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Pour soutenir la gestion par indice, deux terminologies doivent être précisées : l'indice fonctionnel et l'indice technique.

Indice fonctionnel et technique, numéro de changement

Les éléments d'affaire disposent d'informations qui caractérisent son cycle de vie :

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Techniquement, une table 'GPAINDICE' permet d'associer bijectivement à chaque indice fonctionnel d'une affaire un numéro de changement technique. Le numéro de changement technique est le champ 'CHGTINDNO' numérique sur 4 positions. L'indice technique 'AFRINDICE' permet de différencier les différentes versions d'un élément d'affaire :
Tous les éléments de la version courante (en vigueur) sont stockés avec AFRINDICE = '0' (au lieu de '1' avant Divalto infinity 10.5). Les éléments périmés des versions antérieures (en archive) sont stockés avec AFRINDICE = numéro de changement technique Les éléments des versions de travail (en projet) sont stockés avec AFRINDICE = 'PROJ'.
En cas de migration vers une version supérieure ou égale à Divalto infinity 10.5, des scripts sont donc nécessaires : ga_16167 et gt_16167.
Les activités, les ressources d'activité, les besoins, les couvertures, les budgets, les OF d'affaire, les évènements, les factures issues du plan de facturation sont attachées à un élément indicé : les archivages dupliquent les sous-fiches avec le nouvel indice technique.

Changement d'indice

Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – projet et archivage – Evolution d'indice
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – projet et archivage – Créer projet
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – projet et archivage – modifier projet
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – projet et archivage – Terminer projet
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – projet et archivage – Annuler projet
Il existe trois moyens de faire évoluer l'indice fonctionnel de l'affaire : l'évolution peut se faire à partir d'un arbre.

• Lors d'une évolution d'indice :

  • Les éléments et sous-fiches sont archivés, un motif est demandé :

    • Un nouvel indice fonctionnel est créé

    • Un numéro de changement est créé avec un indice technique en arrière-plan : seul l'indice technique 0 est visible dans l'administration d'affaire.

  • Les éléments peuvent évoluer.

    • Supprimer un élément par exemple

    • Modifier l'élément, ses sous-fiches.

    • Créer un élément qui héritera de l'indice nouveau au niveau de l'indice de création

• Lors de la fermeture d'un projet de changement

  • Un projet de changement va consister à opérer aux modifications sur une arborescence « projet » alors que l'indice fonctionnel historique est toujours opérationnel. Lors de la création d'un projet :

    • Un motif est demandé ainsi qu'un statut sur les éléments projets. Ce statut peut être hérité par un paramétrage d'un statut par défaut sur le dossier « Affaire », onglet « gestion d'affaires », pavé « administration », « code statut projet par défaut »

    • Duplication des éléments et sous-fiche avec un indice technique « PROJ », le statut demandé préalablement ;

  • Le projet créé pourra faire l'objet des évolutions en accédant en modification au projet : les évolutions touchent donc les éléments et les sous-fiches dans l'indice « projet » sans perturber l'indice opérationnel ou encore appelé « courant ».

  • Terminer un projet aura pour effet d'appliquer officiellement les changements en changeant l'indice fonctionnel

    • Les évolutions réalisées dans l'indice technique « projet » sont dupliquées dans le nouvel indice fonctionnel et l'arborescence remplacée est archivée.

• En supprimant un élément :

  • Lors de cette action, le programme propose d'archiver l'élément. Cela change l'indice fonctionnel d'affaire. Nous précisons que seul l'élément est archivé avec ses sous-fiches : ce mode de fonctionnement ne permet pas un archivage complet de l'arborescence.

Comparaison d'arborescences sur différents indices

Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – comparer indice précédent
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – comparer projet
Les évolutions nécessitent souvent des moyens de comparaison pour identifier les changements ou anticiper l'impact des changements.
Nous avons considéré les priorités de comparaison selon l'ordre suivant :

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Il est alors possible d'identifier les écarts de forme sur les arborescences. Il n'y a pas ici de mise en exergue d'écart comme dans la comparaison de besoins.

Comparaison de besoins et CBA

Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – modifier projet – Sélection d'un élément – clic-droit – comparer projet -sélectionner un article - CBA
La comparaison de besoins met en exergue les évolutions des lignes de besoin d'un indice de l'affaire à un autre indice :

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• Un nouveau regroupement possible => par écart

• De nouvelles colonnes pour illustrer les tendances et aider à prendre les décisions.

  • Colonne d'information sur l'indice fonctionnel

  • Colonne d'information sur l'impact quantitatif représenté par des flèches

  • Colonne d'information sur la nouvelle quantité de besoin

Cinématique d'un projet de changement

En créant un projet, l'utilisateur créer une arborescence projet où il apporte les modifications (structure d'élément, besoins…). Il peut supprimer/ajouter des éléments, des besoins, lancer la comparaison d'arborescences et le CBA en mode comparaison pour identifier les impacts et intervenir sur les portefeuilles.
Dans l'outil de comparaison les écarts sont visibles par des drapeaux rouges : les autres utilisateurs exploitant l'affaire sont informés d'un changement par le visuel approprié dans l'administration d'affaire.
C'est lors de la terminaison de l'affaire que les changements sont appliqués dans l'affaire encours lui faisant évoluer son indice. Il est possible à tout moment d'annuler le projet de changement d'indice si ce dernier n'a pas lieu ou encore s'il faut recommencer la démarche de projet de changement