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La saisie des temps se donne comme objectif central de déterminer le coût de revient réel de l'affaire. A ce titre, la saisie des temps ne se substitue pas à un outil de gestion des présences ou de contrôle au regard des absences programmées.
A noter : pour bloquer la saisie des temps sur une affaire, il faut désactiver « temps passés de Divalto Affaire » de l'onglet « identifiant » du zoom affaire.
A noter : il n'est plus possible de saisir de temps sur une activité qui a le statut maître « Terminé ».
La saisie de temps
Choisissez dans le menu général Saisies, la commande
Saisies sur éléments - Saisie des temps sur activités.
A noter : un certain nombre de colonnes est affiché par défaut. Vous pouvez en ajouter ou en masquer en cliquant sur l'icône en forme d'écrou
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Compléter votre période de saisie.
Activez la saisie via la touche <INSER> ou le bouton
.État title Pièce jointe inconnue Saisissez le temps passé, puis tabulez.
Saisissez le code affaire (obligatoire) ou tapez <F8> pour le sélectionner dans la liste. <F12> pour valider la sélection. Tabulez.
Tapez <F8> pour ouvrir l'administration de l'affaire. L'objectif est d'identifier en une seule fois l'élément et l'activité. Toutefois, l'élément n'est pas obligatoire. S'il est ignoré, il est positionné sur l'élément racine de l'arbre d'affaire.
Si vous n'avez pas rapatrié l'activité par l'administration d'affaire, donc que vous êtes sur la racine, renseignez l'activité <F8> par la liste des activités. L'activité est obligatoire.Modifiez éventuellement la désignation (par défaut composée du libellé de l'activité + "pour" + le libellé de l'élément).
Modifiez si besoin le statut de la ligne. Il permet d'indiquer le stade d'avancement de l'activité au moment de la saisie des temps. Par défaut, il correspond au statut actuel de l'activité. L'impact sur l'activité dans l'affaire est immédiat.
A noter : le domaine est facultatif ; le client indiqué est le client principal de l'affaire ; le critère "Facturable » permet de gérer la valorisation d'éléments d'affaires au réalisé facturable.
10. Confirmez / modifiez le code utilisateur. Validez.
A noter : lorsque les temps réels sont saisis, la colonne "Temps réalisé" de l'onglet "Activités" de l'élément concerné est mise à jour automatiquement.
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A noter : simultanément, le planning affiche une barre de progression sous l'activité, permettant de comparer le temps réalisé et le temps prévu.
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Note sur ligne de temps
Pour initialiser le texte de la ligne de temps, il est possible de paramétrer un texte préenregistré lié au code activité.
Ainsi, lors de la saisie de temps sur l'activité, après la saisie sur un jour de la semaine, la note s'ouvre automatiquement.
Actions possibles
Ajouter une ligne de temps (<INSER>) :
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La modifier (<F4>) :
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La supprimer (<SUPPR>) :
La copier
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La copier et la coller (<CTRL><C> et <CTRL><V>) :
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Accéder au détail de la ligne (<F6>) :
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Afficher la boîte de dialogue de sélection de période :
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Ajouter notes et PJ (<MAJ><F6> / <CTRL><F6>) :
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Exporter vers un tableur (<CTRL>+<R>) :
Saisie en mode grille
Saisies - Saisies sur éléments - Saisie des temps sur activités (mode grille)
La philosophie du mode grille est le pointage rapide, journée par journée.
Le principe de la grille consiste à positionner la période en colonnes (en l'occurrence, les jours) et en ligne seront chargées et ajoutées les activités sur lesquelles (ou non en cas d'ajout) le collaborateur est affecté.
La saisie est initialisée par un écran de sélection activable ou non où l'utilisateur précisera :
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A noter : le contrôle de la saisie se fait par cellule, mais pas sur l'ensemble d'une journée. C'est le paramétrage du dossier qui permet de déterminer la durée « maximale » d'une saisie. paramétrage du dossier qui permet de déterminer la durée « maximale » d'une saisie.
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Blocage de la saisie des temps en fonction du statut maître de l’activité (V10.12)
Lorsque le statut maître de l’activité est “Suspendu”, “Terminé” ou “ En attente”, un message d’erreur est affiché pour informer l’état de statut maître de l’activité et la saisie de temps est bloquée.
Ce blocage est appliqué à partir des programmes suivants :
Administration des affaires → clic droit sur activité → saisie des temps
Saisie des temps activité
Saisie des temps activité (mode grille)
Saisie des temps atelier
Blocage de la saisie des temps en séquence d’OF (V10.12)
Lorsque l’origine de l’activité est “Séquence d’OF”, un message d’erreur est affiché pour informer de l’origine et que la saisie de temps est bloquée.
Ce blocage est appliqué à partir des programmes suivants :
Administration des affaires → clic droit sur activité → saisie des temps
Saisie des temps activité
Saisie des temps activité (mode grille)
Saisie des temps atelier
Désignation personnalisée (V10.12)
Lors de la saisie d’un point, a correction du point, si la désignation n’a pas été changé manuellement, celle-ci sera mise à jour avec la désignation initiale du nouveau point.
Si la désignation a été modifié manuellement avant changement du point, alors la nouvelle désignation sera reprise sur le nouveau point.
Avancement des activités
Le stade d'avancement des activités est visible :
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A noter : C'est la durée totale qui conditionne la barre d'avancement, qui prend en compte le nombre d'élément et le type de quantité de la ligne d'activité.
Import de temps d'affaire
Un type de dataset permet d'importer des saisies de temps passés à l'affaire. Un fichier .DHUB au format xml décrit les temps passés. Les temps sont importés dans le suivi des temps d'affaire par l'automate (scrutateur dédié du datahub).
Voir la documentation technique 'Divalto Datahub et pivot.docx' pour plus de détails.
Détails du fichier XML
Le tableau suivant indique le format de balisage XML attendu
Les types traités sont :
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NOTE 1 : La première recherche s'effectue Numéro d'élément – Indice affaire (le code affaire est informatif dans ce cas). Si le Numéro d'élément n'est pas renseigné la recherche s'effectue par Code affaire et Numéro de point. Le numéro d'élément OU le numéro de point sont obligatoires.
NOTE 2 : La clé unique est activno. Si ActivNo et collaborateur renseigné, on cherche GpaActivRes
Saisie des temps atelier
Saisies - Saisies sur éléments - Saisie des temps atelier
La saisie des temps atelier permet à un utilisateur de saisir des temps sur des activités d'affaire avec une ergonomie dédiée, minimisant l'utilisation de la souris et idéale sur écran tactile.
L'interface IHM est semblable à celle de la saisie atelier production.
L'écran permet de saisir l'affaire, l'élément d'affaire et l'activité afin de saisir du temps.Comme pour la saisie atelier, il est possible de s'identifier par un code à barres.
Il est également possible de pointer du temps sur une activité non prévue.
Le temps saisi sera enregistré comme un DataSet qui sera traité par l'automate DataHub (voir paragraphe précédent).
L'impression de l'ordre de travail depuis l'arborescence intègre dorénavant systématiquement le code à barre de l'activité ainsi que le code barre de l'élément.
Tout comme les programmes de production, c'est par le paramétrage de l'écran de saisie de consommation qu'il est possible de mettre le focus à l'ouverture de l'écran sur la zone de lecture du code à barres ou non. Menu « F4 » puis paramétrage à « 2 ».
Autorisation saisie des temps
Afin de pouvoir restreindre la saisie des temps à des périodes autorisées, trois types d'autorisations sont à prendre en compte.
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la date « Ouverture saisie temps » permet de paramétrée une période autorisée pour une affaire.
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Enfin, s'il n'existe pas de date d'ouverture sur l'affaire, c'est la date du dossier qui est exploitée.
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Superviseur des temps
Saisies - Saisies sur éléments – Superviseur des temps
Ce programme est adapté à la supervision des temps et à leur validation : il va permettre de contrôler la bonne saisie des temps en permettant de multiples regroupements et en automatisant les changements de statuts des temps saisis. Il permet enfin de présenter des lignes de temps colorisées selon leur statut.
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Filtre de sélection
En lançant le superviseur, l'utilisateur peut choisir de travailler sur les déclarations d'un seul collaborateur ou tous ou encore ceux dont vous avez la responsabilité. Choix de la période, d'une fourchette d'affaires, d'activités et d'un statut des temps.
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Modalités de regroupement
Par collaborateur
Par semaine,
Par mois,
Par affaire,
Par élément,
Par statut,
Par statut maître,
Par activité.
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Changement de statut
Après marquage des lignes concernées, vous pouvez appliquer un changement d'état conformément aux statuts de temps paramétrés.
Si plusieurs statuts sont définis sur un même statut maître, le choix est proposé dans une fenêtre de sélection :
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Widget
Un widget a été ajouté pour obtenir la liste des temps à valider, en tant que manager des utilisateurs : le clic sur une ligne permet d'accéder au superviseur en mode piloté.
Introduction à la saisie des temps « unifiée »
Affaire - Utilitaires – Saisie de temps unifiée
En situation opérationnelle, notamment en atelier, différents ordres vont cohabiter : les OFs et les ordres de travaux.
C'est donc un point d'entrée unique qui est ici présenté de manière à permettre à un opérateur de lire le code barre de son ordre dans un espace unique pour après être orienté vers le programme correspondant de saisie de temps en atelier.
Plusieurs codes à barres sont exploitables au niveau des ordres de travail :
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