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L'intégration comptable peut être réalisée de deux manières :
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Pour pouvoir utiliser l'intégration comptable directe du point de vente, il faut que le paramétrage du dossier Commerce et Logistique soit à « Oui » pour le champ « Les factures du point de vente sont générées "intégrées en compta" ».
Principe et déroulement
La première étape consiste à intégrer les tickets dans commerce et logistique. Tous les tickets intégrés sont tagués dans le module « Achats – Ventes » comme étant intégrés en comptabilité.
La deuxième étape consiste à intégrer les tickets en comptabilité afin de générer directement les écritures comptables et seuls les tickets intégrés en « Commerce et Logistique » seront traités.
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On accède au traitement par l'option de menu : Point de vente / Point de vente / Intégration / Intégration ticket Divalto Commerce et Logistique.
Ce traitement permet d'intégrer les tickets du point de vente dans le module « Commerce et Logistique »en générant des factures de vente. L'ensemble des factures traitées sont marquées comme « Intégré en comptabilité ».
Attention : Seuls les tickets déjà intégrés dans le module « Commerce et Logistique » seront traités.
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Le traitement opère par « code dossier » et le dossier est sélectionné automatiquement en fonction du dossier auquel l'utilisateur est connecté.
« Intégration jusqu'au » : Permet de saisir la date limite pour l'intégration.
« N° caisse au » : Permet de renseigner une fourchette de numéro de caisse à pour en compte.
« Client au » : Vous pouvez restreindre le traitement à une fourchette de code client. Par exemple uniquement le client comptoir.
Le groupe « Intégration comptable », vous permet d'enchainer immédiate l'intégration comptable en cochant la case « Lancer automatiquement l'intégration vers Divalto comptabilité ». Dans ce cas, vous aurez la possibilité de sélectionner un type de regroupement :
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- Générer une seule écriture pour l'ensemble des clients associés au même compte comptable,
- Lettrer les comptes de tiers sur les écriture de ventes et de règlement intégrées,
- Lettrer l'écriture de vente existante en cas du règlement de la facture depuis la caisse,
- Traiter un règlement de facture dans Divalto règlement,
- Traiter une vente à crédit dans Divalto règlement,
- Créer des acomptes dans Divalto règlement.
Les filtres et les options
Le traitement opère par « code dossier » et le dossier est sélectionné automatiquement en fonction du dossier auquel l'utilisateur est connecté.
« Intégration jusqu'au » : Permet de saisir la date limite pour l'intégration.
« N° caisse au » : Permet de renseigner une fourchette de numéro de caisse à pour en compte.
« Client au » : Vous pouvez restreindre le traitement à une fourchette de code client. Par exemple uniquement le client comptoir.
« Ticket du au » : Permet de renseigner une fourchette de numéro de ticket à traiter.
Le groupe « Regroupement des écritures » permet :
- De regrouper « Par client » : Génère une seule écriture pour un même code client.
- De regrouper « Par compte » : Génère une seule écriture pour les client rattachés au même compte comptable. Dans ce cas, on va créer un numéro de facture fictif en prenant le premier numéro de ticket traité avec le préfixe spécifique « *TPVxx » ou xx est égale au numéro de caisse. Dans l'écriture de vente au niveau du TTC du tiers, on créé une ventilation par facture générée dans « Commerce &* Logistique ».
Lettrage des écritures
A la fin du programme d'intégration, les écritures de vente sont lettrées avec les écritures de trésoreries et le lettrage est réalisé par numéro de pièce.
Si sur le point de vente on a fait un règlement de facture, on va réaliser un lettrage a l'aide du numéro de facture saisie dans le point de vente.
Exemple de lettrage
Soit deux tickets factures en gestion commerciale 10001432 ayant pour montant 159.90 € et 10001433 avec un montant de 200,00€, soit un total de 359,00 €. Le lettrage est réalisé automatiquement avec le compte de trésorerie.
On retrouve en consultant les ventilations, le détail des factures.
Les paramétrages à mettre en place pour la comptabilisation directe
Règlement partiel d'une facture à partir du point de vente
Soit la facture numéro 10001434 de 248,69, intégrée en comptabilité et en règlement depuis « commerce et Logistique ».
Le client règle une partie de la facture lors du passage en caisse soit 100,69 €.
La facture présente dans le module des règlement :
Lors du passage en caisse, le client règle en plus de son achat, partiellement la facture pour un montant de 100,69€.
La comptabilisation et le lettrage partiel est fait lors de l'intégration directe de TPV vers la comptabilité, comme illustré ci-dessous.
Il ne reste bien que 148,00 € à régler sur cette facture et la somme est identique dans le module des Règlements.
Ainsi, la comptabilisation directe a permis de créer les nouveaux effets, comme indiqué ci-dessous.
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Tous ces états sont en position « Remis » et associé à une comptabilisation sans règle comptable. Pour l'exemple décrit ci-dessous, le champ « Etat » , pour le règlement par carte bleue, en renseigné avec la valeur « BPV ».
La comptabilisation associée est : Etat initial « {}*{} » - Etat final « {*}PV » sans aucune règle comptable.
Traitement d'une vente à crédit
Le code de règlement fournit par Divalto est « CRED » et la case « Règlement à crédit » doit être cochée. Le champ « Etat » est renseigné par une valeur en position 10, par exemple « C10 » pour « Chèque attendu ».
Après la saisie d'un ticket avec un règlement à crédit en utilisant le bouton « Cred » et intégration dans « Commerce et Logistique », puis une « Intégration directe en comptabilité », on obtient le résultat décrit ci-dessous :
- En comptabilité, l'écriture de vente est non lettrée et présente une ventilation rattachée à la facture générée dans « Commerce et Logistique »,
- Dans le module « Règlement », créance est également présente pour le même montant.
Traitement d'un acompte
Le code de règlement fournit par Divalto est « ACP » pour bon d'acompte. Sans définition de compte pour la comptabilisation (champ « Compte » non renseigné). Dans ce cas lors de l'intégration des tickets vers la comptabilité, le mode de règlement a pour effet de diminuer le montant à régler.
Ce mode de règlement doit être définit comme « Lettrable », donc avec la case « Non lettrable » non cochée.
Etape 1 : On saisit ensuite dans « Commerce et Logistique », une commande client pour le client C0000002 en TTC avec un acompte de 100,00 €. Le montant total de la commande numéro 10001651 est de 664,00 € TTC.
Etape 2 : Dans le point de vente, on enregistre le règlement de l'acompte en recherchant la commande 1000161 du client C0000002.
Etape 3 : On réalise l'intégration du ticket dans « Commerce & Logistique » et dans le module « Comptable ». Au niveau des écritures, on retrouve l'acompte dans le journal de trésorerie associé à la caisse.
Etape 4 : On retrouve également l'acompte dans Divalto règlement.
Etape 5 : Validation de la commande en facture.
Etape 6 : Intégration comptable de la facture générée. En compta on retrouve l'écriture de vente avec une ventilation pour l'acompte et une pour le reste à payer.
Dans règlement, on retrouve l'acompte attendu et le solde de la facture à régler.
Etape 7 : Dans le point de vente, on règle la facture en faisant un ticket avec règlement total de la facture et utilisation du bon d'acompte comme moyen de paiement.
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