...

Type de fichier et description générale des utilitaires d'import-export

Quel type de fichier utiliser ?

L'import – export de fichiers excel est exploitable par liaison OLE (Object Linking & Embedding), mais également possible par OpenXml pour les fichiers.xlsx:

...

L'exportation ou l'importation est sélectionnable dans le sous-groupe "Phase" en cochant soit "Extraction" pour exporter des données; soit "Intégration" pour en importer.

Sélection des fichiers: 

Lors de l'import ou l'export de données, quel que soit l'utilitaire choisi, en mode extraction ou intégration (cocher l'un des deux modes et valider), une fenêtre de sélection s'ouvrira, pour aller rechercher le fichier. A l'exportation, un fichier vierge doit exister. 

...

Si aucun fichier n'existe, il est possible de le créer simultanément à la recherche: 

...

1) Phase "Extraction" (Export) 

Cette phase est utilisée à deux fins:

• soit pour effectivement exporter des données existantes dans un fichier excel, dans le cas d'un Dossier existant;

• soit pour obtenir la structure des tables dans un fichier excel (sans données), qui sera complétée par la suite dans la phase d'intégration.

...

A noter: les pièces (devis, commandes, factures..) ne sont pas exportables. 

2) Phase "Intégration" (Import)

L'importation de données doit se faire dans un ordre logique à respecter: 

...

Toutes les tables dans les utilitaires d'import-export fonctionnent de la même façon. Chaque utilitaire affichera explicitement, comme dans l'exemple ci-dessus, les noms ODBC et SQL des tables.

Import/ Export des tables de paramètres de la gestion commerciale

Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur / Import - Export Tables

...

 L'onglet NOTICE est créé automatiquement. Il constitue un guide d'utilisation: LEGENDE pour les codes couleurs et explications pour chaque champ à compléter, avec les valeurs admises.

     Exemple: 

...

Import des données (intégration)

Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur

...

Dans le cas précis de l'intégration du code tarif 99 (en exemple); il doit être intégré manuellement. Il s'agit de la seule exception concernant les tables de codes tarifs. 

L'option « mise à jour » est également accessible via le menu Fichier, choix « Mise à jour ».
Coche « Réserver le dossier » : bloque toute action concernant les données de la table pendant le traitement.

Import/Export des tables des tiers (clients, fournisseurs et autres tiers)

Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur / Import - Export Tiers

...

Les champs des fichiers sont modifiables, mais il est interdit de modifier la valeur de certains champs de l'article.

Ces champs sont :

• code statut

• code stock / hors stock

• statut maitre

• nature de produit

• code compétence

• unité de référence

• numéro article master

Ces champs sont :

• code statut

• code stock / hors stock

• statut maitre

• nature de produit

• code compétence

• unité de référence

• numéro article master

Importer des articles indicés (V10.9)

Fonctionnement identique à l’import - export articles avec des possibilités supplémentaires , propres aux articles indicés.

Dans l’import des articles standard, l'import par excel d'article est bridé et est obligatoirement indicé en version A ou 1 en cours.

Il n'est pas possible de forcer l'indice. Donc impossible d'intégrer une version autre que A ou 1 et impossible d'intégrer des versions publiées.

Afin de pouvoir importer des versions publiées des articles indicés avec l'import Excel, il faut créer un nouvel import des articles indicés.

• Colonnes à contrôler :

ARTIND doit respecter le système d'indiçage

STATUT_MAITRE et STATUT_CODE doivent être cohérents entre eux

TYPARTCOD obligatoire avec gestion cycle de vie dès que on veut un article indicé

CVAFL obligatoire à OUI pour un article indicé

• Colonnes gérées automatiquement non modifiables:

INDICATEURSVERSIONINITIALE

ARTMASTERNO 

• Règles imposées:

R1 : il est interdit d'importer un indice publié supérieur à l'indice en cours

R1bis : il est interdit d'importer un indice en cours supérieur à l'indice en cours

R2 : il est interdit de changer un statut maitre d'un article existant

R2bis : il est interdit de changer un statut libre d'un article existant

R3: chaque version publiée doit avoir une ligne dans l'historique article (générée automatiquement)

R4: il est interdit de changer le ARTMASTERNO

R5: il est interdit de modifier un indice publié

Import de pièces par tableur

...

 Ces champs sont modifiables, supprimables. Vous modelez la structure selon vos besoins. Les données IPAR, ENT, MOUV sont par contre obligatoires, pour les données de base de la pièce.

Importer des pièces contenant des articles indicés (V10.9)

Même fichier d’importation que les articles, mais avec le champ dédié:

...

Export de données existantes

...

Les tables de tarifs et remises importables sont les suivantes:

...

Optimisation de l'import de données (V10.6)

Les tables Client, Fournisseur, Prospect et articles sont dotées du champ Média qui correspond à une image permettant d'associer un visuel à l'entité concernée. Le traitement d'import recherche une image de même nom dans un répertoire dédié.

Pour accélérer le traitement, il est possible de désactiver la recherche de média lors de l'import de données. Pour ce faire, on s'appuie sur la notion de paramètres ERP.

En savoir plus sur les paramètres ERP : Les paramètres ERP (V10.5)

Pour mettre en œuvre l'optimisation, le domaine à paramétrer dans le zoom Valeurs de paramètres ERP est A5_IMPORT_DONNEES. Ce paramètre doit être positionné à oui pour désactiver la recherche de média. A contrario, si la valeur du paramètre est non, la recherche de média est activée.

...

Génération de clés lors de l’import (V10.7)

Lors de l’import de clients, fournisseurs, prospects, ou articles, si les champs correspondant à la clé (code tiers resp. code article) sont laissées vides, le programme constitue ces clés automatiquement, à partir d’un compteur, incrémenté de 1, à chaque création d’enregistrement dans la table correspondante.

Cette fonctionnalité est également opérationnelles pour les imports au format XML.

Import par tableur : éxécution par processus (V10.8)

Les programmes concernés sont ceux identifiés par Commerce et Logistique/ Utilitaires/ Import - Export tableur/ Import - export …

...