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Une organisation inter-agences partage toutes les données des bases tiers, articles et stocks entre ses agences.
L'objectif de la fonctionnalité est de pouvoir définir des agences dans un même dossier Commerce et Logistique de l'ERP, qu'elles soient des structures juridiquement indépendantes ou simplement des établissements rattachés à la société principale (dossier ERP). Ces agences vont pouvoir se dépanner sur leurs dépôts réciproques pour servir leurs commandes clients.
Afin de respecter l'organisation fiscale de la structure, on va également intégrer les journaux comptables dans le bon numéro de dossier comptable dépendant de l'agence.
L'inter-agence permet des échanges commerciaux simplifiés entre chaque entité par le biais des affectations multi-dépôts (fluidité des flux) ; une commande client va pouvoir réserver du stock figurant dans plusieurs agences
L'encours du client pourra être suivi par établissement si ce dernier est une société.
La fonctionnalité permet le paramétrage de tarifs et remises achat ou vente par établissement
Le module gère l'axe analytique établissement (facultatif) de façon à assurer un résultat analytique par établissement.
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Le paramétrage de la fonctionnalité s'opère au niveau de la fiche dossier accessible par commerce Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, dans les onglets Options, Stocks et Inter-agences.
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- Bloc pièces inter-agences :
Ces paramètres sont organisés en deux colonnes : Pièces client et Pièces fournisseur. Dans le cas où l'agence A puise du stock dans l'agence B, l'agence A est considérée comme cliente de l'agence B et l'agence B est considérée comme fournisseur de l'agence A. L'échange de marchandise entre les deux agences va générer une commande fournisseur dans l'agence A et une commande client dans l'agence B.
Lorsque les agences font comptablement partie de la même société, le fait de puiser dans le stock d'une autre agence n'est pas refacturé d'une agence à l'autre. Les commandes client-agence et fournisseur-agence seront générées avec le code opération contenu dans les champs « Code opération non facturable » .
Lorsque les agences font partie de sociétés différentes, le fait de puiser dans le stock d'une autre agence est refacturé d'une agence à l'autre. Les commandes client-agence et fournisseur-agence seront générées avec le code opération contenu dans les champs « Code opération facturable » .
Les pièces inter-agences générées seront portées par un tiers client et un tiers fournisseur (qui seront déclarés dans la fiche Dépôt) qui pourront être qualifiés par une catégorie. Le champ « Catégorie tiers agence » permettra de préciser le code catégorie utilisé pour les tiers concernés utilisés dans le cadre des échanges inter-agences. Ce code catégorie permettra d'isoler aisément les codes tiers dans les sélections.
De la même façon, les pièces matérialisant les échanges inter-agences pourront être catégorisées également de façon à être repérables facilement lors des recherches. La catégorie qualifiant les pièces inter-agences sera indiqué dans le champ « Catégorie pièce ».
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L'utilisation de cette fonctionnalité a été déclinée sur plusieurs cas d'utilisation décrits ci-après, correspondant à des configurations courantes rencontrées sur le terrain.
Pour une meilleure compréhension, ces cas sont déroulés sur l'exemple de structure suivant :
On est dans une structure qui comporte 3 agences : le siège social et 2 agences complémentaires.
Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Etablissements
Chaque établissement possède un dépôt dans lequel on peut puiser de la marchandise : AB pour l'établissement 1 (qui correspond au siège), RD pour l'établissement 2 et ABL pour l'établissement 3. 
Commerce et logistique/ Fichiers/ Tables/ Tables liées au stock/ Dépôts
Inter-agences : Cas d'une structure mono-société avec livraison directe et établissement de facturation unique (V10.4)
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- Le client doit être en regroupement de BLs, puisqu'on ne veut qu'une seule facture.
Commerce et logistique/ Fichiers/ Clients, onglet LIVRAISON ET FACTURATION
Remarque : le plafond des encours doit être suffisamment élevés pour que les BPs soient générés.
- La fiche client ne doit par contredire le dossier au niveau de la génération des Bps :
Commerce et logistique/ Fichiers/ Clients, onglet PIECES ET LIENS TIERS
- Seul le siège peut facturer. On veille donc à ce que, dans la fiche dossier, onglet INTER-AGENCES, le champ « Etablissement facturation » soit correctement renseigné.
- L'utilisateur est positionné sur l'établissement 1 et le dépôt AB qui correspondent au siège de la société.
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Si l'utilisateur est positionné sur une agence autre que le siège et tente de lancer la facturation différée des BLs, un message bloquant apparaît :
En effet, dans notre exemple, nous avons défini que seul le siège peut facturer. Seul le traitement de facturation des Bls est bloqué. Les autres possibilités de facturation sont disponibles au sein de chaque agence, permettant à l'agence d'avoir sa propre activité.
Si l'utilisateur est positionné sur le siège, il peut lancer la facturation différée des BLs :
Remarque : on peut borner à la bonne période de traitement. La coche « Afficher en tableau avant impression » permet de visualiser les BLs qui seront ramassés par le traitement .
Dans notre exemple, les 3 BLs concernés seront traités par la facturation :
La facture obtenue mentionne les 3 BLs à l'origine de l'expédition de la marchandise :
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Commerce et logistique/ Fichiers/ Clients, onglet LIVRAISON ET FACTURATION
Remarque : Le plafond des encours doit être suffisamment élevé pour que les BPs soient générés.
La fiche client ne doit par contredire le dossier au niveau de la génération des Bps :
Commerce et logistique/ Fichiers/ Clients, onglet PIECES ET LIENS TIERS
- Chaque agence peut facturer. On veille donc à ce que, dans la fiche dossier, onglet INTER-AGENCES, le champ « Etablissement facturation » soit vide.
- L'utilisateur est positionné sur l'établissement 1 et le dépôt AB qui correspondent au siège de la société.
F3 sur l'interface d'accueil
- On utilise l'article ALB0002, dont les quantités sont suffisantes sur les 3 dépôts.
Commerce et logistique/ Fichiers/ Article, onglet DISPONIBLE
- On saisit la commande pour le client C0000004, article ALB0002, avec une quantité de 6. Lorsque la fenêtre d'arbitrage multi-dépôt s'ouvre, on prélève une quantité de 1 dans le dépôt 1, une quantité de 2 dans le dépôt 2 et une quantité de 3 dans le dépôt 3. La colonne « Livraison par dépôt » reste à « directe », chaque dépôt effectuant la livraison vers le client. On génère un BP : menu Outils, Générer et éditer un BP (ou générer un BP si on ne veut pas visualiser le BP).
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- Chaque agence va traiter son BP grâce à l'administrateur de BPs : Commerce et logistique/ Stocks/ Bons de préparation/ Administration des BPs, bouton « BP saisir », « Accepter les quantités proposées», « BP achever », « BP valider ». A ce stade, le BL est produit dans chaque agence. La marchandise est prête à être expédiée.
- Chaque agence peut facturer et notamment lancer le traitement de facturation différée des BLs: Commerce et logistique/ Administration des ventes/ Facture client/ Facturation différée des BLs. Chaque agence obtiendra sa propre facture.
Remarque : on peut borner à la bonne période de traitement. La coche « Afficher en tableau avant impression » permet de visualiser les BLs qui seront ramassés par le traitement .
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- L'utilisateur est positionné sur l'établissement 1 et le dépôt AB qui correspondent au siège de la société.
F3 sur l'interface d'accueil
- On utilise l'article ALB0002, dont les quantités sont suffisantes sur les 3 dépôts.
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- On saisit la commande pour le client C0000004, article ALB0002, avec une quantité de 3. Lorsque la fenêtre d'arbitrage multi-dépôt s'ouvre, on prélève une quantité de 1 dans le dépôt 1, une quantité de 2 dans le dépôt 2. La colonne « Livraison par dépôt » doit être mise à « indirecte » pour les lignes correspondant aux quantités provenant du dépôt 2 ; c'est l'établissement 1 qui procèdera procédera à l'expédition de la marchandise.
- Dans le cadre d'une livraison indirecte, on a la possibilité d'expédier la marchandise au fil de son entrée en stock.
Illustration : Le client commande un article A, disponible dans l'agence 1 et un article B que l'agence 1 va faire rapatrier à partir de l'agence 2. L'agence 1 peut envoyer immédiatement un premier colis contenant l'article A, puis un deuxième colis contenant l'article B à réception de celui-ci. Pour ce faire, on utilise l'option « BP si commande incomplète » (disponible dans l'entête de la commande, onglet LIVRAISON) positionnée à « Générer un BP ».
On a également la possibilité d'attendre que tous les articles soient disponibles pour ne faire qu'une seule livraison contenant tous les articles. Pour ce faire, on utilise l'option « BP si commande incomplète » (disponible dans l'entête de la commande, onglet LIVRAISON) positionnée à « ne pas traiter ».
Pour rappel, cette option peut être positionnée de façon générale, au niveau du dossier (Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, onglet BP-PREPARATIONS, groupe « Génération BP », champ « En cas de commande incomplète », puis affinée par client (Commerce et logistique/ Fichiers/ Clients, onglet PIECES ET LIENS, groupe « Bon de préparation », champ « Si commande incomplète » et enfin par adresse Commerce et logistique/ Fichiers/ Clients, bouton ADRESSES, onglet « bon de préparation », champ « Si commande incomplète »).
Nous positionnons « BP si commande incomplète » à « ne pas traiter » dans l'entête de la commande.
Il faut maintenant générer les commandes inter-agences. Il existe 2 possibilités :
- Directement à partir de la commande par le menu Outils, choix « générer les commandes inter-agences »
- A partir du menu : Commerce et logistique/Administration des ventes/ Commandes clients/ Génération commandes inter-agences. Ce traitement de masse va permettre de ramasser, selon une périodicité définie, toutes les commandes inter-agences en suspens dans le système.
Le programme présente les articles à commander chez les fournisseurs de type « agences » : 
La validation de cette proposition génère, pour chaque couple établissement demandeur-établissement fournisseur, 2 commandes :
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Les pièces sont générées avec les codes opération « Code opération client (versus fournisseur) non facturable » définis dans la fiche dossier (Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ dossier, onglet Inter-agences). En effet, on se trouve d'un point de vue comptable, dans la même société. Il y a simplement transfert de marchandise.
Le programme génère des réservations affectées à ces commandes fournisseurs pour les mouvements de la commande d'origine : 
Commerce et logistique/ Stocks/ Réservations/Administration des réservations
- L'agence à laquelle on a demandé de la marchandise prépare la commande du client « agence » et produit le BL par clôture du BP :
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Inter-agences : Définir le dossier comptable de chaque agence
LL'agence a sa propre comptabilité, il faut préciser le dossier comptable qui lui est associé dans la fiche établissement. Si on ne met rien dans le champ « dossier comptable » de la fiche établissement, le dossier comptable par défaut, est celui du dossier Commerce et logistique.
Commerce et logistique/ Fichier/Organisation/ Etablissements
Attention : à partir du moment où le dossier comptable est garni dans la fiche Etablissement, la refacturation entre établissements sera enclenchée et cela même si le dossier de la gestion commerciale est identique au dossier comptable renseigné sur la fiche établissement.
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A partir des menus Commerce et logistique et des options de l'utilisateur
Lorsque Lorsque l'utilisateur est positionné sur « Commerce et logistique » dans le menu principal et actionne ses options par F3, il peut se positionner sur l'établissement d'un dossier. Le dossier comptable associé par le paramétrage précédent est ramené automatiquement.
F3sur l'IA, Options de l'utilisateur sur Commerce et logistique
A partir des menus Comptabilité et des options de l'utilisateur
Lorsque Lorsque l'utilisateur est positionné sur « Comptabilité » dans le menu principal et actionne ses options par F3, c'est la combinaison numéro de dossier comptable et numéro d'établissement qui permettra la génération automatique du numéro de dossier Commerce et logistique. Si plusieurs numéros de dossier correspondent à la combinaison numéro de dossier comptable et numéro d'établissement, c'est le premier trouvé qui sera proposé. L'utilisateur pourra le modifier manuellement si nécessaire.
F3 sur l'IA, Options de l'utilisateur sur Comptabilité
On n'oublie pas que si au moins une agence a sa propre comptabilité, la coche « Gérer les établissements en tant que société » doit être positionnée dans Commerce et logistique/ Fichier/ Organisation/ Dossier, onglet Inter-agences.
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