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La facturation à l’usage, permet de ne facturer que les ressources véritablement consommées. Ce modèle de facturation est particulièrement en vogue pour qui décide d’héberger une application chez un fournisseur d’infrastructure "à la demande", par exemple.
Paramétrage de la facturation à l’usage
Le choix du mode de facturation est activé si le mode de calcul est positionné à D’après les matériels.
Le programme Commerce et logistique/ Contrats et abonnements/ Modèle de contrat, onglet Généralités, groupe D’après les matériels, présente le choix Mode de facturation qui peut prendre la valeur Coût de détention pour une facturation forfaitaire, ou Coût selon utilisation pour la facturation à l’usage.
Le compteur est identifié grâce à son code, dans le champ Code compteur.
La coche Actualisation du relevé de compteur par préparation de facture permet de générer automatiquement le relevé compteur lors de la préparation de la facture contrat, à partir du suivi de l’intervention identifiée par son code dans le champ Code intervention.
Remarque : lorsque la coche Actualisation du relevé de compteur par préparation de facture, le champ Code intervention doit être obligatoirement renseigné.
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Facturation à l’usage versus facturation forfaitaire
L’enjeu de la facturation à l’usage est de calculer un montant contrat à facturer, selon une quantité compteur consommée pendant la période de facturation échue.
Contrairement à la facturation forfaitaire :
la facturation à l’usage ne s’accompagne pas d'un montant contrat annuel établi à l'avance. Le montant de base du contrat ne peut pas être indiqué, car inconnu à l’avance.
Le montant à facturer ne sera calculé et connu que lors de la génération de la PFC.
La quantité à prendre en compte n'est pas le nombre de matériel mais la somme des relevés compteurs de la période.
Dans le cadre de la facturation à l’usage, le prix unitaire et l'unité de vente à prendre en compte sont ceux de la ligne matériel du contrat. Une conversion entre l'unité compteur et l'unité de vente est établie. On compte, par exemple, les jours de location pour un tarif à la semaine.
L'article à facturer est l'article de prestation indiqué sur la ligne matériel du contrat. En cas d'absence, c’est celui du modèle de contrat qui est utilisé.
Ce mode de facturation est incompatible avec une indexation et est donc interdite.
Les flux liés à la facturation à l’usage
Les différentes opérations pour facturer à l’usage sont expliquées sur l’exemple suivant:
L’article LIT0001 est un lit médicalisé que l’on va louer pour une période allant du 01/11/2021 au 05/11/2021, soit 5 jours de location pour un prix à la journée de 15 euros.
Postulat de départ : après la saisie de la commande avec un code opération CL LOCATION et la génération du contrat à l'aide de l'assistant de génération du contrat, on valide la commande du client en BL.
La validation de la commande du client en BL génère automatiquement une intervention de location qui débute le 01/11/2021.
Création du contrat de location
A partir du zoom des contrats client accessible par le menu Commerce et logistique/ Contrats et abonnements/ Administration des contrats/ Contrats client, on créé le contrat de location.
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Lier les matériels au contrat
La liaison des matériels au contrat est réalisée par l'assistant de génération du contrat accessible par Commerce et logistique/ Contrats et abonnements/ Administration des contrats/ Assistant génération contrat, à l’aide d’un glisser-déposer de la pièce, pour l’associer au contrat tout juste créé.
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Préparation du retour de matériel
Le 05/11/2021, la location se termine. On prépare le retour du matériel à l’aide du programme Commerce et logistique/ Contrats et abonnements/ Administration matériel sous contrat/ Préparation des retours de matériel.
Deux étapes sont nécessaires :
On marque la ligne de matériel à retourner, et on valide pour générer une commande de retour
On valide la commande de retour en BL pour clôturer l'intervention de location .
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Facturation
On facture la période de location à l’aide du bouton Facturation dans Commerce et logistique/ Contrats et abonnements/ Administration des contrats/ Contrats client
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On génère la PFC avec calcul du montant selon utilisation sur la base des relevés de compteur.
Les relevés de compteur sont générés en automatique lors de la préparation des factures du contrat.
La suppression de la PFC induit la suppression des relevés de compteur à date liées à cette PFC. Le compteur global de la fiche matériel est mis à jour également.
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Administration des préparations
Dans l’administration des préparations (Commerce et logistique/ Contrats et abonnements/ Facturation des contrats/ Administration des préparations), en mode fiche et dans l'onglet Matériel PFC on peut visualiser le détail d'une PFC par ligne de matériel .
Quantité : nombre des jours de location (5 jours)
Prix unitaire : 15 euro par Jour
Montant de la PFC = 5 * 15 = 75 euros
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Compteur matériel à date
Dans le zoom Ressources matérielles (F7)/ Tables GRM/ Relevé de compteur à date, on peut visualiser les relevés de compteurs générés:
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Le zoom des compteurs matériels à date est accessible à partir du compteur matériel de la fiche matériel, à l’aide du bouton Détail.
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