Le solde des écritures lettrées doit être nul, mais le lettrage provisoire est autorisé. Il permet d'identifier des écritures qui ne s'équilibrent pas et qui pourront ultérieurement être lettrées définitivement.
Attention : En cas d'utilisation du module des règlements, il ne faut pas utiliser le lettrage de la comptabilité générale et exclusivement réaliser les rapprochements des encaissements et des décaissements dans la partie règlement. En effet le lettrage en comptabilité générale n'affecte en rien les effets présents dans le module des règlements.
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Le lettrage manuel permet de rapprocher plusieurs écritures en leur affectant un code alphabétique sur deux caractères et borné de AA à zz. Une fois le zz atteint, le code repasse à AA, la date de lettrage permet de distinguer des écritures avec le même code marquage.
On accède au traitement par l'option de menu : Comptabilité / Saisie / Lettrage manuel
Compte
Vous précisez le compte pour lequel vous souhaitez des écritures. Seuls les comptes déclarés lettrables sont autorisés (Méthode de lettrage différente de « Aucune » dans le plan comptable).
Type d'écriture :
- Écritures comptables
- Écritures extra-comptables
Code de prélettrage à attribuer
Par défaut les écritures sélectionnées et marquées sont pré-lettrées avec le code « * ». Le premier caractère de lettrage sera toujours « * », mais vous pouvez modifier le second. Ceci vous permet de différencier des groupes de lignes à pré-lettrées. Le code de pré-lettrage est compris dans les fourchettes « 0-9 », « A-Z », « a-z » et est attribué automatiquement par le traitement (premier code non encore attribué), mais il peut être modifié par l'utilisateur.
Filtre code de prélettrage de
Vous permet de n'afficher que les codes de prélettrage compris dans la fourchette indiquée.
Écritures non lettrées
Cette case à cocher (cochée par défaut), vous permet d'afficher ou non les écritures à lettrées. Si la case est décochée, seules les écritures possédant un code de prélettrage compris dans la fourchette indiquée par le filtre de prélettrage seront affichées.
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Le solde des écritures marquées étant nul, la validation du code de prélettrage « *1 » est maintenant possible. Un unique code lettrage est attribué à l'ensemble.
Les différents boutons de la barre d'outils
« Compte précédent » ou touche de fonction « Shift+F2 » : Permet d'afficher les écritures du compte à lettrer précédent.
« Compte suivant » ou touche de fonction « F2 » : Permet d'afficher les écritures du compte à lettrer suivant.
« Modifier les filtres » ou touche de fonction « F4 » : Permet de modifier et précisez les écritures à afficher.
« Actualiser tableau » ou touche « Shift+F11 » : Le lettrage manuel ne bloque pas l'utilisation du compte dans une autre cession de saisie ou d'intégration comptable, mais le compte ne peut être lettré que par une seule cession. Si l'opérateur n'est pas le seul à travailler sur le compte, le tableau des lignes peut ne pas contenir toutes les lignes créées depuis son chargement. Certaines lignes peuvent également avoir été modifiées ou supprimées (dans ce dernier cas, la tentative de marquage de la ligne se traduira par un message d'avertissement et une actualisation automatique). Ce bouton déclenche la relecture des écritures du compte et le rechargement du tableau des lignes.
« Modifier l'écriture » ou touche de fonction « Ctrl+F7. Lorsque l'écriture est en brouillard, ce bouton permet l'accès à la saisie d'écriture en mode modification.
« Marquer/Démarquer » ou touche de fonction « F5 » : Permet de Marquer ou démarquer la ligne courante.
« Effacer les marquages » ou touche de fonction « Shift+F5 » : Permet d'effacer les marquages ; Toutes les lignes marquées avec un code provisoire deviennent non marquées« Détail de l'écriture » ou touche « Shift+F4 » : Ce bouton permet d'afficher le détail de la ligne courante. La fenêtre détail est identique à celle utilisée en saisie d'écriture.
« Ventilation pièce/échéance » ou touche « Shift+Ctrl+F4 » : Ce bouton ouvre la fenêtre contenant le tableau des ventilations sur les pièces et les échéances de la ligne courante.
Supprimer un lettrage
Le bouton « Supprimer lettrage » ou la touche de fonction « Shift+Ctrl+F8 », vous permet de délettrer totalement ou partiellement un compte selon la fourchette de codes lettrage à traiter et les éventuelles dates de lettrage choisies.
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Attention : L'écriture de différence de règlement générée, le cas échéant, est délettrée en même temps et mais n'est pas supprimée.
Différence de règlement
Divalto propose de passer automatiquement une écriture de différence de règlement, si le solde est inférieur où égale à la valeur présente dans la fiche dossier : Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers - Onglet O.D.
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Le paramétrage est accessible via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Plan comptable – onglet « PARAMETRES » - groupe « Lettrage »
Les méthodes de lettrage utilisées par le traitement sont :
- Par numéro de pièce
Le traitement rapprochera uniquement les écritures qui ont le même numéro de pièce.
- Par montant
Le traitement essaiera toutes les combinaisons des montants non lettrés du compte. Ainsi, si le rapprochement présente un solde nul, les écritures sont lettrées et si le rapprochement représente le solde du compte, tous les autres mouvements sont lettrés.
- Par pièce puis pas par montant
Lettrage sur égalité des numéros de pièces, puis combinaison des montants
Vous accédez au lettrage automatique par l'option de menu : Comptabilité / Traitement / Lettrage automatique
Le traitement effectue les rapprochements et :
- Si le rapprochement présente un solde nul, les écritures sont lettrées
- Si le rapprochement représente le solde du compte, tous les autres mouvements sont lettrés.
Dans tous les cas, un groupe d'écritures lettrées présente un solde nul.
Date de lettrage
Seules les écritures avec une date d'écriture antérieure ou égale à cette date seront traitées par le lettrage automatique. Cette date sera mémorisée dans la date de lettrage de l'écriture.
Remarque : En fin d'exercice, il est judicieux de procéder à un lettrage des écritures à date de fin d'exercice. En effet, les écritures avec une date de lettrage antérieure ou égale à la date de fin d'exercice sont centralisées.
Sélections
« Lettrer les comptes de » « à » : Seuls les comptes dont le numéro est compris dans la fourchette seront traités.
Temps maximum pour lettrer un compte
Vous précisez le temps maximum alloué pour lettrer un compte. Le programme essaie de rapprocher un débit avec un crédit, puis deux, puis trois...
Si une phase de combinaisons est commencée, elle sera achevée même si le temps limite est atteint pendant son déroulement.
Nombre maximum de montants par combinaison
Vous indiquez le nombre maximum d'écritures qui peuvent constituer un code lettrage.
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