L’accès au traitement est réalisé par l’option de menu Règlement NEW / Recouvrement / Tableau de bord Recouvrement.
L’utilisateur ayant un « rôle de responsable de recouvrement » dispose d’une vue globale du recouvrement et lui permet de consulter les informations suivantes :
Un graphique montrant la répartition des échéances par promesse de règlement, par litige, par impayé et sans indicateur
Le détail en nombre et montant des échéances par indicateur ( promesse de règlement, litige, impayé, sans indicateur )
Un graphique sur la balance âgée
Un graphique montrant l'évolution du DSO
La répartition des actions a réaliser par agent à la date du jour
Le taux de recouvrement
Le taux d’activation
Le taux de retard
Le montant total des échéances à recouvrer
Le nombre de client à relancer uniques
Le montant de l'échéance la plus élevée et le montant de l'échéance la plus élevée
Le nombre d'échéances à recouvrer
Liste des échéances par indicateur
Si il le souhaite le responsable peut accéder au détail des échéances selon leur indicateur en cliquant sur l’icône prévue à cet effet (entouré en rouge, ci-dessous).
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Le tableau des échéances s’affiche avec un regroupement sous forme d’arbre par tiers à relancer.
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Détails et précisions techniques
Données | Détails |
|---|---|
Détail des échéances | Graphique indiquant le nombre d'échéances non réglées à la date du jour selon leur indicateur (Promesses, Litiges, Impayés, Sans indicateur) |
Balance âgée | Balance âgée à la date du jour |
Évolution du DSO | Reprend l’historique du DSO selon la méthode de calcul renseignée dans le dossier comptable. Il faut au préalable avoir effectué des calculs via l’option de menu : Règlement NEW / Recouvrement / Calcul DSO Spécificité pour la méthode « Comptable », si plusieurs calculs débutent le même jour on prend le plus récent. |
Taux de recouvrement | (<Montant échéances réglées> / <Montant total de factures>) * 100 |
Taux d’activation | (<Nombre de factures réglées> / <Nombre total de factures>) x 100 |
Taux de retard | (<Montant total échéances échues> / <Montant total restant dû>) x 100 |
Montant des échéances à recouvrer et échéance la plus élevée | Montant total des échéances non réglées et montant de l'échéance non réglée la plus élevée |
Nombre déchéances à recouvrer | Nombre d'échéances non réglées à la date du jour |
Client à relancer | Nombre de clients uniques à relancer |
Découpage du tableau de bord
Le tableau de bord se découpe en deux parties distinctes :
Cadre bleu : Les données globales contenues dans la vue Créance client du superviseur de recouvrement mais pour l’ensemble des clients. Pour qu’une échéance soit compter dans les statistiques par indicateur elle doit :
Être une écriture comptable
Être une écriture d’encaissement
Avoir ses ventilations (pièce et échéance) non lettrées
Être dans un état “En attente”
Concernant les différents taux (recouvrement, activation et retard) ceux-ci se basent sur des données plus globales. Les échéances prises en compte pour les différents taux doivent répondre aux conditions suivantes :
Écriture en encaissement
Écriture avec des ventilations non réglées (Cp.RegleFl différent de 2 et CP.Ce4 différent de 2)
Écriture pour un tiers de type “Client”
Être dans un état “En attente”
Cadre rouge : Les données s’apparentent aux données gérées par le superviseur de recouvrement. Les échéances associées au recouvrement doivent répondre aux conditions suivantes:
Être une écriture comptable
Être une écriture d’encaissement
Avoir ses ventilations non réglées (Cp.RegleFl différent de 2 et CP.Ce4 différent de 2)
Être dans un état “En attente”
Avoir un numéro de pièce différent de 0 (zéro)
Que le tiers appartienne à une stratégie de recouvrement
Qu’aucun e-paiement soit en attente sur cette échéance
Qu’elle ne soit pas exclue du circuit de recouvrement
Qu’une action de recouvrement soit a mener
Qu’il n’y ait pas eu d’action de type “Statut final” sur l'échéance
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Répartition des actions a réaliser par agent à la date du jour (V10.8)
Mise à disposition des responsables recouvrement un graphique de la répartition des actions a réaliser par agent à la date du jour.
Le graphique sur la répartition des actions peut être affiché sur demande dans le tableau de bord recouvrement via un bouton sur le graphique de l'évolution du DSO.
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Ce graphique de répartition des actions par agent tient compte du remplacement des agents ainsi si dans l’exemple précédent l’agent “Denis MONTILLE” est remplacé par “Marine LAMARQUISE” on obtiendra cet affichage :
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Accès aux différents programmes de recouvrement (V10.8)
L’ajout d'un accès au superviseur de recouvrement , au statistique des actions et aux statistiques des encaissements a été réalisé à partir du programme « Tableau de bord ».
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Rafraîchissement du tableau de bord
Un bouton refresh permet de recharger les l’ensemble des informations,
Un rafraîchissement automatique est configurable à partir du dossier du dossier règlement - Onglet Recouvrement (voir ci-dessous).
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Si la case à cocher est renseignée avec un temps en seconde, le tableau de bord se rechargera automatiquement toutes les X secondes.
Attention : Le rechargement est désactivé lorsqu’on se trouve dans un tableau par indicateur, la fonctionnalité est désactivée afin de ne pas perdre la position dans le tableau. Cette dernière est réactivée dès que la fenêtre du tableau est fermée.
Gestion par établissement
Un filtre a été ajouté dans l’entête afin de permettre de voir les données par établissement.
La saisie d’un établissement permet de voir les informations le concernant. La mise à blanc du champ permet de voir les données pour tous les établissements.
Par défaut, en arrivant dans le tableau de bord, ce champ est vide afin de voir les données de tous les établissements.
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