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Un numéro lui est automatiquement attribué.
En partie haute de l'écran on saisit la date de facture, le mode de règlement, la date d'échéance et le numéro de pièce du fournisseur.
Tant que l'ensemble n'est pas traité, c'est-à-dire validé en facture, on pourra retravailler le contrôle facture.
La partie basse concerne la sélection : on peut borner la recherche de pièces à prendre en compte. Il est possible de réaliser une sélection sur des commandes. Pour effectuer un rapprochement avec des commandes, ces dernières doivent impérativement être validées en BL.
Deuxième écran du contrôle de facture, onglet complément
On y indique les remises de pied de facture ainsi que les différents frais tout comme en saisie de facture directe.
Deuxième écran du contrôle de facture, onglet « entête contrôle facture »
Dans la zone « Montants en euros », on indique les montants en euros des différents totaux de la facture reçue.
Dans la partie corps on coche les différents BL se rapportant à la facture à traiter et, au fur à mesure des sélections, les différents montants calculés sont mis à jour. Les montants sont recalculés automatiquement à chaque modification, que ce soit lors de la sélection de pièces mais également lors de la sélection-désélection d'une ligne de détail. Ce recalcul se paramètre dans les options calcul des montants. L'option Manuel débranche ce recalcul automatique.
Le Ctrl F permet de rechercher un montant.
L'option Filtrage permet d'affiner et de filtrer l'affichage des pièces. 
Aucun : permet d'afficher également les commandes fournisseurs.
BL : N'affichera que les BL fournisseur
Sélection : affichera uniquement les pièces cochées
Rejets : affichera les pièces comportant des lignes avec un motif de rejet
Après avoir sélectionné un certain nombre de pièces, on a accès au détail des lignes à l'aide bouton 
. Cette fonctionnalité permet d'exclure, en décochant une ligne, une position ne faisant pas partie de la facture en cas d'une livraison partielle facturée ultérieurement, par exemple.
On peut visualiser la pièce par le bouton cible 
et à partir du menu interrogation : consulter les textes, les notes, le fichier PDF principal, les fiches Tiers et articles ainsi que les Tarifs.
Les lignes de détail sont sélectionnées par défaut, lié à l'option de menu Outils / Lignes détail auto
Dans la vue détail, on a la possibilité de rajouter des lignes d'articles. Le rajout ne modifiera pas le BL, mais se fera sur la facture. On ne peut rajouter que des articles hors stock.
On peut également modifier les lignes existantes notamment :
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pour les quantités : Quantité facturée, Quantité d’origine
pour le prix unitaire : Prix unitaire brut, Prix unitaire brut d’origine
pour les remises : remises en montant, Remise en montant d’origine
En cas de différence sur une des valeurs, au sortir de la ligne, un message signalant la présence d’un écart s’affiche.
Ainsi prévenu, l’utilisateur peut indiquer si la ligne doit générer une demande d'avoir associé à un retour (cas par exemple, où la quantité facturée est supérieure à la ligne d’origine parce qu’il y a un trop livré qui sera retourné au fournisseur), d'avoir financier (cas par exemple, où la quantité facturée est supérieure à la quantité d’origine par surfacturation non liée à un trop livré) ou de facture (cas ou la quantité facturée est supérieure à la ligne d’origine parce que trop de marchandise livrée et acceptée). Pour ce faire, l’utilisateur utilise le menu déroulant proposé dans la colonne Génération code associé à la ligne.
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Remarque : les écarts de prix unitaire ou de remise ne donnent évidemment pas lieu à un Avoir retour.
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Générer une demande d’avoir avec ou sans retour de marchandise
L'écran des lignes du contrôle facture présente des colonnes permettant de déclencher ou non la génération de demande d’avoir ou de facture à la ligne et de gérer de ses caractéristiques.
La colonne Demande d’avoir (indicateur oui/non) est généré à la validation de la ligne et modifiable manuellement à postériori.
La colonne Code opération correspondant au code opération de l’avoir généré. Le code opération est calculé automatiquement et modifiable manuellement si nécessaire.
La colonne Mouvement de stock contient un indicateur de mouvement de stock, calculé lui aussi, et également modifiable. Il découle du paramétrage du code opération (champ Ne pas mettre à jour le stock dans l’onglet Paramètres du code opération)..
Paramétrer la génération de l’avoir
Fiche dossier
Dans l’onglet Comptabilité, le champ Génération DA permet de définir le Type de pièce de la demande d’avoir à générer. Ce champ peut prendre la valeur Devis ou Commande.
Il est également possible de définir un type de texte qui pourra contenir des renseignements à destination du fournisseur, grâce au champ Type de texte généré lors des demandes d’avoir fournisseur. Ce champ peut prendre la valeur Note ou Texte.
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Fiche Code Opération
Pour être pris en compte dans cette fonctionnalité, dans l’onglet Traitements spécifiques, la coche Demande d’avoir fournisseur doit être cochée.
D’une Si le programme constate une différence quelle qu’elle soit entre une de ces valeurs et la valeur qualifiée de “origine”, le programme positionne la colonne Demande d’avoir de la ligne à Oui et implémente le code opération correspondant à la situation rencontrée dans la colonne .
Ce garnissage automatique peut être modifié manuellement par l’utilisateur. Ainsi, si le programme positionne une demande d’avoir dans une ligne alors que l’utilisateur juge que c’est injustifié, il pourra forcer à non.
De même, si le programme préconise un avoir financier, l’utilisateur pourra choisir un autre type de demande d’avoir en changeant le code opération grâce au menu déroulant ici.
Dans l’onglet l'onglet Complément du contrôle facture, on visualise un récapitulatif des valeurs des totaux originaux (Total original) et des totaux effectivement facturés par le fournisseur (Total facturé) , pour les quantités, le prix unitaire brut et le montant de la remise.
Remarque : les écarts de prix unitaire ou de remise ne donnent évidemment pas lieu à un Avoir retour.
Générer une demande d’avoir avec ou sans retour de marchandise
L'écran des lignes du contrôle facture présente des colonnes permettant de déclencher ou non la génération de demande d’avoir ou de facture à la ligne et de gérer de ses caractéristiques.
La colonne Demande d’avoir (indicateur oui/non) est généré à la validation de la ligne et modifiable manuellement à postériori.
La colonne Code opération correspondant au code opération de l’avoir généré. Le code opération est calculé automatiquement et modifiable manuellement si nécessaire.
La colonne Mouvement de stock contient un indicateur de mouvement de stock, calculé lui aussi, et également modifiable. Il découle du paramétrage du code opération (champ Ne pas mettre à jour le stock dans l’onglet Paramètres du code opération)..
Paramétrer la génération de l’avoir
Fiche dossier
Dans l’onglet Comptabilité, le champ Génération DA permet de définir le Type de pièce de la demande d’avoir à générer. Ce champ peut prendre la valeur Devis ou Commande.
Il est également possible de définir un type de texte qui pourra contenir des renseignements à destination du fournisseur, grâce au champ Type de texte généré lors des demandes d’avoir fournisseur. Ce champ peut prendre la valeur Note ou Texte.
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Fiche Code Opération
Pour être pris en compte dans cette fonctionnalité, dans l’onglet Traitements spécifiques, la coche Demande d’avoir fournisseur doit être cochée.
D’une façon générale, dans le cadre de cette fonctionnalité ,au minimum, deux codes opérations avec sens opposés doivent exister pour couvrir les cas possibles.
Il est possible d’ajouter des variantes en jouant sur l’indicateur Ne pas mettre à jour le stock du code opération, afin de déterminer plus finement l’opération à effectuer, suivant le type d'écart qui sera détecté et la nature de l’article.
Nous préconisons le paramétrage des 3 codes opération, pour couvrir 3 cas courants:
Concernant une demande d'avoir financier, le code opération est un code de sortie fournisseur (sens sortie), sans mouvement de stock.
Concernant la demande d'avoir avec retour, le code opération est un code de sortie fournisseur (sens sortie), avec mouvement de stock.
Concernant la demande de facture, le code opération est un code d’entrée fournisseur (sens entrée), sans mouvement de stock.
Pour bien comprendre
De façon générale, dans le cadre de cette fonctionnalité ,au minimum, deux codes opérations avec sens opposés doivent exister pour couvrir les cas possiblesau minimum exister pour couvrir les cas possibles. Un premier code opération pour le cas où le fournisseur nous doit de l’argent et un second quand c’est nous qui devons de l’argent au fournisseur.
Il est possible d’ajouter des variantes en jouant sur l’indicateur Ne pas mettre à jour le stock du code opération, afin de déterminer plus finement l’opération à effectuer, suivant le type d'écart qui sera détecté et la nature de l’article.
Nous préconisons le paramétrage des 3 codes opération, pour couvrir 3 cas courants:
Concernant une demande d'avoir financier, le code opération est un code de sortie fournisseur (sens sortie), sans mouvement de stock.
Concernant la demande d'avoir avec retour, le code opération est un code de sortie fournisseur (sens sortie), avec mouvement de stock.
Concernant la demande de facture, le code opération est un code d’entrée fournisseur (sens entrée), sans mouvement de stockd'écart qui sera détecté et la nature de l’article.
Les pièces de demandes d’avoir générées sont toujours à montant positif. C’est le sens indiqué dans le code opération utilisé qui porte le signe de la pièce. Sortie quand le fournisseur me doit de l’argent. Entrée quand c’est moi qui doit de l’argent au fournisseur.
Dans les lignes du contrôle facture fournisseur, la colonne Mouvementer DA, montre si le code opération utilisé prévoit une mise à jour du stock ou non.
Dans le contrôle facture, les données dites d’origine correspondent à ce que j’attends. Les données équivalentes non qualifiées d’origine correspondent à ce que le fournisseur a effectivement facturé. C’est dans ces dernières colonnes que je saisis la donnée que je trouve sur la facture fournisseur si elle est différente de la valeur attendue. Le programme se base sur la différence entre donnée et donnée d’origine pour générer une demande d’avoir fournisseur et choisir le code opération opportun.
Traitement de génération de l’avoir ou de la facture
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Plus d’informations sur la gestion des paramètres utilisateurs à l’aide de la disquette : Gestion des paramètres utilisateurs, permettant l'enregistrements de données variables (V10.7)
Complément technique
Mnémonique associé au programme : TRTCRGDA
Appel du programme possible par la fonction Tunnel_GDA_CR_Reaffecter du module Gtpm000.dhop (filtre possible par paramètres sur la période et la fourchette de produits, ouverture complémentaire par la fonction Tunnel_GDA_CR_Reaffecter_Av du module Gttm000.dhop)
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