Différentes actions sont possibles sur le devis : mise en option d'une ligne du devis pour le cas où le client n'est pas sûr de confirmer cette ligne, mise en place d'une date de fin de validité au-delà de laquelle on ne maintient pas l'offre, possibilité de mettre en place différentes versions d'un même devis. Un outil de relance de devis est également disponible.
Mettre une ligne en option (devis client)Une ligne du devis peut être mise en option dans le cas où le tiers n'est pas sûr de vouloir au final, confirmer la ligne correspondant à l'option.
Pour mettre une ligne en option, il faut cocher la case « option » (Commerce & logistique/ Fichiers/ Devis/ Saisie des devis, mode fiche, onglet généralités) lors de la saisie du devis.
Quand la case option est cochée pour une ligne du devis, la ligne concernée est barrée à l'affichage sur l'écran d'affichage du devis
A l'impression du devis, les lignes en option sont imprimées en gris et en italique :
Au moment de la validation du devis en commande, en BL ou en facture, les lignes restées en option ont une quantité commandée à 0 et disparaissent de la pièce finale à la création de celle-ci en fin de validation.
On peut choisir de lever l'option et d'intégrer la ligne correspondante dans la commande, le BL ou la facture obtenu après validation en cochant la case « Intégrer l'option » (mode fiche, onglet Généralités) dans la saisie des devis.
Quand la case « Intégrer l'option » est cochée pour une ligne du devis, la ligne concernée apparaît en italique sur l'écran d'affichage du devis.
A l'impression du devis, les lignes topées « Intégrer l'option » sont imprimées en gris.
Date de fin de validité du devis (devis client)
Date de fin de validité du devis
En entête de devis (Commerce & logistique/ Administration des ventes/ devis client/ saisie des devis), on dispose dans l'onglet complément de l'entête (Groupe « Livraisons », Champ « Fin validité devis »), d'une date de fin de validité de devis qui pourra servir à faire des relances.
Cette date de fin de validité est calculée par ajout d'un nombre de jours à la date du jour. Le nombre de jours à ajouter se paramètre dans le champ « Délai de réponse aux devis (en jours) » dans l'onglet pièces de la fiche dossier (groupe « Gestion des pièces », champ « Date de réponse aux devis (en jours) ».
Relancer les devis arrivant à échéance
Un traitement, accessible par Commerce & logistique/ Administration des ventes/ Devis clients (ou prospects)/ Relance de pièce client, permet d'imprimer ou consulter les devis arrivant à échéance et qu'il faudrait relancer. L'écran de sélection propose des filtres tiers, article et pièce. Il propose notamment un filtre sur la date de fin de validité. La date de validité devra arriver à échéance dans l'intervalle de dates données ou dans un certain nombre de jours par rapport à la date du jour. Dans la zone regroupement, on va pouvoir choisir le critère d'affichage du résultat. Par défaut la liste sera imprimée, mais la coche 'Afficher en tableau avant impression' permet de consulter les devis.
Le tableau obtenu présente les devis concernés et un « ! » identifie les devis dont l'échéance est dépassée. Une fois positionné sur le devis, des outils de relance (téléphoner, envoyer un mail…) sont disponibles dans la barre d'outils.
Les versions du devis (devis client)On peut générer différentes versions d'un même devis grâce au menu outil, générer versions
Le programme demande combien de versions on souhaite générer. Le nombre de versions à générer est garni à 1 par défaut, mais peut être modifié.
S'il existe déjà des versions, l'utilisateur a la possibilité de les suspendre :
Si on ne génère qu'une seule version, le message permet l'accès direct à la version créée :
Le numéro de la version du devis est visible en affichage de pièce :
Dans l'onglet complément de l'entête de devis, on trouve l'origine de la pièce :
Toutes les versions ont le même n° de pièce origine quelle que soit la pièce à partir de laquelle la version est générée.
Si Devis Origine D0 : Génère D1 & D2 ⇒ D1 & D2 ont pour origine D0 Si Devis D2 génère D3 ⇒ D3 a pour origine D0 même si généré à partir de D2
Lorsque l'on génère une version à partir d'un devis existant, il n'y a pas de recherche de tarif lors de la génération de nouvelles versions. Les tarifs de la pièce d'origine sont repris. En cas de besoin, réactualiser les prix avec la fonction tarification standard.
L'utilisateur a la possibilité de naviguer entre les différentes versions et pièce origine grâce au menu Affichage, versions de devis :
L'option « Autres versions » de l'écran précédent permet d'accéder au zoom qui contient le devis d'origine et toutes les versions qui ont le même numéro d'origine. F12 sur la version choisie sur cet écran permet de consulter la pièce choisie :
Si la pièce choisie a un statut différent d'actif (par exemple suspendu), alors le filtrage d'affichage de la saisie de pièces passe à « toutes les pièces » :
Lorsqu'une des versions du devis est validée en commande, toutes les autres versions liées sont suspendues.
Motif de refus d'un devis ou d'une commande (clients et fournisseurs) (V10.4)
Il est possible de positionner un motif de refus sur les entêtes de devis et de commandes clients et fournisseurs, si le tiers décide au final de ne pas donner suite à la pièce concernée.Motif de refus en saisie de pièces (V10.4):
Les pièces concernées sont les Bls et les commandes clients ainsi que les Bls et commandes fournisseurs.
Le motif de refus se positionne dans l'entête de la pièce, onglet "Tarification, commissionnement", groupe "Projet", champ "Motif de refus". La valeur de ce champ sera stockée dans la table Commerce et logistique/ Fichiers/Tables/ Tables de paramétrage général/Motif refus pièce.
Le fait de mettre en place un motif de refus va automatiquement suspendre la pièce concernée.
Motif de refus dans l'explorateur de pièces (V10.4)
La colonne "Motif perte d'opportunité" contenant le motif de refus est affichable dans les explorateurs de pièces (bls et commandes clients, bls et commandes fournisseurs) grâce à la roue crantée.
La relance de devis
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clients
Un traitement, accessible par Commerce & logistique/ Administration des ventes/ Devis clients (ou prospects)/ Relance de pièce client, permet d'imprimer ou consulter les devis arrivant à échéance et qu'il faudrait relancer. L'écran de sélection propose des filtres tiers, article et pièce. Il propose notamment un filtre sur la date de fin de validité. La date de validité devra arriver à échéance dans l'intervalle de dates données ou dans un certain nombre de jours par rapport à la date du jour. Dans la zone regroupement, on va pouvoir choisir le critère d'affichage du résultat. Par défaut la liste sera imprimée, mais la coche 'Afficher en tableau avant impression' permet de consulter les devis.
Le tableau obtenu présente les devis concernés et un « ! » identifie les devis dont l'échéance est dépassée. Une fois positionné sur le devis, des outils de relance (téléphoner, envoyer un mail…) sont disponibles dans la barre d'outils.Le traitement accessible par Commerce & logistique / Administration achats / Devis fournisseur / Relance de pièce fournisseur, permet, de la même façon que les relances de devis clients, d’obtenir un état des devis ou des commandes fournisseurs à relancer, selon divers critères de sélection (statuts de pièces, filtres tiers, filtres articles, etc.)
Extension des critères de sélection pour le programme de relance de devis (V10.4)
Le traitement de relance d'un devis prospect/client (Commerce et logistique/ Administration des ventes/ Devis client/ Relance de pièces) dispose également des options suivantes:
- Voir les devis suspendus : par défaut, les devis suspendus ne sont pas pris en compte par le programme. Grâce à ce radio-bouton disponible dans l'onglet "Sélection" du traitement, les devis suspendus pourront figurer dant l'état ou le tableau de sortie.
- Catégorie de pièce : disponible dans l'onglet Sélection du traitement, la catégorie de pièce pourra être filtrée.
- Catégorie de client : disponible dans l'onglet Filtre Tiers" du traitement, la catégorie de client pourra être filtrée.
La relance de devis fournisseurs (V10.4)
Le traitement accessible par Commerce & logistique / Administration achats / Devis fournisseur / Relance de pièce fournisseur, permet, de la même façon que les relances de devis clients, d’obtenir un état des devis ou des commandes fournisseurs à relancer, selon divers critères de sélection (statuts de pièces, filtres tiers, filtres articles, etc.)