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La montée de fiche à partir d’Outlook

Lors de l'activation du bouton à partir d'un e-mail de la boîte de réception, l'adresse e-mail est recherchée dans la base Divalto :

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Remarque : Ceci s'applique également à un message dans la boîte des éléments envoyés. Pour chaque destinataire du message, la fiche sera affichée.

Créer un évènement à partir d'Outlook

La sélection d'un mail ou d'un rendez-vous dans l'outil de messagerie Outlook puis un clic sur l'icône génère un événement dans le CRM qu'il suffit de valider.
Lorsque le message courant est dans la boîte de réception et que l'adresse e-mail de l'émetteur du message correspond à un tiers, un événement attaché à ce tiers est généré.
Lorsque le message courant est dans la boîte des éléments envoyés, on parcourt la liste des adresses e-mails des destinataires jusqu'à ce qu'on trouve une adresse e-mail correspondant à au moins un tiers.
Un fichier est constitué à partir du message et attaché à l'événement en tant que fichier joint.
Le collaborateur principal est celui défini lors de l'identification Outlook (CRM / Utilitaires / Outlook / Identification Outlook).

Créer un évènement à partir d'un mail

• L'événement est rattaché au tiers si l'adresse du destinataire ou de l'expéditeur est reconnue comme appartenant au tiers ou à l'un des contacts. S'il s'agit du mail du contact alors le contact apparaît comme contact principal de l'événement.

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CRM / Fichiers / Organisation / Dossier, onglet CRM

Créer un évènement à partir d'un rendez-vous ou d'une tâche

• Le mail est rattaché au tiers si l'adresse du destinataire (participant) est reconnue comme appartenant au tiers ou à l'un des contacts.

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Le paramétrage lié à l'importation d'événement est disponible dans les options utilisateurs.

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Synchronisation Divalto vers Outlook

Le traitement de synchronisation est accessible par CRM / Evénement / Liaison Outlook / Génération des événements dans Outlook
Les événements créés sont automatiquement associés à la catégorie Divalto. Si cette catégorie n'existe pas dans Outlook, il est nécessaire de la créer.
Ce traitement permet de supprimer, de modifier ou de créer les événements dans Outlook selon les nouveaux paramètres définis sur la fiche utilisateur :

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Remarque : il n'existe pas de mise à jour interactive des événements dans le sens Outlook vers Divalto CRM.

Synchronisation Outlook vers Divalto

Le traitement de synchronisation de outlook vers Divalto est accessible par CRM / Evénement / Liaison Outlook / Génération des événements à partir Outlook
Ce traitement permet de transférer les rendez-vous et les tâches d'Outlook et de mettre à jour les événements de Divalto CRM en tenant compte du paramétrage de l'utilisateur.
Remarque : seuls les événements appartenant à la catégorie Divalto seront traités.

Génération des contacts

La génération des contacts dans outlook est accessible par CRM / Tiers / traitements annexes / Génération des contacts dans Outlook
Un contact peut être créé pour chaque contact et/ou pour chaque tiers.
Remarque : lors de la création ou de la modification d'un événement dans Outlook lié à un tiers ou à un contact, le contact ou le tiers rattaché à l'événement est automatiquement créé dans Outlook.

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