de prix unitaire ou de remise ne donnent évidemment pas lieu à un Avoir retour.

En pied de contrôle,onglet Complément, on visualise un récapitulatif des valeurs des totaux originaux (Total original) et des totaux effectivement facturés par le fournisseur (Total facturé) , pour les quantités, le prix unitaire brut et le montant de la remise.

...