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Abonnements : Onglet « GENERALITES »
Abonnement du … au …
Les écritures seront générées sur période de dates.
Périodicité en mois
C'est le regroupement en nombre de mois pour une écriture.
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Exemple : Avec une valeur 1 l'échéance est d'1 mois. Avec la valeur 3, l'échéance est d'un trimestre.
Jour de l'écriture
Jour du mois que portera l'écriture. Outre la détermination de la date, ce paramètre influence le montant de la première et la dernière écriture d'une période en cas de prorata temporis.
Journal
Journal dans lequel sera passé l'écriture.
Attention : Le compteur du numéro de l'écriture est toujours en mode automatique pour ce journal.
Nature
Classification des abonnements par nature (loyer, emprunt, charges, …). Une table est associée à cette zone. La nature facilite les filtres lors de la génération des abonnements.
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L'écriture générée utilise soit un modèle, soit une écriture existante.
Dans le cas d'un modèle, il faut renseigner les champs ci-dessous.
Modèle
Si le modèle comporte un montant, il prendra le pas sur le montant saisi dans les paramètres du modèle. Le modèle étant plus ou moins ouvert, à la génération des écritures, le traitement s'arrêtera pour demander les éléments typés « A saisir » et sans valeur dans le modèle ou dans l'abonnement (c'est toujours la valeur de l'abonnement qui prime).
Montant
Montant de l'écriture. Attention, ce montant est éclaté en fonction de la périodicité et du type de montant. Ce paramètre est utilisé si le modèle ou l'écriture de référence ne contient pas de montant.
Type de montant
C'est la méthode de calcul pour répartir le montant saisi.
Exemple : Pour un montant de 1 000 € et pour une période d'abonnement de 01/01/2012 au 31/10/2012 (soit 10 mois d'application)
Périodicité | Type de montant | Montant de l'écriture | Répartition montant |
1 | Annuel | 1000/12 = 83,33 | Sur 12 mois |
3 | Annuel | 1000/(12/3) = 250 | Sur 4 trimestres |
1 | Pour la périodicité en mois | 1000 | par mois pour la période renseignée |
3 | Pour la périodicité en mois | 1000 | par trimestre pour la période renseignée |
1 | Pour la périodicité de l'abonnement | 1000/10= 100 | 1000/15= 66,67 |
3 | Pour la périodicité de l'abonnement | 1000/(10/3) = 300 | 1000/(15/3) = 200 |
Prorata temporis
Répartition du montant de l'écriture si celle-ci est faite en cours de mois.
Exemple : Pour une écriture passée le 15 du mois, le premier mois aura pour montant 15/30 (ou 15/31) du montant initialement calculé.
Compte
Les comptes définis ici seront passés en paramètre au modèle si le champ « Numéro de compte abonnement » est renseigné. Cette option permet d'utiliser un même modèle dans plusieurs abonnements. Cette donnée est obligatoire.
Exemple : Dans l'exemple ci-dessous, c'est le 2ième compte qui sera copié dans l'écriture au moment de la génération. Champ « Numéro du compte abonnement ».
Abonnement – Bouton « Détail » Modèles d'écriture
Etablissement
Etablissement de l'écriture.
Dans le cas d'une écriture, il faut renseigner le « Numéro d'écriture »
Indique le numéro de l'écriture modèle. Le traitement de génération des écritures procèdera par duplication de l'écriture avec changement de date.
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Une fois le paramétrage des abonnements effectué, il est nécessaire de préparer les futures écritures. C'est le traitement de génération des abonnements.
Chaque ligne générée correspond à une future écriture. Les informations générales sont reprises (date, journal, établissement, …) et peuvent être éventuellement modifiées par la suite.
Chaque ligne d'abonnement peut être supprimée individuellement. Les générations successives peuvent cumuler ou remplacer les générations précédentes.
En cas d'échec du traitement, aucune ligne n'est générée et un message dans le livre de bord indique l'origine de l'erreur.
On accède au traitement de génération via l'option de menu :
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Génération des abonnements en masse.
Sélections
« Abonnement » « à » : Vous indiquez une fourchette de codes abonnements à traiter. Pour traiter tous les codes, validez la fourchette :
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Le traitement de génération des écritures produit une écriture par ligne de d'abonnement sélectionné. Le numéro de l'écriture générée est alors visible dans le détail de l'abonnement où les écritures sont modifiables ou supprimables.
On accède au traitement de génération des écritures comptables via l'option de menu :
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Attention : Le journal doit être en numérotation automatique
Le traitement fait appel à la « saisie d'écriture ». En cas de données manquantes ou incohérentes, le traitement s'arrête sur la ligne en erreur et demande les renseignements complémentaires.
Abonnement : Linéarisation des charges budgétées
Comptablement, pour linéariser une charge annuelle telle que la prime d'assurance, des écritures de charges sont passées en cours d'année au crédit d'un compte 488.
Lors de la réception de la charge réelle (en cours ou en fin de période), une écriture est passée entre le 488 et le compte du fournisseur.
Si les montants prévisionnels et réels sont différents, il faut passer une OD de régularisation.
Dans l'ERP, c'est la mécanique des abonnements qui va créer les écritures prévisionnelles et les régularisations éventuelles.
En pratique, on rajoute deux étapes à la description précédente pour
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- Par un traitement de masse : Comptabilité / Traitements périodiques / Lien Abonnement-Ecriture du paiement
Abonnement
Indiquez le code de l'abonnement à « lier » à l'écriture de la charge ayant été budgétée.
Ecriture
Indiquez le numéro d'écriture de la charge qui a été budgétée. Ce champ est pré-renseigné si l'appel est réalisé directement depuis la saisie d'écriture.
Charge finale
On dira qu'une charge est « finale » dès lors que toutes les factures relatives à cette charge ont été reçues et saisie en comptabilité.
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