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On accède à la fiche dossier du module des règlements par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Dossier – Bouton « Règlement » - groupe « Bons à payer »
Si vous souhaitez utilisé cette gestion, cochez la case « Gérer les Bons à payer ».
Gérer les Bons à payer
Une fois l'option activée, un message d'alerte avertit l'utilisateur que le bon à payer n'a pas été signé au moment de la préparation ou de l'émission.
Délai de retour
A l'intégration des factures dans Divalto Règlements, une date limite de retour est calculée à partir de la date du jour. Cette date permet de relancer les personnes validant les factures. Le délai de retour, permet d'indiquer le nombre de jours utilisées pour calculer la date limite de remise. Lors de l'intégration des factures dans Divalto règlement, une date limite de retour est calculée à partir de la date du jour + le délai de retour et cette dernière permet de relancer les personnes validant les factures.
Fonctions confidentielles : Saisie d'un décaissement sans bon à payer
Si vous avez choisi de gérer les décaissements avec une étape de « bon à payer », vous pouvez confidentialiser la validation d'effets pas encore « bon à payer » lors de la préparation des règlements. Seules les personnes autorisées pourront pointer les effets pas encore « bons à payer ».
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Le signataire par défaut peut-être renseigné dans la fiche du fournisseur. L'accès au zoom des fournisseurs est réalisé par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Tiers / Fournisseur – Onglet « COMPTABILITE ET CONFIDENTIALITE », groupe « Paiement »
C'est dans le champ « Signataire du Bon à payer » que vous précisez la personne habilitée à signer les bons à payer pour le fournisseur, à réception des factures. Le code saisi sera transmis aux effets de Divalto Règlement pour relancer les bons à payer par signataire autorisé. Le code fait appel au zoom des collaborateurs.
Le signataire est défini manuellement à la saisie de la pièce d'achat et reprend la valeur positionnée sur la fiche fournisseur. L'indication se trouve dans l'entête de pièce, dans l'onglet « COMPLEMENT », champ « Signataire Bon à Payer »
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Le traitement ci-dessous permet d'enregistrer l'autorisation des bons à payer :
Règlement / Décaissement / Bons à payer / Saisie des bons à payer
Ecran de sélection
Un premier écran de sélection, vous permet :
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Vous indiquez la date limite de retour des bons à payer et seuls les effets avec une date antérieure ou égale à cette date seront proposés.
Ecran de traitement
Vous pouvez soit afficher et traiter :
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Le traitement de relance édite la liste des effets en attente de bons à payer par signataire et pour une date limite de remise donnée (délais).
L'impression des notes de l'effet peut avoir son importance pour assurer la communication entre les utilisateurs et justifier de la « non signature ».
L'option de menu permettant d'accéder au traitement : Règlement / Décaissement / Bons à payer / Relance des retours de Bons à payer
Fourchette de signataires à relancer
Les effets dont le délai de retour de bon à payer est atteint sont imprimés. Seuls les effets associés aux signataires compris dans la fourchette seront relancés.
Date limite de remise des bons à payer
A l'intégration des factures dans DIVALTO REGLEMENTS, une date limite de retour est calculée à partir de la date du jour.
Cette date permet de relancer les personnes validant les factures. Vous indiquez, ici la date limite de retour des bons à payer. Seuls les effets avec une date antérieure ou égale à cette date seront proposés dans la liste.
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L'accès au zoom est réalisé par l'option de menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux pièces / Entête des escomptes
Lors de la création d'un nouveau code on indiquera :
Code escompte
Le code escompte est défini sur 8 caractères alphanumériques et permet d'associer plusieurs taux. Cela correspond à la matrice d'escompte.
Libellé
L'intitulé du code escompte. Vous disposez de 80 caractères alphanumériques.
Base échéance
Si cette option est cochée, le nombre de jours « avant » la date d'échéance sera calculé. Si non cochée, on se base sur la date de la facture et un nombre jours « après » la date de facture sera calculé.
On pourra accéder au détail des escomptes via le bouton « Détail » ou la touche de fonction « F6 », ainsi que par l'option de menu Commerce & Logistique / Fichiers / tables / Tables liées aux pièces / Définition des escomptes.
Début (en nombre de jours) au
Indiquer le nombre de jours à prendre en compte pour le calcul du taux applicable. Ce nombre sera déterminé par rapport à la date du jour et la date de facture ou la date d'échéance de la facture.
On indique ici la fourchette du nombre de jours à prendre en compte pour l'application du pourcentage d'escompte.
Escompte (en pourcentage)
Indiquer le taux d'escompte à appliquer pour la fourchette de date.
Exemple avec Base échéance cochée
Jusqu'à 30 (inclus) jours avant la date d'échéance on applique 2% d'escompte.
Entre 15 jours et 29 jours avant la date d'échéance, on applique 1% d'escompte.
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Entête : Préparation des règlements
Escompte automatique
Si l'option « Escompte automatique » est cochée, on va calculer automatiquement le taux d'escompte applicable à chaque effet en fonction de la matrice d'escompte issue de la fiche du fournisseur et un escompte sera créé pour chaque effets pointés.
L'escompte proposé est calculé en fonction de la date de règlement saisie.
Si l'option « Escompte automatique » n'est pas est cochée, on garde néanmoins la possibilité de calculer un escompte à l'aide du bouton Escompte du menu.
Il est possible d'afficher les colonnes suivantes :
Limite d'obtention d'escompte : Date limite de règlement pour bénéficier de l'escompte calculée
Nb de jour avant échéance : Nb de jours avant la date prise en compte pour le calcul de l'escompte (Date d'échéance ou date d'émission)
Taux d'escompte : Taux de l'escompte calculé (modifiable)
Montant de l'escompte : Montant de l'escompte calculé (modifiable)
TTC après escompte : Montant du TTC après déduction de l'escompte (modifiable)
Changement d'état
Le changement d'état paramétré au Menu est proposé, mais vous pouvez sélectionner un autre changement d'état.
Date d'opération
La date du jour est proposée, vous pouvez la modifier.
Décaissement
Vous précisez le Type de tiers concerné par le décaissement, soit :
Un client
Un fournisseur
Un autre tiers
Tiers centrale
Vous précisez si les opérations de changement d'état concernent une centrale ou non. Si cochée, Vous indiquez le code du tiers concerné par le décaissement en cours.
On affiche la liste des tiers de Divalto Commerce & logistique rattachés à la centrale.
Combo Numéro de facture / numéro de relevé
Vous précisez si le décaissement concerne une facture ou un relevé et ensuite le numéro de facture ou de relevé à traiter.
Si vous précisez un numéro, les effets liés à la facture ou au relevé seront pré-pointés.
Onglet Filtres
Dans l'onglet Filtres, vous sélectionnez soit toute les échéances ou les factures arrivant à échéance en date du.
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Pied : Préparation des règlements
Montant de l'escompte
Ce montant d'escompte correspond à la somme des montants d'escomptes des lignes pointées.
Nouvel état
Le premier effet pointé sert de référence. Le programme propose l'état suivant mémorisé dans la fiche état correspondant à l'effet de référence.
Règlement en devise
Si vous avez pointé des effets dans une seule devise, vous pouvez émettre le règlement dans cette devise.
Ordre
Vous précisez le nom de la société bénéficiaire du chèque. Le nom du fournisseur est proposé.
Saisie d'acompte (V10.
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Lors de la saisie d’un acompte dans le cas d’un décaissement, il est désormais possible de saisir une « Référence tiers ».
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A l'issu de la préparation, la confection de bordereaux permet d'éditer, le cas échéant, les chèques, les BOR et les ordres de virements.
Ecran de saisie des émissions des règlements
On accède au traitement par l'option de menu : Règlement / Décaissement / Emettre / Emettre les chèques
Choix sélections des effets :
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Remarque : La saisie ou non de la banque en mode préparatoire est paramétrée dans le changement d'état.
Un double clic permet de pointer ou dépointer les effets. En cas de pointage un cadenas est positionnée en début de ligne et la totalisation en pied est mise à jour. A la validation, les effets sélectionnés deviennent périmés et des effets en "C50 Chèque expédié au fournisseur" sont créés. Les liens sont conservés et visibles dans les interrogations.
Options de la barre d'outils
Bouton « Modifier les filtres » ou touche de fonction « F4 » : Modification des filtres de sélections des effets.
Bouton « Liste des effets pointés » ou touche de fonction « Ctrl+F5 » : Affiche la liste des effets pointés.
Bouton « Totaliser les effets » ou touche de fonction « Shift+F7 » : Affiche un résumé des effets pointés par échéance et par devise.
Bouton « Pointage automatique » ou touche « F6 » : Permet une sélection automatique des effets en fonction d'un montant saisi.
Vous indiquez le montant à atteindre et si vous autorisez ou non le dépassement du montant. Les effets sont sélectionnés et pointés automatiquement dans le limite du montant à atteindre
Bouton « Détail de l'effet » ou touche « Shift+F4 » : Accède au détail de l'effet mode fiche.
Bouton « Note » ou touche « Shift+F6 » : Ajout ou consultation de note.
Bouton « Pièce associée » ou touche « Shift+F8 » : Consultation des pièces associées à l'effet.