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- Administration achats – Demandes d'achat Fournisseur – Saisie des demandes d'achat
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Opérations disponibles
Si les paramètres du dossier le permettent, vous pouvez, depuis l'écran de saisie des demandes d'achat :
- Créer, modifier, dupliquer, supprimer une demande.
- Ajouter/supprimer des articles et des fournisseurs.
- Accéder aux documents issus de la demande (appel d'offre, devis, commande).
- Accéder au stock et disponible des articles.
- Accéder à une autre demande d'achat.
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Procédure de saisie
Cliquez sur l'icône « + ».
La création d'une demande d'achat se fait en trois temps :
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Note : l'indicateur 
est présent en début de ligne lorsque plusieurs fournisseurs peuvent être consultés pour cet article.
Note : toutes les informations qui sont reprises par défaut de l'en-tête peuvent être adaptées au niveau de chaque ligne article.
Proposition de fournisseurs
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- Ajouter un fournisseur : cliquez sur le « + » situé à gauche de la ligne du tableau.Attention, cette possibilité est soumise au paramétrage du dossier qui peut interdire l'ajout manuel de fournisseurs.
- Supprimer un fournisseur
- Préconiser un fournisseur différent du fournisseur habituel (avec « * ») : cochez la case située à gauche du code fournisseur. Si la demande d'achat fait l'objet d'une commande directe, c'est ce fournisseur qui sera utilisé. Pour cette dernière raison, il est obligatoire de cocher au moins une ligne fournisseur. Par défaut, c'est le fournisseur habituel qui est présélectionné.
- Changer les quantités à commander et les unités d'achat pour ce fournisseur.Il se peut par exemple que tel fournisseur ne vende que par lot de 40, or vous avez un besoin de 30.Un signe « + » ou « - » dans la marge signale une augmentation ou une baisse de la quantité.Un signe « ! » signale que la demande n'est pas conforme avec les conditions d'approvisionnement du fournisseur.
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Après la saisie
Une fois la demande d'achat saisie, plusieurs issues sont possibles :
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Dans tous les cas, elle devra être préalablement acceptée.
C'est généralement depuis le Superviseur des demandes d'achat que l'acheteur va opérer. Ancre
- Administration achats – Demandes d'achat Fournisseur – Supervision des demandes d'achat
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Accès à la demande d'achat (écran de saisie).Pour marquer une ligne avant de la traiter.
Accès aux critères de sélectionPour grouper les lignes articles par critères toutes demandes confondues. 
Accès aux documents de destination. Sont uniquement disponibles lorsque la ligne a été transformée.Lignes articles de la demande.
Le contenu du champ « Ma référence » de la demande d'achat est repris ici.
Actions de traitement. Sont uniquement disponibles lorsque la ligne est marquée.
Note : les boutons sont grisés, soit parce qu'ils ne sont pas autorisés par les paramètres du dossier, soit parce qu'ils nécessitent qu'une ligne au moins soit marquée (F5 ou 
), soit parce que la ligne sélectionnée ne justifie pas leur utilisation.
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Critères de sélection
Tous les champs de la demande d'achat, jusqu'aux axes statistiques des produits s'ils ont été renseignés sur les fiches articles, peuvent servir de filtres pour cibler les demandes à traiter.
Si vous validez sans saisir de critère, les critères proposés par défaut s'appliquent.
Pour visualiser toutes les demandes d'achat, y compris celles qui ont été transformée, pensez à cocher les trois états :
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Opérations possibles
Vous pouvez, à partir du superviseur :
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- Transformer des demandes en devis, appels d'offre ou commandes. Boutons Valider en Appel d'offre, Valider en Devis, Valider en Commande. Attention, toute ligne transformée prend l'état « périmé » et disparaît de l'écran si les critères de sélection étaient sur les demandes à l'état « provisoire ». Pour les voir, pensez à modifier les critères de sélection
Attention : le tarif n'est pas rapatrié et les prix sont à saisir manuellement. - Accéder aux pièces qui ont été générées depuis une demande d'achat (devis, appel d'offre, commande).Boutons Appel d'offre associé, Pièce.
- Accéder à la demande d'achat dans son intégralité. Bouton
ou double-clic sur la ligne. - Imprimer une demande d'achat.
Note : les possibilités dépendent des paramètres du dossier.
Note : certaines opérations (Valider en appel d'offre, Valider en devis, Valider en commande, Accepter et Refuser) sont accessible après marquage des lignes concernées 
: sélection puis F5 ou 
. Vous pouvez ainsi traiter plusieurs lignes en même temps.
Note : une fois transformée en appel d'offre, devis ou commande, une demande d'achat est à l'état « Périmé » et n'est plus exploitable. De la même façon, si une demande d'achat a été transformée en devis ou en commande, elle ne peut plus faire l'objet d'un appel d'offre.
Note : les boutons Appel d'offre associé et Pièce ne sont accessibles qu'en sélection d'une demande à l'état « périmé ».
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Visualisation
Par défaut, les demandes sont affichées par numéro.
Le bouton Visualisation est un gain de temps pour créer un appel d'offre, un devis ou une commande qui repose sur plusieurs demandes d'achat, partiellement ou intégralement.
Par exemple, vous pouvez regrouper toutes les références demandées à un même fournisseur de confiance à qui vous souhaitez passer directement commande, ou encore générer un appel d'offre en fonction du délai demandé, pour prioriser les achats plus ou moins urgents.
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- Impression des demandes d'achat
- Administration achats – Demandes d'achat Fournisseur – Impression des demandes d'achat
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- cibler une fourchette de numéros de demandes,
- regrouper vos impressions par période, demandeur, responsable, service, catégorie ou affaire,
- n'imprimer que les demandes actives.
