...

• Lié à une fiche client,

• Comporte une référence unique sur 25 caractères alphanumériques,

• Rattaché à une famille de contrat.

Statut et filtres de sélection
Les différents statuts d'un contrat :

...

• Contrats valides : dans l'état actif ou suspendu,

• Contrats provisoires : dans l'état provisoire,

• Contrats terminés : dans l'état expiré ou résilié.

Libellé du contrat
Vous disposez de 80 caractères pour composer le libellé qui décrit le périmètre couvert par le contrat.

...

• Assurance

• Abonnement

Conditions

Début de validité
La date de début de validité est une donnée obligatoire. Elle définit la date d'effet au contrat. A cette date, les dispositions du contrat entrent en vigueur.
Attention : Ne pas confondre avec la date de début de facturation.
Fin de validité
La date de fin de contrat est mise à jour par traitement et ce champ n'est pas accessible en saisie.
Le contrat prend fin :

...

• Par la fonction « Reprise » accessible via le menu compléments,

• Par le programme « Vérification éléments contractuels ».

Le type de contrat :

• A durée indéterminée,

• Déterminée.

...

• Le mode de calcul pour la détermination du prix du contrat,

• Les articles de facturation,

• Les textes figurant sur les pièces.

Montant contrat
Permet d'indiquer le montant à facturer pour le contrat. Ce champ est uniquement saisissable si le mode de calcul définit dans le modèle de contrat est de type Prix manuel.
Type de montant
Montant total du contrat : Le montant indiqué est à répartir dans le calendrier de facturation.
Montant à la facture : Le montant indiqué est à répartir à 100% à chaque fois dans le calendrier de facturation. Attention les pourcentages du calendrier de facturation doivent être de 100% pour chaque ligne.
Taux sur prix de vente
Vous disposez de deux taux :

...

Lors de la création d'un contrat, on mémorise les deux taux et on initialise la date de fin d'application du taux initial. Les taux proviennent du modèle, mais tout est révisable dans le contrat.
La date de fin d'application est par défaut égale à la « date début validité » + « périodicité de facturation ».
Avant la date, c'est le taux initial qui s'applique sur les lignes matériel.
Après la date, c'est le taux normal.
Vous pouvez également décider manuellement du taux à appliquer sur chaque ligne matériel.
Le programme de vérification des éléments contractuels pousse le taux normal sur les lignes matériel au taux initial, lorsque la date est dépassée.
Rappel : Ces taux ne sont gérés et disponibles que pour les contrats établis d'après une liste de matériels.
Date début facturation
Vous Indiquez la date de début de facturation.
Numéro
Pour un contrat sans modèle de définit ou avec un modèle de type Facturation manuelle, il est possible de rattacher une pièce de type facture pour consultation. Ceci sera utile lorsqu'il sera possible de saisir des contrats sur des tiers de type fournisseur.
Famille de facturation
Vous permet de rattacher le contrat à un code famille. La table des codes famille se compose :

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• Préparation des Factures Contrats

• Administration des Préparations de Factures Contrats

• Superviseur de contrats

Mode regroupement
Lors du traitement de facturation, Il sera possible de réaliser un regroupement :

• Aucun,

• Par site,

• Par tiers.

Mode regroupement (V10.5)
Pour pouvoir regrouper les factures par client et service ou numéro d'engagement, ce nouveau mode de regroupement a été ajouté dans la liste des choix.

...

L'indexation est un réajustement automatique des cotisations et des garanties. Elle consiste à faire dépendre l'augmentation des cotisations à l'évolution d'un indice représentatif de la hausse des prix dans un domaine donné : indice du coût de la construction, valeur du point, …
Grâce à ça, le montant des cotisations correspond toujours aux besoins du tiers sans effectuer de modifications sur le contrat.
Type d'indexation

• Toujours indexé

Ce choix est une facilité pour l'utilisateur qui n'a pas à aller cocher dans le calendrier de facturation les échéances d'indexation.

...

Dans ce cas il convient de renseigner le coefficient fixe.
En cas d'indexation et génération des PFCs (Préparation des Factures Contrat), le montant du contrat est automatiquement réactualisé en tenant compte des coefficients (Coefficient fixe ou formule d'indexation).
Base indice au mois de
Si l'on ne précise pas le mois, on va prendre le dernier indice connu au moment de la révision. Ce champ s'applique uniquement dans le cas d'une indexation définie ou toujours indexé.
Exemple :
On facture le mois de juin. Le dernier indice connu est potentiellement celui d'avril qui est publié début mai.
Le problème est que si l'on facture en début de mois et qu'on n'a pas mis à jour les indices, le dernier indice connu peut être celui de mars. Pour être certain de prendre à chaque fois le même indice de référence, il peut être judicieux de préciser un mois fixe. Le système déclenchera une anomalie s'il est absent lors du calcul.
Formule d'indexation
On accède à la formule de révision soit :

• Par touche de fonction « F9 » en modification du champ du champ « Formule »,

• Par le menu Interrogation, option Formule de révision.

Base Année n-1
Pour les contrats de type Toujours indexé et Indexation définie, il est possible d'indiquer une limite de hausse et de baisse exprimée en pourcentage. En effet la case à cocher devient accessible et l'on pourra le cas échéant indiquer le pourcentage de hausse maximum autorisé dans le champ « Plafond à la hausse(%) » .
La partie baisse interdite sera active que si la case à cocher « Base Année n-1 » est cochée.
Valeur contrat indexé
Actuel date base des indices : dans le cas d'un contrat indexé, on indiquera ici la date d'application concernant la valeur de l'indice de révision à prendre en compte.
Valeur : indiquer le montant du contrat sur lequel doit s'appliquer le calcul de la formule de révision.
Attention : Ces champs sont automatiquement misent à jour à chaque exécution de la préparation des factures contrats. On retrouvera dans les champs « Précédent » les anciennes valeurs. Lors de la suppression d'une PFC ces champs ainsi le montant du contrat ne sont pas réactualisées automatiquement.
Rollback après suppression PFC (V10.4)
Lorsqu'une PFC est supprimée car non conforme, dans le cas d'une indexation, les données « Date de base des indices », « actuel », « Origine » et « précédent » ainsi leurs « « Valeurs » servant au calcul sont automatiquement réinitialisées, afin de pouvoir relancer la facturation ultérieurement.

...

• Le code de la formule de révision,

• Le libellé,

• La désignation à imprimer sur les factures ou les sur les avis de paiements,

• Le tableau des répartitions des indices dont le total (taux fixe compris) doit être égal à 100%.

Code formule de révision
La codification s'effectue sur huit caractères alphanumériques.
Libellé
Vous disposez de 40 caractères pour composer le libellé qui décrit l'intitulé de la formule.
Désignation à imprimer
Indiquez sur 80 caractères alphanumériques le libellé à imprimer sur les pièces de la gestion commerciale (facture, avis de paiement)
Taux fixe
Permet d'appliquer à la formule un coefficient fixe. Le total des taux doit être égal à 100%, taux fixe inclus.
Répartition des indices de révision
Le tableau permet la gestion des formules de révision. On saisira ainsi pour chacune des lignes, un code d'indice de révision et son taux de pondération. Le total des taux de pondération doit être égal à 100%.
Onglet « FORMULE »
Permet la retranscription de la formule en mode texte.
Exemples de formule de révision
P1 = P0 * SYNTEC1/SYNTEC0
P1 : Prix révisé
P0 : Prix d'origine
SYNTEC1 : Nouvelle valeur de l'indice
SYNTEC0 : Ancienne valeur de l'indice
P1 = P0 * (0,20 + 0,50 * (SYNTEC1 / SYNTEC0) + 0,30 * (P11 / P10))
P1 : Prix révisé
P0 : Prix d'origine
SYNTEC1 : Nouvelle valeur de l'indice
SYNTEC0 : Ancienne valeur de l'indice
P11: Nouvelle valeur de l'indice
P10: Ancienne valeur de l'indice
Taux fixe : 0,20
La barre d'outils

• Le bouton « Valeurs indice » donne l'accès à la gestion des valeurs des indices,

• Le bouton « Simulation révision », vous permet de simuler une révision d'indice et de visualiser le calcul effectué par la formule de révision. Les données à renseigner sont :

• La date d'origine du prix

• La date de révision du prix

• Le prix d'origine

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On accède au zoom des indices de révisions via l'option de menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux contrats & abonnements / Indice de révision
Code Indice de révision
La codification s'effectue sur huit caractères alphanumériques.
Libellé
Vous disposez de 40 caractères pour composer le libellé qui décrit l'intitulé de l'indice.
Période de mise à jour
Description de la mise à jour de l'indice et choix disponibles :

• Jour,

• Semaine,

• Mois,

• Trimestre,

• Semestre,

• Année.

Indice de révision remplacé
Pour réviser ou actualiser un contrat, en cas de changement de base d'un indice ou d'un index, on indiquera ici le code de l'indice de remplacement.
Date d'effet du remplacement
Champ actif uniquement si présence d'un indice de remplacement. On indiquera la date d'application de cet indice de substitution qui sera utilisé lors de la génération des PFC.
Remarque :Via le bouton « Valeurs indice » de la barre d'outils on accède au zoom des valeurs d'indice de révision.

...

Ce zoom permet pour chaque indice utilisé dans les formules de révision d'attribuer une valeur à date.
Valeur de l'indice de révision
Indiquez la valeur de l'indice de révision.
Date de report
Date reportée d'application de la valeur de l'indice.

L'onglet « CALENDRIER » - Calendrier de facturation d'un contrat

Type d'échéance
Permet d'indiquer les modalités de paiement :

• Echu : Le montant est dû en fin de période,

• A échoir : Le montant est dû d'avance, c'est-à-dire en début de période.

Facturation au prorata temporis et Date de début de première période
Dans le cas d'une facturation au prorata on indiquera la date début de la première période entière. Le prorata couvre la période qui précède cette première période entière. La date de première période est calculée en automatique par le programme si l'on laisse le champ vide.
Calendrier de facturation
Vous permet de définir les différentes dates d'échéances de facturation, d'indiquer les pourcentages de répartition du montant contrat, l'établissement d'une facture ou d'un avis de paiement et les indexations s'il y a lieu.
En cas d'échéancier vide ou sur demande par le bouton 'Calendrier', les échéances sont automatiquement créées à partir de la date de début validité.
Après prise de focus du champ calendrier de facturation, le bouton Calendrier s'active et en cliquant sur le bouton, vous pourrez indiquer la date de début de calendrier ainsi que la période de facturation pour générer un nouveau calendrier.
Remarque : Le calendrier de facturation ne peut pas actuellement se faire pour n'importe quelle période de facturation car on ne sait générer des échéances que sur une année et qui soit identiques d'une année sur l'autre.
Exemple : tous les 5 du mois est impossible
Avis – Facture
Avis de paiement : le traitement génère une pièce de type devis que l'on pourra ou non valider en facture. On dispose donc pour les avis de paiement d'une étape supplémentaire avant la transformation en facture.

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• paramétrage impression :

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• facture :

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L'onglet « FACTURATION » - Echéancier de facturation non récurrent (V10.6)

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La génération des échéances d'un contrat s'opère dans Commerce & logistique/ Contrats et abonnements/ Administration des contrats/ contrats client, onglet Calendrier. En modification, après avoir pris le focus sur l'onglet calendrier, on clique sur le bouton Calendrier. La fenêtre permettant de générer un échéancier de facturation, sur une période de validité complète, s'affiche. Par défaut, la date de Début calendrier correspond à la date de début de validé du contrat. La date de Fin calendrier correspond à la date de renouvellement prévue. La Période de facturation correspond à la fréquence de facturation. Cette fréquence peut être indiquée en nombre de jours, nombre de mois ou nombre d'années.

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Après validation, le programme génère des échéances de facturation, valables pour une période entière, allant de la date de début du contrat à la date prévue de son renouvellement. Les échéances couvrent une période complète, de date à date avec une fréquence définie en nombre de jours, de mois ou d'années.

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Génération des échéances suivantes lors d'un renouvellement de contrat

La génération est réalisée par le programme Commerce & logistique/ Contrats et abonnements/ Administration des contrats/ Vérification des éléments contractuels. La coche Mise à jour des contrats arrivés à échéance doit être positionnée. A chaque renouvellement du contrat, on génère automatiquement des échéances couvrant la période renouvelée. Pour que cette étape puisse fonctionner, il est nécessaire de paramétrer un type de calendrier sur le modèle du contrat (Commerce & logistique/ Contrats et abonnements/ Modèle de contrat, onglet Facturation, groupe Calendrier de facturation, champ Type calendrier). 

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A chaque génération d'un nouvel échéancier généré par programme, l'évènement Génération échéancier du JJ/MM/AAAA au JJ/MM/AAAAest créé dans l'historique du contrat.  

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Cas des anciens contrats (année 2001)

Les anciens contrats (année 2001) ont un calendrier forcément annuel et récurrent. Ils doivent être retravaillés à l'aide de l'utilitaire Commerce & logistique/ Contrats et abonnements/ Facturation des contrats/ Re-génération des échéances contrats 2001 pour se mettre en conformité avec la nouvelle façon de faire.

Cet utilitaire :

• permet de regénérer de nouvelles échéances dans le calendrier du contrat avec une année réelle, de date à date. 

• réplique les échéances existantes (2001) sur les années de vie du contrat (de date début validité du contrat à la date échéance renouvellement prévu - 1 jour)

• supprime les échéances du calendrier qui sont comprises entre le 01/01/2001 et le 31/12/2001.

• traite seulement les contrats ayant un calendrier dont la date d'échéance est 2001.

• Les pourcentage de facturation sont repris de l'existant car il sont relatifs au montant contrat indiqué, qui était forcément annuel.

  
  

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A chaque génération d'un nouvel échéancier généré par programme, l'évènement Génération échéancier du JJ/MM/AAAA au JJ/MM/AAAAest créé dans l'historique du contrat.

L'onglet « COMPLEMENT FACTURATION » - Complément de facturation d'un contrat

Facturation
Les données émanant de la fiche du tiers (Client) sont reprisent par défaut, mais peuvent être modifiées pour chaque contrat. Ces valeurs seront ensuite reportées dans l'entête de la pièce facture ou l'avis de prélèvement (devis).
Régime TVA
Cette zone permet de définir le régime de TVA du client (normal, Export, DOM-TOM, etc.). Le régime de TVA du tiers associé au code de TVA de l'article détermine le taux de TVA à appliquer et les comptes de TVA et d'escompte à utiliser au moment de la comptabilisation des factures.
Ce code est recherché dans la table des taux de TVA afin de déterminer :

• Le % de TVA applicable,

• Les comptes de TVA et d'escompte à utiliser au moment de la comptabilisation des factures.

Mode de règlement
Les paramètres du mode de règlement déterminent la gestion des relevés de facture et servent au calcul de la date d'échéance en facturation.
Devise
Le code devise va vous permettre d'établir les pièces (factures, devis) dans la devise du tiers. Les tarifs sont exprimés dans la devise des tiers.
Ce code doit exister dans la table des libellés devises.
Bien qu'une devise soit affectée à chaque tiers, un tiers peut être facturé dans plusieurs devises différentes. Il suffit d'indiquer la devise de la transaction commerciale lors de l'enregistrement de la fiche contrat.
Adresse de facturation
Les codes adresses proposés par le zoom accessible via les touches de fonctions « F9 » ou « F8 » correspondent toujours à la fiche tiers indiquée.
Marché
Vous pouvez préciser un code marché. Le programme vérifie que ce marché est associé au tiers. Ce marché sera repris sur les lignes et l'entête de la pièce générée.
Affaire
Vous pouvez préciser un code projet-affaire. Le programme vérifie que ce code est bien est associé au tiers.
Ce projet-affaire sera repris dans l'entête et les lignes de la pièce générée.
Axes analytiques
Selon la codification de la fiche dossier, il sera possible d'indiquer les sections analytiques dans la fiche contrat.

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Les données seront reprisent par défaut à partir de la fiche tiers et seront ensuite reportées dans l'entête de la pièce facture ou l'avis de prélèvement (devis).
Les valeurs de tarification et de remise contenues dans cet onglet ne s'appliquent que sur les contrats dont le mode de calcul s'effectue d'après une recherche de tarif.
Application des remises
Concernant le traitement de la remise pour le mode de calcul selon les matériels, on se ramène au mode « Recherche de tarif » et c'est l'article de tarification qui sera le support des remises article.
Le traitement sera le même pour le mode de calcul « Recherche de tarif » et « Valorisation d'après les matériels ».

Application des remises (V10.4)
Le système des remises standards est applicable pour tous les modes de calcul, y compris pour le mode « prix manuel ».
Les remises en montant sont gérées au même titre que les remises en pourcentage. La classe tiers est portée par le contrat, en reprenant par défaut celle de la fiche du tiers. La classe article est portée par l'article de tarification du modèle. Dans les modes de calcul autres que « Recherche de tarif », c'est l'article de facturation qui fait office d'article de tarification.
Les codes remises promotionnels sont pris également en charge. Ceci permet pour un contrat donné, de gérer des remises différenciées par périodes.

Contrat pour établissements publics (V10.5)
Deux champs sont disponibles :

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L'onglet « IMPRESSION » - Option d'impression d'un contrat

Texte de la PCF
On indique ici si le texte de la préparation de la facturation doit être imprimé et à quel positionnement. Il s'agira par exemple de la formule d'indexation dans le cas d'un contrat indexé.
Options

• Impression ou non du texte provenant du modèle,

• Impression de la liste des matériels,

• Impression directe des factures lors de la validation des PCF.

Texte du contrat
Il est possible pour chaque contrat de saisir ici le détail concernant le contrat et de définir le positionnement du texte à l'impression. En cas de présence d'un texte contrat, un indicateur le signale au niveau du zoom.
L'impression des textes figurant sur les pièces à partir de la préparation peut être personnalisée afin de préciser le site, la période facturée, l'affaire concernée.
La personnalisation se fait par mot-clé à insérer dans les textes à éditer encadré par des crochets.
Les tables utilisables dans les textes sont les tables :

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Diverses interrogations et traitements sont disponibles à partir de la barre d'outils, du menu Interrogation et du menu Compléments.
Le menu Interrogations
Le menu « Interrogations » permet d'accéder :

• Aux pièces de vente liées au contrat,

• Fiche du Tiers lié au contrat,

• Fiche Tiers 360° (V10.5)

• A la formule de révision dans le cas d'un contrat indexé,

• Au modèle de contrat,

• A l'administration des Préparations Facture (PFC).

Le menu compléments
Permet :

• La gestion des avenants,

• La reprise d'échéance,

• La reconduction d'un contrat,

• La résiliation de contrat,

• La fin de contrat.

Reprise d'échéance
Permet d'initialiser l'échéance de renouvellement du contrat. En effet lors de la modification de la durée de renouvellement la date d'échéance n'est pas mise à jour automatiquement. Il convient par conséquent de lancer le traitement de reprise.
L'utilisation de la touche « Tab » (tabulation) permet de visualiser la date de renouvellement avant de procéder à la validation.
Reconduction
Permet de prolonger par reconduction un contrat expiré. Le contrat passe du statut expiré au statut actif.
Résiliation
Permet de résilier un contrat en passant du statut actif au statut Résilié. Toute modification de contrat devient impossible. C'est le traitement de vérification des éléments contractuels qui met à jours le statut du contrat à l'échéance de renouvellement.

Résiliation (V10.5)

Il est possible d’enregistrer une demande de résiliation à l'avance sans rendre le contrat inactif immédiatement. La résiliation d'un contrat, n’en change pas le terme, mais indique qu'il ne sera pas renouvelé à l'échéance. C'est donc un événement que l'on peut anticiper (respect du délai de résiliation oblige). Le statut « Résilié » est utiliser lorsqu’un contrat arrive à son terme et n’est pas renouvelé, donc pas de date nécessaire.

...

On saisit dans une nouvelle fenêtre la date de la demande de résiliation ainsi qu’un éventuel commentaire. Le contrat devra rester actif jusqu’à l’échéance de renouvellement. Lors de l’exécution du traitement « Vérification des éléments contractuels », à l’échéance de renouvellement, la demande sera prise en compte et le contrat est passé en statut « Résilié ».

Terminer un contrat
Met fin à un contrat, en le passant au statut expiré et en mettant à jour sa date de fin de validité.

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Cas contrat à durée indéterminée : Le contrat est actif et on veut le terminer avant son échéance de renouvellement. La date est alors saisissable(à la date du jour par défaut). La date de fin de validité ne peut pas être anticipée dans le futur et elle sert en général pour facturer un avoir sur la fin de période à échoir.

Le bouton « Matériel » 
Permet l'accès à la liste des matériels liée au contrat. Consulter le chapitre Paramétrage des matériels.
Le bouton « Facturation » 
Permet d'exécuter le traitement de la Préparation des Factures Contrats du contrat sélectionné.
Si « Facturation au prorata » est cochée, la date de fin est positionnée sur la prochaine échéance du calendrier de facturation.
Le bouton « Facturation » (V10.4)
Permet d'exécuter le traitement de la Préparation des Factures Contrats du contrat sélectionné. Deux options concernant facturation sont disponibles :

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En cas de mode de facturation « Valorisation d'après les matériels », les lignes matériel arrivant en fin de validité sont susceptibles de générer de la facturation au prorata. On traitera donc toutes les lignes de matériel ayant une date fin de validité comprise dans la période indiquée.
Dans tous les cas, une PFC au prorata sera générée.
Attention : Cette fonctionnalité est uniquement accessible par le bouton « Facturation » du zoom des contrats.
Le bouton « Ventes »
Accès à l'historique des dernières ventes liées au contrat.
Le bouton « Avenants » 
Consultation et gestion des avenants liés au contrat. Voir chapitre Les avenants.

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Depuis une fiche contrat, vous pouvez accéder à la liste des matériels liés à ce contrat. Depuis cette liste, vous pouvez sélectionner plusieurs matériels pour effectuer une modification globale sur les données suivantes :

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Accès au superviseur de contrat (V10.10)

Il est désormais possible d’accéder au superviseur de contrats à partir du contrat via le menu ‘Interrogations’

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• pilotage par le contrat :

En cliquant sur ‘Superviseur du contrat’, on accède au superviseur du contrat en mode fiche par défaut avec affichage des échéances de la période de renouvellement en cours. On retrouve également les nouveaux champs du calendrier :

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Les champs ‘Durée initiale’, ‘Type durée’, ‘Durée de reconduction’, ‘Type durée’ et ‘Reconduction’ ne sont affichés que pour les contrats à durée déterminée.

Pour modifier la période de référence, il faut cliquer sur un des 3 boutons de filtrage de la période (un seul peut être sélectionné) :

...

ou sélectionner via le menu ‘Période’ :

...

On peut soit afficher les échéances :

• pour la période de renouvellement en cours

• pour la période étendue (période de renouvellement en cours + année précédente)

• pour toutes les périodes depuis le début du contrat.

Exemple :

...

→ Les échéances en retard, c’est-à-dire les échéances passées qui ne sont pas encore facturées apparaissent en rouge

• pilotage par client :

en cliquant sur ‘Superviseur des contrats du client’, on accède au superviseur des contrats pour le client sur lequel on est positionné :

...

Pour modifier le filtrage sur la période, il suffit de cliquer sur un des 3 boutons ou modifier la sélection via le menu ‘Période’.

Remarque :

Il est possible de définir une période par défaut par utilisateur. Pour cela, il faut aller dans Outils → Options :

...