La fiche
état précise si les effets sont relançables à l'aide du champ «
Etat à relancer ». l'accès au zoom des codes états est réalisé par l'option de menu :
Règlement / Fichiers / EtatEtat à relancerCochez cette case si vous souhaitez créer une relance pour cet état. Lorsque cette coche est active, vous devez définir le champ «
Délai entre 2 relances » avec pour valeur minimum
au moins 1 jour.
Délai entre 2 relancesVous précisez ici le nombre de jours minimum entre deux relances d'un même effet.
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Remarque : Les méthodes de relance peuvent varier en fonction de la famille de tiers qui est définie dans la fiche tiers. C'est cette méthode qui prime.
Exemple état C10
La première relance est déclenchée 5 jours après la date d'échéance et ce jusqu'à 60 jours de dépassement. Dans cet intervalle les différents textes de relance commencent par le texte 10 et ce jusqu'au texte 19. La première relance utilisera donc le texte numéro 10 et les relances suivantes font appel aux textes 11, puis 12 jusqu'au texte 19. Le champ Relance unique permet d'indiquer si l'on souhaite pouvoir relancer plusieurs fois ou non.
Exemple état T10
La relance concernant les traites. On va dans ce cas effectuer une partie des relances avant la date d'échéance. On indique dans ce cas un nombre de jours en négatif.
Remarque : En utilisant la touche de fonction « F9 » dans les champs texte, on accède directement à la gestion des textes. On pourra paramétrer les textes à imprimer en entête et en pied des documents. Il est également possible de personnaliser les textes en fonction du code langue du destinataire.
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Une famille de relance est constituée d'un code sur 2 caractères et d'un libellé. Ceci vous permet de mettre en place des conditions spéciales de relance pour un tiers. C'est à partir la fiche client que l'on pourra associer une famille de relance au tiers. L'accès au zoom client est réalisé par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Tiers / Client / Onglet « COMPTABILITE ET CONFIDENTIALITE », groupe « Relance »
Famille de relance
La famille de relance permet d'associer un client à un scénario de relance. Vous précisez ici une famille seulement si vous souhaitez mettre en place des conditions spéciales de relance pour ce client.
La famille de relance est une table composée d'un code et d'un libellé. On accède au zoom des familles de relance par l'option de menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux tiers / Famille de relance
Exemple : Positionner la famille NR ne pas relancer et créer le paramétrage correspondant dans le module règlement sans indiquer de délai. Dans ce cas le client ne sera jamais relancé.
Client à relancer
Le champ permet d'indiquer s'il faut relancer le client ou la centrale à laquelle il est rattaché.
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On accède au traitement par l'option de menu : Règlement / Relances / Préparation des relances
Attention : Une relance sera effective lorsqu'elle sera : imprimée ou validée par le choix « relance téléphonique » du programme de consultation.
Prochain numéro de texte :En fonction de la date d'échéance et de la date du jour, le programme détermine dans quelle tranche de numéros de texte se situe la relance.
Si le numéro de texte de la relance précédente est déjà dans cette tranche, le numéro est incrémenté de 1 jusqu'à atteindre le numéro maximum de la tranche.
Lorsque la période est associée à une relance unique (exemple mise en demeure), si la relance a déjà été effectuée, elle ne sera pas réimprimée. Par contre, cette relance sera générée 'pour mémoire'.
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Le traitement d'impression des relances permet d'éditer des lettres de relance personnalisées à vos clients.
Les effets seront triés par tiers facturé.
L'accès au traitement est réalisé via l'option de menu :
Règlement / Relances / impression des relancesA effectuer avant de lancer ce programme :- Générer les relances,
- Éditer la liste de contrôle des relances,
- Éventuellement modifier le type de texte des relances.
Fourchette de tiers
Seules les relances sur les clients compris dans la fourchette seront imprimées.
Numéro de texte
Pour imprimer toutes les relances, vous ne renseignez pas cette zone. Si vous souhaitez imprimer seulement les relances associées à un numéro de texte, vous le précisez.
Montant minimum de relance
Seules les relances d'un montant supérieur au montant indiqué seront imprimées.
Mode de sortie impression ou fax
Vous précisez si la relance doit être :
- imprimée
- envoyée par fax
- envoyée par imprimée et envoyée par fax
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Réimpression des relances
Les relances peuvent être réimprimées par l'option de menu : Règlement / Relances / Ré-impression des relances
Date de réimpression des relances
Les relances sont conservées en historique. C'est la date de génération de la relance qui sert à dater une relance.
Vous précisez la date des relances que vous souhaitez réimprimer.
Fourchette de tiers
Seules les relances sur les clients compris dans la fourchette seront imprimées.
Numéro de texte
Pour imprimer toutes les relances, vous ne renseignez pas cette zone. Si vous souhaitez imprimer seulement les relances associées à un numéro de texte, vous le précisez.
Mode de sortie impression ou fax
Vous précisez si la relance doit être :
- imprimée
- envoyée par fax
- envoyée par imprimée et envoyée par fax
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Historique des relances
L'historique des relances permet de visualiser l'intégralité des relance par client, date, ou par effet.
Le traitement est accessible par l'option de menu : Règlement / Relances / Historique des relances
Recherche relances
Vous précisez si vous souhaitez afficher les relances triée par :
Relances du client
Vous précisez le client pour lequel vous souhaitez interroger les relances.
A partir de la date
Les relances seront affichés triés par date.
- Tab pour afficher les relances quel que soit la date,
- Si vous précisez une date, seuls les relances ayant une date égale ou postérieure à cette date seront proposés
A partir du numéro d'effet
Vous précisez le numéro d'effet à partir duquel vous souhaitez afficher les relances.
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Annulation d'une relance
Le traitement d'annulation de relance permet de supprimer des relances éditées donc validées. On accède au traitement par l'option de menu : Règlement / Relances / Annulation d'une relance
Date annulation relance
Vous précisez la date pour laquelle, vous souhaitez annuler les relances.
Fourchette de tiers
Seules les relances sur les clients compris dans la fourchette seront annulées.
Numéro de texte
Pour annuler toutes les relances, vous ne renseignez pas cette zone. Si vous souhaitez annuler seulement les relances associées à un numéro de texte, vous le précisez.
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Annulation d'une relance (V10.4)
Le traitement d'annulation de relance permet de supprimer des relances éditées donc validées. On accède au traitement par l'option de menu : Règlement / Relances / Annulation d'une relance
Date annulation relance
Vous précisez la date pour laquelle, vous souhaitez annuler les relances.
Afin d'éviter que les relances puissent être annulées entièrement, la date est obligatoire par défaut et un appel vers un zoom contenant les différentes dates de relance est disponible.
Pour pouvoir annuler toutes les relances quelle que soit la date, il faut avoir la confidentialité Rarl par
défaut
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Effacement des préparations de relance
Le traitement d'effacement des préparations permet de supprimer des relances préparées générées (avant qu'elles soient validées) sur une fourchette des tiers.
On accède au traitement via l'option de menu : Règlement / Relances / Effacement des préparations
Fourchette de tiers
Seules les relances préparées sur les clients compris dans la fourchette seront supprimées.
Numéro de texte
Pour effacer toutes les préparations de relance, vous ne renseignez pas cette zone. Si vous souhaitez supprimer seulement les relances préparées étant associées à un numéro de texte, vous le précisez.
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Envoi des relances par mail (V10.4)
L'envoi des relances clients par mail est désormais géré par l'action : « RELANCE_CLI ». Nous vous proposons d'associer le processus « relance_cli à cette action ».
L'envoi par mail est géré par les programmes :
- Règlement / Relances / Consultation des relances
- Règlement / Relances / impression des relances
- Règlement / Relances / Ré-impression des relances
action
Le code action « RELANCE_CLI » est paramétré comme suit :
Processus
Dans ce processus, les emails sont envoyés à tous les interlocuteurs du client concerné possédant le rôle « ifin » (interlocuteur financier). Le rôle à utiliser peut être modifié au niveau du processus.
Le processus génère également automatiquement un événement CRM « rel » (Relance client). Le type de relance est précisé dans le libellé de l'événement.
Le processus teste la valeur du champ "type" pour vérifier qu'un mail est demandé. C'est la condition "relance_mail" qui permet de faire cette vérification.
Correction VG 10.4 à faire
Vérifier que la condition "relance_mail" (Processus / Fichiers / Condition) traite bien le type "Email" et pas uniquement le type "EMAIL"
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