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Le client est le type de tiers qui se trouve au centre de la gestion des ventes. Ce type de tiers a accès à tous les types de pièces et de mouvements de ventes.

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Le code du client est géré sur 8 positions alphanumériques. Lorsque la dernière position saisie correspond à un chiffre, alors le code est complété à droite par des zéros.
En création, il est possible de demander l'attribution automatique d'un numéro. Le compteur est géré dans la fiche dossier.

Remarque : Si, lors de la création de tiers avec une numérotation automatique , le message d'erreur “le code tiers est déjà utilisé ” apparaît alors que le numéro de tiers est vide, il  il faut vérifier qu'il n'y a pas de tiers avec code à espace dans la table des tiers correspondante.

Visa Administratif

Cette case à cocher permet de définir si ce client est un client CRM uniquement (case non cochée) ou un client également disponible dans achat/vente (case cochée).

Si le client n'a pas de visa administratif, il ne pourra pas être utilisé en saisie de pièces.

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Le responsable administratif vérifie les informations et vise la fiche. Après cette opération, le tiers peut être « utilisé » dans la saisie de pièces. Si le client est créé dans Divalto Commerce & Logistique, cette case est cochée par défaut.

La case ne peut plus être décochée manuellement si le tiers a été utilisé dans une pièce commerciale. Un  Un test à la saisie ou à la modification de la fiche tiers, contrôle l'utilisation du tiers dans les pièces commerciales et passe automatiquement à la zone suivante si le tiers possède des pièces associées.

Nom et nom abrégé

Le nom abrégé est utilisé dans les recherches par nom (index sur la table). Il est déterminé automatiquement en fonction du nom selon les règles suivantes :

• Conversion en majuscule,

• Suppression de tous les caractères autres que A à Z et 0 à 9, y compris les tirets et les espaces.

Le nom abrégé peut être modifié par l'opérateur. Dans tous les cas, la conversion en syntaxe 'abrégée' s'effectue lors de la sortie du champ.

Média (V10.5)

Le champ Média  sur les fiches tiers (client, fournisseur, prospect) permet d'associer une image ou un logo au tiers. 

L'association de l'image à l'article s'effectue de la manière suivante :

Dans la fiche dossier est précisé le chemin d'accès dans lequel seront recherchées les images. 
Dans la fiche tiers est stocké le nom du fichier image (JPG, BMP, JPG, PCX…). Par clic droit sur le champ, il est possible de parcourir le répertoire des images pour sélectionner un fichier.

Si une image portant le même nom que la fiche existe, le programme réalise une attribution automatique. 

Catégorie client

La catégorie client correspond à une classification libre du client. La possibilité de filtrer sur la catégorie client dans le zoom client se trouve sur l'onglet Sélection 2.

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Le plafond de direction est l'encours maximum autorisé. Cet encours peut être supérieur au plafond assurance ; la différence entre les 2 encours signale le risque que l'entreprise accepte de courir vis-à-vis de son client.
Attention ! Un plafond nul signale que la gestion d'encours n'est pas active.

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L'encours est géré sur le client payeur et non plus sur l'intégralité des fiches client. Ainsi, une fiche client dont le champ "code tiers Divalto Règlement" (onglet pièce et liens tiers) est renseigné, ne disposera plus des champs correspondant à l'encours. C'est la fiche du tiers correspondant au "code tiers Divalto Règlement" qui contiendra les données d'encours.

Le code tiers Divalto Règlement est le code sur lequel seront intégrés factures et effets dans Divalto Règlements.
Le cycle complet de la gestion des règlements sera effectué sur cet autre client.

Attention : Lorsque le code tiers Divalto Règlement est renseigné, le rapprochement entre les factures dans Commerce et logistique et dans Règlements n'est plus possible, la pièce étant liée à un code tiers différent.

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Le tiers C0000046 possède le tiers C0000045 comme tiers Divalto Règlements :Image Removed

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La saisie d'une facture dans achat vente puis son intégration en comptabilité / règlements génèrera une écriture sur le compte comptable du tiers et un effet en attente sur le tiers règlement indiqué ; donc utilisation de deux codes tiers différents .Image Removed

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Le règlement de l'effet génèrera une écriture sur le compte du code tiers règlements :Image Removed

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Remarque : En toute logique, le paramétrage du tiers règlement implique que le tiers de règlement et le tiers facturé aient le même compte comptable. Les fiches tiers ne sont différentes que pour avoir d'autres interlocuteurs, de relance par exemple, mais les informations comptables doivent être identiques, ce qui permet de pallier à la situation.

Commerciaux

Il est possible de lier jusqu'à trois commerciaux à un client. Ainsi la vente d'un article à un client commissionne de un à trois commerciaux.
Du cas général vers l'exception : il est possible de modifier le commercial au niveau de la ligne de la pièce.

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Ce paramètre se trouve dans Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossier - onglet « Statistiques ».

Calcul des statistiques règlement de la fiche tiers (onglet Statistiques)

Onglet « Livraison et facturation » de la fiche client

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Attention ! Lorsque le "code tiers Divalto Règlement" est renseigné, le rapprochement entre les factures dans Commerce & Logistique et dans Règlementn'est plus possible, la pièce étant liée à un code tiers différent.

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Attention ! Au sein de la Communauté Européenne, l'impression des pièces doit présenter les libellés de l'article dans la langue d'origine (de la société émettrice) et du client. Divalto Commerce & Logistique respecte cette règle.

Il reste néanmoins possible, par verticalisation des traitements, d'inhiber cette contrainte (cas de factures envoyées aux Etats-Unis) et de n'imprimer que les désignations complémentaires dans la langue du client.

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Onglet « Pièces » de la fiche client

Reliquats

La gestion des reliquats peut être enclenchée ou non par défaut client par client. La règle générale est fixée par le dossier. La gestion est activée indépendamment pour les devis, commandes et bons de livraison.

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Les sous-fiches concernent :

• les contacts ( qui sont les personnes physiques auxquelles on peut s'adresser avec leur coordonnées personnelles et leur fonctions)

• les adresses pour la différenciation des sites du client, la répartition géographique des contacts, les adresses par défaut pour les pièces

• Les RIB avec le RIB principal nécessaire à la gestion des règlements

Le bouton « Contacts » de la fiche client

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Cinq rôles pourront ainsi être attribués à un contact par la simple affectation d'un code fonction :

Paramétrage dossier

Les cinq rôles se définissent dans Commerce & logistique/ Fichier/Organisation/Dossier, Onglet Pièces 2, groupe rôle des contacts.

Migration

SCRIPT DE MIGRATION GT_9272.SQL
Ce script permet de mettre à jour les codes fonction sur les contacts à partir des anciennes valeurs de case à cocher. Il met aussi le paramétrage dossier en conformité avec l'écran ci-dessus. Si vous voulez utiliser d'autres codes fonction, il faut modifier ce script en conséquence.

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La sous fiche adresse (accessible par Commerce & Logistique / Fichiers / Clients onglet « Adresse ») permet de stocker d'autres adresses pour le client.
Commerce & Logistique / Fichiers / Clients onglet « Adresse »

En indiquant un code adresse dans la zone « Code adresse » de l'onglet « Adresses » du tiers, elle sera utilisée pour positionner l'adresse dans toute nouvelle pièce selon le type. Pour cela, le code adresse doit être autorisé pour le type de pièce.
La zone « Adresse d'une fiche tiers » contient le code d'un tiers et permet d'initialiser les pièces avec l'adresse principale d'un autre tiers.
Du cas général vers l'exception : les codes adresses indiqués dans la fiche du client précisent les valeurs par défaut qui seront reprises en saisie d'une nouvelle pièce, ces valeurs par défaut peuvent être modifiées en saisie de pièce.
Le fichier des adresses du client donne l'ensemble des adresses d'un client utilisables dans les pièces et dans les autres modules.

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A la création d'une pièce, le RIB principal du client est attaché à la pièce. Il peut être modifié ponctuellement dans l'en-tête de la pièce créée.
La structure des RIB est aux normes internationales.
Une date de fermeture inhibe l'utilisation d'un RIB.
Ce RIB est utilisé au niveau de :

• l'impression des traites

• l'impression des relevés de factures avec traite

• l'intégration comptable pour être transféré au module Règlement

Contrôle IBAN par IbanSecure (V10.5)

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La consultation du  rapport permet de demander l’état de la demande de validation et précise par un feu :

• Etat IBAN ok : Feu vert

• Etat IBAN en attente : Feu orange

• Etat IBAN ko : Feu rouge

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Création et duplication de tiers

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L'utilitaire d'import/export est accessible par Commerce & Logistique / Utilitaires / Import – Export Tiers.
Les fichiers de base de Divalto Commerce & Logistique peuvent être maintenus (création et modification) par l'utilitaire de mise à jour par un tableur (Excel ou Calc).
Cet outil gère l'extraction et l'intégration de données :

• Par une liaison OLE vers Excel ou Calc

• Par la lecture d'un fichier CSV (texte avec séparateur point-virgule ou TAB).

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Les colonnes

Les en-têtes de colonnes définissant les données à importer ou exporter doivent impérativement respecter les règles suivantes :

• se trouver sur la même ligne,

• l'ordre n'a pas d'importance,

• la première colonne ne doit pas être vide.

Les lignes

Une ligne commençant par ";" est une ligne en commentaire, donc ignorée. Une ligne est considérée comme vide si elle a plus de 20 cellules (colonnes) vides consécutives : 20 colonnes d'en-têtes vides impliquent la fin des champs à importer.
La recherche de la ligne en-tête se termine après 20 lignes vides ou en commentaire : 20 lignes vides consécutives impliquent la fin du traitement.

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Il correspond au nom de la table (voir tableau de correspondance ci-dessous). Pour le cas d'une exportation ou d'une importation avec une ligne par table CLI, T1, T2, T3, une colonne "FICHE" contenant le nom de l'enregistrement devra être définie.
Dans le cas d'une importation avec un fichier dont une ligne contient plusieurs tables Divalto, la colonne "FICHE" ne doit pas être présente.
Les tables traitées sont :

Autres mots clé

Selon les enregistrements à exporter ou importer, certains mots-clés sont nécessaires. Il existe également des mots-clés qui permettent une numérotation automatique des fiches.

Champs utilisables

Tous les champs du dictionnaire (cf. documentation technique base Commerce & Logistique, ou AGL)

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Les champs sont lus dans un premier temps avec leurs noms ODBC, puis leurs noms standards.Image Removed

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Les champs obligatoires en mode création :

Remarque :

• Numérotation automatique

ADRESSE+ : Code adresse = Ville + numéro
CONTACT+ : Code contact = n premiers caractères du nom
RIB+ : Code Rib = Domiciliation + numéro RIB
T3.IBAN3 (T3.Rib1+T3.Rib2+T3.Rib3+T3.Rib4) = code banque + code guichet + n° compte + clé RIB
T3.RibDo = Domiciliation de la banque
T3.RIBTYP =  '1' RIB secondaire ou ' ' RIB principal

• Comptes comptables

Si les comptes comptables sont vides, ils sont créés d'après le code tiers.

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Il est également possible d'utiliser les rubriques. La syntaxe à respecter est :

• si le questionnaire est inconnu : RUBRIQUE=ENREG.CodeRubrique

• si le questionnaire est connu : RUBRIQUE=ENREG.CodeRubrique/Questionnaire

Exemple : une cellule contenant RUBRIQUE=CLI.A100/IMPLICITE_CLI extraira la rubrique A100 du questionnaire IMPLICITE_CLI de l'entité client.
Attention ! La casse est très importante pour le code rubrique et le questionnaire.

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Si un champ d'en-tête est inconnu, un message vous l'indiquera, vous pourrez alors choisir :

• d'annuler l'importation « Abandonner ».

• de faire immédiatement la correction dans le fichier Excel et « Recommencer »

• d'ignorer le champ « Ignorer ».

Autres possibilités

Concaténation de 2 champs

Il est possible de concaténer deux champs pour qu'ils soient intégrés dans un même champ de la base Divalto. Pour cela, il faut utiliser le caractère supérieur.
Exemple :

Après intégration, le champ CLI.NOM contiendra la valeur "Dupond Anne".

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En cas de liaison CSV, si un champ est mal renseigné, un message vous l'indiquera. vous pourrez alors choisir :

• d'annuler l'importation « Annuler ».

• d'ignorer le champ « Ok ».

Extraction

Feuille par défaut

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Pas de propagation de la fiche principale possible lors de l'extraction dans un fichier CSV.

Intégration

• Par défaut le traitement effectue une simulation : il vérifie les données sans mise à jour. Une impression indique les différents enregistrements à mettre à jour ou à créer (indicateur + en début de ligne d'impression).

• L'utilisateur choisit le type de données à intégrer, le traitement constitue ensuite les mots-clés, contrôle les colonnes d'en-tête (présence de FICHE, des champs clés obligatoires selon les fiches et sous-fiches rencontrées). Ensuite, ligne par ligne, le traitement contrôle la cohérence et met à jour (ou simule la mise à jour).

• La mise à jour du plan comptable et des index tiers conditionne la création/modification de la fiche dans la base. Un tiers ne peut être créé si la mise à jour du plan comptable a échoué.

• La mise à jour des rubriques est conditionnée par la réussite de la création/modification de la fiche dans la base. Un tiers peut être créé sans que ses rubriques associées soient créées.

Mise en forme du tiers : caractères de remplacement

Une option remplace les x premiers caractères dans le code tiers.

Exemple :

• Pour un client "411Nebout" remplacer les 3 premiers caractères par "C" ce qui donnera "CNebout".

• Pour un fournisseur "401Gouache" remplacer les 3 premiers caractères par "F" ce qui donnera "FGouache".

Valeur à blanc

Le mot clé "VALEURESPACE" dans une cellule met à blanc un champ.

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Lors de l'importation de prospects, vous pouvez demander que les doublons sur certains critères ne soient pas pris en compte. Les critères sont les suivants :

• Numéro de SIRET,

• Nom abrégé,

• Pays et département,

• Ville,

• Numéro de téléphone.

Vous pouvez combiner plusieurs critères. Les doublons seront d'abord testés sur les lignes du fichier Excel.

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