Gestion du grand import (V10.4)

Accès au module Grand Import

Les programmes liés au Grand Import sont accessibles dans :
Menu : Commerce & Logistique / Grand import
Les principaux paramétrages liés au Grand Import sont accessibles dans :
Menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au grand import
Dossier : Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossier ; bouton « Grand Import »

Principes généraux du Grand Import

Le module Grand Import permet de suivre l'arrivage de marchandises grand import (étapes de trajet, stock en transit) mais aussi d'imputer les coûts engendrés par cet import (gestion des frais d'approche) à la valeur d'achat, de manière à obtenir un coût de revient pour une transaction d'achat en particulier.
La logique du fonctionnement du module Grand Import suit ce diptyque PRODUITS (marchandises, suivi de l'arrivée des marchandises) / FRAIS (imputation des frais d'approche), notamment à travers l'utilisation des deux fiches principales : Fiche Grand Import et Fiche Frais d'Approche.
NB : la notion de « frais d'approche » englobe tous les frais liés à l'importation : fret en lui-même, droits de douane, frais de stockage, taxes portuaires etc.

La Fiche Grand Import est un outil de compilation des informations sur l'achat import de marchandises, documents, étapes relatives à un achat import. Ces étapes sont ensuite traçables via le Disponible où apparaîtront les montants de stock en transit. Pour imager l'utilité de la Fiche Grand Import, on peut la considérer comme étant un classeur virtuel permettant de ranger les différents éléments constitutifs de l'importation.
La Fiche Grand Import permet également au gestionnaire import de suivre l'acheminement de la marchandise en pointant les étapes, préalablement définies, de celui-ci.

Définir ces étapes entraîne automatiquement la création d'étapes dans le « Disponible » :
Ainsi, cocher une étape dans la Fiche Grand Import répercute aussitôt le stock en transit dans l'étape similaire dans le Disponible (en valeur). Ces étapes sont également paramétrables de façon à être génératrices d'écritures comptables (valorisation du stock en transit).
Le Superviseur de commande permet le suivi des informations de facturation lorsque la marchandise est transmise au transitaire. Le changement d'étapes dans la fiche grand import peut générer les écritures de stock en transit, si l'étape a été paramétrée pour ce faire.
L'activation de la Gestion des conteneurs offre la possibilité d'effectuer des chargements de conteneurs à partir de commandes fournisseur et de lier ainsi ces chargements à une fiche grand import. Il est également possible via cet outil de générer des devis aux transitaires, des commandes de transport et des commandes de prestations de stockage.
La Fiche Frais d'approche et l'Administration des Frais d'approche (fret, douane, taxes portuaires, divers frais liés au transit etc.) permettent d'impacter les frais d'approche rattachés, aux produits rattachés, dans le but d'obtenir un coût de revient réel de l'achat import.
En résumé, le module Grand Import est géré par une Fiche Grand Import pour le suivi des étapes de transit de la marchandise, et par l'Administration des frais d'approche pour l'imputation des frais d'approche aux pièces d'achat et de vente liées. La Gestion des conteneurs permet en outre de simuler un remplissage de conteneur et de générer directement une demande de devis au transitaire. Les trois outils peuvent être liés s'ils sont tous trois utilisés, mais il est également possible de n'utiliser que l'un des trois, ou deux de ces trois outils, indépendamment les uns des autres.

Paramétrages Dossier du module Grand Import

Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers ; bouton « Grand Import »
Important : pour que les fonctionnalités du Grand Import soient actives, la case "Activer la gestion du grand import" doit être cochée dans le Dossier, fiche "Grand Import".
3 options générales sont possibles quant à la gestion du Grand Import :

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• Des options concernant la gestion des conteneurs sont aussi positionnables, telles que des codes opération spécifiques (recommandé) pour les devis transitaire, les commandes de transport et de prestations. Il est enfin possible de positionner une catégorie de fournisseurs transitaire.

La Fiche Grand Import : paramétrages

• Le code routage

Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au grand import / Routage
Le code routage permet de déterminer les moyens de transport qui vont être utilisés (exemple : code « Bateau »). A ce code routage, sont à associer des étapes de routage.
A noter : une option permet de personnaliser le code routage par une couleur de fond à choisir, qui identifiera le code routage notamment dans le Disponible.

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Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au transport / Code Incoterm
Le grand import peut être associé à un code incoterm, qui définit les obligations du vendeur et de l'acheteur lors d'une transaction commerciale en ce qui concerne la répartition des frais de transport des marchandises (emballage, manutention, transport, droits de douane, assurances, etc.) le point de transfert des risques, c'est-à-dire l'étape à partir de laquelle l'acheteur sera responsable de la marchandise en cas de dommage ou d'avarie. Ils définissent également les documents et informations que le vendeur doit fournir à l'acheteur.
Ce code peut être indiqué à titre d'information ou constitue la base de prise en compte des types de frais dans la gestion des frais d'approche (choix de paramétrage à opérer, voir paramétrage des frais d'approche), si l'on garnit la case « Type de frais d'approche ».

La Fiche Grand Import : fonctionnement

Pour rappel, la Fiche Grand Import sert principalement à suivre les étapes d'acheminement des marchandises importées et de collecter des informations relatives à cette importation.
Menu : Commerce & logistique / Grand Import / Fiche Grand Import
Exemple de frise pour illustrer les étapes d'acheminement :

La fiche grand import est identifiée par un code créé manuellement. Elle permet d'identifier, d'assembler et de piloter différentes informations liées à une commande d'import, sous l'aspect du suivi des marchandises.

Dans la partie droite du zoom de la fiche Grand Import, après s'être positionné sur une ligne possédant un code Grand Import, on accède à la consultation ou à la modification de renseignements sur le fret et les étapes d'acheminement de la marchandise. Lieu de départ, nom de bateau, n° de conteneur etc. en font partie. Les étapes visibles sont celles reprises, une fois le mode de transport garni, qui déclenche automatiquement le code routage associé et les étapes associées à ce code routage.
A chaque étape franchie en réel, l'utilisateur coche la case et indique une date. Chaque nouvelle case cochée décoche l'étape précédente. C'est la date qui atteste de l'historique.
Pour rappel, les étapes paramétrées comme générant des écritures déclencheront un message invitant à renseigner des éléments de pièces (montants de facture d'achat, etc.)

Fonctions de la Fiche Grand Import

• Boutons : Lier lignes commandes / Lier commandes / Lier chargements

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Lorsque toutes les étapes du grand import ont été réalisées, il est possible de réceptionner la marchandise à partir du superviseur de commandes, en validant les commandes fournisseur en BL.

Gestion des conteneurs

Chargement des conteneurs

Menu : Commerce & logistique / Grand Import / Chargement conteneur
Un numéro de chargement est attribué automatiquement (option Dossier, Numérotation).
Les informations à renseigner obligatoirement dans la partie de gauche, sont le transitaire et le type de conteneur (Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au Grand import / Type de conteneur. La date de départ prévue est pour information.
Dans le tableau de droite, il faut renseigner le ou les fournisseur(s) à qui sont commandées les marchandises à l'import. Le programme recherche toutes les commandes ouvertes concernées et en reporte les lignes dans la partie « Conteneur ».
C'est dans cette partie « Conteneur » que le remplissage s'opère. Le volume et le poids du chargement, se « remplissent » automatiquement au fur et à mesure de l'ajout de lignes, reprenant les informations de poids/volume/conditionnement des fiches articles.
Ces informations de poids et volume peuvent également être remplies manuellement.
Dans la partie basse figurent les lignes en attente de chargement. Les boutons « Remplir le conteneur », « Vider le conteneur » permettent de passer toutes les lignes d'une partie à l'autre, selon s'il faut vider le conteneur ou au contraire le remplir ! Chaque ligne ensuite est ajoutable par simple double clic ou copier-glisser d'une partie à l'autre. Les boutons « Ajouter ligne conteneur » ou « Enlever ligne conteneur » remplissent également ces fonctions. Le bouton « Chargement » charge l'intégralité du contenu.
Validation du conteneur
Une fois le conteneur dûment rempli, il faut cliquer sur « Valider ». Cette action valide le chargement et créé automatiquement le numéro de chargement (si cette option est positionnée sur le Dossier).

Génération de devis transitaire

Une fois le chargement validé, il est possible de générer un devis fournisseur (transitaire) ; options du Dossier. Le bouton vert permet cette fonction. Le devis sera généré sur la base du transitaire indiqué dans la partie et reprendra les éléments de poids et volume du chargement.

Consultation des chargements existants

Menu : Commerce & logistique / Grand import / Gestion des conteneurs / Liste des chargements de conteneur
Fait apparaître la liste de tous les chargements existants, et leurs caractéristiques principales.

Rattacher des références articles par type de conteneur et / ou par transitaire

Menu : Commerce & logistique / Grand import / Gestion des conteneurs / Références par type de conteneur ou Références par transitaire.

Le transitaire dans le Module Grand Import

Le transitaire est à créer en tant que fournisseur.
Mais il est recommandé de créer une Catégorie de fournisseur spécifique. Le champ de la fiche fournisseur « Catégorie fournisseur », onglet « Généralités », se reporte à la table des catégories fournisseurs :
Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux Tiers / Catégorie fournisseur.

La catégorie fournisseur est utile à des fins statistiques, mais également pour faciliter le filtrage notamment lors du chargement de conteneur.
Important : créer le code de catégorie fournisseur « TRANSIT » pour les identifier comme transitaires, permet à la fiche conteneur de préfiltrer les fournisseurs sur ceux possédant cette catégorie.
F8 dans le champ « Transitaire » du chargement de conteneur : ce sont les fournisseurs catégorisés « TRANSIT » qui apparaîtront. (Menu : Commerce & logistique / Grand Import / Gestion des conteneurs / Chargement conteneur)
Autrement, le champ peut être garni par un fournisseur au choix, de manière classique.

Gestion des frais d'approche

Paramétrage des frais d'approche

Les frais d'approche correspondent aux différents frais liés à l'affrètement de la marchandise à l'importation : fret, frais de douane, frais de stockage, taxes portuaires, coût du pré-acheminement etc.
Pour la gestion des frais d'approche dans Divalto Infinity, il faut tout d'abord paramétrer les différentes tables utilisées dans la fonction.

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Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au transport / Code incoterm

Options de frais d'approche du Dossier Grand Import

Il faut activer la gestion des frais d'approche sur la fiche paramètre grand import du dossier.
Dans la fiche, il faut saisir la nature de produit qui sera utilisée pour définir les articles de frais d'approche. Il est possible de définir si les frais en pied de pièce seront considérés comme des frais d'approche. Les couleurs servent à différencier les différents types de lignes (frais, vente, achat) dans le superviseur et le détail du calcul. Le paramètre 'Afficher le détail en saisie pièce' permet de visualiser les éléments des frais dans le tableau ligne en saisie pièce.

La Fiche Frais d'Approche

Menu : Commerce & logistique / Grand import / Frais d'approche / Fiche frais d'approche
La fiche frais d'approche permet d'évaluer le montant des frais pour des achats donnés.
Fonctionnement :
Pour chaque dossier d'import, il faut créer une fiche frais d'approche. Cette dernière contiendra un libellé, un état ('actif' ou 'terminé'). A partir de la fiche, il est possible d'accéder à l'administration, au superviseur et au détail du calcul.

Administration des frais d'approche

Bouton « Administration frais approche » à partir de la fiche frais d'approche ou via le
Menu : Commerce & logistique / Grand import / Frais d'approche / Administration des frais d'approche
L'administration des frais d'approche permet de lier les frais et les produits sur la fiche frais afin de calculer le montant des frais d'approche.
Il est possible de demander l'administration pour une plage de fiches de frais. L'écran de sélection permet de filtrer également sur le statut des fiches de frais.

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Pour accéder au superviseur pour la fiche courante, il faut cliquer sur le bouton "Superviseur" Au niveau du superviseur, il sera possible de détacher les lignes initialement liées.
Également accessible par le menu : Commerce & logistique / Grand import / Frais d'approche / Superviseur des frais d'approche

Calcul des frais d'approche

Toujours à partir de l'Administration des frais d'approche (Commerce & logistique / Grand import / Frais d'approche / Administration des frais d'approche
Une fois que tous les frais et produits souhaités sont liés à la fiche de frais, le lancement du calcul des frais se fait en cliquant sur le bouton "Calculer Frais Approche". Attention, il faut sélectionner préalablement les lignes de codes de frais d'approche pour lesquelles on souhaite lancer le calcul. Le calcul peut être relancé tant que la fiche n'est pas à l'état "terminée". Ce calcul permet de calculer l'impact sur le coût de revient des ventilations d'entrée des produits liés. Ce coût de revient sera alors reporté sur les éventuelles sorties associées à ces entrées (pilotage du programme d'affectation des coûts de revient).
La visualisation du détail du calcul peut être appelée par le bouton 'Détail' à partir de la fiche frais ou à partir de l'administration de la fiche.
Une couleur est associée à chaque type de lignes (produit, frais, pied de pièce) (voir paramétrage dossier). Sur les lignes frais et pied de pièce, le montant retenu est affiché et expliqué (le % de répartition des frais sera affiché). Sur les lignes produits, le montant impacté est affiché et expliqué (le mode de répartition ainsi que les quantités, montant, poids, volume seront affichés pour une meilleure compréhension).

Terminer la fiche de frais

Pour terminer la fiche de frais et donc la passer en statut « terminé », il faut cliquer sur le bouton "terminer". Il n'est plus possible de lier des frais, des produits, ni de lancer un calcul de frais d'approche à partir d'une fiche frais d'approche en statut « terminé ».

Superviseur des frais d'approche

Le superviseur permet de visualiser pour une fiche frais d'approche, toutes les lignes produits et frais qui le concernent.
Via le bouton à partir de la Fiche frais d'approche ou à partir de l'Administration des frais d'approche ou par le menu : Commerce & logistique / Grand import / Frais d'approche / Superviseur des frais d'approche
Il est possible de demander au superviseur une plage de fiches de frais. Les lignes de ventes (BL ou facture client) correspondent aux différents BL ou factures qui sont impactés par la fiche frais d'approche (cela correspond aux différentes lignes qui ont été livrées avec des achats liés à la fiche). Les lignes d'achat (pièces fournisseur) correspondent aux différentes pièces qui ont été liées à la fiche. Les lignes frais (pièces frais) correspondent aux différents pièces de frais qui seront à impacter.
Rappel paramétrage dossier :
Paramétrage des couleurs pour la distinction des différents types de lignes (produits, frais, frais pied pièce).

Récapitulatifs des frais et des produits

Ces récapitulatifs permettent une visualisation synthétique des fiches frais d'approche. Cette visualisation peut se faire de 3 façons : - une visualisation par rapport aux frais - une visualisation par rapport aux produits - une visualisation croisée entre les frais et les produits.
Menu : Commerce & logistique / Grand import / Frais d'approche / Récapitulatif frais/produits ; Récapitulatif frais ; Récapitulatif produits
Les programmes peuvent être demandés pour une fiche frais, une famille frais, un type de frais ou un fournisseur.

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Cette visualisation permet de mettre en correspondance les frais et les ventes impactés. Le bouton "Explorer …" permet d'avoir différents affichages : - toutes les lignes frais et produits (état "Explorer tous les frais") - de voir les frais pour les lignes produits (état "Explorer les frais par les produits") - de voir les produits pour les lignes frais (état "Explorer les produits par les
par les produits") - de voir les produits pour les lignes frais (état "Explorer les produits par les ventes").

Paramétrage-type du Grand Import (exemples)

1) créer une nature de produit spécifique grand import (dossier) à reporter dans la fiche article du frais
2) créer les codes opération grand import (pour les devis transitaires par exemple)
3) créer ou utiliser un mode de transport (tables transport)
5) créer un code routage (c'est en fait un mode de transport), à lier à un mode de transport
6) créer les étapes de routage, à lier au code routage
7) créer les types de conteneur
8) créer les incoterms (tables transport)
9) créer la famille frais d'approche
10) créer le type de frais d'approche
11) créer le type de frais d'approche fournisseur
12) lier le type de frais d'approche à la fiche article, à l'incoterm ou à la nomenclature douanière

Scénario-type de déroulé du Grand-Import (exemple)

• Etapes process Grand import complet (conteneur et commande client)

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