Facturer une affaire

Image Removed Affaires - Administration des affaires
L'un des rôles d'une arborescence d'affaire est de décrire le processus de facturation.
Vous avez la possibilité de préparer des éléments de facturation (périodique, à l'avancement, sur jalon, etc.).
Pour la facturation à l'avancement, vous procéderez en deux temps :

Définition des pourcentages à facturer, affaire par affaire et lot par lot. Une fois par mois, par exemple.
Génération des factures sur avancement. Le service administratif transforme les pourcentages d'avancement en factures.
La facturation d'acompte va suivre un processus singulier et un paramétrage ad hoc : un acompte ne doit pas être positionné en tant que jalon du plan.

Image Removed Important : il est bien entendu possible d'envisager la facturation à partir des pièces commerciales générées à partir des éléments. Toutefois, ces factures ne sont pas visibles dans l'onglet facturation qui est réservé aux factures issues du plan de facturation.

...

Paramétrage

Pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité :

le code arborescence dédié aux éléments de facturation doit être spécifié sur le dossier,
le type d'élément doit désigner un article dédié aux lignes de facturation pour que la génération de la pièce commerciale se déroule correctement. Cet article par défaut sera modifiable sur la pièce.

Image Removed Exemple d'une arborescence "Facturation" contenant 3 éléments :- la facturation des études de faisabilité, - la réception de travaux,- la levée des réserves.
Le paramétrage des éléments de l'arborescence d'affaire selon l'arborescence doit être précisé ou rappelé :

Elément père de facturation => à minima la « nature de stock » doit être précisée ici
Elément fils, appelé plan de facturation => tiers précisé à minima
Elément de type Jalon de facturation => référence article pour la génération de pièce
- Référence héritée du type d'élément
- Référence pour les acomptes
  - Rappel : La réglementation fiscale exige de présenter une facture lors de l'encaissement d'acompte (article 289 I -1-c du CGI)
  - Acompte exploitable que si l'affaire est paramétrée pour un type de facturation « détaillé »
  - La référence article pour les acomptes comportera les règles de TVA en phase avec les enjeux (
    - TVA exigible à la livraison pour les biens => pas de TVA sur facture d'acompte de biens.
    - La TVA sera donc à présenter au moment de la livraison, avec tolérance au moment de la facturation
      - Le principe sera donc appliqué dans la gestion d'affaire de Divalto infinity => après avoir facturé des acomptes sans TVA, la facturation du solde présentera la TVA des factures d'acomptes passées
      - La limite = comptabilité. L'article ne peut pas être paramétré sur une classe 4 car selon les règles comptables en vigueur, un acompte ne doit pas générer de chiffres d'affaires (donc ne devrait pas être comptabilisé en classe 7)

...

Facturer à l'affaire

Plusieurs possibilités s'offrent à vous, en fonction de votre organisation et de la mise en œuvre du projet :
Le processus de facturation peut reposer sur une arborescence dédiée. La procédure ci-après décrit ce cas. Si cette solution est facultative, elle devient nécessaire dans des cas plus complexes où la facturation du livré/réalisé doit être décorrélée.
La facturation peut être effectuée depuis d'autres arborescences, auquel cas le type de pièce exportable doit être paramétré. Image Removed

A noter : l'arborescence de facturation peut être créée manuellement ou par le biais du Concepteur de plan de facturation.

1. Créez la tête d'arborescence dédiée à la facturation, avec le code arborescence adéquat indiqué sur le dossier, puis si besoin, un élément parent de l'ensemble des lots (ci-dessous, par exemple, "Remplacement cuve").
2. Créez autant d'éléments d'affaire qu'il y a de lots à facturer.
3. Utilisez l'Assistant de facturation pour entrer les pourcentages d'avancement de chaque lot.
4. Lorsque le moment de facturer est venu, faites un clic droit sur l'en-tête d'arborescence de facturation ou sur l'élément parent concerné, puis choisissez Facturation - Lancer la facturation.Toutes les échéances vont être transformées en une facture unique détaillée.

Image Removed A noter : le tiers de l'affaire est par défaut destinataire des factures.

Image Removed Important : si vous générez la facture à partir de l'élément parent et que vous décochez les lignes de détail, vous ne pourrez plus modifier la facture qui sera alors composée d'une seule ligne synthétique. Préférez procéder élément par élément.

...

Suivi des éléments facturés

Une fois les premières factures émises, le résultat est visible depuis l'onglet "Facturation", notamment :

...

En bas d'écran, les factures dans lesquelles l'élément est facturé, totalement ou partiellement (fond rouge = pas de règlement généré). Image Removed

A noter : le % de règlement de la facture est en lien avec le module "Règlement".

Image Removed A noter : lorsqu'un élément a un taux d'avancement à 100%, il prend le statut "Terminé". Image Removed

A noter : l'échéance est calculée au moment de l'impression de la facture.

Image Removed

A noter : vous pouvez modifier le taux / montant à facturer depuis l'Assistant de facturation. Pour y accéder, positionnez le curseur sur la ligne du tableau ou sur l'élément d'affaire, puis choisissez dans le menu contextuel (clic droit) la commande Facturation - Assistant de facturation.
Si une facture a déjà été générée ("N° de facture" indiqué), vous pouvez l'ouvrir en double-cliquant sur la ligne ou par l'option "Visualisation" du menu contextuel (clic droit).

Vous pouvez également, depuis le menu contextuel accessible par clic droit sur une facture :

Lancer l'assistant de facturation
Visualiser la facture pointée
Imprimer la facture pointée
Supprimer la facture pointée
Voir les temps facturés

...

Le concepteur de plan de facturation

Image Removed Affaires - Administration des affaires - Sélection de l'élément source des données de facturation - Clic droit - Menu "Facturation - Créer plan de facturation"

Vous pouvez également glisser-déposer une arborescence d'origine vers la tête d'arborescence de facturation :

...

1. Depuis l'administration de l'affaire, sélectionnez la tête de plan de facturation.
2. Choisissez dans le menu contextuel qui s'affiche au clic droit la commande "Facturation - Modifier plan de facturation".

...

L'Assistant de facturation

Image Removed Facturation - Assistant de facturation
Image Removed Affaires - Administration des affaires - Clic droit sur la tête d'arborescence ou l'élément parent des lots à facturer - Facturation - Assistant de facturation

Image Removed A noter : cette option du menu est disponible lorsque le code arborescence de la ligne sélectionnée est celui qui a été déclaré comme étant dédié à la facturation dans les paramètres du dossier.

L'Assistant est une aide à la saisie du mode facturation, des pourcentages d'avancement, montants ou quantités de chaque élément - lot à facturer.
Il permet d'exécuter le ou les plans de facturation établis sur une affaire.
Si vous avez utilisé le menu principal (Facturation - Assistant de facturation), vous pouvez traiter les factures en rafales sur toutes les affaires.
Tous les éléments associés au code arborescence de type facturation (exemple : "FAC") spécifié sur le dossier sont automatiquement rapatriés dans l'Assistant de facturation.
Colonne Tiers : tiers du plan de facturation qui sera en entête de pièce
Colonne Mode de facturation : acompte ou normal
Colonne % déjà facturé : pourcentage d'avancement déjà facturé.
Colonne % Calculé : ce qu'il reste à facturer.
Colonne % Total : pourcentage total à atteindre pour la prochaine génération de facture.
Colonne % Saisi : pourcentage supplémentaire à facturer.
Colonne Montant de facturation : montant à facturer.
Colonne Nb éléments facturés : permet d'indiquer un nombre d'éléments à facturer plutôt qu'un pourcentage ou un montant.
Colonnes référence et référence acompte : selon le mode de facturation et les paramétrages de l'onglet gestion.

...

1. Depuis l'Assistant de facturation, sélectionnez la ligne à traiter.
2. Appuyez sur la touche <F4> pour passer en mode modification.
3. Tabulez jusqu'à la cellule de la colonne Mode de facturation => par défaut à « acompte » s'il existe une référence d'acompte dans l'élément. Il devra être passé à « solde » lors de la facturation du solde => c'est ce mode qui impacte le choix de la référence article et qui détermine la constitution de la pièce « facture » (notamment les codes opérations au moment de la facture de solde)
4. Tabulez jusqu'à la cellule de la colonne % Saisi pour saisir le pourcentage d'avancement ou jusqu'à la cellule Montant de facturation si vous préférez saisir un montant.
5. Appuyez sur la touche <ENTREE> pour valider et passer à la ligne suivante. Recommencez jusqu'à ce que tous les pourcentages / montants soient saisis.
Tout ce que vous avez saisi ici peut maintenant être facturé depuis l'onglet "Facturation" des éléments de l'affaire. Image Removed

A noter : le montant de facturation constitue le point de référence. Ainsi, par exemple, si vous indiquez un pourcentage de 20 %, puis forcez le montant de facturation à 400 euros pour arrondir, le programme rectifiera le pourcentage en fonction de ce montant. Image Removed

A noter : si vous saisissez un pourcentage inférieur au précédent, le montant à facturer sera négatif. Si toute la facture est négative, un avoir sera généré.

...

Plan de facturation

Affaires - Administration des affaires - Clic droit - Facturation - Créer plan de facturation
Vous avez la possibilité de créer des échéances à partir d'une arborescence de facturation.
La logique est la même qu'en phase de création d'une offre depuis une arborescence de chiffrage, à la différence qu'ici, vous ajouterez des postes et des sous-postes.

...

Générer les factures

Balise Wiki

!worddav3652c3493c3320971349fc2e7d82b6a9.png|height=30,width=30! *_Facturation - Assistant de facturation - Bouton \[Générer\]_*
!worddav3652c3493c3320971349fc2e7d82b6a9.png|height=30,width=30! *_Affaires - Administration des affaires - Clic droit - "Facturation - Lancer la facturation"_*
 
Tous les éléments préparatoires de la facturation sont générés en facture.
L'affichage de la facture dépend du mode de facturation indiqué sur le zoom de l'affaire (onglet "Complément'") :
Global : une seule ligne regroupant l'ensemble des montants facturés.
Détaillé : tous les éléments porteurs d'un montant facturé sont affichés sur la facture.
!worddav0f69b9eb737c9a4219dc6208469e75ca.png|height=30,width=30! *_A noter* : dans tous les cas, le document imprimé présente toujours le détail de facturation. Il est attaché en tant que pièce jointe à la facture.

...

Cas des acomptes

La pièce facture est générée avec la référence article de l'acompte et le code opération est un code opération correspondant au traitement des affaires
Exemple :

La pièce est visualisable sur l'élément d'affaire du plan de facturation dans l'onglet « facturation »
Exemple de pièce ici sans TVA sur acompte de deux jalons de facturation :

Dans le cas d'une ligne de solde :
Divalto infinity permet de générer plusieurs acomptes donc plusieurs factures d'acompte.
Lors de la génération d'une facture de type « solde » :

...

Exemple de paramétrage de code opération :

Les lignes de mouvement de solde auront le code opération paramétré pour la facturation à l'affaire et les lignes acompte le code opération « avoir » paramétré dans le code opération d'origine.
Exemple de facture de solde :

...

Facturation aux temps passés

Image Removed Saisies - Facturation – facturation au temps passé
Afin de pouvoir facturer de manière périodique selon les temps passés, un traitement dédié va permettre d'assister l'utilisateur.
Ce traitement permettra de travailler sur les temps saisis, regroupés selon un axe, d'identifier leur caractère facturable ou non, de les associer aux jalons-éléments d'un plan de facturation si cela n'a pas été fait préalablement pour alimenter automatiquement les données nécessaires à l'assistant de facturation vu précédemment.
En effet, les activités peuvent être associées à un jalon-élément du plan en renseignant le N° d'élément sur une ligne d'activité :

Si la ligne d'activité n'est pas directement renseignée au niveau de l'élément de facturation, il faudra alors opérer à un arbitrage, étape 3 du traitement de « facturation au temps passé ».

Etapes du traitement

Etape 1 : Déﬁnition des critères de collecte des temps passés (réalisés)

Par les options du programme il est possible de déterminer le critère de regroupement des lignes de temps saisis, de voir apparaitre ou non les lignes de temps marquées non-facturables et de choisir d'enchainer ou non la génération de facture de manière automatique à la fin du traitement.
Etape 2 : Arbitrage des saisies (ce qui doit être facturé, à quelle hauteur, etc.)
Cet arbitrage se fait affaire par affaire, selon les critères précisés à l'étape 1 => la liste déroulante permet de choisir l'affaire à arbitrer.
Il faudra alors confirmer et modifier le caractère facturable de la ligne (oui, non, ne sait pas) et préciser le nombre d'heure à facturer.
Etape 3 : Rapprochement avec le plan de facturation
Un écran avec deux tableaux se présente avec :

...

Etape 4 : Récapitulatif des actions de facturation générées par aﬀaire
La dernière étape récapitule les actions de facturation des étapes précédentes.
Ces étapes de rapprochement calculent un pourcentage d'avancement de l'affaire sur les différents éléments pour piloter l'assistant de facturation à partir duquel on générera les pièces factures ( via l'option dans la page de sélection ). Sinon la génération de facture est à lancer manuellement.

AncreLien_entre_activité_et_élément_à_factureLien_entre_activité_et_élément_à_facture Ancre_Toc499216591_Toc499216591

Accès au détail des temps facturés à partir de :

La facture
L'assistant de facturation
L'onglet facturation de l'administration des affaires

...

Les notes de frais

Avec les fonctionnalités associées aux notes de frais, les collaborateurs peuvent saisir les frais de mission, de déplacements, etc. Un ensemble de paramétrage soutiendront :

...

Pas d'imputation dans la paie ;
Pas encore de traitement automatique pour l'exploitation des refacturations ;
Pas de prise en compte des devises ;

...

Paramétrages associés aux notes de frais

Familles de frais

La famille de frais va permettre de catégoriser les typologies de frais :

...

De préciser jusqu'à 5 rôles/étapes de validation => rôles qui seront repris dans les filtres et dans les menus, ainsi que dans l'historique du cycle de vie de la note de frais
De déterminer les règles d'imputation comptable => journal d'imputation, mode de règlement par défaut.

...

La saisie des notes de frais

Image Removed Affaires - Notes de frais - Saisie des notes de frais
Ce module vous permet de gérer vos notes de frais :

saisir vos notes de frais (une par période),
éventuellement les rattacher à une affaire / un élément d'affaire,
leur associer des fichiers ou des notes.

Image Removed Exemple : vous pouvez utiliser la saisie des notes de frais pour rattacher les frais généraux à un élément d'affaire dédié aux frais généraux.
Si la ligne de note de frais est facturable, le client est obligatoire.

...

Circuit de validation

La note de frais est généralement soumise à un supérieur hiérarchique pour validation.
L'état de la note de frais est d'abord "En cours de saisie".
Les visas sont paramétrables. Vous pouvez en créer de 1 à 5, avec les confidentialités associées.
Tant que la NdF est soumise à la validation, elle ne peut être modifiée. En revanche, si une note de frais est refusée, elle redevient modifiable par le collaborateur.
La note de frais doit être validée par le collaborateur pour être lancée dans le circuit de validation. Le collaborateur pourra voir les validations par la case à cochée du rôle concerné sur l'entête de la NDF.
Le circuit de validation exploite le traitement de « supervision de notes de frais ».

...

Saisie d'une NdF

1. Cliquez sur sur l'icône "+" de l'écran de saisie des notes de frais.
2. Saisissez votre code utilisateur ou sélectionnez-le dans la liste accessible par la touche <F8>.
3. Saisissez ou sélectionnez le code période. Exemple : code 0916 pour le mois de septembre 2016.Les dates de début et de fin de la période choisie s'affichent automatiquement. Image Removed

Important : il ne peut y avoir qu'une seule note de frais par période et par collaborateur.

4. Validez.Si une note a déjà été saisie sur cette période, un message d'alerte vous en avertit et la création est impossible.
5. Personnalisez le libellé de la note de frais si nécessaire.
6. Cliquez sur le "+" de la première ligne du tableau des dépenses, puis renseignez les différentes cellules en passant de l'une à l'autre par tabulation :

...

En cours de saisie : elle reste modifiable.
Validée par le collaborateur : elle entre dans le circuit de validation et n'est plus modifiable (sauf si elle est refusée).

...

Supervision des Notes de Frais

Ce traitement permet aux différents rôles/étapes d'accepter ou de refuser la note de frais. Ainsi, un écran de sélection permet d'appliquer plusieurs types de filtres, dont ceux spécifiques aux rôles.
Chaque rôle viendra apposer sa validation qui sera historisée : in fine, il faudra toutes les validations pour permettre une intégration en comptabilité.

...

Intégration des Notes de frais en comptabilité

Un zoom permet d'imputer un compte comptable à un code de frais. Cette attribution peut être générale ou propre à un collaborateur. Des changements peuvent être gérés au travers d'une date d'effet.
Le compte auxiliaire du collaborateur est celui du contrat actif de l'individu associé dans la RH.
Image Removed Affaires - Notes de frais – intégration des notes de frais

...

Notes de frais et récapitulatifs budgétaires

Les frais déclarés apparaissent dans le réalisé, imputé selon le code budget associé au code frais. Dans la synthèse budgétaire, une entité « Frais » concentre les valeurs qui proviennent des Ndf.
Pas d'impact des validations/statuts => dès les premières saisies, elles sont visibles. TTC/HT à perfectionner.

...

Reporting et analyse

Les analyses de données liées aux affaires sont possibles selon plusieurs outils :

Le tableau de résultats, avec des possibilités d'interrogation avancées.
- Outil historique finement paramétrable,
- Nécessite un paramétrage complet et un lancement à date,
- N'est pas orienté sur la logique des codes budgets comme le récapitulatif ou la synthèse.
Le récapitulatif budgétaire, outil dédié à l'analyse des montants liés aux affaires et regroupés par codes budgets.
La synthèse budgétaire (ou récapitulatif budgétaire arborescent), outil dédié qui complète le récapitulatif, pour une analyse des éléments d'arborescence et selon les répartitions budgétaires opérées
Les widgets.Reportez-vous aux possibilités du widget KPI, permettant d'interroger toute information par le biais d'une requête SQL.
Les outils de reporting habituels, qui peuvent être connectés aux sources de données SQL

...

Principes généraux

Les outils d'analyse dédiés aux affaires industrielles, à savoir la synthèse et le récapitulatif budgétaire, exploitent tous les éléments d'arborescence, quels que soient les statuts des éléments.
Afin de disposer de marges de manœuvre flexibles dans les paramétrages et l'exploitation des affaires industrielles, plusieurs moyens sont à disposition :

...

Si un article ou une séquence ne dispose pas de code de budget, il n'en demeure pas moins qu'ils sont valorisables par leur coût de revient ou leur taux horaire. Ainsi, oublier un paramétrage de code budget ou tout simplement démarrer la gestion à l'affaire industrielle n'implique pas un paramétrage exhaustif sur ces éléments qui apparaîtront dans une rubrique des analyses budgétaire appelée « sans code budget ». Il va de soi, que cette rubrique ne peut recevoir que des éléments qui s'auto-valorisent par leurs propres méthodes et donc dont la méthode de valorisation ne passe pas par le code budget comme par exemple les activités.
Alors que les pièces générées de type devis ou commande générées à partir de l'affaire industrielles ne valorisent pas les outils d'analyse, les bons de livraison et factures les alimentent. le BL par son coût de revient vient impacter le réalisé, la facture par son prix vient impacter le facturé. Image Removed

Important : Cela ne veut pas dire que la génération de pièce intègre dans les lignes générées les coûts liés aux éléments. Ceci a donc un impact sur les statistiques des tiers qui ne disposent pas de toutes les informations pour piloter correctement la marge !!

Le lancement de la synthèse budgétaire par l'administration affiche systématiquement les lignes «sans code budget ». En lançant la synthèse à partir du menu, trois options sont disponibles :

...

Options pour les graphiques

Image Removed Affaire > Suivi budgétaire > Récapitulatif budgétaire > Menu Edition > Option des graphiques
De options similaires à celles existantes dans les statistiques articles/tiers sont disponibles dans les analyses budgétaires pour la lisibilité des données dont les volumes peuvent rapidement atteindre des seuils rendant les étiquettes incompréhensibles.
En synthèse budgétaire et récapitulatif budgétaire, le menu Edition / Options des graphiques propose deux champs permettant de modifier l'affichage des graphiques :

Nb max de données affichées :
- Permet d'indiquer, par exemple dans un camembert ou un histogramme, combien de segments sont affichés au maximum.
Le Seuil de regroupement en %
- Permet d'indiquer le seuil en dessous duquel la valeur sera regroupée dans un autre segment ('Autre').

...

Le récapitulatif budgétaire

Image Removed Affaire > Suivi budgétaire > Récapitulatif budgétaire
Image Removed Zoom Affaire > Administration des affaires > menu interrogations > Récapitulatif budgétaire
Il permet d'analyser 4 niveaux de données fondamentales :
Le budgété : somme des budgets définis dans les affaires.
Le prévu : somme des données "Besoins" et "Activités".
Le réalisé : somme des valeurs affectées.
Le facturé : somme des valeurs facturées.
Ces données sont agrégées par code budget, chacune d'entre elles devant y être rattachée :

...

Le menu Edition > Couleurs permet de personnaliser les couleurs et de sauvegarder les préférences par utilisateur.

Export

Balise Wiki
Il est possible d'exporter les valeurs vers un tableur en cliquant sur le bouton \[{}Export{}\].

...

La synthèse budgétaire

Un nouveau récapitulatif budgétaire est ajouté. Il permet d'avoir une vision de l'arbre d'aﬀaire pour obtenir un comparatif des budgets/prévus/réalisés… par élément et faire ressortir les défaillances. Les ventilations générées par le répartiteur de budget et le plan de facturation sont pris en compte pour répartir au plus juste les budgets entre les éléments.
La synthèse budgétaire prend en compte également des facturations externes liées au code affaire
Ce récapitulatif ne peut être obtenu que pour une aﬀaire.

Détail budgétaire

AncreDétail_budgétaireDétail_budgétaire Image Removed Affaire > Administration des affaires -sélection d'une affaire - menu interrogations > Synthèse budgétaire – Détail budget
Un bouton d'accès au détail budgétaire permet d'accéder au détail des éléments valorisés d'une aﬀaire ou d'une branche d'aﬀaire : une fenêtre présente des listes détaillées accessibles par onglets :

...

La notion de « sans code budget » n'est pas prolongée sur les détails budgets : sans code budget sur une séquence de fabrication, un temps passé n'apparaît pas alors qu'il valorise les synthèses ou récapitulatifs budgétaires.
L'export vers tableur propose sous forme de cases à cocher les onglets à traiter. L'exportation sous Excel se fait selon la logique « un onglet par feuille ».

...

Le tableau de résultat

Image Removed Affaire > Résultats > Interrogation du résultat
Le tableau de résultats fonctionne sur la base d'une classe d'affaire.
Il permet une mise en forme des données liées aux affaires selon d'autres axes d'analyse.
Il fonctionne à date d'arrêté.
Il est hérité sur un lot d'affaire.

...

Ligne de budget
- Coût de revient
- Montant vente
- Montant budget
- Temps / quantité : le champ "Quantité" est interrogé, sa signification dépend du type de budget
Activité d'affaire
- Temps prévisionnel
- Temps réalisé
Ligne de besoin
- Coût de revient total
- Montant vente total
- Quantité
Ligne de temps
- Temps réalisé
- Temps réalisé valorisé
- Temps réalisé facturable
- Temps réalisé facturable valorisé
- Temps réalisé non facturable
- Temps réalisé non facturable valorisé
- Temps réalisé facturé
- Temps réalisé facturé valorisé
- Temps réalisé non facturé
- Temps réalisé non facturé valorisé

...

Réactualisation des budgets d'aﬀaire

Image Removed Affaires - Utilitaires – Réactualisation des budgets d'affaire
Cet utilitaire permet de réactualiser les paramètres de coûts (% de marge, frais, etc.) sur une sélection d'aﬀaires.
Le traitement recopie des paramètres de coûts du code budget vers les lignes de budgets, relance des calculs et réactualise des prix de vente dont l'origine est « budgets ».

Comparaison des versions

Ancienne version 1

Nouvelle version 2

Légende