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Créer une offre
Réutiliser les éléments de chiffrage
Présenter l'offre
Répartir / Ajuster les montants
Modifier une offre
Transformer une offre en devis commercial ou en commande
Insérer des textes pré-enregistrés
Dupliquer une offre
Imprimer l'offre
Archiver l'offre
Créer une offre
L'opération s'effectue en deux temps.
A noter : vous pouvez également automatiser ces deux étapes par glisser/déposer d'une arborescence contenant des budgets (chiffrage typiquement) vers une racine d'arborescence d'offre.
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A noter : la commande "Créer offre" n'est pas disponible lorsque l'élément sélectionné n'est pas associé au type "Chiffrage" déclaré dans le dossier de l'affaire.
Réutiliser les éléments de chiffrage
Pour faire passer les éléments de chiffrage de la droite de la fenêtre vers l'offre, à gauche, vous avez deux solutions :
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A noter : vous pourrez ensuite retrouver les associations budgets / offre depuis l'onglet "Liens de budget" des éléments de l'offre (écran Administration de l'affaire).
A noter : si vous souhaitez remonter d'un cran dans l'arborescence de chiffrage, sans être obligé de revenir à l'écran précédent, cliquez sur le pictogramme .
Présenter l'offre
Si vous récupérez le chiffrage élément par élément, vous pouvez structurer votre offre en amont, puis faire glisser les éléments de chiffrage dans les chapitres prévus à cet effet.
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A noter : vous avez la possibilité d'utiliser des modèles de chiffrage en appelant l'arborescence d'une affaire-modèle. C'est l'état de l'affaire (zoom affaire) qui détermine s'il s'agit d'une opportunité, d'une affaire ou d'un modèle.
Mise en forme
Sur chaque ligne, vous avez la possibilité de déterminer quatre options d'impression en cochant ou décochant la case correspondante :
Impression : la ligne s'imprime sur l'offre, ou non.
Impression montant : le montant de la ligne s'imprime ou non.
Impression quantité : la quantité de la ligne s'imprime ou non.
Saut de page avant : un saut de page est effectué avant l'impression de cette ligne.
Conseil : réduisez la largeur du cadre de droite (éléments d'origine) pour plus de confort d'utilisation.
A noter : un traitement de modification globale, accessible via le menu « outils » permet de modifier les chapitres sélectionnés en masse sur une des caractéristiques.
Répartir les montants de l'offre
Vous pouvez moduler et répartir les montants issus du chiffrage sur l'offre.
Exemple : l'élément "Montage" a été chiffré à 3000 euros, or sur l'offre, vous préférez distinguer montage sur site et pré-montage. Dans ce cas, vous allouerez 50% de l'élément "Montage" au montage sur site et les 50% restants au pré-montage.
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A partir de la 10.6 et afin de faciliter la répartition automatique d'une ligne budget vers des chapitres de destination, un mécanisme de répartition s'appuie sur le poids respectif des chapitres sur lesquels doit s'effectuer la répartition.
Dans le concepteur d'offre, les chapitres destinations sur lesquels une ligne de budget doit être répartie sont Multi-sélectionnés. Un clic droit sur la ligne de budget à répartir fait apparaitre le menu contextuel « affecter proportionnellement ». Le restant de la ligne de budget est réparti au prorata du montant d'un chapitre divisé par la somme des montants des chapitres sélectionnés.
Important : la multi-sélection n'autorise pas des sélections non-homogènes en niveaux.
Les chapitres en option
Il est possible d'indiquer qu'un chapitre de l'arborescence de présentation est une option.
Lorsqu'un chapitre est déterminé comme étant en option, tous les sous éléments sont cochés comme option. Il n'est pas possible de « mixer » les situations sur les éléments constitutifs d'un chapitre.
Les éléments indiqués comme 'option' s'impriment au même titre que les autres lignes, avec le niveau de détail déterminé dans leurs constituants (éléments, lignes de budgets). Ils sont édités en fin de présentation de l'offre, dans une section à part.
La totalisation de l'offre ne comporte pas ces chapitres définis comme option.
Modifier une offre
Depuis l'Administration de l'affaire, sélectionnez l'élément Offre.
Faites un clic droit pour ouvrir le menu contextuel.
Sélectionnez la commande
Offre <Modifier offre> pour ouvrir le Concepteur d'offre.
Transformer l'offre en devis commercial ou en commande
Lorsque vous êtes en mode projet, vous pouvez transformer l'offre en document commercial de type devis et/ou commande, avec un niveau d'information plus ou moins détaillé :
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A noter : seuls les montants des lignes cochées seront visibles sur le document commercial.
Chaque ligne de l'offre correspondra soit à un chapitre, soit à un poste, soit à une ligne article.
Le bouton [Pièce] s'active et permet d'accéder au document commercial.
La re-génération est possible si vous supprimez la pièce. Vous pourrez ainsi, par exemple, créer un devis détaillé si le devis global n'a pas convaincu.
A noter : c'est dans les paramètres des types d'éléments d'affaires que sont désignés les articles génériques qui seront utilisés dans les pièces commerciales.
Important : l'opération est possible si et seulement si la ligne de l'offre est associée à un type d'éléments d'affaires dont l'option "Permettre la génération de l'élément d'affaire en pièce Divalto" est cochée.
Insérer des textes préenregistrés
Pour copier un texte préenregistré sur un élément de l'offre :
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Vous pouvez ensuite le consulter en cliquant sur le pictogramme d'accès au texte lié à l'élément .
Dupliquer une offre
Il suffit de copier – coller une arborescence d'offre pour créer une seconde version.
Les liens sont également dupliqués.
Conseil : dans le cas de plusieurs offres, créez un chapitre par version. Par exemple :
Imprimer l'offre
Pour imprimer une offre :
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de lancer une impression papier, mail, PDF ;
d'imprimer les textes liés aux éléments ;
d'imprimer les fichiers joints (si leur format le permet) ;
de positionner les totaux ;
d'archiver l'offre.
Archiver l'offre
Cochez la case d'option Archivage de l'offre qui se trouve dans l'écran de saisie des options d'impression. L'offre figure alors en tant que pièce jointe de l'élément d'en-tête.