L'administration des PFC permet de réaliser les traitements :

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• Validée : Si la facture ou l'avis de prélèvement est généré,
• Générée : que la PCF est générée,
• Anomalie : si la PFC est en anomalie.

Les consultations
A partir de l'administration des PCF, l'utilisateur accède :

• A la facture,
• Au devis (Avis de prélèvement),
• Au fichier des traces, si ce dernier a été enregistré,
• A la fiche tiers,
• Au zoom contrat,
• A la formule de révision ,
• Au texte de la PFC.

La fonction de filtrage
Cette fonctionnalité accessible par le bouton « Filtrer » permet sur une période saisie de positionner des critères de filtrage.
Vous pourrez réaliser un filtrage:

• En indiquant une fourchette de référence de contrat et un code de masquage,
• En indiquant une fourchette de famille de facturation et un code de masquage,
• En indiquant une fourchette de famille de contrat et un code masquage,
• Cocher ou non le type de préparation (Avis de prélèvement, Facture),
• Cocher les statuts de préparation (Générée, Annulée, En anomalie, Validée),
• En indiquant une fourchette de code tiers (Client) et un code masquage,
• Saisir un code site.

Les actions possibles

• Suppression des préparations sélectionnées. Attention en cas de suppression il faut impérative exécuter une validation par le bouton « Valider » afin de confirmer les suppressions.
• Passer en mode liste, mode fiche.
• Validation des PFC sélectionnées en facture ou en avis de paiement des PFC sélectionnées.

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Il existe la possibilité d'établir des factures contrat à destination d'un tiers facturation différent du tiers titulaire du contrat, afin de facturer par exemple les contrats groupe, ou les contrats client avec répartition des charges d'entretien de son parc sur plusieurs tiers.

2 solutions sont fonctionnellement à disposition:

• Etablir une facture sur un tiers de facturation en lieu et place du tiers titulaire du contrat (Tiers opérationnel du parc)

• Etablir une facture sur le tiers titulaire du contrat et intégrer la facture en comptabilité/règlement, sur le tiers de facturation 

Paramétrage du tiers facturation

Dans la fiche contrat client (Commerce & logistique /Contrats et abonnements/ Administration des contrats/ Contrats client), le champ Tiers de facturation identifie le tiers à facturer.

Le champ Mode de facturation peut prendre les valeurs suivantes:

1. Etablir la facture sur le tiers facturation : va permettre d'établir la facture sur le tiers de facturation, en lieu et place du titulaire du contrat. L'adresse de facturation utilisée est celle du tiers facturation.

2. Intégrer la facture en comptabilité/règlement sur le tiers de facturation : va permettre d'établir la facture sur le tiers titulaire du contrat et d'intégrer la facture en comptabilité/règlement sur le tiers mentionné dans le champ Tiers de facturation. L'adresse de facturation utilisée est celle du tiers titulaire du contrat.

Fonctionnement dans le cadre du tiers facturation

Dans l'administration des préparations (Commerce & logistique/ Contrats et abonnements/ Facturation des contrats /Administration des préparations), les champs Tiers de facturation et Mode de facturation sont visibles sur les PFC.

Le champ Tiers de facturation figure dans l'entête de facture. 

Lors de validation d'une PFC ,si le mode de facturation est

• Etablir la facture sur le tiers facturation  : on génère la facture sur le tiers indiqué dans ce champ et on intègre la facture en comptabilité/règlement sur ce tiers également

• Intégrer la facture en comptabilité/règlement sur le tiers de facturation : on génère la facture sur le tiers titulaire du contrat et on renseigne le tiers de facturation de l'entête de pièce, afin de l'utiliser pour l'intégration de la facture dans la comptabilité/règlement. Si le Tiers de facturation est renseigné en entête de facture, c'est celui-ci qui sera utilisé par le programme d'intégration comptable en lieu et place du tiers de la pièce.

Facturation conditionnelle: facturation des interventions terminées (V10.6)

Dans le cadre de la solution métier IM (Installation et Maintenance, couplée à notre solution mobile Weavy) il est possible:

• de valider la facturation d'une échéance de contrat, en mode facturation conditionnelle, par recherche d'une intervention contractuelle terminée sur la période de facturation

• d'alimenter la date d'autorisation par la date de fin d'intervention, afin de permettre la validation des PFC soumises à autorisation de facturation.

Facturation des interventions terminées : fonctionnement

Les interventions terminées à facturer sont celles dont la date de fin d'intervention est comprise dans l'intervalle correspondant à la période de facturation du contrat et topées par Weavy comme étant à facturer (indicateur ContractToBill = 1).

Dans Weavy, on a la possibilité de donner le top facturation avant la génération de la PFC ou après la génération de la PFC. 

Facturation des interventions terminées avant la génération de la PFC

Depuis le zoom des contrats clients (Commerce & logistique/ Contrats et abonnements/ Administration des contrats/ Contrats client), la génération de la PFC est lancée grâce au bouton Facturation. Cette étape consulte le top facturation éventuellement positionné par Weavy.

Si la condition de facturation est validée dans Weavy (indicateur ContractToBill à 1), la colonne Facturation autorisée sera cochée dans le calendrier de facturation du contrat et la colonne Date d'autorisation du calendrier de facturation pour le contrat contiendra la date de fin d'intervention.

Facturation des interventions terminées après la génération de la PFC

Après la génération de la PFC, si la condition de facturation est validée dans weavy, le statut facturation de PFC passe à “Validable” et la date d’autorisation contient la date fin de l'intervention.

Une fois la PFC générée, il existe deux possibilités de mise à jour, à postériori, du statut à partir de Weavy.

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• La validation des PFC permet la sélection simultanée de plusieurs PFC. Une fois la multi-sélection réalisée, on clique sur le bouton “Valider PFC”. Si parmi les PFC sélectionnées, certaines ont un statut de facturation “en attente de validation”, le programme effectue, pour ces PFC, l'interrogation de la condition dans Weavy.

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Mode de regroupement par tiers et service/engagement (V10.5)

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