Les écritures en attente en comptabilité générale

Les écritures en attentes sont alimentées par le Data Hub qui génère des DataSets empruntant ce circuit direct vers la comptabilité si aucun rapprochement avec une commande fournisseur n'est possible coté Commerce et logistique.
Il s'agit en fait d'une nouvelle saisie d'écritures que l'on qualifiera de saisie pré-comptable. En effet les différentes pièces ne sont pas intégrées directement en comptabilité mais passent dans un état « en attente ».
Cela permettra aux utilisateurs d'effectuer des demandes complémentaires afin d'enrichir les écritures. Par exemple, d'effectuer une demande sur les comptes comptables à renseigner ainsi que les ventilations analytiques à réaliser. Une fois que les écritures auront été approuvées et auront obtenu le visa de conformité, elles pourront être injectées en comptabilité sous forme d'écritures en mode brouillard.
Cette saisie « pré-comptable » pourra également être utilisée hors circuit de dématérialisation.
En résumé ce programme permet de sauvegarder une écriture partielle non terminée ou non équilibrée. Une fois que l'écriture est complète, on pourra l'intégrer en comptabilité. Elle est alors transférée dans le brouillard des écritures et l'écriture en attente est alors supprimée.

Paramétrage

La première chose à faire est de mettre en place les paramétrages nécessaires pour l'utilisation des différents processus concernant notamment les demandes de renseignements complémentaires, ainsi que la gestion des modèles d'écritures.

Gestion des actions

Divalto fourni en standard trois codes actions permettant d'envoyer des demandes via le module processus :

• Demande pour compléter une écriture comptable ayant le code COMPLETER_CAT

• Demande pour compléter les ventilations analytiques ayant le code COMPLETER_VENTIL_CAT

• Demande pour viser une écriture afin de la valider ayant le code DEMANDER_VISA

Le code action DEMANDER_VISA est soumis à un code de confidentialité : CEv
Ces trois codes actions sont accessibles via le module Administration par l'option de menu : Administration / Paramètres / Actions / Actions.
Les différents processus déclenchés par chacun de ces codes actions sont :

• COMPLETER_CAT déclenche le processus ecr_nc

• COMPLETER_VENTIL_CAT déclenche le processus ecr_cc

• DEMANDER_VISA déclenche le processus ecr_visa

Activation des processus - écritures en attente en comptabilité générale

Il convient de vérifier que ces différents processus sont activés. C'est le module processus qui permet de déclencher des taches en automatique ou semi-automatique. On y accède par l'option de menu : Processus / Définition des Processus / Processus (modèle)
Un processus peut être lancé lorsque ce dernier est actif. Pour cela le masque du processus doit être généré. Le masque correspond aux écrans des différentes tâches du processus.
Il faut donc pour les trois processus cliquer sur le bouton « Générer masque » de la barre d'outils afin d'activer les processus.
Remarque :
Nous utilisons par défaut l'utilisateur Démo tout au long de ce support. Cet utilisateur est paramétré entre autres comme utilisateur Administrateur de processus. Les différents droits sont positionnés dans la fiche utilisateur – Onglet « PROCESSUS ». Pour de plus amples informations veuillez consulter le support de cours consacré aux processus. L'accès est réalisée par l'option de menu : Administration / Utilisateurs / Utilisateurs communs – Onglet PROCESSUS

Gestion des modèles d'écriture - écritures en attente en comptabilité générale

Pour générer une écriture cohérente, on a la possibilité de positionner un modèle d'écriture sur :

• Le journal comptable

• Le compte comptable

• Le mode de règlement

Si un modèle est présent sur les trois tables, on appliquera celui du mode de règlement. S'il n'y a pas de modèle sur le mode de règlement on applique celui du compte. Si le compte n'a pas de modèle, c'est celui du journal qui est utilisé.
L'utilisateur pourra également saisir directement un modèle dans l'entête de la saisie des écritures en attente.
Voir la partie consacrée aux modèles d'écritures.

Principe général

Ce programme permet d’enregistrer et de sauvegarder une écriture partielle non terminée, non équilibrée sur un journal d'achat ou de vente. Une fois que l'écriture est complète, on pourra l'intégrer en comptabilité.

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