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Calcul des besoins à l'affaire (CBA) / Superviseur de besoins

Affaires - Administration des affaires -  - Clic droit + "Calcul des besoins d'affaires"
Affaires - Calcul des besoins des affaires
En matière de gestion à l'affaire industrielle, la fonction « achat » est stratégique. Le service de Bureau d'étude conçoit spécialement et dessine des plans/maquettes qui devront être envoyés pour fabrication, approvisionnement ou sous-traitance. Les délais sont souvent longs, les approvisionnements doivent s'effectuer par anticipation, ils sont dédiés à une affaire précise et la qualité doit être contrôlée.
Le CBA est l'assistant de la fonction achats et de la logistique. Il permet :

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Tous les approvisionnements peuvent être pilotés depuis le calcul des besoins de l'affaire.
A noter : lorsque le CBA est lancé, la ligne de couverture de besoin et la ventilation sont liées entre elles par une "Réservation sur affaire" mais la structure des ventilations de pièces est inchangée et l'affaire n'est pas mentionnée.
CBA et CBN :
Le CBA ne remplace pas le CBN.
Il le précède dans le déroulé des opérations et peut être utilisé de façon autonome.
Le CBA positionne des réservations sur affaires.
Le reliquat de références à approvisionner du CBA est visible depuis le CBN comme une "nouvelle origine du besoin".
  A noter : Le CBA peut se lancer contextuellement à partir d'un élément, par clic droit ou par accès au menu « complément » de l'administration d'affaire. Il peut aussi se lancer directement dans passer par l'administration d'affaire mais à partir du menu Affaire. Dans ce cas, le CBA se lance sans sélection préalable pour l'ensemble des affaires.

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Pour calculer la couverture des besoins

1. Dans l'arborescence technique, sélectionnez l'élément dont vous souhaitez visualiser la couverture - généralement un élément parent groupant plusieurs articles.
A noter : seuls les éléments parents au statut "En cours" et les articles au statut "En stock" peuvent faire l'objet d'un calcul des besoins. Leur mode d'approvisionnement doit par ailleurs être précisé (pas "Aucun").
2. Effectuez un clic droit, puis sélectionnez la commande Calcul des besoins d'affaires. Le résultat du calcul est mémorisé et affiché dans l'écran qui s'affiche alors.

3. Si vous souhaitez modifier la quantité à prélever sur le stock, cliquez sur puis rectifiez le contenu de la cellule "Quantité sur stock".

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Description

Le superviseur des besoins, ou encore l'écran du calcul des besoins d'affaire est constitué de deux zones de travail horizontales superposées.

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Si une colonne n'est pas affichée, cliquez sur l'icône qui se trouve à droite de l'en-tête de colonnes.
Le menu Aide - Légendes affiche la signification des différents pictogrammes précédant chaque ligne.

• La zone des onglets de ventilation

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Si une ventilation d'achat ou d'OF présente un délai calculé dans le futur, elle est mise en exergue en rouge dans le tableau. Si le délai calculé est dans le passé, la ventilation figure en noir.

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Etat du besoin

Le calcul de couverture permet de lire les lignes de besoins et de les confronter aux ressources : ainsi une ligne de besoin doit être couverte par une couverture qui in fine sera du stock, un approvisionnement par achat ou fabrication, en quote-part. La couverture sera plus ou moins fermement associée à sa ressource par le mécanisme des réservations.
Dans la gestion à l'affaire, l'affectation des ressources est importante car les approvisionnements sont parfois uniques et il faut disposer d'outils de pilotage appropriés.
Des visuels de couverture viennent assister l'utilisateur dans sa lecture des couvertures, les affiner, les compléter. 

• Le carré vide caractérise les couvertures sur article hors stock. Ces couvertures n'évoluent pas dans le temps, avant ou après approvisionnement ou encore une fois consommés.
• La couverture consommée 
  • Elle a fait l'objet d'une consommation à l'affaire : signe « V » avec pastille bleue
• La couverture dites « parfaitement sous contrôle »
  • Soit en stock totalement réservé affecté : signe « V » avec pastille verte
  • Soit couverte par un approvisionnement 100% affecté => « Carré » avec pastille verte
• La couverture à contrôler
  • Soit en stock totalement réservé (affecté partiellement) : signe « V » avec pastille orange
  • Soit en couverture partielle par du stock (affecté ou non) avec un approvisionnement affecté : signe « V » avec pastille rouge
• La couverture à compléter ou à mettre sous contrôle, impliquant un arbitrage et la complétion d'un approvisionnement existant : la rupture est possible mais pas systématique
  • « Carré » avec pastille orange
    • Un approvisionnement est en cours mais ne met pas le besoin sous contrôle.
• La couverture qui implique un arbitrage dur ou un réapprovisionnement systématiquement sinon la rupture est sur si elle n'est pas prise en compte
  • « Carré » avec pastille rouge
    • Un approvisionnement doit systématiquement être mené ou il faudra déshabiller un autre besoin.

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Détail sur les colonnes « Quantités »

*Quantité besoin* : quantités exprimées depuis l'onglet "Besoins" de l'élément.
*Quantité couverture* : quantités prises en compte dans le calcul. Si une quantité besoin est différente d'une quantité couverture, c'est que la quantité du besoin exprimée sur l'élément a changé. Cet écart est matérialisé par le pictogramme d'erreur. Il convient donc de re-générer la couverture de besoin !worddav1f361c0eb4f5a17fd3ae463ac6d245e6.png|height=23,width=24! .
*Qté réservée stock* : quantités disponibles en stock et réservées (mode "Automatique" ou "Sur stock" sélectionné lors de la définition des besoins). Elles n'ont pas été consommées. Le pictogramme en tête de ligne est vert.
*Qté sur cde/fab* : quantité vue par le CBN et n'ayant pas pu être réservée sur le stock. Le pictogramme en tête de ligne est rouge. Tout ce qui n'est pas réservé sur stock est réservé sur commande ou sur fabrication (mode "Automatique" choisi lors de la définition des besoins). Ce sont ces quantités qui vont être prises en compte par la calcul des besoins.
*Qté réservée affectée cde/fab* : une fois que les quantités réservées sur commande ou sur fabrication font l'objet d'une commande ou d'un ordre de fabrication, elles apparaissent dans cette colonne. Elles sont affectées à l'affaire. Le pictogramme en tête de ligne est orange (prévues mais pas encore en stock).
*Qté réservée affectée stock* : quantités affectées sur le stock, généralement depuis un approvisionnement affecté. Le pictogramme en tête de ligne est vert.
_L'exemple ci-dessous concerne un article à réapprovisionner en mode "automatique".Il y a un besoin de 5 pièces. Sur ces 5 pièces à couvrir, il y en a 1 en stock et 4 à réapprovisionner._
!worddavff918eecc5fedfb84deb7df8c0d2887d.png|height=22,width=838!
*Qté en DA* / *Qté en OA* : quantité de cette ligne de besoin passée en demande d'achat ou en appel d'offre. 
*Qté consommée* : quantité sortie du stock pour cette ligne de besoin.
 
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!worddav0f69b9eb737c9a4219dc6208469e75ca.png|height=30,width=30! _Pour générer les commandes et OFs affectées, vous avez plusieurs solutions :- En lançant le CBN, une option propose d'affecter les réservations mais cette option est actuellement gelée. Elle pourrait être réactivée en surcharge._ 
 _- Passer une commande fournisseur par le CBA : menu *Outils* - *Commande Achat* ou bouton \[{*}Commande Achat{*}\]. Dans ce cas, le pictogramme en tête de ligne est orange puisque les articles sont en cours d'approvisionnement mais pas encore en stock._   _Les commandes sont visibles sous le tableau, dans l'onglet "Achat" :_ !worddavbccbeec3c7e0573ded2b8519a704e0b6.png|height=73,width=341!
!worddav0f69b9eb737c9a4219dc6208469e75ca.png|height=30,width=30! _Pour affecter du stock ou un approvisionnement aux couvertures, vous avez plusieurs solutions._
_- Réserver sur une ventilation à partir du CBA (clic-droit) ou à partir du superviseur logistique_
_- Une réception de commande fournisseur ou une entrée de fin de cycle sur un approvisionnement réservé affecté à une couverture générera systématiquement une réservation affectée sur stock sur la couverture._
_- Passer le traitement de génération des réservations affectées sur stock transverse. Accessible pour le menu « commerce et logistique », « stock », « réservation », « génération des réservations affectées ». Ce traitement ne traite que les lignes de besoins dont le champ « affectation automatique » est actif et ne traite que la réservation sur stock._
!worddav92ba981d105fc81b1d2cd47bff63e83e.png|height=30,width=30! Rappel : il n'existe pas de réservation sur les DA ou les AO. Les couvertures faisant l'objet d'une DA ou d'un AO n'ont pas d'indicateur ou d'état dédié.
!worddav92ba981d105fc81b1d2cd47bff63e83e.png|height=30,width=30! Réserver une couverture de besoin à une ventilation du portefeuille n'implique pas de contrôle entre le délai demandé/accepté de la ventilation et la date de besoin de la couverture.

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Détail sur les dates

Les colonnes « dates »

La date besoin : reprise du délai demandé de la ligne de besoin qui suit les règles suivantes. Le délai demandé d'une ligne de besoin exploite la date début planifiée à laquelle est retranché le délai de couverture associé au type d'élément. S'il n'existe pas de date début planifiée, c'est la date début prévue qui est exploitée. Et si ces dates sont inexistantes ou antérieure à la date du jour, c'est elle qui est prise en dernier ressort.
La Date calculée : Exploite les dates débuts de l'élément : dans l'ordre date planifiée, sinon date prévue, sinon date d'échéance, sinon date du jour. Elle est présente à titre d'information.
Le Délai de couverture : égal à la date de besoin.

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• Lancement d'un OF => c'est la date de fabrication au plus tard qui est proposée
• Lancement d'une commande => c'est la date de réception attendue
• DA/AO => c'est la date de l'entête de l'AO, au niveau du délai demandé.
• Vu du besoin de la couverture d'affaire par le CBN à la date besoin.
• Vu par le superviseur logistique ou le traitement de génération des réservations affectées.

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Pour réapprovisionner les articles

Lorsque des références ne sont ni en stock, ni réservées sur commande ou prévues en fabrication, vous pouvez piloter leur réapprovisionnement en générant demandes d'achat, appels d'offre, commandes d'achat ou ordres de fabrication.
Quelle que soit la méthode choisie, la procédure est toujours la même :
Sélectionnez la/les ligne(s) concernée(s) => petit pictogramme de sélection dans la colonne gauche visible.
Cliquez sur l'un des boutons suivants. Ils sont accessibles lorsque le pictogramme de début de ligne est rouge.

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La création d'une commande depuis les besoins permet de transformer la ou les lignes sélectionnées en autant de commandes qu'il y a de fournisseurs habituels.
Les quantités passent en "Qté réservée affectée cde/fab".
A noter : pour pouvoir créer une commande d'achat, le besoin doit avoir une quantité restant à approvisionner, d'une part, et l'article doit être associé à un fournisseur habituel, d'autre part.
L'écran de création des commandes d'achat s'inspire fortement de l'écran d'arbitrage de la contremarque. Deux tableaux horizontaux se présente, le tableau supérieur présentant les références articles et le tableau inférieur les fournisseurs sélectionnés (habituel et référencé) avec la liste de leurs commandes en cours.
L'arbitrage consistera à choisir le fournisseur pour lequel la commande va être générée ou si la ligne à créer va rejoindre une commande déjà existante.
Attention au délai demandé qui contrôle la ligne de l'article en modification. De plus, le prix d'achat du fournisseur sélectionné (habituel par défaut) va s'afficher. Au clic droit sur la ligne article, plusieurs traitements sont accessibles pour appliquer ou non les contraintes fournisseurs, réinitialiser les conditions si des changements ont eu lieu.
De même, le clic droit sur le tableau des fournisseurs permet le sélectionner ou non dans la liste, de visualiser les commandes, de restaurer ses conditions, voire de rajouter un fournisseur dans la liste.
La création de la ligne ou d'une nouvelle commande s'opère à la validation de l'écran. La ligne de commande contiendra le numéro d'affaire et contiendra une réservation affectée à la couverture du besoin.

• Créer un ordre de fabrication

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A noter : Le superviseur logistique est accessible sur tous les clics droits du superviseur des besoins. Il permet de visualiser les lignes des couvertures d'affaires et d'arbitrer manuellement les réservations.

• Conséquences en Gestion commerciale

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1 - Depuis l'administration de l'affaire, sélectionnez le menu Affichage – Compteurs – Couverture du besoin. C'est donc un indicateur de nombre de couverture qui s'affiche mais il ne permet d'en apprécier la nature, l'avancement.
2 - Depuis l'administration d'affaire, affichez la barre de progression des couvertures en sélectionnant l'option dans le menu Affichage – Graphique avancement besoin. Si la colonne ne s'affiche pas dans l'arbre des éléments, la sélectionner à partir du bouton « engrenage » accessible à l'extrême droite du tableau. Cette barre ne s'affiche que sur demande et nécessite systématiquement un calcul d'avancement car les données ne sont pas stockées et doivent être recalculées. A ce titre, le survol du bouton calcul d'avancement précise la date du dernier calcul. La barre présente une indication et non des valeurs absolues => les quantités sont agrégées selon le niveau de l'arbre et les quantités additionnées peuvent être sur des unités hétérogènes.

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L'exploitation des réservations affectées

La gestion des stocks dans une entreprise qui gère de multiples affaires, un service de négoce, qui produit des éléments dans une logique « standard » à l'OF implique des arbitrages dont les règles peuvent s'avérer complexes.
En outre, les traitements de génération de réservation existent à plusieurs niveaux dans l'ERP :

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Si le traitement travaille sur les réservations affectées en stock, le portefeuille d'approvisionnement n'est pas exploré.
De même, le traitement ne génère pas de réservations affectées à partir de réservation non-affectées à l'identique du traitement de génération des BPs.
Les BPs ne sont pas contrôlés => l'utilisateur devra prendre garde à ses choix lors du lancement. En effet, le risque peut être de supprimer des réservations affectées sur des BPs et que ces BPs se voient devenir orphelins de leurs réservations.

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La liste à servir

Affaires - Impression des listes à servir à l'affaire
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit - "Fabrication" - "Imprimer liste à servir"
C'est un document qui sert à la préparation des composants à sortir. Les éléments figurant sur cette liste à servir sont les lignes de besoin, indépendamment de leur couverture.
Si une couverture existe avec une réservation sur stock, l'information quantitative est mentionnée. Si la réservation est affectée sur stock, le détail de la ventilation à préparer est mentionné, avec emplacement, élément de traçabilité.
La liste à servir présente un code barre qui est celui de la ligne de besoin : il pourra être exploité lors de la saisie des consommations en atelier.

Les couvertures ne sont pas des commandes internes. Elles ne sont pas exploitables dans un traitement de bons de préparation comme il en existe en gestion commerciale.
La liste ne s'exécute que pour l'élément sélectionné, par pour la branche en lancement par clic-droit depuis l'administration d'affaire.
Attention, les impressions lancées à partir du menu disposent d'options non accessibles par le lancement tunnel par clic-droit sur l'élément d'arborescence. Par exemples :

• La présence des codes à barres est une option sur les impressions lancées du menu ;
• La présence des composants issus d'OF est une option singulière du traitement lancé par le menu.
• Plusieurs éléments pourront figurer sur la liste à servir, un élément par page (pas de regroupement des besoins par référence par exemple).

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PDP et gestion à l'affaire

Le Plan Directeur de Production est historiquement l'outil qui permet :

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Une option au lancement permet de prendre en compte ou non les lignes de besoin qui sont couvertes : cela implique donc que le CBA ait été exécuté sur les affaires à prendre en considération.
Dans l'analyse du PDP, une nouvelle colonne concentre les consommations futures liées aux couvertures des besoins d'affaire.

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Gestion des consommations sur affaire

Saisies - Saisies sur éléments - Saisie des consommations affaire
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit - "Suivi" - "Saisie des consommations"
Affaires - Calcul des besoins des affaires - Sélection d'une ligne de besoin - Clic droit - "Saisie des consommations"
Les consommations sur affaires permettent de sortir "physiquement" les articles du stock, qu'ils soient réservés / affectés ou non.
Le principe de fonctionnement est identique à celui de la sortie de composants sur les OFs.
Cette fonction permet à la fois de sortir les besoins "Articles" et les éléments-fils de l'élément sélectionné.

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Description de l'écran "Saisie des consommations affaire"

La première partie permet d'identifier l'affaire et l'élément concerné.
Le tableau contient les lignes de consommation proposées.
Vous pouvez interagir avec les lignes :
Pour rafraîchir la liste des consommations.
Pour modifier la quantité à sortir.
Pour ajouter une consommation.
Pour supprimer la ligne de consommation. Elle sera proposée à la prochaine ouverture, le besoin n'est pas impacté.
Pour ajouter un commentaire sur la sortie.
Pour accéder au mode fiche. Obligatoire pour valider la sortie.
A noter : si la ligne pose un problème, un "!" la précède. Vous trouverez la raison du problème dans la colonne "Commentaire de la génération".

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Saisie d'une consommation

Les BLs internes de consommation

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Affaires - Administration des affaires – Saisie des consommations
Tout comme les programmes de production, c'est par le paramétrage de l'écran de saisie de consommation qu'il est possible de mettre le focus à l'ouverture de l'écran sur la zone de lecture du code à barres. Menu « F4 » puis paramétrage à « 2 ».
La saisie du code barre permet d'accéder immédiatement à la consommation de la ligne. L'écran présenté est celui de la consommation mode bureau.
A l'issue de la consommation, retour en saisie de code à barres.

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Consommer un produit fabriqué à l'affaire

La consommation d'un article fabriqué, ayant fait l'objet d'une fin de cycle d'un OF attaché à un élément d'affaire peut se faire de trois manières différentes :

• Par le biais d'un BL si l'élément est de type 'TEC' (voir paragraphe dédié)
• Par le biais d'une post-consommation si l'article est paramétré dans ce sens (voir paragraphe dédié)
• Par le biais d'un suivi de consommation :
  • Si et seulement si le type d'arborescence accepte les consommations et le type d'élément présente l'option « générer automatiquement le besoin de l'élément ». En effet, la consommation d'un OF s'exécute à partir de son élément père, et consommera la ligne de besoin associée à l'élément fil généré par le paramétrage préalablement précisé.
    • Il suffit pour cela qu'une DT existe (avec ou sans OF)
    • Il faut une quantité sur la ligne de besoin liée à l'élément
      • Soit alimentée manuellement
      • Soit alimentée par le CBA

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Paramétrer la post-consommation

C'est la possibilité de consommer immédiatement et automatiquement un article sur affaire dès sa réception ou une fin de cycle. Le principe de fonctionnement est celui du scrutateur. En effet, ce dernier observe si la ligne de besoin dispose d'une couverture :

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Une réception ou une fin de cycle sur une couverture de besoin disposant d'une réservation affectée les transforme en réservation sur stock identifiée comme tel : CE6 sur MRES = C.
Le scrutateur travaille exclusivement sur ces réservations où CE6 = C et générera automatiquement le BL interne associé à sa consommation sur affaire.
Affaires - Utilitaire – Scrutateur des consommations d'affaire
Le scrutateur vise les réservations : il présente la possibilité d'activer un fichier log pour tracer les opérations traitées, ScrutateurConso.txt dans le répertoire DivaltoLog. Tout comme les autres scrutateurs, sa fréquence d'observation peut faire l'objet d'un paramétrage.
A noter : dans la version à venir, seul les articles qui disposeront d'une case à cocher « post-consommation » pourront être traités par cet automatisme.

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Les pièces des arborescences de type « TEC »

Les enjeux des mouvements de stocks et des pièces au niveau des élément sont multiples :

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3 - les lignes de besoins ajoutées manuellement (toujours au niveau du champ 'origine' de la ligne de besoin) apparaissent dans la liste pour être mouvementés par le BL sous le second niveau de chapitre. Les articles d'origine 'composant' n'apparaîtront pas et devront être traité par un autre biais.
Sur ce type de pièce, les règles de gestion de stock doivent être respectées (emplacement, traçabilité, etc)
Une facture pourrait être émise à partir du BL généré. Dans quel cas, émise sans plan de facturation, la facture apparaît dans la synthèse budgétaire dans une rubrique « hors budget ». Mais elle ne sera visible à partir de l'élément, notamment depuis l'onglet « facturation » qui n'est alimenté qu'à partir des factures générées par les outils dédiés.
Important : les BLs des arborescences TEC ne sont pas vues comme des consommations. Elles valorisent bien la synthèse budgétaire mais le CBA ne les voient pas comme des consommations : il en est de même pour la barre d'avancement des consommations.

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La planification des affaires (principe)

Les fonctions de planification constituent la clé de voûte de l'ensemble des données des affaires.
La planification des affaires permet d'effectuer les actions suivantes :

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• Un planning de Gantt / Superviseur de planning ;
• Une visualisation de la charge des affaires.

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Les éléments planifiables

La planification concerne :

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Important : la durée totale d'une activité est fonction du nombre d'élément et du type de quantité associé à chaque ligne !! ce qui n'est pas le cas pour le budget qui doit avoir date début et fin et donc qui l'exempt de ce mécanisme de calcul dans la représentation Gantt.

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Le superviseur de planning

!worddav3652c3493c3320971349fc2e7d82b6a9.png|height=30,width=30! *_Affaires > Zoom Affaire > Bouton \[Planning\]_*
!worddav3652c3493c3320971349fc2e7d82b6a9.png|height=30,width=30! *_Affaires > Administration des affaires > Clic droit - Planification - Afficher planning ou_* !worddav1ea5e9ed6dc0b4aab7db773bcc5783a5.png|height=28,width=35!
!worddav3652c3493c3320971349fc2e7d82b6a9.png|height=30,width=30! *_Affaires > Planning des affaires_*
Le planning offre une vue exhaustive de l'ensemble du projet.
Il s'appuie sur les *+dates planifiées+* des éléments de l'affaire, ainsi que sur l'ensemble des données périphériques de ses contenus. 

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1. Les éléments d'affaire.Ils sont entourés de crochets et sont les conteneurs des autres entités. S'ils n'ont pas de contenu rattaché, ils s'affichent sous forme de segments de planification unitaires.
2. Les activités par élément.
3. Les événements de CRM par élément.Pour modifier les dates d'un événement il suffit de déplacer, allonger ou rétrécir ce dernier. Un double-clic permet d'accéder au module CRM (double-clic sur l'événement).
4. Les budgets.Tout ce qui est chiffré peut avoir une date de début et une date de fin. Exemple : les études d'implantation. Il peut donc être intéressant de les voir figurer sur le planning afin d'anticiper la charge budgétée. Des ressources pourront ensuite être affectées aux budgets.
5. Les pièces commerciales.Qu'il s'agisse de devis, commandes, factures, toutes les pièces sont visibles sur le planning. Un double-clic sur une pièce l'ouvre en mode consultation.

• Les mouvements de pièces sont affichables si cette option est activée dans le menu Affichage – visualisations.

1. Les ordres de fabrication.Un double-clic sur un OF l'ouvre en mode consultation.

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A noter : si des ressources sont affectées à des budgets et des collaborateurs sont affectés à des activités, la charge induite par la manipulation de la barre de planning est mise à jour en temps réel. Seule la durée est modifiée, l'effort à fournir (temps prévu) n'est pas modifié.

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Gérer les liens planifiés

!worddav3652c3493c3320971349fc2e7d82b6a9.png|height=30,width=30! *_Affaires - Administration des affaires - Onglet Activités ou Budgets - Clic droit sur une activité ou une ligne budgétaire_*
!worddav3652c3493c3320971349fc2e7d82b6a9.png|height=30,width=30! *_Affaires - Planification d'affaires - Superviseur des liens d'entités planifiables_*
!worddav3652c3493c3320971349fc2e7d82b6a9.png|height=30,width=30! *_Affaires - Planification d'affaires - Planning des affaires - Bouton \[Administrer les liens\]_*
 
Les liens sont des dépendances, ou contraintes, entre des items affichés sur le planning.
Ils seront visibles et modifiables depuis le planning.
Il existe plusieurs types de liens :

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C'est également la seule façon de les supprimer.
A noter : vous pouvez accéder au planning sur les entités concernées par le lien en cliquant sur l'icône .

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Clichés Gantt

Affaires – Administration des affaires – menu interrogation – dernier cliché Planning ou historique planning
Il est possible de consulter rapidement le dernier cliché Gantt enregistré sur l'affaire, ou d'accéder à l'historique des plannings qui permettra de retrouver tous les clichés successifs. Un cliché Gantt est une image fidèle de l'objet planning original, mais n'est pas modifiable. L'accès aux détails de chaque élément reste possible sauf en cas de suppression postérieure à l'enregistrement.
En tant qu'image, un cliché n'a pas vocation à repositionner automatiquement toutes les entités de l'affaire selon l'état du cliché à une moment donné.

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Planifier avec les outils de la gestion à l'affaire

Principes de fonctionnement

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C'est le calendrier de la ligne cochée du tableau des ressources qui pilote l'activité du Gantt lors des manipulations de glisser-déposer.
A noter : Les budgets sont visibles dans le Gantt lancé en tunnel (hors menu) : Mais ils ne le sont pas dans le plan de charge qui devra lui être lancé depuis le menu pour les considérer.
A noter : pour replanifier, deux alternatives => déplanifier pour supprimer les dates planifiées et relancer la planifcation. Sinon opérer un décalage planning selon le besoin.
La planification d'une activité prend toujours en référence le temps prévu et la date début prévue de l'activité et s'il n'en existe pas, la date début du traitement de planification, indépendamment des saisies de temps passés.

Magnétisme sur le Gantt

Un « magnétisme » permet de positionner les activités dans le planning selon une grille de temps dont la maille est paramétrée dans le dossier, onglet « option », zone « grille de temps ».
Ce paramétrage permettra aussi une exploitation par le moteur de planification qui utilisera cette valeur comme un « multiple de ».

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Le plan de charge

!worddav3652c3493c3320971349fc2e7d82b6a9.png|height=30,width=30! *_Affaires - Planification d'affaires - Plan de charge des affaires_*
!worddav3652c3493c3320971349fc2e7d82b6a9.png|height=30,width=30! *_Affaires - Planification d'affaires - Planning des affaires - Bouton \[Accès plan de charge\]_*
Piloté par le planning, le plan de charge fait état des disponibilités des ressources de l'entreprise, qu'elles soient affectées aux affaires quel que soit son état, ou aux ordres de fabrication.
Il est alimenté à partir des taux de charge des ressources/collaborateurs/matériel respectivement associés aux budgets et activités planifiés, ou encore aux séquences d'OFs.
La capacité disponible de chaque ressource/collaborateur est issue du calendrier de la ressource/collaborateur/matériel.
!worddav0f69b9eb737c9a4219dc6208469e75ca.png|height=30,width=30! *_A noter :* après toute modification, vous devez rafraîchir le plan de charge._
!worddav0f69b9eb737c9a4219dc6208469e75ca.png|height=30,width=30! *_A noter :_* _les ressources et collaborateurs sont communs aux OFs et aux activités et leur charge peut être appréhendé par le plan de charge. Toutefois, même si les matériels et les postes de travail peuvent être reliés par les fonctions de la GRM, la charge des OFs sur les postes de travail n'est pas remontée dans le plan de charge de la gestion à l'affaire._
!worddav0f69b9eb737c9a4219dc6208469e75ca.png|height=30,width=30! *_A noter :_* _le plan de charge s'analyse en global pour toutes les affaires de l'entreprise : c'est ce que permet son lancement depuis le menu. Le plan de charge lancé à partir d'une affaire ne présente que les éléments de charge propre à l'affaire !_
Plus précisément, le plan de charge concerne :

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• Les budgets :
  • A partir du moment où l'unité du budget est une unité de temps,
  • La charge est appliquée sur la ressource associée à la ligne de budget, héritée du code budget. La charge globale agrégeant la charge de l'ensemble des ressources est visible au niveau « toutes les ressources »
• Les activités :
  • La charge apparaît sur les collaborateurs, les contacts et les matériels associés à l'activité ;
  • Le champs « taux de charge » positionné sur les ressources d'activité est un « coefficient de répartition de la charge ». Le temps prévu total de l'activité est un effort qu'il faut obligatoirement répartir et affecter intégralement sur les collaborateurs et les contacts, qu'il y en ait un ou plusieurs :
    • S'il y a qu'un collaborateur, peu importe le taux ou coefficient mentionné : la charge doit être intégralement affectée => donc un seul collaborateur quel que soit son taux prend toute la charge ;
    • S'il y a plusieurs collaborateurs/contacts mentionné sur une activité, la répartition se fait selon la formule suivante :
      • Charge du collaborateur/contact = tps prévu * taux du collaborateur-contact/(somme des taux de toutes les lignes de collaborateurs-contacts)
    • A l'inverse, les matériels prennent chacun la charge représentée par le temps prévu de l'activité, le taux n'ayant aucun impact.
  • Les ressources agrègent les charges des collaborateurs et le plan de charge présente les ressources et les collaborateurs de manière arborescente, jusqu'au niveau « toutes les ressources » de manière à apprécier la charge globale.

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Critères de sélection

Avant d'afficher le plan de charge, de nombreux filtres sont proposés à partir du lancement du traitement par le menu :

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Une fois le plan de charge affiché, les ressources sont regroupées par typologie, selon une logique arborescente.

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Navigation dans le plan de charge

L'écran du plan de charge présente deux onglets pour appréhender l'analyse de la charge par plusieurs modes : chaque onglet présente des informations soit globales soit détaillées sous la forme de deux zones superposées horizontalement.
L'onglet "Charge globale" affiche

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Lorsque vous double-cliquez sur une ressource à partir de l'onglet « Charge globale », vous affichez les activités dont elle est chargée en basculant systématiquement sur le second onglet « charge ressource».
Vous avez la possibilité d'accéder au planning pour modifier les activités / budgets.
Mode de prise en compte des opportunités :
La prise en compte des opportunités dans le plan de charge est conditionnée aux choix de paramétrage dans le dossier.

Pas de prise en compte : ils n'entraînent pas de charge.
Prise en compte au prorata du taux de réussite
Prise en compte complète
Niveau de charge :
Le code couleur qui caractérisera le franchissement de seuil est fonction du niveau de charge défini sur le dossier. Cette couleur est visible sur les histogrammes et le calcul de disponibilité.
A noter : le taux de charge maximum de 100 % est modifiable par développement spécifique (surcharge).

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Calendriers

Les calendriers de toutes les ressources sont pris en compte : internes et externes, de même que les matériels.
Pour les externes, un calendrier est défini pour chaque tiers, et décliné par contact.

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Les retards

Tout ce qui est planifié dans le passé et non terminé, s'affiche sur la première période.

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Boutons et icônes

Pour faire défiler les ressources.
Pour développer / réduire le nœud.
Pour recharger le plan de charge.
Pour afficher les items de planning sur lesquels la ressource est affectée ou l'activité sélectionnée depuis la liste du bas (Onglet "Charge ressource").
Pour sélectionner l'échelle d'agrégation des données.
Pour faire défiler les périodes (onglet "Charge Ressource").
Pour afficher l'administration des affaires sur l'item sélectionné. Également accessible par double-clic depuis l'onglet "Charge Ressource".
Pour accéder aux temps saisis sur l'activité sélectionnée dans la liste du bas (onglet "Charge Ressource").

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Interaction entre planning et plan de charge

L'appel du plan de charge à partir du planning permet par un dialogue inter-tâche, de visualiser immédiatement l'impact sur la répartition de la charge de toute manipulation graphique des activités.
Le plan de charge appelé après sélection d'une activité, ne présente que la charge des ressources affectées : dynamiquement, en fonction de l'élément courant sur le planning et des manipulation graphique de l'activité, on ne visualise que les ressources sollicitées et les impacts immédiats sur le plan.

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EXPORT TABLEUR

Un tableau 'Charge globale' peut être exporté (Mode réel/prévisionnel ou mode RàF => attention au code couleur si mode RàF car reprise code couleur du mode réel/prévisionnel)

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Exploiter le plan de charge avec les codes ressources

Les étapes de planification peuvent varier selon les organisations. Certaines, avant d'affecter les collaborateurs aux activités, ont besoin d'apprécier plus globalement la charge de l'entreprise ou des services.
Le plan de charge exploite le code ressource non pas uniquement comme un niveau de regroupement mais comme une ressource en tant que telle, qui peut être interprétée comme un « reste à affecter ». En effet, l'utilisateur qui doit affecter ses collaborateurs aux activités pourra voir les activités qui pointent encore sur un code ressource car ce dernier est dupliqué sous lui-même. S'il a de la charge, c'est qu'il y a un « reste à affecter » à un collaborateur. La capacité d'un code ressource sera égale à la somme des capacités des collaborateurs attachés. En cas de code ressource sans collaborateur, sa capacité sera celle de son calendrier multiplié par le nombre de ressources.
Exemple :
Soit une activité de 100h de BE à planifier sur les ressources et in fine sur les collaborateurs
La ressource BE est composée de deux collaborateurs Collaborateur_BE1 Collaborateur_BE2
Etape 1 :
A J-2 mois, le responsable planification anticipe par un calcul des charges sur le service BE.
L'activité de 100h charge par défaut la ressource BE paramétrée sur le code budget.
Présentation de l'arborescence et des charges
Toutes les ressources => 100h

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• Niveau agrégé BE => 100h
  • Niveau reste à affecté BE => 0h
  • Niveau collaborateur_BE1 => 50h
  • Niveau collaborateur_BE2 => 50h

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L'ordre de travail

Affaires - "Impression des ordres de travail à l'affaire"
Affaires - Administration des affaires - Clic droit - "Fabrication - Imprimer ordre de travail"
Affaires - Administration des affaires - Onglet Activités - Clic droit sur une ligne d'activité -"Imprimer l'ordre de travail"
 
Alors que l'ordre de fabrication repose sur une donnée technique, l'ordre de travail porte sur les besoins et les activités. C'est lui qui instancie le travail auprès des équipes opérationnelles.
L'entête reprend les données générales de l'affaire et de l'élément. Les lignes sont composées des activités de l'élément pour lequel le traitement est lancé et de la liste des ressources associées.
L'ordre de travail possède un code barre pour l'identifier. Les lignes d'activités elles-mêmes sont dotées d'un code barre pour la saisie des temps.

L'ordre ne s'exécute que pour l'élément sélectionné, par pour la branche.
Attention, les impressions lancées à partir du menu disposent d'options non accessibles par le lancement tunnel par clic-droit sur l'élément d'arborescence. Par exemples :

• La présence des codes à barres, notes, ressources ou même des besoins sont des options sur les impressions lancées du menu ;
• Plusieurs éléments pourront figurer sur l'ordre de travail, un élément par page (si les besoins sont imprimés, ils figurent sous l'ensemble des activités et des ressources si elles sont imprimées)

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Saisir les temps passés

Saisies - Saisies sur éléments - Saisie des temps sur activités (GPA)
Affaires - Administration des affaires - Onglet "Activités" - Double-clic sur une activité ou une ressource
Affaires - Administration des affaires - Clic droit sur un élément de l'arborescence - Suivi - Saisie des temps
 
Il s'agit ici de déclarer ses temps passés sur une activité de l'affaire, chaque activité étant rattachée à un élément de l'affaire.
La logique est donc qu'en amont, les activités aient été définies au niveau des éléments. Il est néanmoins possible de déclarer des temps passés sans lien avec des temps prévus.
Plusieurs modes de saisie des temps sont envisageables selon les usages et les conditions :

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La saisie des temps se donne comme objectif central de déterminer le coût de revient réel de l'affaire. A ce titre, la saisie des temps ne se substitue pas à un outil de gestion des présences ou de contrôle au regard des absences programmées.
A noter : pour bloquer la saisie des temps sur une affaire, il faut désactiver « temps passés de Divalto Affaire » de l'onglet « identifiant » du zoom affaire.

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La saisie de temps

1. Choisissez dans le menu général Saisies, la commande Saisies sur éléments - Saisie des temps GPA.
A noter : un certain nombre de colonnes est affiché par défaut. Vous pouvez en ajouter ou en masquer en cliquant sur l'icône en forme d'écrou situé en haut à droite du tableau de saisie.
2. Compléter votre période de saisie.
3. Activez la saisie via la touche <INSER> ou le bouton .
4. Saisissez le temps passé, puis tabulez.
5. Saisissez le code affaire (obligatoire) ou tapez <F8> pour le sélectionner dans la liste. <F12> pour valider la sélection. Tabulez.
6. Tapez <F8> pour le sélectionner l'élément d'affaire concerné depuis l'écran d'administration de l'affaire. <F12> pour valider la sélection. Tabulez.L'élément n'est pas obligatoire. S'il est ignoré, il est positionné sur l'élément racine de l'arbre d'affaire.
7. Tapez <F8> pour afficher la liste des activités associées à l'élément d'affaire ou <MAJ>+<F8> pour afficher toutes les activités, puis rapatriez celle qui vous concerne par <F12> ou . L'activité est obligatoire.
8. Modifiez éventuellement la désignation (par défaut composée du libellé de l'activité + "pour" + le libellé de l'élément).
9. Modifiez si besoin le statut de la ligne. Il permet d'indiquer le stade d'avancement de l'activité au moment de la saisie des temps. Par défaut, il correspond au statut actuel de l'activité. L'impact sur l'activité dans l'affaire est immédiat.
A noter : le domaine est facultatif ; le client indiqué est le client principal de l'affaire ; le critère "Facturable » permet de gérer la valorisation d'éléments d'affaires au réalisé facturable.
10. Confirmez / modifiez le code utilisateur. Validez.
A noter : lorsque les temps réels sont saisis, la colonne "Temps réalisé" de l'onglet "Activités" de l'élément concerné est mise à jour automatiquement.

A noter : simultanément, le planning affiche une barre de progression sous l'activité, permettant de comparer le temps réalisé et le temps prévu.

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Note sur ligne de temps

Pour initialiser le texte de la ligne de temps, il est possible de paramétrer un texte préenregistré lié au code activité.
AncreParamétrage_texte_pré-enregistréParamétrage_texte_pré-enregistré
Ainsi, lors de la saisie de temps sur l'activité, après la saisie sur un jour de la semaine, la note s'ouvre automatiquement.

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Actions possibles

Ajouter une ligne de temps (<INSER>) :
La modifier (<F4>) :
La supprimer (<SUPPR>) :
La copier et la coller (<CTRL><C> et <CTRL><V>) :
Accéder au détail de la ligne (<F6>) :
Afficher la boîte de dialogue de sélection de période :
Ajouter notes et PJ (<MAJ><F6> / <CTRL><F6>) : !worddav1f83d8a884491c55327006ca77d7fb2b.png|height=24,width=26!A utiliser pour ajouter des CR d'intervention, de prestation, etc.
Exporter vers un tableur (<CTRL>+<R>) :

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 Saisie en mode grille

Image Added Saisies - Saisies sur éléments - Saisie des temps sur activités (mode grille)
La philosophie du mode grille est le pointage rapide, journée par journée.
Le principe de la grille consiste à positionner la période en colonnes (en l'occurrence, les jours) et en ligne seront chargées et ajoutées les activités sur lesquelles (ou non en cas d'ajout) le collaborateur est affecté.
La saisie est initialisée par un écran de sélection activable ou non où l'utilisateur précisera :

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A noter : le contrôle de la saisie se fait par cellule, mais pas sur l'ensemble d'une journée. C'est le paramétrage du dossier qui permet de déterminer la durée « maximale » d'une saisie.

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Avancement des activités

Le stade d'avancement des activités est visible :

...

A noter : C'est la durée totale qui conditionne la barre d'avancement, qui prend en compte le nombre d'élément et le type de quantité de la ligne d'activité.

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Import de temps d'affaire

Un type de dataset permet d'importer des saisies de temps passés à l'affaire. Un fichier .DHUB au format xml décrit les temps passés. Les temps sont importés dans le suivi des temps d'affaire par l'automate (scrutateur dédié du datahub).
Voir la documentation technique 'Divalto Datahub et pivot.docx' pour plus de détails.

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Détails du fichier XML

Le tableau suivant indique le format de balisage XML attendu
Les types traités sont :

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La colonne indique si la balise et sa valeur sont obligatoires ou non. 'Rec' signifie 'Recommandé' pour un traitement total automatique
REGLES IMPORTANTE DE VISA :
Une option du dossier indique si un VISA est nécessaire avant import

NOTE 1 : La première recherche s'effectue Numéro d'élément – Indice affaire (le code affaire est informatif dans ce cas). Si le Numéro d'élément n'est pas renseigné la recherche s'effectue par Code affaire et Numéro de point. Le numéro d'élément OU le numéro de point sont obligatoires.
NOTE 2 : La clé unique est activno. Si ActivNo et collaborateur renseigné, on cherche GpaActivRes

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Saisie

...

des

...

temps

...

atelier

...

Saisies - Saisies sur éléments - Saisie des temps atelier
La saisie des temps atelier permet à un utilisateur de saisir des temps sur des activités d'affaire avec une ergonomie dédiée, minimisant l'utilisation de la souris et idéale sur écran tactile.
L'interface IHM est semblable à celle de la saisie atelier production.
L'écran permet de saisir l'affaire, l'élément d'affaire et l'activité afin de saisir du temps.Comme pour la saisie atelier, il est possible de s'identifier par un code à barres.
Il est également possible de pointer du temps sur une activité non prévue.
Le temps saisi sera enregistré comme un DataSet qui sera traité par l'automate DataHub (voir paragraphe précédent).
L'impression de l'ordre de travail depuis l'arborescence intègre dorénavant systématiquement le code à barre de l'activité ainsi que le code barre de l'élément.
Tout comme les programmes de production, c'est par le paramétrage de l'écran de saisie de consommation qu'il est possible de mettre le focus à l'ouverture de l'écran sur la zone de lecture du code à barres ou non. Menu « F4 » puis paramétrage à « 2 ».

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Autorisation

...

saisie

...

des

...

temps

...

Afin de pouvoir restreindre la saisie des temps Afin de pouvoir restreindre la saisie des temps à des périodes autorisées, trois types d'autorisations sont à prendre en compte.

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Enfin, s'il n'existe pas de date d'ouverture sur l'affaire, c'est la date du dossier qui est exploitée.

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Superviseur

...

des

...

temps

...

Saisies - Saisies sur éléments – Superviseur des temps
Ce programme est adapté à la supervision des temps et à leur validation : il va permettre de contrôler la bonne saisie des temps en permettant de multiples regroupements et en automatisant les changements de statuts des temps saisis. Il permet enfin de présenter des lignes de temps colorisées selon leur statut.

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• Par collaborateur
• Par semaine,
• Par mois,
• Par affaire,
• Par élément,
• Par statut,
• Par statut maître,
• Par activité.

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CHANGEMENT DE STATUT

Après marquage des lignes concernées, vous pouvez appliquer un changement d'état conformément aux statuts de temps paramétrés.
Si plusieurs statuts sont définis sur un même statut maître, le choix est proposé dans une fenêtre de sélection :

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Un widget a été ajouté pour obtenir la liste des temps à valider, en tant que manager des utilisateurs : le clic sur une ligne permet d'accéder au superviseur en mode piloté.

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Introduction à la saisie des temps « unifiée »

Affaire - Utilitaires – Saisie de temps unifiée
En situation opérationnelle, notamment en atelier, différents ordres vont cohabiter : les OFs et les ordres de travaux.
C'est donc un point d'entrée unique qui est ici présenté de manière à permettre à un opérateur de lire le code barre de son ordre dans un espace unique pour après être orienté vers le programme correspondant de saisie de temps en atelier.
Plusieurs codes à barres sont exploitables au niveau des ordres de travail :

• Code à barres sur les éléments, dans quel cas l'utilisateur devra remplir les lignes intégralement.
• Code à barres des activités dans quel cas la ligne est préremplie avec les données de l'activité.

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Gestion du reste à faire

Périodiquement, l'évaluation du budget restant à dépenser, du temps restant à passer par activité et des approvisionnements à réaliser est à mener dans le cadre du pilotage de l'affaire.
Simplement, ce qu'il reste à faire peut correspondre à ce qui est prévu moins ce qui est réalisé : mais il s'avère qu'il faut tenir compte des révisions régulières que nous nommons Reste à Faire et qui permet de reprojeter le projet avec des nouvelles données tenant compte de ces révisions.
Le reste à faire s'apprécie assez instinctivement au niveau des activités => prévu 100h, 40h passées, mais il ne reste pas 60h à réaliser comme le voudrait la théorie, mais 90h au regard d'imprévus ou d'aléas.
Mais le reste à faire peut aussi s'apprécier sur le budget et les approvisionnements.

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Accès au reste à faire

Affaires – Affaires - Administration des affaires – Reste à Faire
Affaires – Affaires – Zoom Affaires – Reste à Faire
Affaires – Saisies – Saisies sur éléments – Saisie du Reste à Faire
Le Reste A Faire (RAF) fonctionne de la façon suivante :

...

Ainsi, cette fonction va permettre de saisir le reste à faire sur les éléments d'une affaire et ce à une date donnée car chaque saisie du reste à faire sera historisée ; la saisie du reste à faire est une fonction qui prolonge et perfectionne la saisie des temps passés.
Le reste à faire saisi pourra être nul : dans ce cas, on considérera qu'il n'y a plus rien à faire sur l'activité, besoin et/ou budget concerné.
D'ailleurs, par le reste à faire, on peut « clôturer » des activités en spécifiant qu'il n'y a justement plus rien à faire !

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Initialisation

Vous avez la possibilité d'initialiser au départ le RAF à partir du prévu.
Sur l'élément d'affaire, clic droit :

Vous pouvez sélectionner les types de RAF à prendre en compte parmi Budget/Besoin/Activité Le traitement est récursif sur la branche sélectionnée.

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La saisie du RAF

La saisie du raf se fait périodiquement (tous les jours si besoin) : la saisie propose l'affaire et la date sur laquelle saisir le RAF (si lancé depuis le menu général, sinon la saisie se fait à la date du jour).
Les icônes indiquent la présence de différents statuts de RAF :

Bleu : Il y a un RAF saisissable
Orange : Il y a un RAF de saisi
Vert : Le RAF est > 0
Sur la droite, 3 listes :

...

Pour chaque ligne indiquée, seule la quantité RAF (budget et articles) ou le temps RAF (activités) sont modifiable :

• La modification est en temps réel, comme pour tout ce qui touche aux affaires.

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L'historique peut être consulté pour chaque ligne.
Il est possible de modifier le reste à faire pour une sélection de lignes.
Sélectionner les lignes puis : Outils/Modification globale

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La prise en compte du RAF

Actuellement, seul le plan de charge (au niveau activités et besoins) et les récapitulatifs budgétaires (Encore appelé synthèse budgétaire / prise en compte au niveau des activités) considèrent l'impact du RàF. Le calcul des besoins ne travaille pas avec la quantité déclarée dans le RàF. Les budgets ne travaillent pas avec le RàF.

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Plan de charge des affaires

Le plan de charge des affaires peut s'apprécier selon deux modes :

...

Chaque tableau de budget, activité, article dispose d'une colonne informant du dernier RàF

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Synthèse budgétaire

Prise en compte du RAF au niveau de la synthèse budgétaire, sur les temps notamment :

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Avec les données de Réalisé et de RAF, Divalto calcule les courbes de projection de dates de fin par interpolation des saisies du RAF et du réalisé :

...

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Valoriser les éléments / Visualiser les montants

Affaires - Administration des affaires - Clic droit sur un élément - Valorisation - Calcul prix de vente

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prix de vente

Valorisation des éléments

Dès lors que vous avez saisi des quantités ou des montants, vous pouvez calculer ou mettre à jour les prix de vente de l'onglet "Montants" de la façon suivante :

...

A noter : si vous recalculez le prix de vente depuis la tête d'arborescence, la mise à jour englobe tous les éléments modifiés - le recalcul étant récursif sur l'ensemble de la branche sélectionnée.
Un élément sans ligne budget est valorisé à 0.
 

...

Visualisation des montants

!worddav3652c3493c3320971349fc2e7d82b6a9.png|height=30,width=30! *_Affaires - Administration des affaires - Onglet \[Montants\]_*
Cet onglet récapitule les montants issus du budget, calculés depuis la valorisation. 
Les montants sont exprimés dans la devise de l'affaire.
*Coût de revient* : coût de revient des composantes de coût (les lignes de budgets).Coût de revient brut + Coût de structure + Coût des frais
*Dont frais* : montant de frais, calculé sur la base du coût de revient, par application d'un % sur celui-ci. Il peut être prédéfini sur les codes budgets et est modifiable sur les lignes de budget.
!worddava180bede1cacc2e522c879eb23e81933.png|height=30,width=30! _Voir aussi la définition des frais annexes dans les paramètres du dossier d'affaire._
*Marge* : montant de marge dégagé par l'élément en fonction d'un coefficient de marge, des frais, et du choix d'inclure ou non les frais annexes dans le prix de vente. 
*Prix de vente* : montant de vente de l'élément.
*Marge en %* : prix de vente / coût de revient total. CR Total pouvant prendre en compte les frais annexes des lignes de budget. 
Le détail est affiché par sous-total, sur les valeurs unitaires et cumulées, prenant en compte le 'Nombre total' d'éléments. 
*Unitaires* : cette colonne contient tous les montants budgétés.
*Cumulés* : cette colonne affiche les montants budgétés multipliés par le nombre d'éléments renseigné (onglet "{*}Généralités{*}").
Le prix de vente unitaire est repris en tant que montant unitaire brut sur les pièces, la quantité est le nombre total.
 

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Modification du prix de vente

Vous pouvez modifier le prix de vente de deux façons :

1. 
   

   Balise Wiki
   Directement, depuis l'onglet \[{*}Montants{*}\].Le prix de vente peut être saisi en l'absence de ligne de budget sur l'élément, et si l'arbocode le permet (pas d'offre et pas de facturation). Pas d'intérêt !!

   
   

2. En mettant à jour le prix de vente après avoir modifié les budgets et/ou les quantités : clic droit - Valorisation - Calcul prix de vente.Cette mise à jour permettra de recalculer tous les autres montants (coûts, montants de vente, marges, etc.).Cette méthode est recommandée.

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L'affaire industrielles et les pièces commerciales

L'affaire industrielle permet de générer des pièces au niveau des éléments et à partir du superviseur des besoins.

• Les pièces ventes :
  • Créées à partir du générateur de pièce sur les éléments
    • Exploitant les données de l'onglet « gestion » pour chaque élément
    • Une pièce est accessible par élément
      • Les pièces n'ont pas pour vocation première et systématique à être validées par le cycle classique de la gestion commerciale.
      • Les pièces ne sont pas synchronisées avec les éléments notamment les changements de statuts.
  • Les pièces sur Arborescences de type « TEC » :
    • Pièces avec comportement singulier qui sera détaillé plus loin
  • Les pièces issues des arborescences de facturations
• Les pièces internes
  • Pour les consommations
  • Leurs annulations
• Les pièces d'achats
  • Créées majoritairement par le CBA
  • Peuvent être créées par le générateur de pièce si les codes opérations appropriés sont paramétrés.

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Le générateur de pièces

Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une branche d'arborescence - Clic droit + "Pièce"
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une branche d'arborescence - Menu Compléments - "Générer une pièce"
Vous avez la possibilité de générer des devis, commandes, Bons de livraison et factures depuis la Gestion d'affaire.
 ATTENTION : code tiers nécessaire pour générer une pièce à minima sur un élément.
S'il n'y a pas de tiers sur l'élément à partir duquel l'utilisateur veut générer une pièce, c'est le tiers de l'affaire qui est recherché. Sans tiers, il n'est pas possible de générer de pièce.
Si l'état d'affaire et à « opportunité », seul un devis est possible !

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Génération d'une pièce

1. Sélectionnez la branche dont vous souhaitez exploiter les données chiffrées dans une pièce commerciale.
2. Choisissez dans le menu contextuel (clic droit) la commande Pièce, puis la sous-commande qui correspond à votre besoin et au type d'élément sélectionné (Devis, Commande, etc.).
3.  Depuis l'en-tête de la fenêtre "Génération pièce", vous pouvez :
Modifier le mode de règlement.
Modifier le code opération.
Modifier la date de la pièce.
Préciser le délai de livraison.  
4. Depuis le tableau, vous pouvez :
Modifier l'article par défaut (associé au type d'élément) : colonne "Référence".
Choisir de ne pas imprimer certaines lignes.
Cochez / Décochez la case "Ligne" de la ligne à afficher / masquer.
Les niveaux hiérarchiques "Chapitre" et "Poste" ne peuvent être sélectionnés car ils dépendent de la ligne.
5. Veillez à ce que le statut-maître de l'élément soit à "En cours".
6. Validez pour générer la pièce.
A noter : le montant unitaire est celui de l'élément d'affaire.
A noter : le signe "!" en début de ligne signale une erreur. Le détail est visible dans la colonne "Commentaire".
Le mouvement de la ligne de la pièce va contenir le numéro d'affaire ainsi que le numéro de l'élément visibles sur l'onglet « Axe-impression ».

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Paramétrages nécessaires

Pour que la génération de pièces fonctionne, il convient de s'assurer en amont de la cohérence de certains paramètres.

...

Les paramètres du code opération (Module Commerce & Logistique) utilisé pour générer la pièce doivent être en adéquation avec les paramètres de génération de pièces du type d'élément.
Exemple pour le code opération "CD - Vente Devis" :
Il est également impératif de cocher la case d'option "Génération de pièces affaire" (onglet "Traitements spécifiques") :

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...

Gérer les données techniques

Associer une donnée technique à un élément d'une affaire industrielle, c'est choisir de travailler selon les deux approches suivantes :

...

Affaires - Administration des affaires - Onglet Données techniques
A noter : si cet onglet n'est pas affiché, cliquez sur l'icône "écrou" puis activez-le.
Alors que les besoins permettent d'identifier les références articles visées par l'affaire, les données techniques définissent les nomenclatures et les gammes - composants et ressources nécessaires à la fabrication d'articles plus ou moins complexes.
Vous pourrez ensuite générer des ordres de fabrication à l'affaire.
Exemple d'arborescence technique avec deux sous-ensembles : - Matériel de base (besoins)- Articles à fabriquer (données techniques)
Les besoins peuvent lister des articles à fabriquer. Dans ce cas, ils seront pilotés par les données techniques.
A noter : le contenu des onglets "Données techniques" et "Fabrications" est identique à celui du module Production. Même interface, mêmes fonctionnalités.

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Créer une donnée technique

Depuis un élément d'affaire

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A noter : une fois les données techniques créées, la nomenclature vient automatiquement compléter l'onglet "Besoins". La colonne "Origine" du besoin affichera la mention "Composant". Et une fois la fabrication lancée, l'origine passera à "Ligne de composant OF".
A noter : si vous n'avez pas sélectionné cette option, vous pourrez toujours, via le menu contextuel (clic droit sur la donnée technique), mettre à jour les besoins à partir des nomenclatures.
Sous-références à substituer pour la fabrication : à compléter lors de l'attachement de données techniques si l'article modèle comporte des sous-références.
4. Validez. La fenêtre "Nomenclatures et gammes" s'affiche. Si vous avez coché la case d'option "Utiliser les besoins pour générer la nomenclature", vous devrez choisir le positionnement des nomenclatures issues des besoins dans la gamme (attachement à la première séquence proposée par défaut à la validation de la DT).
A noter : pour supprimer une ligne de l'onglet "Données techniques", sélectionnez la commande "Détacher les données techniques" depuis le menu contextuel qui s'affiche au clic droit.

 Depuis une DT

En renseignant l'affaire sur l'entête de DT, si celle-ci est une affaire industrielle, le programme propose de l'associer à un élément d'affaire. Ainsi, la DT est attachée à l'élément d'affaire, de la même manière que l'option d'attachement que l'option « Utiliser les Données Techniques existantes »

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Accéder aux données techniques

Un double-clic sur la ligne d'en-tête ouvre l'écran "Nomenclatures et gammes" en mode consultation.
Vous pouvez voir les composants éventuellement rapatriés de la saisie des besoins.
Un clic droit sur une ligne de donnée technique (écran "Administration des affaires") affiche le menu contextuel :

Visualiser les données techniques : ouvre l'écran "Nomenclatures et gammes" en mode consultation, comme le double-clic sur la ligne.
Modifier les données techniques : ouvre l'écran "Nomenclatures et gammes" en mode modification.
Modifier la ligne de donnée technique : accès à la modification.
Détacher les données techniques : permet de ne plus les prendre en compte dans l'affaire, sans pour autant les supprimer. Utile en cas d'erreur par exemple.
Mettre à jour les besoins à partir des données techniques : tous les composants sont dupliqués dans l'onglet "Besoins".
La commande "Mettre à jour les besoins à partir des données techniques" va disparaître étant donné que les besoins sont automatiquement mis à jour lorsqu'il y a des données techniques.
Pour en savoir plus sur l'administration des données techniques, reportez-vous aux supports de formation du module Production.
 

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Générer les ordres de fabrications

Une fois les données techniques associées à l'affaire, les ordres de fabrication correspondants pourront être générés. Ils seront alors visibles depuis l'onglet "Fabrications".
Vous pouvez procéder de deux façons :

...

Sélectionnez les éléments à fabriquer par la touche <F5> ou le bouton puis validez pour générer les OFs.
A noter : cet écran de sélection des éléments à fabriquer est également accessible depuis le menu principal : Affaires - Génération des OF à l'affaire. Vous pouvez en amont compléter des critères de filtrage.

...

...

Gestion des fabrications

Affaires - Génération des OF à l'affaire
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit - "Fabrication"

...

...

Visualiser les OFs

Affaires - Administration des affaires - Onglet Fabrications
A noter : si cet onglet n'est pas affiché, cliquez sur l'icône "écrou" puis activez-le.
Lorsque des ordres de fabrication ont été générés depuis les données techniques, ils sont visibles ici.
Exemple : une donnée technique pour 1 article peut correspondre à 5 OFs si le besoin est de 5, ou encore à 1 OF de 5 articles.
Vous pouvez également aller chercher d'autres données techniques en cliquant sur le bouton .
A noter : pour supprimer une ligne de l'onglet "Fabrications", sélectionnez la commande "Détacher les ordres de fabrication" depuis le menu contextuel qui s'affiche au clic droit.

...

Créer les ordres de fabrication

Un ordre de fabrication peut être lancé pour chaque élément qui possède des données techniques.
Vous pouvez :

...

La quantité lancée correspond au nombre total d'éléments.
L'OF est affecté à l'affaire.
L'article-élément sera crédité en stock : il devra donc être consommé ou livré.
Les OF associés à l'affaire peuvent être générés en création manuelle à partir du moment où une donnée technique est associée à un élément d'affaire. Lors du traitement de création, le programme propose d'attacher l'OF à l'élément d'affaire.
 

...

...

Gérer les ordres de fabrication

Une fois l'OF généré, il est visible dans l'onglet "Fabrications" et pourra être traité depuis le module de Gestion de production.
Quant aux besoins associés à l'élément concerné, ils portent le statut "Ligne de composant d'OF".

Vous pouvez depuis l'onglet "Fabrications", par clic droit :

• Créer un nouvel OF.
• Générer les OFs de la branche.
• Détacher l'OF de l'élément, c'est-à-dire rompre le lien entre l'élément fabriqué et l'OF lié.Vous avez la possibilité de restaurer les composants initiaux en répondant "oui" dans la fenêtre de confirmation.
• Accéder aux fonctions de gestion classiques.

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 Changement d'indice d'une affaire

Le changement d'indice s'apparente au suivi du changement qui s'opère dans le cycle de vie d'un produit, d'un ensemble, d'un ouvrage, d'une construction.
A la différence du reste à faire qui se n'a pas vocation à changer la structure même des branches d'affaire et se voulant très axé sur les phases de réalisation, le changement d'indice est davantage orienté sur la conception, les phases amonts du projet. Le reste à faire est plutôt orienté « activités ». Le changement d'indice est plutôt orienté « produits ».
D'une manière générale, gérer des indices sous-entend gestion du changement. Ces changements sont consubstantiels au mode de gestion à l'affaire. Tout ne change pas sur une arborescence d'affaire qui peut contenir plusieurs arbres structurés à des fins différentes. L'indice peut se voir comme la trace ou l'archive d'une évolution qui a lieu sur un arbre et qui n'est pas représentée verticalement dans l'arborescence d'affaire mais dans une nouvelle dimension temporelle : ainsi, n'est visible que les indices en cours et les éléments passés ne viennent pas alourdir la structure apparente de l'affaire.
La gestion des indices d'éléments d'affaire a donc pour objectif de structurer les modifications qui ont lieu au cours du cycle de vie des arborescences et d'assister les utilisateurs dans ses étapes d'évolution.
L'indice implique l'idée d'un archivage. L'archivage peut être

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Pour soutenir la gestion par indice, deux terminologies doivent être précisées : l'indice fonctionnel et l'indice technique.

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Indice fonctionnel et technique, numéro de changement

Les éléments d'affaire disposent d'informations qui caractérisent son cycle de vie :

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Techniquement, une table 'GPAINDICE' permet d'associer bijectivement à chaque indice fonctionnel d'une affaire un numéro de changement technique. Le numéro de changement technique est le champ 'CHGTINDNO' numérique sur 4 positions. L'indice technique 'AFRINDICE' permet de différencier les différentes versions d'un élément d'affaire :
Tous les éléments de la version courante (en vigueur) sont stockés avec AFRINDICE = '0' (au lieu de '1' avant Divalto infinity 10.5). Les éléments périmés des versions antérieures (en archive) sont stockés avec AFRINDICE = numéro de changement technique Les éléments des versions de travail (en projet) sont stockés avec AFRINDICE = 'PROJ'.
En cas de migration vers une version supérieure ou égale à Divalto infinity 10.5, des scripts sont donc nécessaires : ga_16167 et gt_16167.
Les activités, les ressources d'activité, les besoins, les couvertures, les budgets, les OF d'affaire, les évènements, les factures issues du plan de facturation sont attachées à un élément indicé : les archivages dupliquent les sous-fiches avec le nouvel indice technique.

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Changement d'indice

Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – projet et archivage – Evolution d'indice
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – projet et archivage – Créer projet
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – projet et archivage – modifier projet
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – projet et archivage – Terminer projet
Il existe trois moyens de faire évoluer l'indice fonctionnel de l'affaire : l'évolution peut se faire à partir d'un arbre.

• Lors d'une évolution d'indice :
  • Les éléments et sous-fiches sont archivés, un motif est demandé :
    • Un nouvel indice fonctionnel est créé
    • Un numéro de changement est créé avec un indice technique en arrière-plan : seul l'indice technique 0 est visible dans l'administration d'affaire.
  • Les éléments peuvent évoluer.
    • Supprimer un élément par exemple
    • Modifier l'élément, ses sous-fiches.
    • Créer un élément qui héritera de l'indice nouveau au niveau de l'indice de création
• Lors de la fermeture d'un projet de changement
  • Un projet de changement va consister à opérer aux modifications sur une arborescence « projet » alors que l'indice fonctionnel historique est toujours opérationnel. Lors de la création d'un projet :
    • Un motif est demandé ainsi qu'un statut sur les éléments projets. Ce statut peut être hérité par un paramétrage d'un statut par défaut sur le dossier « Affaire », onglet « gestion d'affaires », pavé « administration », « code statut projet par défaut »
    • Duplication des éléments et sous-fiche avec un indice technique « PROJ », le statut demandé préalablement ;
  • Le projet créé pourra faire l'objet des évolutions en accédant en modification au projet : les évolutions touchent donc les éléments et les sous-fiches dans l'indice « projet » sans perturber l'indice opérationnel ou encore appelé « courant ».
  • Terminer un projet aura pour effet d'appliquer officiellement les changements en changeant l'indice fonctionnel
    • Les évolutions réalisées dans l'indice technique « projet » sont dupliquées dans le nouvel indice fonctionnel et l'arborescence remplacée est archivée.
• En supprimant un élément :
  • Lors de cette action, le programme propose d'archiver l'élément. Cela change l'indice fonctionnel d'affaire. Nous précisons que seul l'élément est archivé avec ses sous-fiches : ce mode de fonctionnement ne permet pas un archivage complet de l'arborescence.

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Comparaison d'arborescences sur différents indices

Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – comparer indice précédent
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – comparer projet
Les évolutions nécessitent souvent des moyens de comparaison pour identifier les changements ou anticiper l'impact des changements.
Nous avons considéré les priorités de comparaison selon l'ordre suivant :

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Il est alors possible d'identifier les écarts de forme sur les arborescences. Il n'y a pas ici de mise en exergue d'écart comme dans la comparaison de besoins.

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Comparaison de besoins et CBA

Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – modifier projet – Sélection d'un élément – clic-droit – comparer projet -sélectionner un article - CBA
La comparaison de besoins met en exergue les évolutions des lignes de besoin d'un indice de l'affaire à un autre indice :

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• Un nouveau regroupement possible => par écart
• De nouvelles colonnes pour illustrer les tendances et aider à prendre les décisions.
  • Colonne d'information sur l'indice fonctionnel
  • Colonne d'information sur l'impact quantitatif représenté par des flèches
  • Colonne d'information sur la nouvelle quantité de besoin

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Des indicateurs opérationnels : les barres d'avancement

Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire – Affichage – Graphique avancement **
Affaires - Administration des affaires – Calcul avancement
Des indicateurs renforcent l'exploitation opérationnelle d'une affaire. Leur caractéristique est détaillée ci-après, mais l'objectif principal est de donner un appui « visuel » et symbolique rapide pour tout collaborateur qui a besoin d'apprécier un avancement de l'affaire :

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