Gestion du grand import (V10.4)

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Le module Grand Import permet de suivre l'arrivage de marchandises grand import (étapes de trajet, stock en transit) mais aussi d'imputer les coûts engendrés par cet import (gestion des frais d'approche) à la valeur d'achat, de manière à obtenir un coût de revient pour une transaction d'achat en particulier.
La logique du fonctionnement du module Grand Import suit ce diptyque PRODUITS (marchandises, suivi de l'arrivée des marchandises) / FRAIS (imputation des frais d'approche), notamment à travers l'utilisation des deux fiches principales : Fiche Grand Import et Fiche Frais d'Approche.

NB : la notion de « frais d'approche » englobe tous les frais liés à l'importation : fret en lui-même, droits de douane, frais de stockage, taxes portuaires etc.

3e volet du module Grand Import: la Gestion des conteneurs, qui va permettre de simuler le remplissage d'un conteneur, et de générer depuis cet outil, une demande de devis transitaire. 

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La Fiche Grand Import est un outil de compilation des informations sur l'achat import de marchandises, documents (pièces d'achat de marchandises), étapes relatives à un achat import. Ces étapes sont ensuite traçables via le Disponible où apparaîtront les montants de stock en transit (repris des pièces d'achat qui auront été rattachées à cette Fiche Grand Import). Pour imager l'utilité de la Fiche Grand Import, on peut la considérer comme étant un classeur virtuel permettant de ranger, compiler les différents éléments constitutifs de l'importation.
La Fiche Grand Import permet également au gestionnaire import de suivre l'acheminement de la marchandise en pointant les étapes, préalablement définies, de celui-ci.

Définir ces étapes entraîne automatiquement la création d'étapes dans le « Disponible » :
Ainsi, cocher une étape dans la Fiche Grand Import répercute aussitôt le stock en transit dans l'étape similaire dans le Disponible (en valeur). Ces étapes sont également paramétrables de façon à être génératrices d'écritures comptables (valorisation du stock en transit).
Le Superviseur de commande permet le suivi des informations de facturation lorsque la marchandise est transmise au transitaire. Le changement d'étapes dans la fiche grand import peut générer les écritures de stock en transit, si l'étape a été paramétrée pour ce faire.
L'activation de la Gestion des conteneurs offre la possibilité d'effectuer des chargements de conteneurs à partir de commandes fournisseur et de lier ainsi ces chargements à une fiche grand import. Il est également possible via cet outil de générer des devis aux transitaires, des commandes de transport et des commandes de prestations de stockage.
La Fiche Frais d'approche et l'Administration des Frais d'approche (fret, douane, taxes portuaires, divers frais liés au transit etc.) permettent d'impacter les frais d'approche rattachés, aux produits rattachés, dans le but d'obtenir un coût de revient réel de l'achat import.

En résumé, le module Grand Import est géré par une Fiche Grand Import pour le suivi des étapes de transit de la marchandise, et par l'Administration des frais d'approche pour l'imputation des frais d'approche aux pièces d'achat et de vente liées. La Gestion des conteneurs permet en outre de simuler un remplissage de conteneur et de générer directement une demande de devis au transitaire.

Les trois outils peuvent être liés s'ils sont tous trois utilisés, mais il est également possible de n'utiliser que l'un des trois, ou deux de ces trois outils, indépendamment les uns des autres.

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La Fiche Grand Import : fonctionnement

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Pour rappel, la Fiche Grand Import sert principalement à suivre les étapes d'acheminement des marchandises importées et de collecter des informations relatives à cette importation.
Menu : Commerce & logistique / Grand Import / Fiche Grand Import
Exemple de frise pour illustrer les étapes d'acheminement :

La fiche grand import Fiche Grand Import est identifiée par un code créé manuellement. Elle permet d'identifier, d'assembler et de piloter différentes informations liées à une commande d'import, sous l'aspect du suivi des marchandises.

Dans la partie droite du zoom de la fiche Grand Import, après s'être positionné sur une ligne possédant un code Grand Import, on accède à la consultation ou à la modification de renseignements sur le fret et les étapes d'acheminement de la marchandise. Lieu de départ, nom de bateau, n° de conteneur etc. en font partie. Les étapes visibles sont celles reprises, une fois le mode de transport garni, qui déclenche automatiquement le code routage associé et les étapes associées à ce code routage.
A chaque étape franchie en réel, l'utilisateur coche la case et indique une date. Chaque nouvelle case cochée décoche l'étape précédente. C'est la date qui atteste de l'historique.
Pour rappel, les étapes paramétrées comme générant des écritures déclencheront un message invitant à renseigner des éléments de pièces (montants de facture d'achat, etc.)

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Lorsque toutes les étapes du grand import ont été réalisées, il est possible de réceptionner la marchandise à partir du superviseur de commandes, en validant les commandes fournisseur en BL.

Gestion des conteneurs

Menu : Commerce & logistique / Grand Import / Gestion des conteneurs / Chargement conteneur

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Cette fonctionnalité permet de simuler le remplissage d’un conteneur (i.e. un conteneur à la fois) et de générer une demande de devis au transitaire.

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Un numéro de chargement est attribué automatiquement (option Dossier, Numérotation).
Les informations à renseigner obligatoirement dans la partie de gauche, sont le transitaire et le type de conteneur (Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au Grand import / Type de conteneur. La date de départ prévue est pour information.
Dans le tableau de droite, il faut renseigner le ou les fournisseur(s) à qui sont commandées les marchandises à l'import. Le programme recherche toutes les commandes ouvertes concernées et en reporte les lignes dans la partie « Conteneur ».
C'est dans cette partie « Conteneur » que le remplissage s'opère. Le volume et le poids du chargement, se « remplissent » automatiquement au fur et à mesure de l'ajout de lignes, reprenant les informations de poids/volume/conditionnement des fiches articles.
Ces informations de poids et volume peuvent également être remplies manuellement.
Dans la partie basse figurent les lignes en attente de chargement. Les boutons « Remplir le conteneur », « Vider le conteneur » permettent de passer toutes les lignes d'une partie à l'autre, selon s'il faut vider le conteneur ou au contraire le remplir ! Chaque ligne ensuite est ajoutable par simple double clic ou copier-glisser d'une partie à l'autre. Les boutons « Ajouter ligne conteneur » ou « Enlever ligne conteneur » remplissent également ces fonctions. Le bouton « Chargement » charge l'intégralité du contenu.

Validation du conteneur
Une fois le conteneur dûment rempli, il faut cliquer sur « Valider ». Cette action valide le chargement et créé automatiquement le numéro de chargement (si cette option est positionnée sur le Dossier).

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Gestion des frais d'approche

Paramétrage des frais d'approche

Cette partie est consacrée au paramétrage et à l'utilisation du 2e volet du module Grand Import, à savoir la Gestion des Frais d'Approche: l'imputation des frais d'approche au coût des produits importés.

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Paramétrage des frais d'approche

Les frais d'approche correspondent aux différents frais liés à l'affrètement de la marchandise à l'importation : fret, frais de douane, frais de stockage, taxes portuaires, coût du pré-acheminement etc.
Pour la gestion des frais d'approche dans Divalto Infinity, il faut tout d'abord paramétrer les différentes tables utilisées dans la fonction.

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Le type de frais est central dans le fonctionnement des attachements de frais à des commandes grand import. Il définit le mode de répartition des frais et le pourcentage du montant à prendre en compte dans le calcul.
Le type de frais peut doit être rattaché (un seul rattachement à la fois) à :

• L'article (onglet Grand Import) ou
• La nomenclature douanière (Tables liées au transport)
• L'incoterm (Tables liées au transport)
• Au fournisseur (Tables liées au Grand Import / Types frais d'approche fournisseur)

Important : les articles correspondant à des frais d'approche sont définis par la nature de produit paramétrée dans le dossier. Ce sont ces frais d'approche avec cette nature de produit qui seront repris automatiquement à la création du devis à partir du "Chargement conteneur"cette nature de produit qui seront repris automatiquement à la création du devis à partir du "Chargement conteneur"

Un pourcentage de répartition des frais doit être défini.

1. Définir le pourcentage du montant des frais à répartir 
2. Définir la base de répartition de ces frais :

Mode de répartition des frais d’approche :

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• En quantité : au prorata de la quantité de chaque ligne par rapport aux quantités totales de la pièce
• En montant : au prorata du montant de chaque ligne par rapport au montant total de la pièce
• Au poids : au prorata du poids de chaque ligne par rapport au poids total indiqué dans la pièce
• Au volume : au prorata du volume de chaque ligne par rapport au volume total indiqué dans la pièce

C'est ce mode de répartition que va utiliser le "Calcul des frais d'approche" pour l'imputation des frais d'approche au(x) coût(s) d'achat des marchandises.

Exemples de répartition des frais d'approche et résultat du calcul de frais d'approche: 

Soient l’article A et l’article B.

Article A : poids unitaire : 0.200 KG ; prix d’achat unitaire : 20€

Article B : poids unitaire : 2 KG ; prix d’achat unitaire : 1 €

Soient les types de frais X et Y.

Type de frais X : pourcentage de répartition : 50% ; mode de répartition au poids

Type de frais Y : pourcentage de réparatition : 20% ; mode de répartition en montant

Soient les articles de frais F1 et F2.

Article F1 : rattaché à l’incoterm DAF (par exemple) ; prix d’achat unitaire 100 € (forfait)

Article F2 : rattaché au type de frais Y ; prix d’achat unitaire 100 € (forfait)

Cas 1)

• Commande d’achat de produits n°1 :

A x qté 10 (2Kg)

B x qté 100 (200Kg)

(poids total de la pièce 202 Kg)

Et

• Commande d’achat frais d’approche n°2 : important, garnir le champ « Incoterm » (en-tête de pièce) DAF avec forfait 1 x 100 €

Cas 2) 

• Commande d’achat de produits n°3 :

A x qté 10 (200€)

B x qté 100 (100€)

(montant total de la pièce : 300€)

Et

• Commande d’achat frais d’approche n°4 avec forfait 1 x 100 €

RESULTATS :

Dans le Cas 1), la répartition des frais pour imputer le CR des produits se fera comme suit :

Ligne 1 (produit A) : 50% de 100€ (frais) ; soient 50€ répartis comme suit : ligne produit A représente en poids 1% du poids total de la pièce qui sera réparti ainsi :  50€*1% = 0.5€ imputés à cette ligne

Ligne 2 (produit B) : représente en poids 99% du poids total de la pièce et seront donc répartis ainsi : 50€*99% = 45.5€ imputés à cette ligne

Dans le Cas 2), la répartition des frais pour imputer le CR des produits se fera comme suit :

Ligne 1 (produit A) : 20% de 100€ (frais) ; soient 20€ répartis comme suit : ligne de produit A représente en montant 2/3 du montant total de la pièce qui seront répartis ainsi 20€*x 66.6% = 67€ imputés à cette ligne

Ligne 2 (produit B) : cette ligne représente en montant 1/3 du montant total de la pièce et les frais seront donc répartis ainsi : 20€*33.3% = 33€ imputés à cette ligne

• Zoom famille frais d'approche :

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Menu : Commerce & logistique / Grand import / Frais d'approche / Fiche frais d'approche
La fiche frais d'approche permet d'évaluer le montant des frais pour des achats donnésd'approche / Fiche frais d'approche

La fiche frais d'approche est un zoom permettant de créer et d'historiser des Fiches de frais d'approche à partir desquelles l'on va accéder à l'"Administration des frais d'approche" qui gère, à proprement parler, le calcul des frais d'approche.

Fonctionnement :

Pour chaque dossier d'importnouvelle importation, il faut créer une fiche frais d'approche. Cette dernière contiendra un libellé, un état ('actif' ou 'terminé'). A partir de la fiche, il est possible d'accéder à l'administration, au superviseur et au détail du calcul.

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Bouton « Administration frais approche » à partir de la fiche frais d'approche ou via le
Menu : Commerce & logistique / Grand import / Frais d'approche / Administration des frais d'approche

L'administration des frais d'approche permet de lier les frais et les produits sur la fiche frais afin de calculer le montant des frais d'approche.
Il est possible de demander l'administration pour une plage de fiches de frais. L'écran de sélection permet de filtrer également sur le statut des fiches de frais.

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Il est possible de consulter les lignes de pièces liées par les boutons "Frais liés" et "Produits liés".
→ Frais liés : Ce bouton permet de visualiser toutes les lignes de frais qui sont à impacter.
→ Produits liés : Ce bouton permet de visualiser toutes les lignes de produits qui seront impactées par les frais., notamment de voir l'évolution du CR dans l'onglet "Axe Gestion-Livraison" (écran de droite)

• Personnalisation de la répartition des frais à partir de l'Administration des frais d'approche

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Toujours à partir de l'Administration des frais d'approche (Commerce & logistique / Grand import / Frais d'approche / Administration des frais d'approche
Une fois que tous les frais et produits souhaités sont liés à la fiche de frais, le lancement du calcul des frais se fait en cliquant sur le bouton "Calculer Frais Approche". Attention, il faut sélectionner préalablement les lignes de codes de frais d'approche pour lesquelles on souhaite lancer le calcul. Le calcul peut être relancé tant que la fiche n'est pas à l'état "terminée". Ce calcul permet de calculer l'impact sur le coût de revient des ventilations d'entrée des produits liés. Ce coût de revient sera alors reporté sur les éventuelles sorties associées à ces entrées (pilotage du programme d'affectation des coûts de revient).
La visualisation du détail du calcul peut être appelée par le bouton 'Détail' à partir de la fiche frais ou à partir de l'administration de la fiche.
Une couleur est associée à chaque type de lignes (produit, frais, pied de pièce) (voir paramétrage dossier). Sur les lignes frais et pied de pièce, le montant retenu est affiché et expliqué (le % de répartition des frais sera affiché). Sur les lignes produits, le montant impacté est affiché et expliqué (le mode de répartition ainsi que les quantités, montant, poids, volume seront affichés pour une meilleure compréhension).

Reprendre la partie "Type de frais d'approche" pour voir un exemple de calcul. 

Terminer la fiche de frais

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