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Si vous modifiez un prix de vente dans un budget, vous devez revaloriser le prix de vente :
Sélectionnez l'élément dans l'arborescence.
Affichez le menu contextuel (clic droit).
Choisissez la commande Valorisation - Calcul du prix de vente.
Cette modification sera ainsi prise en compte dans l'onglet "Montants".
A noter : si vous avez modifié le prix de plusieurs éléments de l'arborescence, vous pouvez procéder à la valorisation depuis la tête d'arborescence car le calcul est récursif.
A noter : c'est le traitement de valorisation du prix de vente qui alimente l'onglet montant => ainsi, le montant de l'élément racine met à jour le montant total de l'affaire.
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Lorsque vous avez chiffré des éléments, vous pouvez :
Gérer les budgets.
Préparer l'offre correspondante grâce au Concepteur d'offre.
Répartir les budgets sur d'autres éléments.
Valoriser les éléments.
Gérer les budgets
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'un élément - Clic droit - Budgets - Administrer les budgets
L'administration des budgets permet de travailler sur l'ensemble des budgets situés sous le niveau d'arborescence sélectionné et selon différents critères de regroupement.
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La commande Outils - "Décocher les lignes de budget dont le montant de vente est forcé" permet de forcer le calcul de l'ensemble des montants de vente par application des règles standard.
Le bouton [Export] permet d'exporter le contenu du tableau vers Excel, avec sa mise en forme actuelle.
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Répartir les budgets
Affaires - Administration des affaires - Clic droit + "Budgets - Répartir les budgets"
Cette fonctionnalité permet de ventiler des lignes de budgets d'une arborescence vers une autre.
Cette fonctionnalité a un double intérêt :
Détailler les différents budgets, d'une logique de chiffrage vers une logique opérationnelle.
Disposer d'un outil de comparaison entre les prévisions et les réalisations, entre l'enveloppe budgétaire et les affectations réelles, afin de réviser à la hausse ou à la baisse les gabarits de chiffrage.
Exemple :
Soit le nœud "Chiffrage" / "Réalisations" / "Achats" avec un chiffrage global.
Soit le nœud "Technique" avec un sous-ensemble "Besoins techniques 1" et un sous-ensemble "Besoins techniques 2".
La répartition de budget va permettre de ventiler le chiffrage global sur les besoins techniques 1 et 2.
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Affaires - Administration des affaires - Clic droit + "Offre - Créer une offre"
Vous pouvez créer des offres afin de présenter les éléments chiffrés de l'affaire à vos clients / prospects.
Vous avez pour cela plusieurs possibilités dont l'utilisation du Concepteur d'offres pour :
Créer une offre
Réutiliser les éléments de chiffrage
Présenter l'offre
Répartir / Ajuster les montants
Modifier une offre
Transformer une offre en devis commercial ou en commande
Insérer des textes pré-enregistrés
Dupliquer une offre
Imprimer l'offre
Archiver l'offre
Créer une offre
L'opération s'effectue en deux temps.
A noter : vous pouvez également automatiser ces deux étapes par glisser/déposer d'une arborescence contenant des budgets (chiffrage typiquement) vers une racine d'arborescence d'offre.
premier temps : création de l'élément Offre
1. Créez une tête d'arborescence d'affaire avec pour code arborescence et type d'élément ceux qui ont été définis au niveau du dossier - au moment de l'activation du module - comme caractérisant les offres.
2. Donnez-lui un nom explicite, par exemple "Présentation".
second temps : génération du contenu de l'Offre
3. De retour sur l'arbre de l'affaire, sélectionnez l'élément principal du chiffrage pour lequel vous souhaitez générer une offre, puis optez pour l'une de ces deux solutions :
Clic droit - Offre < Créer une offre, puis sélection (
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ou <F12>) de l'élément d'affaire de type présentation dans la fenêtre "Eléments d'affaires" qui s'ouvre.
Cliquer-déposer de l'élément de type chiffrage vers l'élément de type présentation.
La fenêtre "Concepteur d'offres" s'affiche alors. Vous allez pouvoir réutiliser les éléments de chiffrage situés à droite et personnaliser votre offre (cf chapitre suivant).
4. Pour valider l'offre, cliquez sur la coche .
A noter : la commande "Créer offre" n'est pas disponible lorsque l'élément sélectionné n'est pas associé au type "Chiffrage" déclaré dans le dossier de l'affaire.
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Pour faire passer les éléments de chiffrage de la droite de la fenêtre vers l'offre, à gauche, vous avez deux solutions :
Rapatrier l'intégralité du chiffrage :
A droite, clic droit sur la branche de chiffrage - "Copier l'arborescence".
A gauche, clic droit sur le chapitre de l'offre concerné - "Coller l'arborescence".
Procéder à la ligne :
Sélection de l'élément chiffré à mettre dans l'offre.
Cliquer-glisser sur le chapitre de l'offre concerné.Si un élément chiffré est réparti sur plusieurs lignes de l'offre, vous le glisserez autant de fois qu'il y a de lignes, jusqu'à son attribution à 100%.
A noter : vous pourrez ensuite retrouver les associations budgets / offre depuis l'onglet "Liens de budget" des éléments de l'offre (écran Administration de l'affaire).
A noter : si vous souhaitez remonter d'un cran dans l'arborescence de chiffrage, sans être obligé de revenir à l'écran précédent, cliquez sur le pictogramme 
.
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Si vous récupérez le chiffrage élément par élément, vous pouvez structurer votre offre en amont, puis faire glisser les éléments de chiffrage dans les chapitres prévus à cet effet.
Assurez-vous d'être en mode modification : touche <F4>.
Faites un clic droit sur l'en-tête de l'offre pour ouvrir le menu contextuel.
Sélectionnez la commande "Créer un sous-chapitre".
Saisissez votre titre ou sous-titre.
Validez par la touche <ENTREE>.
A noter : vous avez la possibilité d'utiliser des modèles de chiffrage en appelant l'arborescence d'une affaire-modèle. C'est l'état de l'affaire (zoom affaire) qui détermine s'il s'agit d'une opportunité, d'une affaire ou d'un modèle.
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Vous pouvez moduler et répartir les montants issus du chiffrage sur l'offre.
Exemple : l'élément "Montage" a été chiffré à 3000 euros, or sur l'offre, vous préférez distinguer montage sur site et pré-montage. Dans ce cas, vous allouerez 50% de l'élément "Montage" au montage sur site et les 50% restants au pré-montage.
Cliquez dans la cellule "%" de la ligne d'offre à modifier (à gauche).
Saisissez le pourcentage du montant à affecter.Vous pouvez par exemple éclater un même élément en deux lignes sur l'offre.
Vous constatez alors :
Que la colonne "% à affecter" de l'élément chiffré (à droite) indique le pourcentage restant à affecter.
Qu'un pictogramme apparaît sur la ligne de l'élément chiffré : un carré plein
pour une affectation complète, un demi-carré pour une affectation partielle et un carré vide pour une ligne qui n'a pas encore été ventilée.
Afin A partir de la 10.6 et afin de faciliter la répartition automatique d'une ligne budget vers des chapitres de destination, un mécanisme de répartition s'appuie sur le poids respectif des chapitres sur lesquels doit s'effectuer la répartition.
Dans le concepteur d'offre, les chapitres destinations sur lesquels une ligne de budget doit être répartie sont Multi-sélectionnés. Un clic droit sur la ligne de budget à répartir fait apparaitre le menu contextuel « affecter proportionnellement ». Le restant de la ligne de budget est réparti au prorata du montant d'un chapitre divisé par la somme des montants des chapitres sélectionnés.
Important : la multi-sélection n'autorise pas des sélections non-homogènes en niveaux.
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Lorsque vous êtes en mode projet, vous pouvez transformer l'offre en document commercial de type devis et/ou commande, avec un niveau d'information plus ou moins détaillé :
1. Sélectionnez la première ligne de l'offre.
2. Cliquez sur le bouton [Générer un devis] ou [Générer une commande].La fenêtre de génération de pièce s'affiche.
3. Vous avez alors plusieurs possibilités :
Garder les informations globales de l'offre, sans le détail : cochez uniquement la case "Générer" de la ligne principale de l'offre. Seul le montant total sera repris.Vous pouvez dans ce cas utiliser les commentaires rédigés au niveau des lignes de l'offre pour exprimer le détail.
Reprendre un ou plusieurs éléments de l'offre : cochez les lignes que vous souhaitez intégrer, en plus de la première.
Créer un devis à partir d'un seul sous-ensemble de l'offre : cochez uniquement la ligne concernée.
A noter : seuls les montants des lignes cochées seront visibles sur le document commercial.
Chaque ligne de l'offre correspondra soit à un chapitre, soit à un poste, soit à une ligne article.
Le bouton [Pièce] s'active et permet d'accéder au document commercial.
La re-génération est possible si vous supprimez la pièce. Vous pourrez ainsi, par exemple, créer un devis détaillé si le devis global n'a pas convaincu.
A noter : c'est dans les paramètres des types d'éléments d'affaires que sont désignés les articles génériques qui seront utilisés dans les pièces commerciales.
Important : l'opération est possible si et seulement si la ligne de l'offre est associée à un type d'éléments d'affaires dont l'option "Permettre la génération de l'élément d'affaire en pièce Divalto" est cochée.
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Pour copier un texte pré-enregistré sur un élément de l'offre :
Sélectionnez une ligne de l'offre.
Choisissez dans le menu Compléments la commande Texte préenregistré.
Cliquez sur la loupe puis sélectionnez le texte de votre choix.
Vous pouvez ensuite le consulter en cliquant sur le pictogramme d'accès au texte lié à l'élément 
.
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Pour imprimer une offre :
Sélectionnez une ligne de l'offre.
Choisissez dans le menu Fichier la commande Imprimer ou cliquez sur
...
.
Indiquez, puis validez, vos critères d'impression.
Les options d'impression vous permettent :
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1. Créez votre arborescence de besoins avec son en-tête (par exemple "Technique") et ses sous-éléments.
2. Pour chaque sous-élément, cliquez sur l'onglet Besoins.
3. Cliquez sur le pictogramme "+" à gauche de la ligne.
4. Indiquez un premier article (F8 pour afficher la liste des références).
A noter : si vous utilisez des articles génériques, n'hésitez pas à associer un fichier ou une note à chaque ligne pour les distinguer.
A noter : le code budget indiqué sur la fiche de l'article (onglet "Comptabilité", encart "Affaire") est rapatrié sur la ligne de besoin. Il est modifiable.
5. Saisissez la quantité nécessaire. Tabulez. Renseignez l'unité associée. Les délais.
Important : il s'agit ici de la quantité unitaire. Par exemple, la fabrication d'une pâle d'éolienne nécessite 7 tôles. Pour l'élément "Pâle", vous indiquerez donc un besoin de 7 tôles, même si une éolienne se compose de 3 pâles (21 tôles) et que vous comptez livrer 2 éoliennes au client (42 tôles). C'est le "Nombre élément", renseigné depuis l'onglet "Généralités" des éléments "Pâle" (Nombre d'éléments : 3) et "Eolienne" (Nombre d'éléments : 2) qui va permettre de calculer le besoin réel, à savoir 7 tôles x 3 (pâles) x 2 (éoliennes) = 42 tôles.
6. Choisissez le mode de couverture du besoin :
Automatique : le CBA proposera de couvrir le besoin par tous les moyens à sa disposition (sur stock, fabrication, achat, etc.) et mettra le reliquat éventuel en approvisionnement à effectuer. C'est l'option par défaut.
Prendre sur stock : pour puiser dans le stock uniquement, sans approvisionnement spécifique. Si après le calcul des besoins, aucun article n'est en stock, il y aura une anomalie de couverture.
Aucun : aucun traitement, le besoin devra être couvert manuellement.
A noter : la colonne "Origine" du besoin peut afficher différentes valeurs : - Manuel est la valeur par défaut, lorsqu'un besoin est saisi. C'est le cas des éléments-fils.- Composant signifie que la nomenclature est issue des données techniques, si vous avez défini des données techniques liées aux besoins. - Ligne de composant OF apparaît lorsque l'ordre de fabrication a été lancé. Vous ne pouvez pas modifier une ligne comportant cette origine.- Demande d'achat / appel d'offre apparaît lorsqu'une DA/AO a été créée séparément du CBA.
- Devis travaux : apparaît lorsqu'une ligne de besoin a été créée à partir d'un devis travaux.
Important : relancez le calcul dès que vous modifiez des quantités ou des dates sur le l'élément.
Important : copier-coller des lignes de besoins ou de budgets remet le champ origine à « manuel » systématiquement sur l'arborescence destination.
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La quantité Pour fonctionne avec le type de quantité « proportionnel » pour donner un opérateur intermédiaire => Quantité de la ligne divisée par la quantité « pour » le tout multiplié par le nombre d'élément.
Le code budget est celui qui est indiqué sur la fiche article. Il est modifiable.
Dépôt et Nature : issus de l'élément, ils permettent d'indiquer le dépôt et la nature de stock à utiliser pour cette ligne de besoin.
Délai demandé : issu de la date de début de l'élément, à savoir la date planifiée ou prévue, ou à défaut, la date du jour.
Date calculée : issue du délai – le nombre de jours de sécurité, renseigné sur le type d'élément.
A partir de la version 10.6, si la date calculée est dans le passé, elle sera initialisé avec la date du jour.
Coût de revient article : renseigné sur la fiche article. N'est pas modifiable.
Coût de revient saisi : initialisé par le coût de revient article. Modifiable. Toujours prioritaire, si égal à 0, alors 0 est pris en compte. Est impacté par la génération des DAO, le montant validé est reporté dans cette valeur.
Coût de revient total : coût de revient unitaire saisi x quantité.
Pièces jointes et notes : vous pouvez associer des pièces jointes et des notes aux lignes de besoin. Exemple : Note de cadrage, abaque de calcul, plans, etc. Il faut passer en modification de ligne pour utiliser cette fonctionnalité. Les pièces jointes sont propagées sur les DA/AO par le CBA.
Prix unitaire brut : Prix remonté si une politique tarifaire est associée à l'article (selon le client, le code marché). Ce prix sera exploité par le traitement de génération des budgets à partir du prévu (ici, les besoins)
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du tiers de l'affaire ou de l'élément si renseigné par héritage successif –> 0 si aucun tiers
de la quantité totale (Quantité besoin * nombre total éléments)
de la date de début (planifiée, sinon prévue) de l'élément ou de l'affaire
du code marché si renseigné
Ce prix de vente est modifiable.
Lors de la génération des budgets à partir des besoins, ce prix de vente est utilisé pour établir le prix de vente des budgets générés (prix de vente marqué comme forcé dans ce cas).Mode opératoire de génération automatique de budget à partir des besoins
1. Sélectionnez l'élément à chiffrer.
2. Cliquez sur l'onglet "Besoins".
3. Ajoutez les lignes articles (bouton "+").
Important : seuls les articles associés à un code budget (l'onglet "Comptabilité" de la fiche article permet d'associer un code budget par défaut) pourront générer une ligne de budget. Exemples de codes budgets : "HA - Achats", "ET - Etudes", "FA - Fabrication", "FA - Montage", etc.
Il faut donc, dans la mesure du possible, rattacher chaque article à un code budget par défaut.
4. Depuis l'arborescence, faites un clic droit sur l'élément, puis choisissez la commande Générer les budgets à partir des besoins.
A noter : les nouvelles lignes budgétaires remplaceront les éventuelles lignes issues d'un ancien calcul mais ne supprimeront en aucun cas les lignes qui auraient été créées manuellement, par saisie directe.
5. Répondez à la question qui s'affiche :
"Oui" pour que, si vous êtes positionné sur un élément parent, l'opération porte sur tous les sous-éléments. Autrement dit, si vous cliquez sur "oui", chaque sous-élément verra son onglet "Budgets" alimenté par le contenu de son onglet "Besoins".
"Non" pour que seul l'élément sélectionné soit concerné par la génération.
Après traitement, les montants des articles ont été groupés par code budget et disposés dans l'onglet "Budgets". Ces budgets sont partiellement verrouillés : leur montant de revient n'est pas modifiable.
6. Si besoin, rectifiez vos frais et pourcentages de marge pour pondérer les coûts de revient affichés.
Important : pour que les modifications soient prises en compte, vous devez relancer la génération de budgets dès que vous apportez une modification à l'onglet "Besoins".
La commande Générer les budgets à partir des besoins détail fonctionne en tout point de manière identique, toutefois il générera autant de ligne de budget que de ligne de besoin.
Important : les types de quantités associées aux lignes de besoin réagissent en fonction du nombre d'élément. La génération de budget regroupant sur un code budget ne pourrait donc pas respecter proprement des règles hétérogènes issues de plusieurs lignes de besoin ayant le même code article. La génération de budget détaillé présentera alors un comportement plus fidèle au regard des différentes règles possibles.
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Affaires - Administration des affaires - Onglet Activités
Les activités permettent de détailler des tâches et actions à mener sur un élément d'affaire, en dehors du cadre strict de la gestion de production en général et des ordres de fabrication en particulier.
Elles sont quantifiées en effort à fournir et sont affectées à une ou plusieurs ressources.
Lorsqu'une activité dispose une date de début et une date de fin planifiées, elle apparaît sur le planning.
Les activités permettent :
D'exprimer des tâches à réaliser et de les associer à des ressources
De jalonner le travail à faire
Généralement, toute activité qui n'est pas directement liée à la fabrication est créée ici.
Exemple : le budget "Études" est de 50 heures, réparties sur une activité "Audit" de 10h, une activité "Mesures" de 16h, etc.
A noter : lorsque les temps réels sont saisis (menu Saisies - Saisie des temps), la colonne "Temps réalisé" de l'onglet "Activités" est mise à jour automatiquement.
A noter : vous pouvez générer les budgets à partir des activités.
Quelle est la différence entre une activité et un événement de CRM ? Tout dépend de votre organisation et de vos habitudes de travail, mais l'on considère généralement que l'activité est une tâche à faire et que l'événement est une réalisation. On peut par exemple avoir une activité "Organiser la réunion de projet" et un événement "Réunion de projet".
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Vous avez la possibilité d'affecter une ou plusieurs ressources à une activité.
Les différents types de ressources sont :
une ressource au sens ensemble de collaborateur (Exemple : BE).
un collaborateur
un contact tiers
du matériel
Taux de charge : exprimé en pourcentage, ils permettent de répartir la charge entre les ressources pour cette activité. En effet, le but n'est pas d'appliquer un taux de charge car :
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