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Regroupement automatique - manuel

Regroupement automatique / manuel
Vous indiquez ici si le regroupement automatique ou manuel est actif ou non.
Par tiers
Tiers identiques, Tiers différents, mais centrale identique, indifférents.
Par banque prévue
Identique, Différente
Par Devises
Identique, Différente
Par coordonnées bancaires
Identique, Différente
Par date d'échéance
Vous précisez ici que les dates d'échéance des effets à regrouper ne peuvent être éloignées de plus de xxx jours.
Remarque : Il sera toujours possible de procéder à un regroupement de regroupements pour remédier à une règle de regroupement automatique trop stricte par exemple.

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a première étape de l'assistant est la sélection des effets.
Dans le groupe Paramètres
Le « Circuit de décaissement » proposé est le circuit : STANDARD, mais vous avez la possibilité d'en changer via les touches de fonction « F8 » ou « F9 ». C'est le circuit qui va vous permettre de filtrer les effets en fonction de leur état, de procéder aux affectations par défaut, d'associer les effets aux modes de règlement adéquat pour l'opération de préparation et d'émission.
Démarrer à l'étape : liste des étapes 2 à 5, et permet un accès direct à l'étape choisie.
Date : par défaut, il s'agit de la date du jour. C'est cette date qui sera utilisée pour les regroupements et surtout pour définir la date des opérations.
Remarque : L'escompte est calculé en fonction de la date saisie et de la matrice d'escompte associée au fournisseur. On va créer autant d'escompte qu'il a d'effets avec un montant d'escompte différent.
Le groupe Sélections
Vous permet réaliser de multiples sélections comme par exemple :

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Par exemple n'afficher que les effets arrivant à échéance le 31/03/18, ou les effets dont le montant ne dépasse pas 5000 EUR.
L'écran de sélection permet de choisir les effets selon les champs de l'effet. Dans la partie option, vous pourrez choisir l'ordre de tri des éléments et l'affichage ou non des effets contestés ou non signés si l'option de traitement des bons à payer est active.
Le groupe Options
Vous indiquez ici le type de tri principale, par exemple par libellé tiers. Mais également de s'il faut masquer, afficher les effets contestés, ou non signés si l'option de traitement des bons à payer est active dans la fiche dossier.
Le choix « Escomptes automatiques » est disponible également disponible à partir de ce groupe. Elle est cochée par défaut en fonction de l'option du dossier. L'escompte est calculé en fonction de la date saisie et de la matrice d'escompte associée au fournisseur.
Le groupe Paramétrage des règlements
Vous avez ici encore la possibilité de décocher un type de règlement « Chèque en attente » par exemple pour exclure les effets ayant ce statut.
Vous pouvez également modifier les changements d'état directement en double-cliquant dans la cellule du tableau.
Les saisies faites dans l'écran de sélection sont enregistrables par utilisateur via le bouton « Sauvegarder/restaurer les paramètres ».

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L'écran se divise en 2 tableaux.
Tableau du haut : Effets à payer
Il présente tous les effets en attente de traitement, c'est-à-dire issu des sélections précédentes.
Les effets contestés ou n'ayant pas été signés apparaissent en anomalie. La cause de l'anomalie apparait dans l'infobulle de la ligne
Les boutons « Contester un effet » ou touche de fonction « F3 » et « Régler la contestation » ou touche de fonction « Shift+F3 » permettent de contester et lever la contestation.
Le bouton « Bon à payer » permet de signer le bon à payer.
Le bouton « Détail de l'effet » ou touche « Shift+F4 » permet de voir le détail de l'effet pointé et saisir/modifier des informations (ex : RIB fournisseur)
Tableau du bas : Effets préparés
Il s'agit de la liste des effets en cours de préparation. Tant que cette étape n'est pas validée, les effets sont dans un état provisoire de préparation, ainsi la sortie de cette étape à deux issues possible :

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Lors du passage du tableau du haut vers le bas, l'assistant vérifie s'il y a lieu de regrouper des effets selon les règles de regroupements définies dans le paramétrage. Par exemple deux chèques pour un même fournisseur dont l'échéance est de moins de 30 jours.
L'assistant demande alors de valider les informations portées par l'effet de regroupement que l'utilisateur peut modifier.
L'utilisateur peut refuser le regroupement automatique par la touche « Echap ».
Les effets regroupés apparaissent avec le détail des effets concernés.
Définition des règles de regroupement automatique
Le regroupement automatique des effets suit les critères définis dans les règles de regroupement.
Une règle de regroupement d'effet concerne un état en position « préparé ». Elle peut être affinée en spécifiant un tiers et, le cas échéant, un établissement.
La règle de regroupement indique les critères à tester afin de déterminer si le programme de décaissement peut/doit regrouper 2 effets préparés ensemble.
Par l'exemple, la règle indique que le regroupement automatique de virements préparés est possible, à condition que les tiers soient identiques, ainsi que la devise, mais la banque prévue pour le règlement et le RIB du tiers réglé peuvent être différents. On précise également que les dates d'échéance des effets à regrouper ne peuvent être éloignées de plus de 30 jours.
Ajout d'un effet dans un regroupement
À tout moment, l'utilisateur peut rajouter un effet dans le regroupement par « cliquer-glisser ».
Regroupement manuel
À tout moment, l'utilisateur peut créer un nouveau regroupement manuellement en sélectionnant les effets préparés, puis via un clic droit en sélectionnant dans le menu contextuel l'option « Regrouper les effets pointés ».
Définition des règles de regroupement manuelle
Le regroupement manuel permet de saisir une opération de « différence » (différence de règlement, escompte, règlement partiel, …) dès la fenêtre de confirmation de création du regroupement.
Cas particulier du regroupement de regroupements :
Le regroupement manuel offre la possibilité de regrouper des regroupements déjà existants (générés par le regroupement automatique, par exemple, mais dont la règle est trop stricte pour avoir regroupé tous les effets concernés dans un seul regroupement ; des établissements différents).
Si la règle de regroupement est plus souple, le regroupement des 2 regroupements ci-dessus générera un nouveau regroupement.
Celui-ci se présente comme-ci il était issu du regroupement de règlements préparés non regroupés préalablement (il n'y a pas d'arborescence de regroupement).

Annulation/dissociation « simple » d'un regroupement
Il est possible d'annuler/dissocier un regroupement dans sa globalité par l'opération « Dissocier les effets regroupés » accessible via le menu contextuel, à condition que la ligne courante soit le règlement « regroupement » (appelé aussi « entête de regroupement »)
Après la dissociation, tous les effets « regroupés » qui composaient le regroupement redeviennent des règlements préparés « normaux », même si le regroupement dissocié était le résultat d'un regroupement de plusieurs regroupements déjà existants (seule l'annulation d'un regroupement par « CTRL-Z » est capable de reconstituer les regroupements tels qu'ils existaient avant la constitution du nouveau regroupement, voir le chapitre consacré à l'annulation d'une action par « CTRL-Z »).
Annulation d'un regroupement avec suppression des règlements préparés
La dissociation totale d'un regroupement peut s'accompagner d'une suppression pure et simple des règlements préparés qui composent le regroupement.
Dans ce cas, il suffit de se placer sur l'entête du regroupement et de faire SUPPR sur cette ligne. Cette action provoquera la dissociation totale du regroupement mais supprimera également tous les règlements préparés (comme si on avait fait SUPPR sur chaque règlement préparé individuellement).
Dissociation partielle d'un regroupement
Il est possible de sortir un effet « regroupé » de son regroupement sans dissocier totalement le regroupement auquel il appartient, et éventuellement de le supprimer de la liste des règlements préparés.
Il y a 2 façons procéder :

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Etape 2 : Actions supplémentaires

Montant à pointer
Cette fonctionnalité permet de laisser le programme choisir les effets à pointer en fonction d'un montant à atteindre et un ordre d'affectation. Cette option est accessible dans le menu Pointage, Montant à pointer.
Il vous sera ensuite demander de saisir le « Montant à atteindre ». Pour pourrez également choisir un « Ordre d'affectation » :

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La notion de priorité fait appel à la valeur de priorité définie dans la fiche du tiers. De 0 à 99, 0 est le plus prioritaire et 99 le moins.

Saisie d'un acompte
La saisie d'un acompte s'effectue par le menu contextuel, obtenu par clic-droit sur l'un des modes de règlements et en sélectionnant l'option « Acompte ». Il s'agit de l'encaissement de l'acompte.
Il sera ensuite nécessaire de saisir :

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L'effet créé apparaît dans le tableau du bas.
Ce nouveau règlement peut alors être « manipulé » (déplacé dans un autre mode de règlement, supprimé, regroupé avec d'autres effets, …) comme n'importe quel autre règlement préparé.
Toutefois, aucune opération de type « différence » ne pourra être saisie sur un acompte. Si l'acompte est présent dans un regroupement, il sera ignoré si une différence est saisie sur le regroupement. A l'exécution suivante de l'assistant, l'acompte est ensuite disponible pour sélection dans le tableau du haut.

• Escompte manuel,
• Différence de règlement,
• Différence de change,
• Opération diverses,
• Règlement partiel,
• Rééchelonnement (non encore présent sur la capture d'écran ci-dessous).

La saisie des différences s'effectue par le menu contextuel, par clic-droit sur un ou plusieurs règlements préparés concernés.
Saisie d'un escompte.
Vous avez la possibilité de saisir de l'escompte soit sur un regroupement, soit sur un règlement individuel.
Positionnez-vous sur le regroupement et via un clic droit sélectionnez l'option « Escompte ». Vous pouvez indiquer par exemple le taux d'escompte et dans ce cas le montant sera calculé automatiquement. Puis indiquez le compte comptable mais ce champ n'est obligatoire, puis validez.
Par défaut l'escompte est réparti proportionnellement sur l'ensemble des effets composant le regroupement.
Rééchelonnement
L'option de rééchelonnement vous permet soit de décaler l'échéance d'un effet soit de fragmenter un effet en plusieurs effets avec des échéances différentes et des états différents.
Indicateur
Après la saisie d'une différence, un indicateur « d » apparaît devant la ligne concernée pour signifier qu'une différence existe pour ce règlement préparé.
Le résultat de chaque opération est visible par clic droit sur la ligne du tableau bas. Par le bouton « Liste des effets générés » présent dans la barre d'outils. C'est la liste complète qui est présentée.
Effets concernés par la différence
Le programme de saisie des décaissements n'oblige plus de passer par un écran intermédiaire pour sélectionner le(s) effet(s) concerné(s) par la différence en cours de création. En effet, le contexte d'application de la différence est déterminé par l'élément courant dans le tableau des règlements préparés.
La règle est la suivante :

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Dans ce cas, seul(s) le(s) effet(s) lié(s) au règlement préparé courant est/sont affiché(s).
Remarque : Il est important de noter que c'est par la consultation des effets générés qu'il est possible d'annuler la saisie d'une différence, en la supprimant dans la liste des effets secondaires générés.
Annulation d'une action par CTRL-Z
Toutes les actions décrites ci-avant peuvent être annulée par les touches CTRL-Z. La seule exception est le CTRL-Z lui-même (on ne peut donc pas refaire ce qui a été annulé par CTRL-Z en faisant un nouveau CTRL-Z).
Seule la dernière action peut être annulée de cette façon. Il n'y a pas d'historisation complète de toutes les actions.
En résumé, les actions annulables par CTRL-Z sont :

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• La modification du taux sera appliquée à l'ensemble des lignes sélectionnées. Même celles qui n'avaient pas d'escompte.
• La modification du montant n'est possible que s'il n'y a qu'une seule ligne de sélectionnée.

L'analytique

La saisie des axes analytiques de l'escompte est proposée lors du déplacement d'un effet vers le tableau du bas.
Par la suite, cette sélection ne sera reproposée que si le compte associé à l'escompte est différent.
Il est possible de voir ou de modifier l'analytique des escomptes dans le tableau du bas à l'aide du menu contextuel « Axes analytiques de l'escompte ». La modification effectuée ne concerne que la ligne active.

Passage de l'étape 2 à l'étape 3

Validation partielle
Dans la phase de préparation des règlements, il est possible de valider une partie/sélection des règlements préparés sans nécessité le passage à la phase suivante de répartition des règlements préparés sur les banques.
Cela permet d'éviter les va-et-vient entre les étapes 2 et 3 lorsque la phase de préparation des règlements est complexe et/ou concerne un nombre important d'effets.
Il suffit pour ce faire de sélectionner les différentes ligne dans le tableau du bas et de réaliser un clic droit en sélectionnant l'option du menu contextuel « Valider les règlements préparés ».
La validation entérine la préparation du/des règlement(s) sélectionné(s). C'est-à-dire que c'est à ce moment que les nouveaux effets/liens sont générés.
Validation complète
Le bouton « Suivant », valide l'intégralité des effets préparés et un message demande de confirmer le passage à l'étape suivante.
Le bouton « Suivant » est inactif s'il existe des règlements en anomalie.
Le bouton « Terminer », termine l'assistant après avoir annulé tout ce qui est en cours.

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L'étape 3 a pour objectif d'affecter les différents règlements préparés aux banques depuis lesquelles les paiements vont être émis.
L'écran est divisé en 2 parties.
Tableau du haut
Il contient la liste des règlements préparés par l'étape 2 ou par une précédente occurrence du traitement ou un autre traitement de préparation.
Comme à l'étape 2, le passage entre les 2 tableaux peut être effectué par la touche « F5 », le double-clic ou le cliquer-glisser de la ligne sélectionnée.
Tableau du bas
Ce tableau affiche l'ensemble des comptes de banque de l'entreprise. Le solde est toujours affiché en devise principale, quelle que soit la devise de tenue de compte.
Dans ce dernier cas, vous avez la possibilité de ne pas affecter automatiquement le règlement préparé à sa banque par défaut.
Une fois pointé, l'effet préparé disparaît du premier tableau et les soldes respectifs « Total des règlements préparés » et « Total des règlements à émettre » sont mis à jour, ainsi que la ligne correspondant au mode de règlement concerné.
Banque par défaut
Le code de banque par défaut est indiqué sur la fiche des différents fournisseurs, dans l'onglet « COMPTABILITE ».
Si aucun compte de banque n'est renseigné, en cas d'affection automatique par « F5 » par exemple, l'effet sera transféré dans le groupe « Non affecté » et une intervention manuel sera alors requise.
Bouton : Modifier le filtre du gestionnaire
Par défaut, un filtre sur le gestionnaire est appliqué à la liste. Le gestionnaire est l'utilisateur qui a fait le précédent changement d'état.
Lorsque le tableau du haut est actif, il est possible de modifier/supprimer le filtre gestionnaire pour afficher la liste exhaustive des effets à préparer par le bouton « Modifier le filtre gestionnaire » et en saisissant le code du gestionnaire. Si le champ est laissé vide, vous aurez l'ensemble des saisies de tous les utilisateurs.
Limite de décaissement et compte de substitution
Lors du pointage par « F5 » ou double-clic d'un règlement préparé, celui-ci va se déplacer dans le compte de banque « par défaut » auquel le règlement est rattaché. Cette opération met à jour le solde de banque.
Si le solde du compte descend sous la limite de décaissement après exécution du règlement, celui-ci est affecté au compte de substitution indiqué sur la fiche banque du compte auquel il aurait dû être attribué.
Attention : l'affectation d'un règlement préparé à un compte de banque par cliquer-glisser permet d'outrepasser les règles de limite de décaissement, voire d'amener le solde d'un compte dans le débit. L'utilisateur a toujours le dernier mot.
Pré-pointage automatique
Le pré-pointage automatique permet de sélectionner les effets en fonction de critères de priorité et de date d'échéance. Vous accédez à cette option via le menu Pointage, Montant à pointer
Pour pourrez également choisir un « Ordre d'affectation » :

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Les règles concernant les limites de décaissement et les comptes de substitution sont utilisées dans ce cas.
Annulation de transaction.
Via un clic droit et le choix « Annuler la transaction » du menu contextuel sur une ligne du tableau du haut et donc de revenir dans l'état précédent pour l'effet sélectionné.

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