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Important : il est bien entendu possible d'envisager la facturation à partir des pièces commerciales générées à partir des éléments. Toutefois, ces factures ne sont pas visibles dans l'onglet facturation qui est réservé aux factures issues du plan de facturation.
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Pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité :
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Elément père de facturation => à minima la « nature de stock » doit être précisée ici
Elément fils, appelé plan de facturation => tiers précisé à minima
Elément de type Jalon de facturation => référence article pour la génération de pièce
Référence héritée du type d'élément
Référence pour les acomptes
Rappel : La réglementation fiscale exige de présenter une facture lors de l'encaissement d'acompte (article 289 I -1-c du CGI)
Acompte exploitable que si l'affaire est paramétrée pour un type de facturation « détaillé »
La référence article pour les acomptes comportera les règles de TVA en phase avec les enjeux (
TVA exigible à la livraison pour les biens => pas de TVA sur facture d'acompte de biens.
La TVA sera donc à présenter au moment de la livraison, avec tolérance au moment de la facturation
Le principe sera donc appliqué dans la gestion d'affaire de Divalto infinity => après avoir facturé des acomptes sans TVA, la facturation du solde présentera la TVA des factures d'acomptes passées
La limite = comptabilité. L'article ne peut pas être paramétré sur une classe 4 car selon les règles comptables en vigueur, un acompte ne doit pas générer de chiffres d'affaires (donc ne devrait pas être comptabilisé en classe 7)
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Plusieurs possibilités s'offrent à vous, en fonction de votre organisation et de la mise en œuvre du projet :
Le processus de facturation peut reposer sur une arborescence dédiée. La procédure ci-après décrit ce cas. Si cette solution est facultative, elle devient nécessaire dans des cas plus complexes où la facturation du livré/réalisé doit être décorrélée.
La facturation peut être effectuée depuis d'autres arborescences, auquel cas le type de pièce exportable doit être paramétré.
A noter : l'arborescence de facturation peut être créée manuellement ou par le biais du Concepteur de plan de facturation.
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Facturation - Lancer la facturation.Toutes les échéances vont être transformées en une facture unique détaillée.
A noter : le tiers de l'affaire est par défaut destinataire des factures.
Important : si vous générez la facture à partir de l'élément parent et que vous décochez les lignes de détail, vous ne pourrez plus modifier la facture qui sera alors composée d'une seule ligne synthétique. Préférez procéder élément par élément.
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Une fois les premières factures émises, le résultat est visible depuis l'onglet "Facturation", notamment :
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Lancer l'assistant de facturation
Visualiser la facture pointée
Imprimer la facture pointée
Supprimer la facture pointée
Voir les temps facturés
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Affaires - Administration des affaires - Sélection de l'élément source des données de facturation - Clic droit - Menu "Facturation - Créer plan de facturation"
Vous pouvez également glisser-déposer une arborescence d'origine vers la tête d'arborescence de facturation :
Principe
C'est une aide à la création des arborescences de facturation.
Il est possible de créer un plan de facturation à partir de n'importe quel niveau d'arborescence.
Plusieurs plans de facturation peuvent être définis pour une même affaire. Dans ce cas, le tiers facturé est commun.
Le plan de facturation est composé à partir des budgets contenus dans l'arborescence d'origine.
Description
Le concepteur présente à gauche l'arborescence d'origine et à droite celle de destination.
Il fonctionne comme le Concepteur d'offres.
L'élément racine du plan de facturation est signalé par l'icône .
Modifier un plan de facturation
Depuis l'administration de l'affaire, sélectionnez la tête de plan de facturation.
Choisissez dans le menu contextuel qui s'affiche au clic droit la commande "Facturation - Modifier plan de facturation".
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Facturation - Assistant de facturation
Affaires - Administration des affaires - Clic droit sur la tête d'arborescence ou l'élément parent des lots à facturer - Facturation - Assistant de facturation
A noter : cette option du menu est disponible lorsque le code arborescence de la ligne sélectionnée est celui qui a été déclaré comme étant dédié à la facturation dans les paramètres du dossier.
L'Assistant est une aide à la saisie du mode facturation, des pourcentages d'avancement, montants ou quantités de chaque élément - lot à facturer.
Il permet d'exécuter le ou les plans de facturation établis sur une affaire.
Si vous avez utilisé le menu principal (Facturation - Assistant de facturation), vous pouvez traiter les factures en rafales sur toutes les affaires.
Tous les éléments associés au code arborescence de type facturation (exemple : "FAC") spécifié sur le dossier sont automatiquement rapatriés dans l'Assistant de facturation.
Colonne Tiers : tiers du plan de facturation qui sera en entête de pièce
Colonne Mode de facturation : acompte ou normal
Colonne % déjà facturé : pourcentage d'avancement déjà facturé.
Colonne % Calculé : ce qu'il reste à facturer.
Colonne % Total : pourcentage total à atteindre pour la prochaine génération de facture.
Colonne % Saisi : pourcentage supplémentaire à facturer.
Colonne Montant de facturation : montant à facturer.
Colonne Nb éléments facturés : permet d'indiquer un nombre d'éléments à facturer plutôt qu'un pourcentage ou un montant.
Colonnes référence et référence acompte : selon le mode de facturation et les paramétrages de l'onglet gestion.
Colonne Temps facturé et temps à facturer (V10.9) : permet d’avoir l’information du temps déjà présent sur une facture et du restant “facturable”.
Procédure à suivre
Depuis l'Assistant de facturation, sélectionnez la ligne à traiter.
Appuyez sur la touche <F4> pour passer en mode modification.
Tabulez jusqu'à la cellule de la colonne
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Tout ce que vous avez saisi ici peut maintenant être facturé depuis l'onglet "Facturation" des éléments de l'affaire.
A noter : le montant de facturation constitue le point de référence. Ainsi, par exemple, si vous indiquez un pourcentage de 20 %, puis forcez le montant de facturation à 400 euros pour arrondir, le programme rectifiera le pourcentage en fonction de ce montant.
A noter : si vous saisissez un pourcentage inférieur au précédent, le montant à facturer sera négatif. Si toute la facture est négative, un avoir sera généré.
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Affaires - Administration des affaires - Clic droit - Facturation - Créer plan de facturation
Vous avez la possibilité de créer des échéances à partir d'une arborescence de facturation.
La logique est la même qu'en phase de création d'une offre depuis une arborescence de chiffrage, à la différence qu'ici, vous ajouterez des postes et des sous-postes.
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Facturation - Assistant de facturation - Bouton [Générer]
Affaires - Administration des affaires - Clic droit - "Facturation - Lancer la facturation"
Tous les éléments préparatoires de la facturation sont générés en facture.
L'affichage de la facture dépend du mode de facturation indiqué sur le zoom de l'affaire (onglet "Complément'") :
Global : une seule ligne regroupant l'ensemble des montants facturés.
Détaillé : tous les éléments porteurs d'un montant facturé sont affichés sur la facture.
A noter : dans tous les cas, le document imprimé présente toujours le détail de facturation. Il est attaché en tant que pièce jointe à la facture.
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a génération de la facture, la commande sera mise à jour de la façon suivante : les lignes concernant les éléments facturés seront périmés et porteront le montant facturé et de nouvelle ligne de “reliquat” porteront le reste à facturer. Il est possible de consulter l’historique des pièces dans les 2 sens. |
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La pièce facture est générée avec la référence article de l'acompte et le code opération est un code opération correspondant au traitement des affaires
Exemple :
La pièce est visualisable sur l'élément d'affaire du plan de facturation dans l'onglet « facturation »
Exemple de pièce ici sans TVA sur acompte de deux jalons de facturation :
Dans le cas d'une ligne de solde :
Divalto infinity permet de générer plusieurs acomptes donc plusieurs factures d'acompte.
Lors de la génération d'une facture de type « solde » :
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A partir de la version 10.10, si le solde de l'élément est nul car montant réglé en totalité par un ou plusieurs acomptes, une facture finale sera générée avec des lignes reprenant les acomptes et une ligne de solde. |
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Saisies - Facturation – facturation au temps passé
Afin de pouvoir facturer de manière périodique selon les temps passés, un traitement dédié va permettre d'assister l'utilisateur.
Ce traitement permettra de travailler sur les temps saisis, regroupés selon un axe, d'identifier leur caractère facturable ou non, de les associer aux jalons-éléments d'un plan de facturation si cela n'a pas été fait préalablement pour alimenter automatiquement les données nécessaires à l'assistant de facturation vu précédemment.
En effet, les activités peuvent être associées à un jalon-élément du plan en renseignant le N° d'élément sur une ligne d'activité :
Si la ligne d'activité n'est pas directement renseignée au niveau de l'élément de facturation, il faudra alors opérer à un arbitrage, étape 3 du traitement de « facturation au temps passé ».
Etapes du traitement
Etape 1 : Définition des critères de collecte des temps passés (réalisés)
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