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Le traitement de comptabilisation génère les écritures directement dans DIVALTO COMPTABILITE ou vers un fichier pour intégration manuelle. Une fois les écritures générées les bordereaux ne sont plus modifiables.
On accède à l'intégration des écritures du module des règlement en comptabilité générale per l'option de menu : Règlement / Traitement / Export des écritures comptables
Il existe deux modes d'intégration :
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Les effets sont traités suivant la comptabilisation associée à l'évolution des effets c'est-à-dire au changement d'état. Il est possible de définir jusqu'à 4 règles comptables qui seront appliquées séquentiellement.
Les règles d'intégration
- Application des règles définies dans l'évolution des états.
- En cas de différence : si l'effet final est WOD, WDC, ou WDR la génération d'écriture est effectuée grâce aux informations de l'état.
- En cas d'escompte : si l'état final est WE, pour chaque facture concernée par l'escompte, le montant d'escompte est ventilé par base de TVA en montants HT et TVA. L'escompte est reporté dans la facture.
- En cas de cession : les conditions sont les suivantes :
- L'état origine et l'état final sont identiques,
- Les informations relatives à la cession ont changé,
- Le changement d'état précise qu'il s'agit d'une cession à comptabiliser,
- Toutes les cessions de créances à une banque ne sont pas à comptabiliser ; les cessions à titre de garantie donnent lieu à une seule écriture en fin d'exercice,
- La règle comptable est figée.
Application d'une règle comptable Le journal provient de la règle, sauf si un compte de banque est concerné. Dans ce cas, c'est le journal de la banque qui est retenu.
Les écritures sont passées selon le paramétrage de la règle comptable :
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Attention : Une règle comptable est définie pour le sens encaissement. Elle est implicitement inversée si elle est présente dans la comptabilisation d'un décaissement.
Les règles comptables dépendent de l'évolution des effetsLes couples «
ancien état/nouvel état » définissent une comptabilisation, c'est-à-dire l'application de 1 à 4 règles comptables.
Exemple : quel que soit l'effet « ancien », la réception d'un chèque implique :- De solder le tiers initial par le tiers payeur éventuel,
- De solder le tiers (payeur) par le portefeuille.
Une règle comptable contient le paramétrage utile à la génération d'une écriture complète (débit / crédit).
La date d'écriture est en principe la date d'opération.
Pour les traites à l'encaissement, la date la plus petite (entre la date d'échéance et la date d'opération) sera retenue.
Le compte peut être le tiers, la banque, ou le compte paramétré dans le changement d'état.
Exemple : TB solder le Tiers par le Portefeuille...
Vous accédez au traitement par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Comptabilisation
Etat ancien
Cette zone est facultative.
Vous pouvez utiliser un masquage par « {} » sur le premier caractère. Ainsi « 10 » permet de signaler que cette comptabilisation concerne tous les états se terminant par 10 (C10, T10, N10, …).
Etat nouveau
Vous indiquez le code du nouvel état. Vous pouvez utiliser un masquage par « * » sur le premier caractère. « *50 » pour signaler que cette comptabilisation concerne tous les états se terminant par 50.
Libellé
Ce libellé sur 40 caractères permet de préciser la comptabilisation.
Règle de comptabilisation
A un couple « Ancien état / Nouvel état », vous pouvez associer jusqu'à quatre règles comptables pour les opérations de :
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Règle comptable : Le zoom
Règle comptable
Vous définissez toutes les règles comptables appelées par les comptabilisations. Par exemple :
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La codification standard utilise des mnémoniques simples : T pour tiers, B pour banque, P pour portefeuille, I pour impayé.
Libellé
Ce libellé permet de préciser la règle comptable et vous disposez de 40 caractères.
Journal
Le code journal des écritures générées sera en principe celui de la règle comptable.
Remarque : Si un des comptes est un compte de banque, les écritures seront passées sur le journal correspondant à la banque.
Libellé
Ce libellé permet de générer le libellé des écritures générées. Il peut contenir un des symboles suivants :
- Inférieur sera remplacé par l'intitulé du compte
- Egal sera remplacé par la date de la pièce suivi de l'intitulé du compte
- Dièse sera remplacé par la date d'échéance suivi de l'intitulé du compte
- Supérieur sera remplacé par le nom du tiré
Effet
C'est l'évolution d'un effet dans un état « ancien » vers un état « nouveau » qui provoque l'application d'une comptabilisation. Vous précisez si les éléments nécessaires, le compte de tiers en particulier, sont à rechercher dans l'effet « ancien » ou dans l'effet « nouveau ».
Compte
Vous indiquez le compte à mouvementer, au débit et au crédit. Ce compte peut être :
- Le compte du changement d'état (lorsque des traites sont mises en portefeuille)
- Le compte de la banque (lorsque les chèques sont remis en banque)
- Le compte du tiers (ancien ou nouveau)
Compte collectif
Trois cas possibles :
- « Nouvel Effet » : le compte collectif de l'écriture associée sera celui du nouvel effet de la transaction.
- « Ancien Effet tiers payé » : le compte collectif de l'écriture associée sera celui de l'ancien effet du tiers payeur.
- « Ancien Effet tiers payeur » : si le tiers payeur est le tiers payé on prend le compte collectif de l'ancien effet donc du payé. Si le tiers payeur n'est pas le tiers payé on prend le compte collectif du nouvel effet donc du payeur.
Total
Suivant l'option choisie, le programme génère une écriture :
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