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On peut accéder au contrôle facture fournisseur soit:
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Le contrôle facture fournisseur permet de vérifier la cohérence entre les montants et les quantités qui ont été facturées par le fournisseur et la marchandise effectivement réceptionnée. Il permet notamment de mettre en lien la facture fournisseur et les BL y ayant donné lieu.
On peut accéder au contrôle facture fournisseur soit:
A partir du DataHub Commerce & Logistique / Data Hub / Superviseurs / DataSet factures fournisseurs par le bouton « rapprochement »
A partir de l'option de menu Commerce & Logistique / Administration achats / Facture fournisseur / Contrôle facture fournisseur
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Un numéro lui est automatiquement attribué.
En partie haute de l'écran on saisit la date de facture, le mode de règlement, la date d'échéance et le numéro de pièce du fournisseur.
Tant que l'ensemble n'est pas traité, c'est-à-dire validé en facture, on pourra retravailler le contrôle facture.
La partie basse concerne la sélection : on peut borner la recherche de pièces à prendre en compte. Il est possible de réaliser une sélection sur des commandes. Pour effectuer un rapprochement avec des commandes, ces dernières doivent impérativement être validées en BL.
Deuxième écran du contrôle de facture, onglet complément
On y indique les remises de pied de facture ainsi que les différents frais tout comme en saisie de facture directe.
Deuxième écran du contrôle de facture, onglet « entête contrôle facture »
Dans la zone « Montants en euros », on indique les montants en euros des différents totaux de la facture reçue.
Dans la partie corps on coche les différents BL se rapportant à la facture à traiter et, au fur à mesure des sélections, les différents montants calculés sont mis à jour. Les montants sont recalculés automatiquement à chaque modification, que ce soit lors de la sélection de pièces mais également lors de la sélection-désélection d'une ligne de détail. Ce recalcul se paramètre dans les options calcul des montants. L'option Manuel débranche ce recalcul automatique.
Le Ctrl F permet de rechercher un montant.
L'option Filtrage permet d'affiner et de filtrer l'affichage des pièces. 
Aucun : permet d'afficher également les commandes fournisseurs.
BL : N'affichera que les BL fournisseur
Sélection : affichera uniquement les pièces cochées
Rejets : affichera les pièces comportant des lignes avec un motif de rejet
Après avoir sélectionné un certain nombre de pièces, on a accès au détail des lignes à l'aide bouton 
. Cette fonctionnalité permet d'exclure, en décochant une ligne, une position ne faisant pas partie de la facture en cas d'une livraison partielle facturée ultérieurement, par exemple.
On peut visualiser la pièce par le bouton cible 
et à partir du menu interrogation : consulter les textes, les notes, le fichier PDF principal, les fiches Tiers et articles ainsi que les Tarifs.
Les lignes de détail sont sélectionnées par défaut, lié à l'option de menu Outils / Lignes détail auto
Dans la vue détail, on a la possibilité de rajouter des lignes d'articles. Le rajout ne modifiera pas le BL, mais se fera sur la facture. On ne peut rajouter que des articles hors stock.
On peut également modifier les lignes existantes notamment :
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Agir sur les écarts au moment du contrôle facture fournisseur (V10.9)
Dans le contrôle facture fournisseur, on peut visualiser les valeurs d’origine et les valeurs finalement facturées au niveau des lignes et du pied.
Dans les lignes du contrôle, on trouve les colonnes suivantes, permettant de confronter les valeurs d’origine et les valeurs effectivement facturées par le fournisseur:
pour les quantités : Quantité facturée, Quantité d’origine
pour le prix unitaire : Prix unitaire brut, Prix unitaire brut d’origine
pour les remises : remises en montant, Remise en montant d’origine
En cas de différence sur une des valeurs, au sortir de la ligne, un message signalant la présence d’un écart s’affiche.
Ainsi prévenu, l’utilisateur peut indiquer si la ligne doit générer une demande d'avoir associé à un retour (cas par exemple, où la quantité facturée est supérieure à la ligne d’origine parce qu’il y a un trop livré qui sera retourné au fournisseur), d'avoir financier (cas par exemple, où la quantité facturée est supérieure à la quantité d’origine par surfacturation non liée à un trop livré) ou de facture (cas ou la quantité facturée est supérieure à la ligne d’origine parce que trop de marchandise livrée et acceptée). Pour ce faire, l’utilisateur utilise le menu déroulant proposé dans la colonne Génération code associé à la ligne.
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Remarque : les écarts de prix unitaire ou de remise ne donnent évidemment pas lieu à un Avoir retour.
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Générer une demande d’avoir avec ou sans retour, ou une facture
L'écran des lignes du contrôle facture présente des colonnes permettant de déclencher ou non la génération de demande d’avoir ou de facture à la ligne et de gérer de ses caractéristiques.
La colonne Demande d’avoir (indicateur oui/non) est généré à la validation de la ligne et modifiable manuellement à postériori.
La colonne Code opération correspondant au code opération de l’avoir ou de la facture généré. Le code opération est calculé automatiquement et modifiable manuellement si nécessaire.
La colonne Mouvement de stock contient un indicateur de mouvement de stock, calculé lui aussi, et également modifiable suivant le paramétrage du code opération (champ Ne pas mettre à jour le stock dans l’onglet Paramètres du code opération)..
Paramétrer la génération de l’avoir
Fiche dossier
Dans l’onglet Pièces, groupe Gestion des pièces, le champ Génération DA permet de définir le type de pièce de la demande d’avoir à générer.
Fiche Code Opération
Dans l’onglet Traitements spécifiques, la coche Demande d’avoir fournisseur doit être cochée.
Concernant une demande d'avoir financier, le code opération est un code de sortie fournisseur, sans mouvement de stock.
Concernant la demande d'avoir avec retour, le code opération est un code de sortie fournisseur, avec mouvement de stock.
Concernant la demande de facture, le code opération est un code d’entrée fournisseur sans mouvement de stock.
Traitement de génération de l’avoir ou de la facture
Lors de la modification des lignes de contrôle facture, un contrôle automatique est effectué pour analyser les écarts.
Les écarts possiblement détectés sont :
les écarts de quantité
les écart de montants
les écart de quantité et montant
On entend par écart de montants, les écarts consécutifs à des écarts de prix et/ou de remises.
Conditions de génération, sur demande de l’utilisateur:
Avoir financier, s’il existe un écart de prix ou de remise. Sur l’avoir, la quantité prise en compte est la quantité facturée d’origine et le montant pris en compte est calculé par rapport à l'écart de prix ou de remise (trop perçu).
Avoir avec retour : Sur l’avoir, la quantité prise en compte est la quantité facturée d’origine et le montant pris en compte est prix d’origine enregistré dans le contrôle facture.
Facture : Sur la facture, la quantité prise en compte est la quantité facturée d’origine et le montant pris en compte est calculé par rapport à l'écart de prix ou de remise.
La génération d’une demande d’avoir ou de facture par le programme demande à être confirmée par l’utilisateur :
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La pièce ainsi générée est proposée en consultation
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Ajouter une ligne article pour identifier un écart dans le contrôle facture fournisseur
Dans le contrôle facture fournisseur, il est possible de faire figurer une ligne “litige”, dans laquelle sera indiqué le montant de l'écart dans le cadre de la génération d’un avoir financier. Cette ligne “Litige” est matérialisée par une référence article spécifique.
Dans la fiche article, c’est la coche Litige demande d’avoir financier (onglet Généralités) qui permet d’identifier un tel article. Cet article doit être géré Hors stock.
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Lorsque l’utilisateur ajoute un article de ce type au contrôle facture fournisseur, l’indicateur de génération de demande d’avoir (colonne Demande d’avoir) de la ligne dans laquelle figure cet article est automatiquement positionné à Oui , permettant automatiquement la génération d'un avoir du même montant:
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Lorsqu’il existe une différence de quantité ou de montant (liée à une différence de prix ou de remise) entre la somme facturée par le fournisseur et la valeur de la marchandise effectivement réceptionnée, il est possible, lors du contrôle facture fournisseur, de générer automatiquement un avoir du montant de la différence.
Cet avoir prend la forme d’un devis ou d’une commande (on en décide dans le dossier Commerce et logistique). Lorsque le fournisseur aura donné son accord, la pièce d’avoir suivra le cycle de validation classique à savoir:
si l’on décide dans le dossier, de produire des pièces d’avoir sous la forme d’un devis à l’attention du fournisseur, ce devis sera validé en commande, en BL, puis en facture
si l’on décide dans le dossier, de produire des pièces d’avoir sous la forme d’une commande à l’attention du fournisseur, cette commande sera validé en commande, en BL, puis en facture
Remarque : les pièces d’avoir, devis ou commande selon le choix positionné dans le dossier, sont à montant positif. C’est le code opération qui porte le sens de la pièce.
Visualiser les écarts
D’un point de vue concret, dans le contrôle facture fournisseur, on peut visualiser les valeurs d’origine et les valeurs finalement facturées au niveau des lignes et du pied.
Dans les lignes du contrôle, on trouve les colonnes suivantes, permettant de confronter les valeurs d’origine et les valeurs effectivement facturées par le fournisseur:
pour les quantités : Quantité facturée, Quantité d’origine
pour le prix unitaire : Prix unitaire brut, Prix unitaire brut d’origine
pour les remises : remises en montant, Remise en montant d’origine
En cas de différence sur une des valeurs, au sortir de la ligne, un message signalant la présence d’un écart s’affiche.
Ainsi prévenu, l’utilisateur peut indiquer si la ligne doit générer une demande d'avoir associé à un retour (cas par exemple, où la quantité facturée est supérieure à la ligne d’origine parce qu’il y a un trop livré qui sera retourné au fournisseur), d'avoir financier (cas par exemple, où la quantité facturée est supérieure à la quantité d’origine par surfacturation non liée à un trop livré) ou de facture (cas ou la quantité facturée est supérieure à la ligne d’origine parce que trop de marchandise livrée et acceptée). Pour ce faire, l’utilisateur utilise le menu déroulant proposé dans la colonne Génération code associé à la ligne.
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Remarque : les écarts de prix unitaire ou de remise ne donnent évidemment pas lieu à un Avoir retour.
En pied de contrôle,onglet Complément, on visualise un récapitulatif des valeurs des totaux originaux (Total original) et des totaux effectivement facturés par le fournisseur (Total facturé) , pour les quantités, le prix unitaire brut et le montant de la remise.
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Générer une demande d’avoir avec ou sans retour de marchandise
L'écran des lignes du contrôle facture présente des colonnes permettant de déclencher ou non la génération de demande d’avoir ou de facture à la ligne et de gérer de ses caractéristiques.
La colonne Demande d’avoir (indicateur oui/non) est généré à la validation de la ligne et modifiable manuellement à postériori.
La colonne Code opération correspondant au code opération de l’avoir généré. Le code opération est calculé automatiquement et modifiable manuellement si nécessaire.
La colonne Mouvement de stock contient un indicateur de mouvement de stock, calculé lui aussi, et également modifiable. Il découle du paramétrage du code opération (champ Ne pas mettre à jour le stock dans l’onglet Paramètres du code opération)..
Paramétrer la génération de l’avoir
Fiche dossier
Dans l’onglet Pièces, groupe Gestion des pièces, le champ Génération DA permet de définir le type de pièce de la demande d’avoir à générer.
Fiche Code Opération
Dans l’onglet Traitements spécifiques, la coche Demande d’avoir fournisseur doit être cochée.
Concernant une demande d'avoir financier, le code opération est un code de sortie fournisseur, sans mouvement de stock.
Concernant la demande d'avoir avec retour, le code opération est un code de sortie fournisseur, avec mouvement de stock.
Concernant la demande de facture, le code opération est un code d’entrée fournisseur sans mouvement de stock.
Traitement de génération de l’avoir ou de la facture
Lors de la modification des lignes de contrôle facture, un contrôle automatique est effectué pour analyser les écarts.
Les écarts possiblement détectés sont :
les écarts de quantité
les écart de montants
les écart de quantité et montant
On entend par écart de montants, les écarts consécutifs à des écarts de prix et/ou de remises.
Conditions de génération, sur demande de l’utilisateur:
Avoir financier, s’il existe un écart de prix ou de remise. Sur l’avoir, la quantité prise en compte est la quantité facturée d’origine et le montant pris en compte est calculé par rapport à l'écart de prix ou de remise (trop perçu).
Avoir avec retour : Sur l’avoir, la quantité prise en compte est la quantité facturée d’origine et le montant pris en compte est prix d’origine enregistré dans le contrôle facture.
Facture : Sur la facture, la quantité prise en compte est la quantité facturée d’origine et le montant pris en compte est calculé par rapport à l'écart de prix ou de remise.
La génération d’une demande d’avoir ou de facture par le programme demande à être confirmée par l’utilisateur :
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La pièce ainsi générée est proposée en consultation
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Ajustement des CR en entrée suite à la génération d’un avoir financier lié à un écart prix et/ou remises
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Mnémonique associé au programme : TRTCRGDA
Appel du programme possible par la fonction Tunnel_GDA_CR_Reaffecter du module Gtpm000.dhop (filtre possible par paramètres sur la période et la fourchette de produits, ouverture complémentaire par la fonction Tunnel_GDA_CR_Reaffecter_Av du module Gttm000.dhop)
Valider la demande d’avoir
sur la période et la fourchette de produits, ouverture complémentaire par la fonction Tunnel_GDA_CR_Reaffecter_Av du module Gttm000.dhop)
Valider la demande d’avoir
Deux programmes permettent l’accès à la supervision des demandes d’avoir et à leur validation :
Commerce et Logistique/ Administration achats/ Devis Fournisseur/ Relance des demandes d’avoir
Commerce et Logistique/ Administration achats/ Commande Fournisseur/ Relance des demandes d’avoir
Ajouter une ligne article pour gérer un litige avec un fournisseur (V10.9)
Dans le contrôle facture fournisseur, il est possible de faire figurer une ligne “litige”, dans laquelle sera indiqué le montant de l'écart dans le cadre de la génération d’un avoir financier. Cette ligne “Litige” est matérialisée par une référence article spécifique.
Dans la fiche article, c’est la coche Litige demande d’avoir financier (onglet Généralités) qui permet d’identifier un tel article. Cet article doit être géré Hors stock.
...
Lorsque l’utilisateur ajoute un article de ce type au contrôle facture fournisseur, l’indicateur de génération de demande d’avoir (colonne Demande d’avoir) de la ligne dans laquelle figure cet article est automatiquement positionné à Oui , permettant automatiquement la génération d'un avoir du même montant:
Lorsque l’utilisateur ajoute un article de ce type au contrôle facture fournisseur, l’indicateur de génération de demande d’avoir (colonne Demande d’avoir) de la ligne dans laquelle figure cet article est automatiquement positionné à Oui , permettant automatiquement la génération d'un avoir du même montant:
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