L'inter-agence va permettre un partage, entre plusieurs agences ou sociétés, d'un même référentiel sans redondance des données.
Avant l'inter-agence (versions antérieures à la V10.4)
Avant la version 10.4, on connaissait l'inter-compagnie pour gérer des entités ayant le même métier, la même base article, et les mêmes tiers. Dans le cadre de l'inter-compagnie, les données sont dupliquées de façon synchrones et donc redondantes.
Dans le cas du multi-établissement, c'est la base article qui est commune; les tiers peuvent être communs ou non, selon un paramètre dossier.
L'inter-agence permet de partager un même référentiel sans redondance de données.
Objectifs de l'inter-agence (V10.4)
Une organisation inter-agences partage toutes les données des bases tiers, articles et stocks entre ses agences.
L'objectif de la fonctionnalité est de pouvoir définir des agences dans un même dossier Commerce et Logistique de l'ERP, qu'elles soient des structures juridiquement indépendantes ou simplement des établissements rattachés à la société principale (dossier ERP). Ces agences vont pouvoir se dépanner sur leurs dépôts réciproques pour servir leurs commandes clients.
Afin de respecter l'organisation fiscale de la structure, chaque établissement peut être rattaché à son dossier comptable. Ainsi, les écritures comptables issues de Commerce et logistique sont déversées dans le dossier comptable correspondant.
L'inter-agence permet des échanges commerciaux simplifiés entre chaque entité par le biais des affectations multi-dépôts (fluidité des flux) ; une commande client va pouvoir réserver du stock figurant dans plusieurs agences.
L'encours du client pourra être suivi par établissement si ce dernier est une société.
La fonctionnalité permet le paramétrage de tarifs et remises achat ou vente par établissement
Le module gère l'axe analytique établissement (facultatif) de façon à assurer un résultat analytique par établissement.
Paramétrage de l'inter-agence au niveau de la fiche dossier (V10.4)
Le paramétrage de la fonctionnalité s'opère au niveau de la fiche dossier accessible par Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, dans les onglets Options, Stocks et Inter-agences.
Paramétrage de l'inter-agence : onglet Options (V10.4)
- Pour activer la gestion inter-agence, il faut cocher la case « Gérer échanges inter-agence »
- Chaque agence est matérialisée par un établissement. La coche « Gérer des établissements » doit donc également être positionnée.
- Les tiers sont communs aux agences matérialisées par des établissements. En conséquence, la coche « Gérer les tiers par établissement » et « Gérer les autres tiers par établissement » ne doivent pas être positionnées.
- Les dépôts sont communs aux agences matérialisées par des établissements puisque l'objectif est de pouvoir puiser de la marchandise dans le ou les dépôts d'une autre agence. La coche gérer les dépôts par établissement ne doit pas être positionnée.
Paramétrage de l'inter-agence : onglet Stocks (V10.4)
- Le dossier et les dépôts doivent gérer les réservations de stock ; la coche « Gérer les réservations » doit être positionnée.
- La réservation automatique en saisie de pièce doit être activée afin de gérer l'affectation d'une quantité de marchandise à plusieurs dépôts ; la coche « Réserver automatiquement à la saisie de pièce » doit être positionnée.
Paramétrage de l'inter-agence : onglet Inter-agences (V10.4)
Le bloc « Facture client » contient des paramètres utilisés lors du traitement périodique de la facturation.
- Bloc « Facture client », champ « Etablissement facturation » : si ce champ est vide, chaque agence facture ses propres livraisons, sinon, seul l'établissement renseigné est habilité à lancer la génération de la facturation différée des BLs.
- Bloc « Facture client », champ « Dépôt facturation » : C'est le numéro de dépôt qui apparaîtra dans l'entête de facture, si le champ « Etablissement facturation » est renseigné.
...
- Bloc « Facture client », champ « Gérer les établissements en tant que société » :
Une agence peut être un établissement rattaché à une société principale (matérialisée par le dossier dans Divalto infinity). Dans ce cas de figure, le dossier comptable de l'établissement est également celui de la société principale.
Une agence peut également être une entité juridique à part entière (et ayant donc sa propre comptabilité), mais pouvant partager les ressources (bases tiers, article, stocks) avec d'autres agences. Pour ce faire, les agences seront rattachées en tant qu'établissement au même dossier Commerce et logistique, mais devront avoir chacune, son propre dossier comptable. Si au moins une agence a sa propre comptabilité, la coche « Gérer les établissements en tant que société » doit être positionnée et il faudra définir le dossier comptable de chaque agence dans la fiche établissement correspondante.
- Bloc pièces inter-agences :
Ces paramètres sont organisés en deux colonnes : Pièces client et Pièces fournisseur. Dans le cas où l'agence A puise du stock dans l'agence B, l'agence A est considérée comme cliente de l'agence B et l'agence B est considérée comme fournisseur de l'agence A. L'échange de marchandise entre les deux agences va générer une commande fournisseur dans l'agence A et une commande client dans l'agence B.
Lorsque les agences font comptablement partie de la même société, le fait de puiser dans le stock d'une autre agence n'est pas refacturé d'une agence à l'autre. Les commandes client-agence et fournisseur-agence seront générées avec le code opération contenu dans les champs « Code opération non facturable » .
Lorsque les agences font partie de sociétés différentes, le fait de puiser dans le stock d'une autre agence est refacturé d'une agence à l'autre. Les commandes client-agence et fournisseur-agence seront générées avec le code opération contenu dans les champs « Code opération facturable » .
Les pièces inter-agences générées seront portées par un tiers client et un tiers fournisseur (qui seront déclarés dans la fiche Dépôt) qui pourront être qualifiés par une catégorie. Le champ « Catégorie tiers agence » permettra de préciser le code catégorie utilisé pour les tiers concernés utilisés dans le cadre des échanges inter-agences. Ce code catégorie permettra d'isoler aisément les codes tiers dans les sélections.
De la même façon, les pièces matérialisant les échanges inter-agences pourront être catégorisées également de façon à être repérables facilement lors des recherches. La catégorie qualifiant les pièces inter-agences sera indiqué dans le champ « Catégorie pièce ».
...
L'inter-agence va permettre un partage, entre plusieurs agences ou sociétés, d'un même référentiel sans redondance des données.
Avant l'inter-agence (versions antérieures à la V10.4)
Avant la version 10.4, on connaissait l'inter-compagnie pour gérer des entités ayant le même métier, la même base article, et les mêmes tiers. Dans le cadre de l'inter-compagnie, les données sont dupliquées de façon synchrones et donc redondantes.
Dans le cas du multi-établissement, c'est la base article qui est commune; les tiers peuvent être communs ou non, selon un paramètre dossier.
L'inter-agence permet de partager un même référentiel sans redondance de données.
Objectifs de l'inter-agence (V10.4)
Une organisation inter-agences partage toutes les données des bases tiers, articles et stocks entre ses agences.
L'objectif de la fonctionnalité est de pouvoir définir des agences dans un même dossier Commerce et Logistique de l'ERP, qu'elles soient des structures juridiquement indépendantes ou simplement des établissements rattachés à la société principale (dossier ERP). Ces agences vont pouvoir se dépanner sur leurs dépôts réciproques pour servir leurs commandes clients.
Afin de respecter l'organisation fiscale de la structure, chaque établissement peut être rattaché à son dossier comptable. Ainsi, les écritures comptables issues de Commerce et logistique sont déversées dans le dossier comptable correspondant.
L'inter-agence permet des échanges commerciaux simplifiés entre chaque entité par le biais des affectations multi-dépôts (fluidité des flux) ; une commande client va pouvoir réserver du stock figurant dans plusieurs agences.
L'encours du client pourra être suivi par établissement si ce dernier est une société.
La fonctionnalité permet le paramétrage de tarifs et remises achat ou vente par établissement
Le module gère l'axe analytique établissement (facultatif) de façon à assurer un résultat analytique par établissement.
Paramétrage de l'inter-agence au niveau de la fiche dossier (V10.4)
Le paramétrage de la fonctionnalité s'opère au niveau de la fiche dossier accessible par Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, dans les onglets Options, Stocks et Inter-agences.
Paramétrage de l'inter-agence : onglet Options (V10.4)
- Pour activer la gestion inter-agence, il faut cocher la case « Gérer échanges inter-agence »
- Chaque agence est matérialisée par un établissement. La coche « Gérer des établissements » doit donc également être positionnée.
- Les tiers sont communs aux agences matérialisées par des établissements. En conséquence, la coche « Gérer les tiers par établissement » et « Gérer les autres tiers par établissement » ne doivent pas être positionnées.
- Les dépôts sont communs aux agences matérialisées par des établissements puisque l'objectif est de pouvoir puiser de la marchandise dans le ou les dépôts d'une autre agence. La coche gérer les dépôts par établissement ne doit pas être positionnée.
Paramétrage de l'inter-agence : onglet Stocks (V10.4)
- Le dossier et les dépôts doivent gérer les réservations de stock ; la coche « Gérer les réservations » doit être positionnée.
- La réservation automatique en saisie de pièce doit être activée afin de gérer l'affectation d'une quantité de marchandise à plusieurs dépôts ; la coche « Réserver automatiquement à la saisie de pièce » doit être positionnée.
Paramétrage de l'inter-agence : onglet Inter-agences (V10.4)
Le bloc « Facture client » contient des paramètres utilisés lors du traitement périodique de la facturation.
- Bloc « Facture client », champ « Etablissement facturation » : si ce champ est vide, chaque agence facture ses propres livraisons, sinon, seul l'établissement renseigné est habilité à lancer la génération de la facturation différée des BLs.
- Bloc « Facture client », champ « Dépôt facturation » : C'est le numéro de dépôt qui apparaîtra dans l'entête de facture, si le champ « Etablissement facturation » est renseigné.
- Bloc « Facture client », champ « Gérer les établissements en tant que société » :
Une agence peut être un établissement rattaché à une société principale (matérialisée par le dossier dans Divalto infinity). Dans ce cas de figure, le dossier comptable de l'établissement est également celui de la société principale.
Une agence peut également être une entité juridique à part entière (et ayant donc sa propre comptabilité), mais pouvant partager les ressources (bases tiers, article, stocks) avec d'autres agences. Pour ce faire, les agences seront rattachées en tant qu'établissement au même dossier Commerce et logistique, mais devront avoir chacune, son propre dossier comptable. Si au moins une agence a sa propre comptabilité, la coche « Gérer les établissements en tant que société » doit être positionnée et il faudra définir le dossier comptable de chaque agence dans la fiche établissement correspondante.
- Bloc pièces inter-agences :
Ces paramètres sont organisés en deux colonnes : Pièces client et Pièces fournisseur. Dans le cas où l'agence A puise du stock dans l'agence B, l'agence A est considérée comme cliente de l'agence B et l'agence B est considérée comme fournisseur de l'agence A. L'échange de marchandise entre les deux agences va générer une commande fournisseur dans l'agence A et une commande client dans l'agence B.
Lorsque les agences font comptablement partie de la même société, le fait de puiser dans le stock d'une autre agence n'est pas refacturé d'une agence à l'autre. Les commandes client-agence et fournisseur-agence seront générées avec le code opération contenu dans les champs « Code opération non facturable » .
Lorsque les agences font partie de sociétés différentes, le fait de puiser dans le stock d'une autre agence est refacturé d'une agence à l'autre. Les commandes client-agence et fournisseur-agence seront générées avec le code opération contenu dans les champs « Code opération facturable » .
Les pièces inter-agences générées seront portées par un tiers client et un tiers fournisseur (qui seront déclarés dans la fiche Dépôt) qui pourront être qualifiés par une catégorie. Le champ « Catégorie tiers agence » permettra de préciser le code catégorie utilisé pour les tiers concernés utilisés dans le cadre des échanges inter-agences. Ce code catégorie permettra d'isoler aisément les codes tiers dans les sélections.
De la même façon, les pièces matérialisant les échanges inter-agences pourront être catégorisées également de façon à être repérables facilement lors des recherches. La catégorie qualifiant les pièces inter-agences sera indiqué dans le champ « Catégorie pièce ».
Arbitrage multi-dépôt (V10.4)
En saisie des commandes clients, il est possible de puiser la quantité commandée sur différents dépôts et/ou sur des commandes fournisseurs et/ou des OFs en cours, lorsque l'on gère une structure inter-agence.
Arbitrage multi-dépôt en saisie de commande client : paramétrage du dossier (V10.4)
Pour activer l'arbitrage multi-dépôt, la coche « Arbitrage multi-dépôt en saisie des commandes » doit être positionnée sur la fiche dossier, onglet Inter-agence.
Arbitrage multi-dépôt en saisie de commande client : mise en œuvre de la répartition par dépôt (V10.4).
En saisie des commandes, on peut arbitrer les quantités d'une position par dépôt et visualiser les quantités arbitrées par dépôt sur une position déjà saisie. Il est également possible d'exclure des dépôts dans lesquels on ne souhaite pas que des articles soient prélevés. L'arbitrage des quantités peut également se faire sur des commandes et/ou des OFs en cours. L'arbitrage des quantités provoque des réservations non affectées sur les dépôts et des réservations affectées sur les commandes fournisseurs et/ou les OFs.
Accès à la répartition par dépôt en saisie des commandes client (V10.4).
Lors de la saisie des commandes, au moment de la validation de la ligne, une fenêtre intitulée « arbitrage quantité » s'affiche.
Commerce et logistique/ Administration des ventes/ commandes clients/ Saisie des commandes
Sur une ligne enregistrée le fait de modifier la quantité va provoquer l'affichage de la fenêtre en automatique.
Sur une ligne enregistrée et sur laquelle on est en modification, le fait de se positionner sur la quantité va permettre le rappel de la fenêtre par un clic droit, choix " Arbitrage multi-dépôt ". Le rappel de la fenêtre peut également se faire grâce au menu Interrogation, choix "Arbitrage multi-dépôt".
Commerce et logistique/ Administration des ventes/ commandes clients/ Saisie des commandes, clic droit sur la colonne quantité en modification
La fenêtre « Arbitrage quantité » (V10.4).
La fenêtre « Arbitrage quantité » présente 3 parties.
En partie haute, on trouve le champ « Quantité à affecter ». Le contenu de ce champ provient de la ligne de la commande. Le champ « Reste à affecter (unité vente) » va décroître au fur et à mesure de la répartition de la quantité dans les différents dépôts. Cette quantité est exprimée en unités de vente. Le champ « reste à affecter (unité stock) » est le pendant du champ précédant exprimé en unité de référence. La correspondance est toujours effective.
En partie médiane, on trouve les dépôts dans lesquels est stocké l'article de la ligne de commande courante. La fenêtre ne présente que les dépôts qui disposent de stock pour l'article courant.
A la primo-ouverture de la fenêtre, par défaut, l'intégralité de la quantité est puisée dans le dépôt principal. La colonne « Affectée » correspond à la quantité puisée dans le dépôt en unité de référence. La colonne « Unité référence » est l'expression de l'unité de référence. La colonne « Qté affectée » correspond à la quantité puisée en unités de vente. C'est dans cette colonne que l'on va agir pour affecter les quantités au dépôt.
L'affectation peut se faire sur tous les dépôts ou sur certains seulement.
Il n'est pas obligatoire de ventiler toute la quantité de la ligne de commande. Si l'on n'affecte pas toute la quantité commandée, la quantité restée en suspens est puisée sur le dépôt principal.
Si la somme des quantités ventilées sur chaque dépôt est supérieure à la quantité saisie initialement sur la ligne de commande, alors un message permet d'ajuster la quantité sur la ligne de la commande.
Dans la partie basse de l'écran, on voit toutes les commandes de réapprovisionnement et/ou les OFs en cours qui concernent l'article courant. Toute ou partie de la quantité à affecter peut être puisée dans ces commandes fournisseur et/ou les OFs, en complément des quantités éventuellement déjà puisées dans les différents dépôts. On agira pour ce faire, sur la colonne « Qté affectée ». Cela aura pour effet de préréserver ces quantités pour la commande que l'on est en train de saisir, dès l'entrée en stock de la marchandise via la commande fournisseur sur laquelle on a décidé de puiser.
La colonne « Livraison par dépôt » dans la fenêtre d'arbitrage.
Cette colonne peut prendre la valeur « directe » ou « indirecte ».
La livraison par dépôt « directe» implique que c'est le dépôt affecté qui expédie la marchandise au client final.
La livraison par dépôt « indirecte» implique que le dépôt affecté expédie la marchandise au client-agence et c'est l'agence demandeuse qui fait l'expédition au client final.
Arbitrage multi-dépôt en saisie de commande client : visualisation des ventilations sur les dépôts (V10.4).
La présence de ventilations sur différents dépôts est signalée par une icône en marge de la ligne de commande. Cette ligne est une ligne de regroupement que l'on pourra déplier pour visualiser les ventilations par dépôt.
Commerce et logistique/ Administration des ventes/ Commandes client/ Saisie des clients
Une fois la ligne de regroupement dépliée, on peut visualiser les lignes de ventilations qui lui sont associées. Il y a une ligne de ventilation par dépôt impacté.
On peut également visualiser les ventilations grâce au volet de la saisie de pièces, onglet ventilations si celui-ci a été activé dans le paramétrage du dossier.
Arbitrage multi-dépôt en saisie de commande client : validation de la commande en BL (V10.4).
A la validation de la commande en BL, la ligne de regroupement disparaît. L'utilisateur pourra adapter les quantités par dépôt dans le BL obtenu. Le cas des reliquats ne présente pas de particularité et se fera selon le paramétrage en place.
Affectation multi-dépôt et taxe complémentaire (V10.4).
La taxe complémentaire, dont le montant est indiqué à l'unité est dépendante de la ligne de regroupement uniquement. Il n'est par conséquent pas possible de particulariser la taxe complémentaire en fonction du dépôt d'où provient l'article.
Consultation/ Modification/ Impression des commandes dans le cas du multi-dépôt (V10.4).
Pour une ligne de commande, à la validation de la fenêtre d'affectation multi-dépôt, s'il s'avère que la quantité a été répartie sur des dépôts différents, une ligne de regroupement sera créée et elle englobera les lignes relatives à chaque dépôt. Les ventilations seront associées à la ligne du dépôt.
En consultation de la commande, le dépôt sera visible sur le tableau des ventilations et le volet des ventilations
En modification de la commande, les informations relatives au prix seront modifiables sur la ligne de regroupement. Les ventilations sont modifiables sur les lignes relatives au dépôt.
A l'impression de la commande, les lignes relatives à chaque dépôt ne seront pas imprimées. Seule la ligne de regroupement sera éditée
Affectation multi-dépôt et remise seuil (V10.4).
C'est la quantité de la ligne de regroupement qui conditionne le calcul de la remise seuil. Cette dernière ne sera visible dans le volet de la saisie de pièces que si l'on est positionné sur la ligne de regroupement. Il n'est par conséquent pas possible de particulariser la remise seuil en fonction du dépôt dont provient l'article.
Exclusion de dépôts dans le cadre de l'arbitrage multi-dépôt (V10.4)
Il est possible d'exclure certains dépôts de l'arbitrage multi-dépôt. Les dépôts exclus ne seront pas visibles dans la fenêtre d'arbitrage.
Les dépôts exclus sont stockés dans une table accessible par Commerce et logistique/ Utilitaires/ Gestion des exclusions des dépôts ou depuis la table des dépôts (Commerce et logistique/ Fichiers/ Tables liées au stock/ Dépôts, bouton "Exclusions").
Cette table montre, pour un dépôt principal, les dépôts secondaires associés (appelés dépôts fournisseurs) qui pourront être affichés lors de l'arbitrage multi-dépôt. Pour un dépôt fournisseurs, si la case est verte, le dépôt sera affiché dans la fenêtre d'arbitrage et si elle est rouge, il ne le sera pas. On passe du vert au rouge par double-clic sur la case. La case qui correspond, dans les colonnes "dépôts fournisseurs", au dépôt principal lui-même n'est pas accessible.
Gestion des BPs dans le cadre de l'inter-agences (V10.4)
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