L'administration des PFC permet de réaliser les traitements :
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- Validée : Si la facture ou l'avis de prélèvement est généré,
- Générée : que la PCF est générée,
- Anomalie : si la PFC est en anomalie.
Les consultations
A partir de l'administration des PCF, l'utilisateur accède :
- A la facture,
- Au devis (Avis de prélèvement),
- Au fichier des traces, si ce dernier a été enregistré,
- A la fiche tiers,
- Au zoom contrat,
- A la formule de révision ,
- Au texte de la PFC.
La fonction de filtrage
Cette fonctionnalité accessible par le bouton « Filtrer » permet sur une période saisie de positionner des critères de filtrage.
Vous pourrez réaliser un filtrage:
- En indiquant une fourchette de référence de contrat et un code de masquage,
- En indiquant une fourchette de famille de facturation et un code de masquage,
- En indiquant une fourchette de famille de contrat et un code masquage,
- Cocher ou non le type de préparation (Avis de prélèvement, Facture),
- Cocher les statuts de préparation (Générée, Annulée, En anomalie, Validée),
- En indiquant une fourchette de code tiers (Client) et un code masquage,
- Saisir un code site.
Les actions possibles
- Suppression des préparations sélectionnées. Attention en cas de suppression il faut impérative exécuter une validation par le bouton « Valider » afin de confirmer les suppressions.
- Passer en mode liste, mode fiche.
- Validation des PFC sélectionnées en facture ou en avis de paiement des PFC sélectionnées.
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- Validation des avis de paiements sélectionnés en factures (validation des devis en factures).
- Consulter les avis de paiement (devis) et les factures.
Le mode fiche : détail d'une PFC par ligne matériel (V10.7)
Le détail d'une PFC par ligne matériel permet d'avoir une vision complète du calcul de la facturation contrat. Dans l'administration des préparations , en mode fiche on peut visualiser le détail d'une PFC par ligne matériel à l'aide du bouton Matériel PFC. Le résultat est présenté par numéro de PFC.
Facturation : Référence des factures contrats (V10.4)
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Etablir la facture sur le tiers facturation : va permettre d'établir la facture sur le tiers de facturation, en lieu et place du titulaire du contrat. L'adresse de facturation utilisée est celle du tiers facturation.
Intégrer la facture en comptabilité/règlement sur le tiers de facturation : va permettre d'établir la facture sur le tiers titulaire du contrat et d'intégrer la facture en comptabilité/règlement sur le tiers mentionné dans le champ Tiers de facturation. L'adresse de facturation utilisée est celle du tiers titulaire du contrat.
Fonctionnement dans le cadre du tiers facturation
Dans l'administration des préparations (Commerce & logistique/ Contrats et abonnements/ Facturation des contrats /Administration des préparations), les champs Tiers de facturation et Mode de facturation sont visibles sur les PFC.
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Etablir la facture sur le tiers facturation : on génère la facture sur le tiers indiqué dans ce champ et on intègre la facture en comptabilité/règlement sur ce tiers également
Intégrer la facture en comptabilité/règlement sur le tiers de facturation : on génère la facture sur le tiers titulaire du contrat et on renseigne le tiers de facturation de l'entête de pièce, afin de l'utiliser pour l'intégration de la facture dans la comptabilité/règlement. Si le Tiers de facturation est renseigné en entête de facture, c'est celui-ci qui sera utilisé par le programme d'intégration comptable en lieu et place du tiers de la pièce.
Facturation conditionnelle: facturation des interventions terminées (V10.6)
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Dans le groupe Codification de la référence pièce, on paramètre une règle de codification par mode du regroupement. Celle-ci sera utilisée pour construire la référence de la pièce lors de la validation d'un PFC en facture.
La syntaxe est [NOMTABLE.NOMCHAMP]. Pour afficher un champ libelle comme le nom du client ou nom du site, on ajoute après le NOMCHAMP “.LIB” ou “.Nom” –>[NOMTABLE.NOMCHAMP.LIB].
Paramétrage de la rupture par famille au niveau de l'établissement
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Fonctionnement de la rupture par famille de facture
Dans le programme d'administration des préparations , si on sélectionne plusieurs PFC avec des familles de facturation différentes puis qu'on les valide grâce au bouton Valider PFC, la génération de factures produira des factures éclatées par famille de facturation. La famille de facture est stockée dans la référence de la pièce.
L'exemple présenté sur l'écran précédent utilise la règle de codification pour le mode regroupement par “Tiers”, soit:
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