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• Multi utilisateur

De manière générale, Divalto infinity est multi-utilisateur. Chaque utilisateur possède des droits d'accès, des droits de consultation et des droits de modification pour les différents traitements de l'ERP.
Les opérations sont signées, c'est-à-dire que la trace de qui et quand est conservée.

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La comptabilité générale et analytique dans Divalto Infinity est multi devises : vous pourrez gérer une devise principale et secondaire par dossier ainsi que saisir des écritures comptables en devises.

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Plusieurs fiches annexes sont rattachées au dossier :

• Paramétrage de DIVALTO REGLEMENTS (voir partie règlements)

• Dates des exercices clôturés et non clôturés

• Numérotation

• Paramétrage expert (non accessible par menu ; mais par Shift-F7)

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dossier Expert - onglet « DIVALTO COMPTABILITE »

Définition des indes L M N P (interrogations analytiques croisées)
Lors des interrogations axes, deux types de croisement sont possibles en standard :

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Deux autres définitions sont paramétrables en spécifique. Les axes présentés sont issus du dossier 999. Le paramétrage des index permet une interrogation analytique croisée entre les différents axes. Ces paramétrages ne doivent en aucun cas être modifiés.
Il est impératif que les croisements décrits dans l'enregistrement expert correspondent aux descriptions physiques des index des bases. Un contrôle de cohérence est réalisé en début d'interrogation analytique.
Les tables communes à tous les dossiers
Les tables sont déclarées communes aux dossiers ou non. Vous indiquez le mode de gestion de chaque table.
Vous précisez si la table est :

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Il est possible de contrôler la saisie du numéro de SIRET pour les tiers français en s''assurant de l'unicité de ce numéro dans la base. La fiche dossier Commerce & Logistique permet de définir le niveau de contrôle sur le SIRET à réaliser dans les Zooms.
L'accès se fait via le menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers – Onglet « COMPTABILITE »
Contrôler l'unicité de Siret sur les tiers 
Les différents choix disponibles sont :

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La fiche Pays comporte un indicateur à positionner uniquement sur le code pays France. On accède à la table des codes pays par l'option de menu : Commerce et logistique / Fichiers / Tables liées aux tiers / pays
Contrôle du SIRET (France)
Le contrôle en saisie du SIRET, conditionné par l'option dossier et la case à cocher « France » du pays est effectué en création et modification sur les zooms Prospect, Client, Fournisseur, Commercial, Autre Tiers.
Un contrôle dans l'Import de Tiers (sauf si option dossier positionnée sur 'Jamais'), bloquant, avec trace dans la colonne « erreur » est effectué.
Attention : seule la présence de l'information est contrôlée, pas la cohérence de forme du SIRET.

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Entête du modèle d'écriture

Code modèle d'écriture
Saisissez un code pour le modèle d'écriture. Vous disposez de 8 caractères alphanumériques.
Code établissement
Saisissez ici l'établissement dans lequel le modèle pourra être utilisé.
Libellé modèle écriture
Ce libellé sur 40 caractères permet d'identifier un modèle d'écriture.
Type de journal
Indiquez ici le type de journal auquel le modèle d'écriture pourra être utilisé. Pour le type, vous disposez des choix suivants :

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Lignes du modèle d'écriture

Numéro de ligne
Toutes les lignes d'un modèle sont identifiées par des numéros. Chaque ligne du modèle correspond à la ligne d'écriture de même numéro.
A saisir
Pour chaque ligne, il s'agit de préciser si le compte, le libellé, le montant et les autres informations doivent être saisis ou renseignés automatiquement.
Lorsqu'un élément ne doit pas être saisi par l'utilisateur, le champ attenant peut-être renseigné, servant alors de valeur par défaut ou de commentaire dans un champ de formule.
Remarque : Dans le tableau des lignes (Mode liste), à gauche de l'écran, « Oui » signifie que l'option « A saisir » a été cochée. Il n'y a donc aucune valeur associée.
Le compte
Le numéro de compte peut être une valeur directe (60710000 par exemple). Mais, il peut également contenir des caractères jokers.

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l'écriture.
L'utilisation du joker %% est particulière. C'est le seul joker qui dépend du compte et qui, en même temps, permet de modifier le numéro de compte. Le traitement ne peut l'utiliser qu'en faisant référence à un autre compte (puisque tant qu'il ne connaît pas le compte, il ne connaît pas non plus le code taxe et ne peut donc trouver le compte…). En conséquence, il ne peut être utilisé que si le masque comporte une page d'en-tête d'écriture où l'utilisateur a la possibilité de saisir un numéro de compte. C'est le code taxe associé à ce compte que le traitement utilisera pour créer les autres numéros de comptes.
Hormis %%, les jokers sont dynamiques. Pendant toute la phase de création de l'écriture, le changement d'un élément influant sur un joker provoquera le recalcul des numéros de comptes. Par exemple, si le compte prévu sur le modèle est 4130##00, le fait de changer la date d'échéance d'une ligne entraîne la modification du numéro de compte.
Le numéro de compte du modèle peut être une simple valeur par défaut que l'utilisateur peut corriger (indicateur de saisie positionné sur "oui"). Cela peut être aussi un numéro entièrement calculé sur lequel l'utilisateur n'aura aucune possibilité d'intervention (indicateur de saisie positionné sur "non"). En définissant des modèles avec des comptes imposés, un comptable peut confier la saisie d'écritures répétitives à une autre personne sans risque de constater des erreurs d'imputation.
Le traitement peut ne pas tenir compte de l'indicateur de saisie positionné à "non". Si le compte, après remplacement éventuel des jokers, n'existe pas dans le plan comptable, un message demande à l'utilisateur s'il veut le créer. En cas de refus, ou si l'utilisateur n'a pas les droits nécessaires à la création d'un compte (ou bien encore si l'utilisateur abandonne la création dans le zoom), le traitement forcera l'indicateur de saisie à "oui".
Le paramètre est utilisé lors de l'appel des modèles par les abonnements. L'abonnement passe alors une valeur de compte en paramètre lors de la génération des écritures d'abonnement.
Sens
Pour chaque ligne d'un modèle, le sens peut être :

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En forçant le sens il est possible de faire un modèle pour un avoir.
Le libellé
Comme le compte, le libellé peut être une valeur directe ou contenir des jokers.

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Il est généralement plus utile de renseigner le libellé uniquement sur la première ligne car le traitement lors de la saisie se charge de dupliquer le libellé de la première ligne sur les lignes suivantes (ce dispositif fonctionne également hors modèle).
Le libellé n'est évalué (et réévalué) que sur la ligne où il est défini dans le modèle. Si le libellé n'est présent que sur la première ligne du modèle, la modification du numéro de compte de la deuxième ligne n'aura pas d'incidence sur le libellé ; par contre, la modification du numéro de compte sur la première ligne entraînera la modification du libellé sur toutes les lignes de l'écriture.
Les axes
Les axes peuvent être renseignés par une valeur ou une clé de répartition.
La formule de calcul
La formule de calcul permet d'obtenir le montant de la ligne d'écriture. C'est une expression arithmétique pouvant comporter :

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Les mots clés Escompte, Montant et Tva peuvent être suivis d'un indice entre parenthèses indiquant le numéro de ligne d'écriture à prendre en compte. Par exemple, montant(3) contient le montant de la troisième ligne de l'écriture ; escompte(1) est le taux d'escompte trouvé sur la fiche tiers associée au compte comptable de la première ligne de l'écriture. Lorsque ces mots clés ne sont pas suivis d'une parenthèse, le traitement considère qu'ils font référence à la ligne courante.
Les mots clés peuvent être abrégés car le traitement identifie chaque mot clé en n'utilisant que sa première lettre. Ainsi les expressions Montant(3), mt(3), m(3), MontantDeLaLigne(3) sont équivalentes ; il en est de même pour TVA(2), taux(2), tx(2), t(2), TauxDeTvaDeLaLigne(2) ou pour Paramètre(33), p33, param33, ParamètreNuméro33, etc…
Les opérateurs :
Les opérateurs permettent de combiner les constantes et les variables entre elles. Il est possible d'utiliser les quatre opérations arithmétiques +, –, *{}, / ainsi que l'opérateur %.
% est une abréviation de /100. Il ne doit pas être utilisé avec les variables Escompte et Taux qui sont déjà automatiquement divisées par 100.
Enfin, une formule peut comporter des parenthèses pour contourner la priorité normale des opérateurs et des espaces pour améliorer sa lisibilité.
Formules implicites :
Lorsque le montant n'est pas déclaré "à saisir", le traitement utilise la formule de calcul de la ligne du modèle correspondant au numéro de ligne courant de l'écriture. Si aucune formule n'est définie dans le modèle, le traitement peut dans certains cas utiliser une formule par défaut.
Si le compte comptable de la ligne d'écriture courante comporte un code taxe, le traitement utilise par défaut la formule :
mt(1) / (1 + tx)
Soit le montant de la première ligne divisé par le taux de TVA associé au compte comptable de la ligne courante incrémenté de 1".
Si le compte comptable de la ligne d'écriture courant comporte le symbole ""* dans son code taxe, le traitement utilise par défaut la formule :
Solde
Soit le solde de l'écriture.
Il est ainsi possible de définir, par exemple, un modèle de saisie d'une écriture de vente comportant trois lignes (TTC, HT et TVA) en ne demandant que la saisie du montant de la première ligne et sans préciser de formule pour les deux autres lignes (à condition que les comptes comptables soient correctement codifiés).
Formule donnant un résultat nul ou ligne sans montant renseigné.
Il est possible qu'une formule ne donne pas de résultat. Par exemple, la formule
Montant(2) * Escompte(1) n'aura une valeur que si la fiche tiers associée au compte comptable de la première ligne comporte effectivement un taux d'escompte et que si le montant de la deuxième ligne est déjà connu.
En conséquence, pendant toute la phase de création d'une écriture, des lignes à zéro peuvent être affichées. Elles peuvent recevoir un montant par la suite si l'utilisateur modifie un compte ou un montant : la prise en compte de la modification d'une information pouvant avoir une influence sur d'autres lignes (y compris la ligne courante) est automatique dès que l'utilisateur valide la saisie d'une ligne.
Au moment de la validation globale de l'écriture, le traitement éliminera automatiquement toutes les lignes qui ne comportent pas de montant.
Ce dispositif permet de mettre en place des modèles généraux, comportant des lignes optionnelles. Par exemple, une écriture de vente avec prise en charge de l'escompte habituel du client : la ligne sur le compte d'escompte n'apparaîtra dans l'écriture finale que si le client a effectivement un taux d'escompte renseigné sur sa fiche.
Les autres informations
Le terme "autres informations" regroupe toutes les informations facultatives qu'il est possible de saisir sur une ligne en fonction des paramètres du journal : le numéro de pièce, la date d'échéance, le numéro de chèque, les axes …
Il ne s'agit ni de la date d'écriture – qui doit toujours être saisie –, ni de la devise – qui doit être renseignée soit explicitement, soit implicitement (le traitement peut imposer la devise principale du dossier si le journal est paramétré "sans devise").
Attention : Il n'y a pas de champ « valeur » pour les autres informations. Le traitement de saisie comporte, avec ou sans modèle, des mécanismes qui renseignent automatiquement ces informations. De plus, si le traitement ne parvient pas à compléter une zone obligatoire avec les informations dont il dispose (exemple : un compte réclame une ventilation axe et n'a pas d'axe implicite ni de clé de répartition associée), l'utilisateur devra la renseigner même si l'indicateur « autre » est positionné à « non ».

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La formule Ndt permet de calculer la charge non déductible associée à la ligne de HT (x = n° de la ligne de HT).
Si « Ndt » est le premier mot de la formule, l'évaluation de la formule va positionner le flag « Ligne de charge non déductible" afin de bloquer la création de ventilation de TVA sur la ligne.
Exemples de paramétrage d'un modèle avec TVA partiellement déductible :
Avec charge non déductible sur la 3ème ligne du modèle

Avec charge non déductible sur la 4ème ligne du modèle

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Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux pièces / Mode de règlements – « Modèle de saisie des écritures »
Remarque : Si un modèle est présent sur les trois tables, on appliquera celui du mode de règlement.
S'il n'y a pas de modèle sur le mode de règlement on applique celui du compte. Si le compte n'a pas de modèle, c'est celui du journal qui est utilisé.

Les écritures en attente en comptabilité générale

Les écritures en attentes sont alimentées par le Data Hub qui génère des DataSets empruntant ce circuit direct vers la comptabilité si aucun rapprochement avec une commande fournisseur n'est possible coté Commerce et logistique.
Il s'agit en fait d'une nouvelle saisie d'écritures que l'on qualifiera de saisie pré-comptable. En effet les différentes pièces ne sont pas intégrées directement en comptabilité mais passent dans un état « en attente ».
Cela permettra aux utilisateurs d'effectuer des demandes complémentaires afin d'enrichir les écritures. Par exemple, d'effectuer une demande sur les comptes comptables à renseigner ainsi que les ventilations analytiques à réaliser. Une fois que les écritures auront été approuvées et auront obtenu le visa de conformité, elles pourront être injectées en comptabilité sous forme d'écritures en mode brouillard.
Cette saisie « pré-comptable » pourra également être utilisée hors circuit de dématérialisation.
En résumé ce programme permet de sauvegarder une écriture partielle non terminée ou non équilibrée. Une fois que l'écriture est complète, on pourra l'intégrer en comptabilité. Elle est alors transférée dans le brouillard des écritures et l'écriture en attente est alors supprimée.

Paramétrage - Ecritures en attente en comptabilité générale

La première chose à faire est de mettre en place les paramétrages nécessaires pour l'utilisation des différents processus concernant notamment les demandes de renseignements complémentaires, ainsi que la gestion des modèles d'écritures.

Gestion des actions - écritures en attente en comptabilité générale

Divalto fourni en standard trois codes actions permettant d'envoyer des demandes via le module processus :

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Visa des écritures en attente – Traitement en masse

Divalto met également à disposition une option permettant de « viser » les écritures en masse à l'aide d'un traitement accessible à partir du menu. L'option de menu est la suivante : Comptabilité / Saisie / Visa des écritures en attente.
Pour le traitement en masse, il suffira de sélectionner un ensemble de lignes puis de cocher-décocher la sélection à l'aide des boutons « Cocher la ligne ou la sélection » ou touche de fonction « F5 » et « Décocher la ligne ou la sélection » ou touche de fonction « Shift + F5 » ou manuellement en cliquant la case « Visa », pour chaque lignes concernées.
Pour appliquer votre choix, il conviendra de valider l'ensemble et de confirmer la mise à jour.
Attention : Les écritures provenant du DataHub seront automatiquement intégrées en comptabilité, après avoir été visées.
A partir du traitement, l'utilisateur pourra également :

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Extension des champs disponibles dans les écritures et les écritures en attente (V10.6)

Les champs type de tiers, Tiers, Tiers Payeur, Tiers Divalto Achat-vente, Tiers centrale et Tiers à relancer ont été rajoutés à l'écriture liée à un tiers ainsi que sur les ventilations par pièce et échéance qui lui sont rattachées.
Ces champs sont initialisés à partir des factures ou des tickets lors de l'intégration de la facture, via l'intégration comptable disponible dans Commerce & Logistique ou Point de Vente.

Rattachement de tiers au compte auxiliaire (V10.6)

Lors de la saisie d'écriture et d'écriture en attente, il est possible de sélectionner un tiers rattaché au compte auxiliaire.