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DEB est l'acronyme de Déclaration d'échange de biens et DES celui de Déclaration d'échange de services.

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On accède à la fiche du dossier de la gestion commerciale par l'option de menu : Commerce et logistique/Fichiers/Organisation/Dossiers – Onglet « GENERALITES ».
Dans le groupe « TVA intracommunautaire », voici les différents champs à renseigner.
No d'identification
Les opérateurs établis dans l'Union européenne qui réalisent en France des opérations pour lesquelles ils sont redevables et/ou doivent accomplir des formalités déclaratives sont tenus de s'identifier à la TVA en France.
Ce numéro d'identification est obligatoire sur toute déclaration, ainsi que sur les factures clients.
Niveaux d'obligation
Dans les échanges commerciaux de l'Union européenne, on parle respectivement :

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De même, si vous venez de créer votre entreprise ou si c'est votre premier échange de marchandises avec un autre État membre, vous n'avez pas de déclaration d'introduction à fournir, tant que vos introductions cumulées n'atteignent pas le seuil de 460 000 euros. Ce seuil franchi, vous devez transmettre des données.
À l'expédition, vous devez en revanche effectuer une déclaration au titre de la première livraison intracommunautaire réalisée, quel que soit son montant. Vous devez remplir une DEB à l'expédition dès le premier euro.
Le niveau d'obligation peut être différent à l'expédition et à l'introduction. Il est fonction du chiffre d'affaires. La déclaration sera plus ou moins détaillée selon le niveau d'obligation.

Numéro d'habilitation
La société peut transmettre les déclarations d'échange de biens ou de services par voie informatique. Une convention est alors signée avec l'administration des douanes qui attribue un numéro d'habilitation.
Fichier de la DEB
Pour transmettre votre déclaration d'échanges de biens au format électronique sur le portail dédié mis en place par les douanes. Vous indiquez dans l'onglet « OPTIONS » le répertoire dans lequel ce fichier doit être généré.
Saisissez ici le code chemin du répertoire dans lequel le fichier sera généré. Le nom du fichier généré sera constitué par l'année, le mois suivi de deb et sans extension : exemple 201801deb pour la DEB de janvier 2018.

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On accède au zoom des codes opérations via l'option de menu :
Commerce et logistique/ Fichiers/ Tables/ Tables liées au stock/ Code opération.
Les différents champs concernés par la déclaration de la DEB sont présents dans le groupe « Tva intracommunautaire ».
Nature de la transaction
Ce code de deux caractères numériques est obligatoire sur les déclarations d'échanges de biens.
Il s'agit d'une information économique sur l'opération réalisée.

Code régime
Ce code sur deux caractères numériques est obligatoire sur les déclarations d'échanges de biens.
A l'introduction :
11 acquisition intracommunautaire taxable en France.
19 autres introductions : en vue d'un travail à façon ou d'une réparation ,en suite de réparation ou de travail à façon , achats en franchise de TVA.
A l'expédition :
21 Livraison exonérée et transfert 25 / Régularisation commerciale entraînant une minoration de valeur (rabais, remise, avoir...)
26 Régularisation commerciale entraînant une majoration de valeur (majoration de prix...)
29 Autres expéditions : pour réparation et en suite de réparation, pour travail à façon et en suite de travail à façon, ventes à distance taxables dans l'État membre d'arrivée, ventes avec installation ou montage...
31 Refacturation dans le cadre d'une opération triangulaire. Ou Facturation de biens à un donneur d'ordre, établi dans un autre État membre, les biens faisant l'objet d'une prestation de services en France.

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Les données exploitées par la déclaration de la D.E.B. sont regroupées dans le groupe « Tva intracommunautaire ».
Code pays membre
Ce code est défini sur deux caractères alphabétiques. Il s'agit, à l'expédition, du code de l'État membre de destination des biens et à l'introduction, du code de l'Etat membre de provenance. Il ne peut s'agir que d'un code se référant à un pays de la Communauté européenne, à l'exclusion de la France (FR).
AT : Autriche BE : Belgique BG : Bulgarie
CY : Chypre CZ : République Tchèque DE : Allemagne
DK : Danemark EE : Estonie ES : Espagne
FI : Finlande GB : Royaume-Uni GR : Grèce
HU : Hongrie IE : Irlande IT : Italie
LT : Lituanie LU : Luxembourg LV : Lettonie
MT : Malte NL : Pays-Bas PL : Pologne
PT : Portugal RO : Roumanie SE : Suède
SI : Slovénie SK : Slovaquie
Numéro d'identification
Cette information est obligatoire à l'expédition, quel que soit votre niveau d'obligation, sauf si vous utilisez le régime 29. Vous devez mentionner le numéro d'identification TVA fourni par votre client intracommunautaire, qui doit figurer sur les factures pour les livraisons intracommunautaires.
Si le numéro est renseigné, toutes les ventes seront déclarées. Dans le cas contraire, seuls certains articles seront déclarés (moyen de transport, articles soumis à accises).
Code % frais de transport
Ce taux est recherché dans la table des coefficients. Il est appliqué à la valeur fiscale. Il détermine le montant des frais de transport se rapportant à la partie de trajet qui se situe sur le territoire de l'état membre et calcule la valeur statistique.
Code INCOTERM
Les Incoterms®, contraction des termes anglais « International Commercial Terms », constituent un ensemble codifié des dispositions contractuelles standards relatives au transport des marchandises.
Définis par la Chambre de Commerce Internationale (ICC), les Incoterms® sont révisés tous les 10 ans afin de refléter l'évolution des pratiques du commerce international.
Ces règles d'usage définissent de manière codifiée les conditions de livraison des marchandises dans le cadre d'un contrat de vente.
Plus précisément, les Incoterms® permettent de déterminer les obligations réciproques du vendeur et de l'acheteur, la répartition des coûts de transport, ainsi que le lieu de livraison qui représente le point de transfert des risques du vendeur à l'acheteur.
Codifications des Incoterms
4 caractères alphanumériques dont :

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• Nouveautés Incoterms® 2020
  Incoterms® 2020 applicables au transport maritime et au transport fluvial
  
  Lieu INCOTERM
  Le lieu désigné, point de transfert des coûts.
  Constitués d'un acronyme de 3 lettres, les Incoterms sont indissociables d'un lieu (adresse, ville, etc.) qui désigne en général l'endroit où les marchandises sont réputées avoir été livrées par le vendeur, c'est-à-dire le point où les risques sont transférés à l'acheteur (Incoterms E et F).
  Dans certains cas, le lieu qui suit l'Incoterm désigne le lieu de destination des marchandises, jusqu'où le vendeur doit organiser le transport, et donc le point de répartition des frais entre le vendeur et l'acheteur (Incoterms C et D).
  En matière d'évaluation, le lieu désigné est essentiel dans la mesure où il permet d'identifier le point de répartition des coûts à partir duquel les frais de transport sont à la charge de l'acheteur, et donc à prendre en considération dans le cadre de la détermination de la valeur en douane.
  En principe, sauf si le contrat en dispose autrement, le vendeur prend en charge les coûts de transport jusqu'au point de livraison, tandis que l'acheteur supporte les frais à partir du moment où elles lui ont été livrées.

  Fiche article pour le paramétrage D.E.B.

  On accède à la fiche article par l'option de menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Article - Onglet « COMPTABILITE ».
  Les données utilisées par la déclaration de la D.E.B. sont regroupées dans le groupe « Tva intracommunautaire ».
  Nomenclature douane
  Les marchandises doivent être classées selon la nomenclature combinée (NC8), commune à l'ensemble des États membres.
  Il s'agit d'une liste systématique de descriptions de marchandises mise en place pour répondre aux exigences du tarif douanier commun et des statistiques du commerce extérieur de l'UE. Elle est également utilisée dans les statistiques du commerce intra-UE.
  Ce champ fait appel à la table des nomenclatures douanières accessible également par l'option de menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au transport / Nomenclature douanière.
  Echange intracommunautaire
  Vous précisez le type d'échange :
• Cas général,
• Article soumis à accises,
• Moyen de transport.

Rappel : Sur les unités et poids de l'onglet « GENERALITES »
Unité douanière
Cette unité doit être déclarée dans la table des unités. Les quantités vendues ou achetées sont converties dans l'unité en vigueur pour la nomenclature douanière.
Poids net
La masse nette est une donnée à fournir par les opérateurs de niveaux d'obligation 1 et 2. Vous devez indiquer la masse en kilogrammes sans décimale de la marchandise dépouillée de tous ses emballages (masse demi-nette en cas de conditionnements légers).

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On accède au réapprovisionnement via le bouton « Fournisseur » à partir du zoom des articles.
Les données utilisées par la déclaration de la D.E.B. se trouve dans le groupe « Approvisionnement » et il s'agit du champ ci-dessous.
Pays d'origine
C'est le pays d'où les marchandises sont originaires au sens de la réglementation douanière communautaire sur l'origine. (Se référer à la nomenclature du pays).

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On accède à la fiche transport par l'option de menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au transport / Mode de transport.
Les champs exploités par la déclaration de la D.E.B. se trouvent dans l'onglet « SIMULATION ET DEB » et le groupe « Tva intracommunautaire ».
Lieu de contrat
C'est un code (valeur 1, 2, 3) qui complète le code INCOTERM issu de la fiche Tiers pour constituer le code « condition de livraison » :

• Situé dans l'état membre concerné,
• Situé dans un autre état membre,
• Hors communauté.

Moyen de transport
Décrit de quelle manière les marchandises sont présumées devoir quitter le territoire national à l'expédition ou avoir pénétré sur le territoire national.
Cette donnée est à fournir uniquement par les opérateurs de niveau d'obligation 1.

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Les achats et les ventes devant figurer sur la Déclaration des Echanges de Biens entre les états membres de la Communauté Economique Européenne sont extraits à partir de la facturation clients et fournisseurs.
On accède au traitement via l'option de menu : Commerce & Logistique / D.E.B. / Extraction des DEB.
Ce traitement peut être exécuté plusieurs fois sur une même période, les lignes existantes pour la période concernée seront supprimées avant la nouvelle phase d'extraction.
Mois et année de la déclaration
Vous indiquez le mois ainsi que l'année pour lequel vous souhaitez générer les DEB. La période précédente par rapport à la date du jour est proposée par défaut.

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• Le type de flux (Expédition, introduction, les deux)
• Le critère de recherche, qui correspond à un onglet d'accès,
• La période.

Type de flux DEB
Vous indiquez quel est le type du flux des éléments de la déclaration que vous désirez traiter :

• Introduction,
• Expédition,
• Tous les flux.

Critère de recherche
Vous avez la possibilité d'accéder aux éléments de la déclaration avant l'édition ou la génération du fichier en sélectionnant l'onglet :

• « NOMENCLATURE DOUANIERE » : Vous composez la nomenclature douanière à partir de laquelle vous souhaitez interroger les lignes de déclaration.
• « NUMERO IDENTIFIANT » : Vous composez le numéro d'identification à partir duquel vous souhaitez interroger les lignes de déclaration.
• « TIERS » : Vous composez le code tiers à partir duquel vous souhaitez interroger les lignes de déclaration.
• « REFERENCE » : Vous composez la référence article à partir de laquelle vous souhaitez interroger les lignes de déclaration.
• « FACTURE » : Vous composez le numéro de facture à partir duquel vous souhaitez interroger les lignes de déclaration.

Période
Seules les lignes dont la date est comprise dans la période seront traitées et vous pouvez saisir les dates sous différents formats :

• JJMMAA,
• JJMMAAAA avec ou sans séparateur.

Données modifiables
Il est possible de consulter et d'intervenir manuellement sur les factures extraites dans la déclaration.

Le mode Fiche
Les champs obligatoires sont indiqués par un liseré de couleur rouge. Il s'agit des champs :

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• Nomenclature produit,
• Pays de destination/provenance,
• Code régime,
• Nature de transaction,
• Condition de livraison,
• Mode de transport,
• Département,
• Poids net,
• Unités supplémentaires,
• Numéro d'identification,
• Valeur fiscale/Statistique,
• Pays origine.

Impression DEB

Ce traitement édite la déclaration des échanges de biens pour une période donnée. Vous accédez au traitement via l'option de menu : Commerce & Logistique / D.E.B. / Impression DEB.
En fonction du niveau d'obligation, les déclarations seront plus ou moins détaillées. Le tableau suivant récapitule les contraintes :

Type de flux à imprimer
Le type de flux doit être précisé :

• Importation
• Exportation

Pour la période du
Vous indiquez la période pour laquelle, vous souhaitez éditer le document. Par défaut la période précédente le mois en cours sera proposée.

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Ce traitement génère le fichier pour les types de flux à l'introduction et à l'expédition. Les montants déclarés sont exprimés en devise principale du dossier.
On accède au traitement via l'option de menu : Commerce & Logistique / D.E.B. / Confection du fichier INTRACOM.
Rappel :
Vous indiquez dans la fiche « dossier » et l'onglet « OPTIONS » le répertoire dans lequel ce fichier doit être généré. Le nom du fichier généré sera constitué par l'année, le mois suivi de deb et sans extension : exemple 201801deb pour la DEB de janvier 2018.
Mois et année de la déclaration
Vous renseignez le mois et l'année pour lequel le fichier doit-être généré. Par défaut la période précédant la période en cours sera proposée.
Nom du correspondant – Mot de passe
Ces champs sont obligatoires et figureront dans l'enregistrent d'en-tête dur fichier transmis.
Insérer un retour chariot entre chaque ligne
Pour des raison de lisibilité ou sur demande, vous avez la possibilité de revenir à ligne en insérant un retour chariot.

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• Comme pour la DEB, les informations « TVA intracommunautaire » sont renseignées dans la fiche client ou fournisseur.
• L'article fait partie d'une nature de produit « Service » et avoir été paramétré en mode de gestion « Hors-Stock ».
• La date de facture doit être comprise dans la période d'extraction. L'extraction génère un enregistrement d'en-tête et des enregistrements ligne.

Extraction du au
Le traitement est exécutable plusieurs fois sur une même période, les lignes existant sur la période concernée, seront supprimées avant la phase d'extraction.
Contrôler les doublons avant l'extraction
Cette option évite qu'une ligne de facture figure sur 2 déclarations différentes. Cela peut se produire lorsqu'une date de facture est modifiée a posteriori (ex : ancienne date 31/07/2012, nouvelle date 01/08/2012).

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• Commerce & logistique / DEB / DES / Mise à jour des DES : modification de l'en-tête de déclaration.
• Commerce & logistique /DEB / DES / Mise à jour des DES – Lignes : modification des lignes de déclaration. Un enregistrement ligne est créé par ligne de facture.

Etape 1
Vous créez , modifiez ou supprimez l'entête de votre déclaration en lui attribuant un numéro et indiquant la période (MMAAAA) concernée. L'en-tête doit comporter le numéro d'identifiant. Vous pouvez accéder à l'enregistrement des lignes via le bouton « Détail » ou la touche de fonction « F6 ».
Etape 2 
Dans le cas d'une création, vous indiquez le sens du flux :

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Plus d'informations sur la DEB/DES : DEB-DES dans le cadre d’une d'une structure multi-société (V10.5)

Mise à jour de la DEB selon évolution de la norme pour janvier 2022 (V10.7)

La note aux opérateurs du 4 juin 2021 impose : 

• l'ajout du pays d'origine en “expédition”

• En “expédition”, doit toujours être renseigné par le “numéro d'acquéreur CE”

• Les codes “natures de transaction” ont évolués

Lire la note aux opérateurs du 04 juin 2021 : DEB note aux opérateurs 04 06 21.pdf

Tous les programmes manipulant la DEB ont été mis à jour, à savoir:

• Extraction des DEB

• Mise à jour des DEB

• Contrôle des DEB

• Impression DEB

• Confection fichier Intracom