Gestion du grand import (V10.4) 
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Le module Grand Import permet de suivre l'arrivage de marchandises grand import (étapes de trajet, stock en transit) mais aussi d'imputer les coûts engendrés par cet import (gestion des frais d'approche) à la valeur d'achat, de manière à obtenir un coût de revient pour une transaction d'achat en particulier.
La logique du fonctionnement du module Grand Import suit ce diptyque PRODUITS (marchandises, suivi de l'arrivée des marchandises) / FRAIS (imputation des frais d'approche), notamment à travers l'utilisation des deux fiches principales : Fiche Grand Import et Fiche Frais d'Approche. Dans l'utilisation de ces deux fiches, le principe suivant sera repris: celui d'y attacher des pièces de produits et / ou de frais.
NB : la notion de « frais d'approche » englobe tous les frais liés à l'importation : fret en lui-même, droits de douane, frais de stockage, taxes portuaires etc.
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Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers ; bouton « Grand Import »
Important : pour que les fonctionnalités du Grand Import soient actives, la case "Activer la gestion du grand import" doit être cochée dans le Dossier, fiche "Grand Import".
3 options générales sont possibles quant à la gestion du Grand Import :
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Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au grand import / Etapes de routage
Les étapes de routage sont associées obligatoirement à un code routage. Elles définissent les étapes de transport qui seront cochées au cours de l'acheminement des marchandises importées, via la Fiche Grand Import. Exemple « Au port », « en mer », « post-acheminement », etc.
Très important : pour chaque étape, il faut déterminer si c'est une étape obligatoire (i.e. qu'il faut la cocher au préalable pour pouvoir cocher les étapes suivantes) et si elle enclenche la génération d'écritures. Cette dernière option détermine l'étape comme étant génératrice d'écritures comptables. Par exemple, considérons qu'une fois que la marchandise est en mer, l'on puisse renseigner les premiers coûts communiqués par les fournisseurs liés à l'import (exemple : les montants de la facture pro-forma fournisseur etc.), cela permet d'obtenir une valorisation du stock en transit.
Ces étapes seront ensuite visibles dans la Fiche Grand Import, dès lors que le code routage aura été garni :
- Le mode de transport
Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au transport / Mode de transport
Le mode de transport est obligatoire. Il détermine le mode de transport principal mais aussi l'ensemble de la route de la marchandise (exemple code SEA pour de l'acheminement par voie maritime mais aussi routière (de l'usine expéditrice au port de départ, puis du port d'arrivée à l'usine réceptionnaire, pour illustrer)).
Attention : les modes de transport sont utilisés dans les autres modules Commerce & Logistique (associés aux clients par exemple). L'onglet « Grand Import » permet de gérer spécifiquement des modes de transport liés au module Grand Import, et d'y garnir (c'est obligatoire !) le code routage correspondant.
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Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au transport / Code Incoterm
Le grand import peut être associé à un code incoterm, qui définit les obligations du vendeur et de l'acheteur lors d'une transaction commerciale en ce qui concerne la répartition des frais de transport des marchandises (emballage, manutention, transport, droits de douane, assurances, etc.) le point de transfert des risques, c'est-à-dire l'étape à partir de laquelle l'acheteur sera responsable de la marchandise en cas de dommage ou d'avarie. Ils définissent également les documents et informations que le vendeur doit fournir à l'acheteur.
Ce code peut être indiqué à titre d'information ou constitue la base de prise en compte des types de frais dans la gestion des frais d'approche (choix de paramétrage à opérer, voir paramétrage des frais d'approche), si l'on garnit la case « Type de frais d'approche ».
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Ces trois boutons permettent de déclarer les marchandises attendues dans le cadre du grand import. Ils permettent de faire le lien entre les lignes de commandes et la fiche Grand Import créée.
Lier lignes de commandes : déclare seulement une sélection des lignes de commandes d'achat
Lier commandes : lie l'intégralité des lignes des commandes sélectionnées
Lier chargements : lie les commandes déclarées dans un conteneur (indiquer ici le n° de chargement concerné)
Dans tous les cas, cliquer sur l'un des trois boutons, active les éléments non encore attachés à un grand import. Le bouton agit sur l'élément courant ou une sélection multiple d'éléments. Aucune nouvelle liaison n'est possible, à partir du moment où des écritures comptables ont été générées.
NB : lorsqu'une commande d'achat a été rattachée à une fiche grand import, ce rattachement est visible dans la commande, en mode fiche, onglet « Grand Import » :
(seulement si l'option Dossier « Afficher le détail en saisie de pièces » est cochée)
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Lorsque toutes les étapes du grand import ont été réalisées, il est possible de réceptionner la marchandise à partir du superviseur de commandes, en validant les commandes fournisseur en BL.
Gestion des conteneurs
Menu : Commerce & logistique / Grand Import / Gestion des conteneurs / Chargement conteneur
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Un numéro de chargement est attribué automatiquement (option Dossier, Numérotation).
Les informations à renseigner obligatoirement dans la partie de gauche, sont le transitaire et le type de conteneur (Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au Grand import / Type de conteneur. La date de départ prévue est pour information.
Dans le tableau de droite, il faut renseigner le ou les fournisseur(s) à qui sont commandées les marchandises à l'import. Le programme recherche toutes les commandes ouvertes concernées et en reporte les lignes dans la partie « Conteneur ».
C'est dans cette partie « Conteneur » que le remplissage s'opère. Le volume et le poids du chargement, se « remplissent » automatiquement au fur et à mesure de l'ajout de lignes, reprenant les informations de poids/volume/conditionnement des fiches articles.
Ces informations de poids et volume peuvent également être remplies manuellement.
Dans la partie basse figurent les lignes en attente de chargement. Les boutons « Remplir le conteneur », « Vider le conteneur » permettent de passer toutes les lignes d'une partie à l'autre, selon s'il faut vider le conteneur ou au contraire le remplir ! Chaque ligne ensuite est ajoutable par simple double clic ou copier-glisser d'une partie à l'autre. Les boutons « Ajouter ligne conteneur » ou « Enlever ligne conteneur » remplissent également ces fonctions. Le bouton « Chargement » charge l'intégralité du contenu.
Validation du conteneur
Une fois le conteneur dûment rempli, il faut cliquer sur « Valider ». Cette action valide le chargement et créé automatiquement le numéro de chargement (si cette option est positionnée sur le Dossier).
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Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au grand import / Type frais d'approche
Le type de frais frais d'approche est central dans le fonctionnement des attachements de frais à des commandes grand import. Il définit le mode de répartition des frais et le pourcentage du montant à prendre en compte dans le calcul.
Le type de frais doit être rattaché (un seul rattachement à la fois) à :
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Reprendre la partie "Type de frais d'approche" pour voir un exemple de calcul.
Le coût de revient (CR) suite au calcul des frais d'approche
Le calcul des frais d’approche ne met pas à jour le CR de la fiche S-Ref, il met à jour les coûts d’Entrées puis fait appel aux programme standard « d’affectation des coûts de revient » qui va mettre à jour les CR de sortie selon les entrées.
Le CR de la fiche S-Ref est mis à jour lors de l’entrée de la marchandise uniquement.
Terminer la fiche de frais
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