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Ce traitement permet de supprimer à la demande toutes les écritures saisies et non validées d'un journal donné entre une fourchette de dates. Pour conserver la cohérence d'équilibre de la comptabilité, une écriture sera supprimée si toutes les lignes peuvent être supprimées.
Le traitement propose le délettrage lorsque des lignes lettrées sont sélectionnées pour la suppression.
On accède au traitement par l'option de menu : Comptabilité / Traitement / Suppression de brouillard
Remarque : Si vous demandez la suppression automatique de toutes les écritures d'un brouillard, le programme de suppression va passer en mode PAS A PAS dès lors qu'une écriture lettrée est rencontrée.
Attention : Un contrôle de cohérence est également effectué par rapport au module Divalto règlements. Si l'écriture fait partie d'une préparation de TVA, d'une déclaration de TVA ou a évoluée, un message d'alerte bloquant en informe l'utilisateur et la suppression sera impossible.
« Brouillard à supprimer » : Indiquez le code du journal dont vous souhaitez supprimer les écritures.
« Période du » « au » : La période gérée dans la fiche dossier est proposée par défaut. Vous indiquez ici la fourchette de date sur la laquelle sous souhaitez supprimer les écritures.
Après avoir validé l'entête de composition, les écritures concernées s'affichent et vous pourrez par un double clic sur une ligne, sélectionnée ou désélectionnée, cette dernière.
Le marquage et démarquage de lignes peut également être réalisée à l'aide des boutons :
« Inverser le marquage de la sélection » ou touche de fonction « F5 »,
« Effacer les marquages » ou touche de fonction « Shift + F5 »
Après avoir marqué les lignes d'écritures à supprimer, il faut « valider » le traitement afin de d'exécuter la suppression.
Une confirmation d'exécution du traitement, vous sera demandée :
Oui : exécute le traitement,
Non : retour sur l'écran de sélection d'écriture.
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Ce traitement transfère les écritures sélectionnées d'un journal donné vers un autre journal.
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Entête
« Journal origine » : Indiquez le code du journal d'origine des écritures.
« Journal destination » : Indiquer le journal dans lequel les écritures seront enregistrées.
« Période du » « au » : Indiquez la période concernée par le transfert.
« Numéro de pièce par défaut » : Si le journal d'origine ne gère pas le numéro de pièce alors que celui de destination le gère, il est possible :
De laisser attribuer un numéro automatiquement sir le journal le prévoit,
D'attribuer un numéro par défaut à toutes les écritures transférées,
D'attribuer un numéro à chaque écriture en intervenant sur les lignes.
Choisissez le mode d'attribution des dates aux écritures :
Conserver les dates : pas d'opération sur les dates.
Tout transférer à la même date : dans CE cas renseignez la date Transfert au à laquelle seront injectées les écritures.
Transférer vers un autre mois : les écritures transférées garderont le même jour mais le mois et l'année seront remplacés par la valeur mois et année de Transfert au. La période de sélection d'écriture doit être le mois au maximum.
Transférer vers une autre année : les écritures transférées garderont le même jour et le même mois et l'année sera remplacée par la valeur année de Transfert au. La période de sélection d'écriture doit être l'année au maximum.
Attention : En cas de recalcule des dates, il peut être nécessaire de recalculer les dates d'échéances.
« Transfert au » : Renseigner cette date dans le cas où les écritures sont à transférer à une autre date :
Si « Tout transférer à la même date » : renseigner la date à utiliser pour les écritures transférées.
Si « Transférer vers un autre mois » : renseigner une date, seuls le mois et l'année seront utilisés pour calculer la date des écritures transférées.
Si « Transférer vers une autre année » : renseigner une date, seule l'année sera utilisée pour calculer la date des écritures transférées.
« Recalculer les dates d'échéance » : Cochez cette option pour recalculer les dates des écritures dont la date a été modifiée.
« Inverser le sens des écritures » : Cocher cette option pour transférer une écriture en inversant le sens débit/crédit de chaque ligne.
Mise à jour
Pendant la phase de sélection et de manipulation dans le traitement, aucune modification n'est apportée dans les écritures. Elles sont néanmoins réservées.
C'est la validation du traitement qui exécute le transfert.
Remarque : Il s'agit d'un couper/coller d'écritures. Les écritures sont supprimées du journal d'origine et créées dans le journal de destination.
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Le traitement de duplication de journal fonctionne comme le transfert. A l'inverse du transfert, les écritures du journal d'origine ne sont pas supprimées. C'est un copier/coller.
On accède au traitement par l'option de menu : Comptabilité / Traitement / Duplication de journal
La duplication peut être effectuée dans le même journal et permet de contrepasser une écriture en cochant l'option : « Inverser le sens des écritures ».
Vous indiquez une période à dupliquer et une date de duplication. Quatre choix sont disponibles concernant les dates :
Vous dupliquez un journal sur un autre en conservant les dates d'origine
Vous dupliquez toutes les écritures de la période à la date de duplication
Vous dupliquez les écritures comprises dans un mois sur un autre mois.
Dans ce cas la période ne doit pas excéder un mois civil.
Vous dupliquez les écritures d'une année sur une autre année.
Dans ce cas la période ne doit pas excéder une année civile.
Remarques : La duplication de journal permet de gérer des écritures d'abonnement depuis un journal extra-comptable dupliqué périodiquement vers les journaux comptables. Dans cette utilisation, typiquement, on dupliquera sur un autre mois en conservant le jour des dates d'écritures.
La duplication permet de sélectionner n'importe qu'elle écriture y compris les écritures validées puisque l'origine reste inchangée et que l'on génère de nouvelles écritures (en brouillard).
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Pour contrepasser une série d'écritures, le traitement de masse est préférable.
On accède au traitement par l'option de menu : Comptabilité / Traitement / Extourne
Traitement de masse
Dans cet écran, il faut obligatoirement renseigner la date à laquelle les écritures d'extourne doivent être générées. En cochant l'option « Permettre l'extourne sur un autre journal » , vous avez la possibilité d'extourner sur un autre journal que le journal d'origine. Ce journal sera indiqué dans le champ « Journal destination ».
Par défaut le libellé de l'écriture extournée sera précédé du mot « Extourne ». C'est le champ « préfixe de l'écriture » qui contient cette valeur, mais vous pouvez modifier manuellement le préfixe. Après avoir validé l'entête de saisie, vous accédez à l'écran ci-dessous permettant de sélectionner les écritures à contrepasser.
Traitement individuel (En saisie d'écriture)
Ce traitement facilite la saisie d'une écriture de contre-passation ou une extourne. Il est disponible par un bouton de la barre d'outils « Extourner » :
En saisie de pièce,
1 - Après avoir cliqué sur « Extourner », un message vous demandant de confirmer l'extourne apparait
2 - Le traitement propose ensuite de composer la « Date d'extourne » ainsi que le « Libellé » de l'écriture.
En cochant « Utiliser cette date pour toute les extournes », la date d'extourne saisie peut être réutilisée si plusieurs écritures sont à extourner.
3 – Puis un message d'alerte apparait, vous demandant « Voulez-vous lettrer l'écriture extournée ». Si « Oui » alors le lettrage de la pièce d'origine avec l'écriture d'extourne se fait automatiquement.
4 – Si l'on confirme le message précédant, le traitement de lettrage manuel est déclenché, l'utilisateur pourra rapprocher manuellement l'écriture d'extourne avec l'écriture d'origine et valider le traitement.
5 – L'écriture d'extourne est créée, lettrée (si le lettrage a été réalisé) :
Remarque : Le traitement utilise la fonction de la duplication de journal en inversant le sens mais dans un même journal. Les contrôles de saisie et de liaison avec les règlements suivent la même mécanique.
Dans le cas où la pièce est lettrée, il est préférable de conserver les pièces et de faire la compensation manuellement dans le module règlement.