Naviguer dans l'ERP, voilà tout l'enjeu de Divalto Power Search.
Cet outil recherche des documents dans une base de données spécialement adaptée. Il offre ainsi une vision transversale du système d'informations, qui n'est pas permise par un accès au travers d'un menu traditionnel.
Que s'est-il passé aujourd'hui dans l'entreprise ? Quelles sont les factures du jour ou de la semaine, les avoirs, les derniers événements de CRM ?
Trouver l'adresse d'un client ou d'un contact. Retrouver un compte-rendu de réunion à partir de quelques vagues souvenirs.
Divalto Power Search est la réponse à ce type de questions et de problématiques.
Par exemple, il va permettre de retrouver la fiche d'un client évidemment à partir de son nom, mais aussi de son adresse, de sa ville, de son code postal ou téléphone, à partir du nom d'un de ses contacts, du contenu d'un mail échangé récemment, d'un courrier envoyé, d'un compte rendu de réunion, d'une note prise lors d'un échange téléphonique, d'une facture émise, d'un produit vendu, etc.
Il permet également d'avoir accès aux pièces qui ont été jointes aux divers documents.
L'écran de Divalto Power Search
L'écran de Divalto Power Search est en particulier accessible depuis :
Le widget Power Search
Le menu et la barre d'outils des Zooms, par le bouton dédié ou les menus dédiés
...
Si le bouton ou les menus n’apparaissent pas, c’est que le Power Search n’est pas installé ou pas configuré
Une fois lancé, l'écran do Power Search se présente ainsi
...
Recherche : syntaxe et filtrages
L'interface de recherche est simple et intuitive :
Requête
Tapez votre requête dans la zone de saisie puis tapez Entrée ou cliquez sur le bouton en forme de loupe.
Résultat de la requête
Les résultats de la recherche sont présentés par ordre de pertinence décroissante.
Si le résultat souhaité n'apparaît pas en tête de liste, précisez votre recherche en ajoutant des mots clés supplémentaires. L'expression de recherche peut comporter des opérateurs logiques AND, OR ou NOT avec éventuellement des parenthèses. L'opérateur logique doit obligatoirement être en majuscule.
Exemples :
nebout AND evrard
nebout OR evrard
nebout AND NOT evrard
Il existe une notation abrégée des expressions logiques en utilisant les signes + et – :
...
Expression logique
...
Expression abrégée équivalente
...
nebout AND evrard
...
+nebout +evrard
...
nebout OR evrard
...
nebout evrard
...
nebout AND NOT evrard
...
nebout -evrard
Il est également possible de faire figurer des « jokers » dans la requête :
Une "*" représente une chaîne de caractères quelconque.
Un "?" représente un caractère quelconque.
Filtrage
Les options "Récent" et "Actif" permettent de restreindre la recherche à des documents récents ou actifs. Vous pouvez donner votre propre signification au paramètre "Récent" en mode Expert.
La colonne de gauche permet aussi de filtrer les documents par catégorie de recherche. Sélectionnez une catégorie en cliquant sur son libellé ou toutes les catégories en cliquant sur "Tout". Vous pouvez choisir la liste des catégories que vous désirez voir apparaître dans cette colonne en sélectionnant l'un des groupes de catégories (domaine, famille, titre, dossier ou établissement) en mode Expert.
Accès au résultat
Un double clic sur une ligne de résultat lance l'application en charge de la présentation du document. Un double clic sur une pièce jointe visualise directement la pièce avec l'application associée (Word, Excel, Outlook, ...).
Passage en mode Expert
Cliquez sur le bouton Mode Expert de la barre d'outils.
Mode expert
Le mode Expert permet un filtrage plus fin des requêtes.
Dans l'exemple ci-dessous, le filtrage indique que le document doit appartenir au dossier courant pour les domaines "CommerceEtLogistique" ou "CRM" :
...
L'ergonomie de saisie des filtres est identique à celle du Zoom. En particulier, vous pouvez sauvegarder vos filtres dans des contextes. Le nom que vous donnez au contexte apparaît ensuite dans la colonne de gauche des filtrages du mode Simple.
La barre d'outils propose les boutons suivants :
Enlever les filtres. Permet d'annuler les filtres existants.
Contextes. Ouvre la fenêtre de gestion des contextes (voir le Zoom).
Catégories de recherche. Ouvre la fenêtre de /wiki/spaces/II/pages/228844024. Permet aussi de donner une signification personnalisée à l'option "Récent".
Mode simple. Retour à l'écran de recherche simplifié.
De plus, le multi-choix en haut à droite de l'écran permet, le cas échéant, de sélectionner un serveur parmi l'ensemble des serveurs de recherches.
Choix des catégories de recherche
Cette fenêtre permet de choisir les catégories de recherche que vous désirez voir apparaître dans la colonne de gauche des filtrages du mode Simple. Vous pouvez appliquer un contexte global de filtrage à ces catégories.
Dans l'exemple ci-dessous, la catégorie choisie est le titre (chaque document a un titre : client, facture, etc.) auquel s'applique le contexte global « Mon Dossier » :
...
Le premier multi-choix vous permet de sélectionner un groupe de catégories parmi les groupes suivants : Domaine, Famille, Titre, Dossier ou Etablissement. Pour le groupe sélectionné, le tableau de droite affiche les catégories disponibles qui apparaîtront dans la colonne de gauche des filtrages du mode Simple. Ainsi, si vous cliquez sur "Client" dans la colonne de gauche en mode simple, vous ne verrez affichés que les clients de votre dossier courant répondant à vos critères de recherche.
Le deuxième multi-choix permet de sélectionner un contexte global.
Dans cette fenêtre, vous pouvez aussi donner votre définition personnelle à l'option "Récent".
Confidentialités dossier (V10.8)
Si l’utilisateur ne possède pas les confidentialités nécessaires à la consultation des données d’un dossier, le Power Search affiche les lignes correspondant à la recherche, sans le droit d’y accéder .
...
Recherche article via la référence client (V10.9)
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