Une commande peut être saisie directement ou être la résultante d'une validation de devis en commande.
Transformation d'un devis de vente en commandeEcran de transformation
Lorsque l'on se trouve en saisie de devis de vente (Commerce & Logistique / Administration ventes / Saisie des devis), on accède à la transformation du devis en commande grâce au menu Validation, « Valider en commande ».
Remarque : Un devis peut logiquement être transformé en commande, mais un devis peut également être transformé en BL ou même en facture sans passer par tous les états intermédiaires.
Pour transformer une pièce, l'utilisateur doit choisir le type de pièce et le numéro de pièce à transformer. La transformation en commande ne propose pas le choix du type de pièce, seuls les devis pouvant être transformés en commande.
Numéro de pièce à créer
Lorsque cette donnée n'est pas renseignée, la numérotation automatique est utilisée pour créer la nouvelle pièce. L'utilisateur peut renseigner cette donnée pour compléter une pièce déjà existante.
Ecran de transformation
L'écran de transformation de pièce est semblable à celui des saisies de pièce.
Toutefois, les traitements de transformation présentent les particularités suivantes :
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Saisie directe d'une commande vente
On accède à la saisie des commandes de vente par : Commerce & Logistique / Administration des ventes / Commande client / Saisie des commandes.
La gestion des commandes fonctionne sur le même principe que la saisie de devis (voir 10.2, Devis-client).
Les pièces peuvent être « à préparer » pour la livraison, « en cours de préparation » ou « préparée ».
Cet indicateur est un filtre dans les impressions de portefeuille et d'impression des commandes.
En saisie de la quantité sur une ligne, l'utilisateur peut accéder au stock et au disponible de l'article par clic droit sur la zone quantité.
Lorsque la commande est préparée pour l'expédition, l'utilisateur peut renseigner les numéros de série, les numéros de lot, les numéros de colis et les emplacements. La transformation de la commande en bon de livraison ne nécessitera alors plus de saisie d'information complémentaire (cf. Saisie bons de livraison).
Accès facile aux textes, notes et libellés complémentaires article de la ligne :
Un menu pop-up (clic droit sur la ligne de la pièce) a été ajouté sur le tableau des lignes en saisie de pièce afin d'appeler plus facilement les textes de lignes, notes de lignes et libellés complémentaires articles :
3 raccourcis permettent également un accès rapide :
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Multi adresses
L'onglet ADRESSES de la fiche client (Commerce & logistique/ Fichiers/ Client) est renseigné à partir des adresses du client et est modifiable pour chaque pièce.
Type d'adresse :
- Codifiée
- Manuelle
- Identique devis
- Identique commande
- Identique BL
- Identique facture
Codifiée
L'adresse est recherchée dans le fichier des adresses des tiers. Le code tiers précisé pointe vers une adresse d'un autre tiers. Le code adresse spécifie une des adresses du tiers de la pièce (lorsque le code tiers est vide) ou d'un autre tiers. L'adresse principale du client est choisie en laissant les deux champs « adresse » vides.
Manuelle
L'adresse est enregistrée pour cette pièce. La saisie est libre.
Le client vous demande de livrer directement un de ses clients (ce n'est donc pas une adresse codifiée).
Identique à
Ce type d'adresse pointe sur une adresse déjà saisie en manuel.
La confirmation de commande doit également être envoyée à l'adresse de livraison manuelle.
Fonction Glisser-Déplacer en saisie de pièce
Afin de faciliter la saisie de pièces il est possible d'effectuer un glisser-déplacer vers une pièce en saisie.
La ligne peut provenir de la recherche avancée d'articles ou du zoom des dernières ventes. Ces recherches se lancent à partir du menu 'Outils' de la saisie de pièces. Une seule ligne à la fois peut être glissée.
Recherche d'articles par critères
Elle sélectionne des articles d'après de multiples critères et notamment d'après les rubriques ou les questionnaires.
Sélection standard
Rubriques ou questionnaires
Liste obtenue
Recherche d'articles par dernières ventes
Chaque ligne peut être copiée avec la commande cible par cliquer/déplacer.
Multi-échéancement
En cas de mode de règlement avec échéances multiples il est possible de ventiler les différentes dates de règlement avec le mode de règlement. Il est possible de saisir un échéancier, ponctuellement pour une pièce. Le multi-échéancement est accessible en saisie de pièce en accédant à l'entête de pièce (en cliquant sur « Entête ») , puis onglet « Echéances multiples ».
Ventilation
La ventilation peut contenir les syntaxes suivantes :
- Un montant fixe,
- Une fraction : par exemple 2/3,
- Un pourcentage : par exemple 15%,
- S pour affecter le solde.
Mode de règlement
Le mode de règlement précisé pour une ventilation détermine le calcul des échéances. Les échéances sont calculées à l'impression de la facture, sauf pour les modes de règlement en échéance manuelle.
Echéance
La modification d'une échéance manuelle peut être effectuée dans cette zone.
Pour un règlement en trois fois par traite, le paramétrage sera le suivant :
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| _Toc318105601 |
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| _Toc375061188 |
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| Ancre |
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| _Toc347908387 |
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Délai de livraison et prolongation
Les délais se trouvent dans
Menu : Commerce & Logistique / Administration des ventes / Commande client / Saisie des commandes – Bouton "En-tête", onglet « Complément », groupe « Livraison ».
Trois délais sont proposés. Le délai actif correspond à l'un des trois suivants en priorité croissante :
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Gestion de la TVA en commande
Le taux de TVA à appliquer à une ligne de pièce dépend toujours :
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Auto liquidation de la TVA
Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux pièces / TVA
En cas d'achat ou de vente à l'étranger, ce paramétrage permet aux entreprises de déclarer la TVA dans le pays dans laquelle elle est située.
Du point de vue de la trésorerie, elle opérera alors une opération dite « blanche ».
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| _Toc531525801 |
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Le paramétrage.
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| _Toc531525802 |
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Le zoom des taxes complémentaires.
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Afin qu'il soit possible de créer des avoirs ou des factures ne contenant que l'écotaxe (et sans mouvement de marchandise), il faut positionner la coche « gérer les taxes sur pièces financières » dans l'onglet Pièces de la fiche dossier :
Ainsi, le montant des taxes va être généré à partir des lignes dont la quantité facturée est supérieure à 0, avec une quantité livrée égale à 0 (et ce sur les pièces d'achat ou de vente). C'est la quantité facturée qui déterminera le nombre d'écotaxes à générer.
Exemple d'un avoir : Seule 1X le montant de l'éco taxe de l'article ALB0001 est comptabilisé.
Au moment de la création d'une telle pièce, un message non bloquant informe l'utilisateur :
Référencement client
Le référencement client permet la mise en place de la codification des références articles du client. L'avantage du référencement est qu'en saisie de pièces, on peut utiliser les références du client. Des quantités minimales et multiples de commandes peuvent être paramétrées par client de manière à informer l'utilisateur au moment de la saisie. Les quantités s'expriment en unités de vente et seront exprimées aussi en type d'unités logistiques.
Dans Commerce & Logistique / Fichiers / Articles – Bouton Référencement, on définit la correspondance entre notre référence interne et la référence du même article chez le client.
Dans Commerce & Logistique / Fichiers / Clients – Bouton Référencement, on peut visualiser tous les articles faisant l'objet d'un référencement pour le client courant.
Le référencement mis en place est contrôlé sur option dans la fiche du client. Dans ce cas, pour le client concerné, seuls les articles référencés seront acceptés dans la saisie des pièces. Pour activer le contrôle du référencement client, il faut
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| _Toc531525870 |
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Création directe du référencement client
Lors de l'enregistrement d'une pièce de vente, il est possible de créer la fiche de référencement d'un nouveau couple client-article. Les informations de la ligne de la pièce sont reprises pour une création plus rapide. Si le référencement existe déjà, on accède au référencement existant.
L'accès au référencement client, dans le saisie de pièce, se fait grâce au menu « Interrogation », choix « Fiche référencement ».
Attestation de conformité
L'attestation de conformité est un document rattaché à la fiche article (Commerce & Logistique / Fichiers / Articles - Menu "Compléments – Attestation"). Dans le groupe « Pièces client » (resp. « Pièces fournisseur »), on décide sur quelles pièces on imprime la mention concernant la conformité. Dans Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux articles / Attestation par article, on visualise tous les articles concernés par la conformité.
Exemple d'impression :
Commerce & Logistique / Administration des ventes / Commande client / Impression des commandes
Le document est disponible dans la table des attestations : Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux articles / Libellé attestation de conformité
Chaque article peut avoir plusieurs documents attachés. Une attestation peut servir pour plusieurs articles.
La gestion des attestations doit être activée au niveau dossier : Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers – Onglet "Options", coche « Gérer les attestations de conformité ». C'est également à cet endroit (champ « Objets windows partageables » que se définit le stockage des fichiers :
Attention ! Seule la mention figure sur la pièce éditée. Aucun standard d'automatisme n'existe pour une impression du fichier de l'attestation en même temps que la pièce.
Encours et assurance
Dans Commerce & Logistique / Administration des ventes / Commande client / Saisie des commandes, onglet « Complément », groupe « Encours », deux encours sont gérés. L'encours de direction et l'encours d'assurance, car les pièces peuvent être assurées (depuis l'en-tête de pièce, onglet « Facturation–Impression »), en cochant « Assurer la pièce ».
Chaque type d'encours est composé de l'encours comptable et de l'encours de livraison.
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Dépassement d'encours
Il est possible de bloquer une commande lorsque cette dernière dépasse le plafond des encours de direction ou d'assurance.
Pour mettre en place ce blocage, il faut positionner la coche « Commerce & logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, onglet « Pièces », « Bloquer la commande si dépassement d'encours client ».
À la suite d'une saisie de commande franchissant un des seuils d'encours, un message est présenté :
En cas d'acceptation, la commande sera bloquée et un symbole traduit cet état sur la pièce et dans l'explorateur
Une fois la commande bloquée, il n'est plus possible de :
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Elle ne sera pas prise en compte dans le CBN. Cet état apparaît sur la pièce, sur l'explorateur, l'état des commandes.
Pour débloquer une commande ainsi bloquée, se mettre en modification, menu « options », puis « modifier l'état de la pièce » et « déblocage », puis valider.
PARAMÉTRAGE CODE ACTION
Une action Divalto 'PCE_CDE_CLI_BLOCAGE' est déclenchée lors du blocage commande.
Deux modèles de processus sont prévus en standard pour répondre à ce besoin :
1 - Un processus simplifié
Une seule tâche automatique d'envoi de mail au responsable ADV de la commande avec un fichier joint au format .daction. Dans sa messagerie, le destinataire pourra accéder à la commande par le bouton :
2 - Un processus complet
Une tâche interactive de choix destinataire de la demande de déblocage (permet de traiter le cas absence de code ADV dans la pièce).
Une tâche de vérification commande avec saisie d'observations et choix déblocage.
La fonction de déblocage peut se faire sans ouvrir la commande. Un mail de retour est alors envoyé au demandeur avec l'observation du responsable.
Processus modèle : adv_cde_bloquee (Demande de déblocage commande client).
Chaîne de paramètres à passer à l'action PCE_CDE_CLI_BLOCAGE.
Filtrage des commandes bloquées (V10.4)
Il est possible de bloquer une commande lorsque cette dernière dépasse le plafond des encours de direction ou d'assurance.
Le paramètre "Bloquer commande si dépassement d'encours client" de la fiche dossier "Commerce et Logistique" permet d'activer ce blocage.
Suite à une saisie de commande franchissant un des seuils d'encours, un message est présenté : en cas d'acceptation, la commande sera bloquée et un symbole traduit cet état sur la pièce et dans l'explorateur de commande.
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Dans l'explorateur de commandes (Commerce et logistique/ Administration des ventes/ Commandes client/ Explorateur de commandes), le menu déroulant "Affichage des commandes clients" permet d'afficher :
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Dans le portefeuille de commandes (Commerce et logistique/ Listes/ Portefeuilles), un menu déroulant accessible sous le pavé "Etat de confirmation" permet de sélectionner:
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La gestion des gratuitsPour passer une ligne de commande en gratuit, il suffit de passer le prix à zéro ou de cocher la case « gratuit » (Commerce & logistique/ Administration des ventes/ Commandes client/ Saisie des commandes, bouton « Entête », onglet « Généralités »).
Dans ce cas, le prix net sera sauvegardé à titre indicatif et pourra être visualisé dans l'onglet « Tarification », champ « Prix net origine ».
La gratuité d'un article peut être justifiée par un motif de gratuité. Ce motif de gratuité est disponible en mode liste grâce à la roue crantée ou en mode fiche dans l'onglet « Tarification », champ « Code motif ».
Le motif de gratuité peut être rendu obligatoire en cochant l'option « Motif obligatoire » dans Commerce & logistique/ Fichier/ Organisation/ Dossier, onglet « Pièces2 ». Dans ce cas, il faut également préciser un motif de gratuité par défaut pour les décompositions (Commerce & logistique/ Fichier/ Organisation/ Dossier, onglet « Pièces2 », champ « Motif par défaut pour décomposition ») et pour les cadeaux (Commerce & logistique/ Fichier/ Organisation/ Dossier, onglet « Pièces2 », champ « Motif par défaut pour cadeau »). Ces motifs par défaut seront repris au moment de la saisie d'un article de décomposition ou à la génération d'un cadeau par les remises seuil.
Lorsqu'on intervient sur une commande où il y a des articles gratuits (prix à 0), et que l'on réapplique le tarif standard, la notion de gratuit est conservée.
Proposer ses articles habituels au client
Dans la saisie de pièces, lorsque l'on fait appel au zoom article par F9, on peut limiter l'affichage aux articles facturés au client de la commande sur une période donnée et paramétrable (6 mois, 1 an, ...) en cochant « Uniquement les articles facturés ». Ceci revient à ne proposer que les articles habituellement commandés par le client. En décochant la case, on lève la limite et on affiche tous les articles.
Si on se positionne sur la case « Uniquement les articles facturés », une infobulle précise la date de facturation à partir de laquelle se fait le filtrage des articles facturés.
Cette date se fixe dans les options de l'utilisateur (accessibles par F3 à partir de l'interface utilisateur) :
Confirmer une commande clientOn peut préciser qu'une commande est confirmée par un client en cochant la case « Pièce confirmée », affichée et modifiable uniquement sur les commandes client dans l'onglet complément de l'entête de commande.
Après avoir coché la case et validé la saisie, on effectue l'action PCE_CDE_CLI_CONFIRM si elle est définie dans Divalto.
L'information est visible directement sur l'entête en saisie de pièce à l'aide d'une icône :
Haut du formulaire
Haut du formulaire
Gestion des reliquatsLa gestion des reliquats nécessite un paramétrage dossier, pour préciser quelles pièces commerciales sont concernées
Reliquats
Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers - Onglet "Pièces"
Pour chaque client, on précise comment seront gérés les reliquats :
Commerce & Logistique / Fichiers / Clients - Onglet "Pièces"
Pour que la gestion des reliquats fonctionne, il faut l'activer au niveau du dossier.
L'option « Autoriser la gestion des reliquats à la ligne » propose une gestion sur chaque ligne sur une pièce. Les possibilités sont les suivantes :
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Quand une pièce est validée partiellement, les lignes sont affichables en fonction du paramètre « Masquer les lignes validées » (Oui/Non). Il est positionné sur le dossier et affiné dans la fiche client.
Le petit cadenas indique que la ligne est validée dans ce document. Elle n'est alors plus modifiable.
Actions sur la marge (V10.4)
En saisie de pièce de vente, il est possible de voir la marge à la ligne et d'intervenir sur son montant/pourcentage pour mettre à jour le prix de vente.
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Pour exploiter cette fonctionnalité, il faut dans Commerce & logistique/ Fichier/ Organisation/ Dossier, définir la base de prix à partir de laquelle on va calculer la marge.
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On positionne dans l'onglet pièces du dossier, la règle de valorisation des ventes : au dernier coût de revient ou au dernier coût moyen pondéré. Le calcul de la marge tiendra compte de ce paramètre.
Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, onglet Pièces
Actions sur la marge : Mise à jour de la marge en saisie de pièces (V10.4)
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- la marge peut être recalculée à la validation de la ligne de commande,
- ou à chaque modification de ligne.
Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, onglet Pièces
Actions sur la marge : confidentialité (V10.4)
On peut positionner une confidentialité liée à la marge, en cochant la case « Visualiser les coûts et les prix d'achat » dans la fiche dossier, onglet Confidentialités. Tout utilisateur qui sera doté de cette confidentialité pourra avoir accès aux éléments de la marge en saisie de pièces.
Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, onglet Confidentialités
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En saisie de pièce côté vente, on peut voir la marge sur chaque mouvement en se positionnant sur la ligne de commande concernée et en activant le mode fiche.
Les données de marge se trouvent sur l'onglet Généralités. Pour que l'utilisateur puisse visualiser ces données, il doit être doté de la confidentialité "Visualiser les coûts et les prix d'achat" que l'on positionne sur la fiche dossier (onglet Confidentialités).
Le champ "Base coût" correspond au montant net de la ligne, valorisé côté achat. Ce montant est calculé à la validation de la ligne ou après modification selon le paramétrage que l'on a mis en place sur la fiche dossier. Le Coût de revient ou Coût moyen pondéré utilisé dans le calcul de la valorisation de la ligne côté achat provient de la fiche article.
Il est possible de modifier le prix de vente unitaire de la ligne de commande en agissant sur le pourcentage de marge. Le prix de vente de l'article sera le résultat du calcul « Base coût*marge (%) ».
Le taux de marge minimum est affiché pour information et provient de la fiche article s'il est garni (onglet Tarification, taux de marge minimum) ou de la fiche dossier (onglet Options, taux de marge minimum) le cas échéant.
Commerce et logistique/ Administration des ventes/ Commandes client/ Saisie des commandes, mode fiche sur une ligne de commande
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Dans le cas d'une décomposition, si la case « Rechercher le prix de vente pour l'article composé » n'est pas cochée (Fiche article, onglet Décomposition), la recherche de tarif se fera à partir du prix de chaque composant.
Si cette case est cochée, la recherche de prix se fera sur le composé uniquement, sans tenir compte du prix des composants.
Commerce et logistique/ Fichiers/ Articles, onglet Décomposition
- Si la case « Rechercher le prix de vente pour l'article composé » n'est pas cochée
Les champs « Base coût total » et Marge (%) ainsi que la valeur en euros associée à ce dernier pour le composé, représentent la somme de ces valeurs sur les composants. Lorsqu'en saisie de pièces, on se positionne sur une ligne correspondant au composé, il n'est pas possible d'agir sur la marge ; les champs sont grisés. Il faut agir sur les composants : si on modifie le pourcentage ou le montant de marge sur un composant, les informations sont répercutées sur le composé.
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Les champs « Base coût total » et Marge (%) ainsi que la valeur en euros associée à ce dernier, sont directement liés au composé, comme pour un article sans décomposition.
Lorsqu'en saisie de pièces, on se positionne sur une ligne correspondant à un composé, il est possible d'agir sur la marge ; les champs sont accessibles. On ne pourra cependant avoir aucune action sur les données de la marge des composants.
Affectations commandes fournisseurs (ou OFs) depuis les commandes clients (V10.4)
En saisie de commande client, il est possible de visualiser rapidement les commandes fournisseurs (ou OFs) en cours et d'affecter des quantités commandées par les clients sur ces commandes fournisseurs.
L'un des intérêts est de pouvoir faire réserver des quantités sur ces commandes fournisseurs, pour des commandes clients en particulier.
Un autre intérêt est de contrôler plus précisément le coût de revient d'une commande.
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- Paramétrage Dossier :
- Menu :
Commerce & logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers
"Pièces 2", cocher dans la partie "Ouvertures automatiques", "Arbitrage multi-dépôt en saisie commande".
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Important : ces affectations sont ensuite consultables et modifiables au même titre que les réservations, via le "superviseur logistique" (Commerce & logistique / Stocks/ Réservation/ Superviseur logistique) ou "l'administration des réservations" (Commerce & logistique/ Stocks/ Réservation/ Administration des réservations).
Interrogation de stock en saisie des commandesEn saisie de commande client, un clic droit dans la zone « quantité » permet de voir le niveau de stock.
Impression immédiate du BP à la saisie de commande client (V10.4)
Il est possible de générer et éditer les bons de préparation à partir des commandes clients et ce, immédiatement une fois que celles-ci sont créées. Cela répond par exemple au cas d'un vendeur au comptoir qui souhaite pouvoir faire préparer dans la foulée, la commande d'un client qui attend.
Menu : Commerce & logistique/ Administration ventes/ Commande Client/ Saisie des commandes, Outils, choix "Générer et éditer un BP"